A los proveedores se les despide, a los socios se les paga: cómo la presentación de informes marca la diferencia

A los proveedores se les despide, a los socios se les paga: cómo la presentación de informes marca la diferencia

No te metiste en el sector de la seguridad para ser un proveedor más. Has trabajado duro para que te consideren una parte fundamental de las operaciones de tus clientes. Entonces, ¿por qué estás perdiendo contratos frente a la competencia? A los proveedores se les despide, a los socios se les paga.

En Silvertrac, que ahora forma parte de Trackforce junto con TrackTik, llevamos años trabajando en el sector de la seguridad y hemos mantenido largas conversaciones con empresas de gestión inmobiliaria sobre lo que les gustaría encontrar en un socio de seguridad. Y nos gustaría compartir contigo algunos de los secretos que nos han ayudado a alcanzar el éxito en el sector. En menos de dos meses, te posicionarás como el nuevo MVP (socio más valioso) en tus relaciones comerciales.

Proveedor frente a socio: lo que ven realmente tus clientes

Los clientes rara vez describen la diferencia en los términos del contrato. La describen en función de cómo se vive la relación en el día a día. A continuación se explica cómo se perciben ambas situaciones desde el punto de vista del cliente.

Área	Proveedor	Socio
Informes	Informes en papel o por correo electrónico, enviados cuando se soliciten	Informes en tiempo real que el cliente puede consultar en cualquier momento
Comunicación	Reacciona después de que el cliente se queje	Detecta los problemas antes de que el cliente se entere de ellos
Resolución de problemas	Cubre el poste y las hojas	Realiza un seguimiento de los problemas recurrentes y propone soluciones
Valor en el momento de la renovación	Compite en cuanto a la tarifa por hora	Muestra los resultados con datos de tendencias y el historial de incidencias
La reputación del cliente	Deja al cliente expuesto a preguntas	Proporciona al cliente respuestas rápidas para su propio liderazgo

Si no lo sabes, pregunta

Sabemos lo que buscan los administradores de fincas en una empresa de seguridad porque se lo hemos preguntado. Muchas veces. Y, créenos, han valorado mucho que nos preocupáramos por ello. Conoce a tu cliente y sus necesidades haciéndole unas cuantas preguntas sencillas, como cuáles son sus mayores preocupaciones diarias y cómo puedes ayudarle a quedar bien ante sus jefes.

Empieza con preguntas como estas:

• ¿De qué se quejan más los inquilinos, los residentes o los empleados?
• ¿Qué informes te pide tu dirección y con qué frecuencia?
• ¿Qué pasó la última vez que un problema de seguridad te pilló por sorpresa?
• ¿Cómo prefieres recibir la información sobre los incidentes: al instante, a diario o en un resumen semanal?
• ¿Qué te daría confianza para renovar nuestro contrato el año que viene?

Empieza a abordar esos problemas

No basta con limitarse a hacer preguntas. Hay que ir más allá. Según nuestra experiencia, uno de los principales quebraderos de cabeza es el aparcamiento. Los administradores de fincas reciben más quejas sobre el aparcamiento que sobre casi cualquier otra cosa, y si consigues ayudar a eliminar esas quejas, te convertirás en el nuevo mejor amigo de la dirección. Aquí es donde Silvertrac puede ayudar de verdad a tu equipo de seguridad a ir más allá de lo que otras empresas pueden ofrecer.

Nuestra tecnología combina la notificación de incidentes de seguridad en tiempo real con herramientas de gestión de aparcamientos que realizan un seguimiento de las advertencias, las infracciones y los infractores reincidentes, de modo que los administradores de fincas se enteren de los problemas en el momento en que se producen y dispongan de un registro claro cuando surja una disputa.

Utiliza un programa de generación de informes de seguridad para que tu cliente quede bien

Nuestros clientes valoran que les ayudemos a quedar bien ante sus propios clientes. Y tus clientes lo valorarán igual de mucho cuando les ayudes a quedar bien ante sus jefes. Gracias a los informes de seguridad en tiempo real, tus clientes podrán demostrar que tienen bajo control —e incluso se adelantan— a los problemas de seguridad.

Silvertrac permite elaborar informes de incidentes precisos, profesionales y con carácter preventivo. La mejor forma de resolver un problema es evitar que se convierta en tal desde el principio. Esa capacidad de evaluación de riesgos te permite detectar tendencias emergentes en cuestiones de seguridad específicas basándote en registros anteriores.

El software de generación de informes de seguridad también permite a los responsables dar respuestas rápidas cuando la sede central llama con preguntas.

Cuando hayas completado estas tres tareas, estarás bien encaminado para convertirte en un socio en lugar de un proveedor. Deja que despidan a los demás proveedores. Cuando hagas que tu cliente quede bien y resuelvas con facilidad sus problemas cotidianos, nunca querrá prescindir de ti.

Qué hay que tener en cuenta a la hora de elegir un software de generación de informes de seguridad

La plataforma adecuada se encarga de las tareas más complejas de la colaboración por ti. Utiliza esta lista de verificación cuando evalúes las opciones o revises lo que ya tienes.

• Entrega en tiempo real. Los informes y las alertas llegan a los supervisores y a los clientes en el momento en que se producen los incidentes, no al final del turno.
• Fotografías, vídeos y ubicación. Los datos multimedia y de GPS hacen que cada informe sea creíble y difícil de rebatir.
• Plantillas configurables. Los formularios se adaptan al sitio web, al sector y a los requisitos de presentación de informes de cada cliente.
• Acceso de los clientes. Los clientes pueden consultar los informes y la actividad sin tener que esperar a recibir un correo electrónico.
• Análisis de tendencias. Los paneles de control muestran los problemas recurrentes por centro, hora y tipo, para que puedas actuar antes de que se agraven.
• Patrullas verificadas. Los escáneres de los controles de seguridad demuestran que los agentes se encontraban donde debían estar.

Cómo TrackTik convierte la elaboración de informes en una colaboración

Silvertrac ha ayudado a las empresas de seguridad a llevar a cabo este cambio durante años. Hoy en día, las empresas de seguridad y los equipos corporativos que desean disfrutar de la misma visibilidad de los clientes a mayor escala confían en TrackTik.

• Informes de incidentes con gran cantidad de contenido multimedia. Los agentes elaboran informes detallados de incidentes y actividades in situ gracias al sistema de notificación de incidentes de seguridad de TrackTik, y los supervisores reciben una notificación en el momento en que se producen los incidentes.
• Redacción clara y profesional. ReportPro AI convierte las notas de campo en bruto en informes pulidos y listos para cumplir con la normativa, y genera resúmenes ejecutivos en cuestión de segundos.
• Una ventana para tus clientes. El portal de clientes de las operaciones de seguridad de TrackTik ofrece a los clientes acceso en tiempo real a informes y resúmenes operativos.
• Justificante de cobertura. El sistema de rondas de vigilancia TrackTik registra los puntos de control mediante códigos QR, etiquetas NFC o geolocalización.
• Respuestas rápidas para los directivos. Los paneles de inteligencia empresarial y los informes que se pueden compartir con un solo clic ayudan a los clientes a responder rápidamente a sus superiores.
• Supervisión en tiempo real. El TrackTik Command Center ofrece a tu equipo una visión global de la actividad y los incidentes en todas las instalaciones.

Un plan de 60 días para pasar de ser un proveedor a ser un socio

1. Semana 1: Reúnete con cada uno de los clientes clave y hazles las preguntas de exploración que figuran más arriba. Anota sus tres principales problemas.
2. Semanas 2 a 3: Relaciona cada problema con un cambio en los informes o en las patrullas, como una nueva plantilla de informe, un punto de control o una alerta.
3. Semanas 3 a 4: Facilita a los clientes acceso a los informes en tiempo real y acuerda con ellos cómo y cuándo desean recibir las notificaciones.
4. Semanas 5 a 6: Comparte un breve resumen de las tendencias y las medidas adoptadas. Muestra qué ha cambiado gracias a tu equipo.
5. Semanas 7 a 8: Organiza una reunión de revisión, recomienda las próximas mejoras y prepara el terreno para la renovación. Nuestra guía para mantener, renovar y ampliar los contratos existentes explica qué hay que tener en cuenta.

Conviértete en el socio que tus clientes no puedan sustituir

Las empresas que conservan sus mejores contratos son aquellas sin las que los clientes no se imaginan poder funcionar. Las empresas de seguridad se ganan esa posición y la mantienen gracias a unos informes claros y fiables.

Reserva una demostración de TrackTik para descubrir cómo los informes en tiempo real pueden convertir a tu equipo en el socio con el que todo cliente desea seguir trabajando.