7 cosas que todo informe de actividades diarias debería incluir

7 cosas que todo informe de actividades diarias debería incluir

Los informes diarios de actividades son una parte fundamental de cualquier operación de seguridad. Para los equipos de seguridad subcontratados, el informe diario de actividades suele ser el principal canal de comunicación con el cliente. Las empresas de éxito comprenden la importancia de un informe diario de actividades (DAR, por sus siglas en inglés) bien redactado y forman a sus equipos en consecuencia.

En este artículo analizaremos los cuatro elementos básicos que todo informe DAR debería incluir. A continuación, terminaremos explorando tres elementos adicionales que los mejores profesionales del sector se esfuerzan por incorporar en sus informes.

Vale... empecemos por lo básico.

Conceptos básicos del informe diario de actividades

Los informes básicos de actividad diaria deben incluir el tiempo que los agentes pasan dentro y fuera de las instalaciones, la información sobre los cambios de turno (si procede), un registro de toda la actividad realizada durante el turno —incluidas las patrullas rutinarias— y cualquier actividad inusual.

Estos son los elementos que deben figurar en todos los informes de actividad diarios, aunque el cliente no los exija. Parte de ser un profesional del sector de la seguridad consiste en mantener un alto nivel de servicio, independientemente de si el cliente lo exige o no.

N.º 1: Horarios precisos de llegada y salida

No... no me refiero a la hora a la que se suponía que debía empezar el turno, sino a la hora a la que realmente empezó. Y lo mismo ocurre con el final del turno. Permitir que el agente redondee las horas de inicio y fin es empezar con mal pie.

Utiliza un software de control de horarios o de gestión de vigilantes que cuente con una función de reloj registrador para registrar con precisión las horas de entrada y salida de las instalaciones. La mayoría de las soluciones incluso utilizan un sistema de geovalla alrededor de la propiedad para impedir que el vigilante fiche o informe de su presencia a menos que se encuentre dentro de la misma.

#2 Información sobre el cambio de turno

Si existen órdenes de transferencia relacionadas con el inmueble y/o el cliente, sus empleados deben documentar ese intercambio de información en el DAR.

Ahora bien, no todos los puestos de seguridad tienen un cambio de turno. Sin embargo, la mayoría de las órdenes de servicio de seguridad incluyen tareas que se aplican específicamente al inicio de un turno. Si ese es el caso, anótalo en el informe de seguridad. De este modo, tu cliente sabrá que el agente se encuentra en el lugar, listo y preparado para trabajar.

Podría ser tan sencillo como:

«El agente Lawson está de servicio en este momento. He recibido todos los informes de relevo y el equipo en buen estado».

O algo más detallado, por ejemplo:

«El agente Lawson se incorporó al servicio para relevar al agente Jones. El agente Jones informó sobre las actividades del turno anterior. Se recibieron todas las órdenes de relevo. Todo el equipo se recibió en buen estado.»

N.º 3: Todas las medidas preventivas habituales

Los informes diarios de actividad deben recoger todo lo que hace el equipo de seguridad para reforzar la presencia en el recinto y evitar que se produzcan actividades indeseadas.

Recuerda que el DAR es el resumen del trabajo realizado para el cliente cada día.

Si no incluyes detalles en tu informe, ¿qué impresión se llevará el cliente sobre tus servicios?

Por desgracia, es habitual encontrar informes como este:

05:00 h – El agente Lawson está de servicio en este momento. Se han recibido todos los informes de relevo. 06:00 h – Comienza la ronda por el Edificio 1. 06:30 h – Finaliza la ronda por el Edificio 1; no se ha observado ninguna actividad inusual. 08:00 h – Comienza la ronda por el Edificio 2. 08:45 h – Finaliza la ronda por el Edificio 2; no se ha observado ninguna actividad inusual.

¿Te suena?

En cambio, se debería formar a los agentes para que redacten un informe detallado de todo lo que hacen durante su turno, con el fin de aportar valor al cliente. Más información al respecto a continuación…

N.º 4: ¿Hay alguna excepción a la norma?

Cualquier hecho que se salga de lo habitual en la propiedad debe anotarse en el DAR. Esto incluye los incidentes (aunque la notificación de los incidentes debe hacerse por separado) y cualquier otro asunto que suscite preocupación, entre los que se incluyen, entre otros:

• Riesgos para la seguridad
• Problemas de mantenimiento
• Visitantes inesperados
• Se encontraron puertas sin cerrar que se suponía que debían estar cerradas con llave
• Contactos positivos o negativos con cualquier persona que se encuentre en el recinto
• Riesgos o preocupaciones en materia de seguridad
• Cualquier proveedor que se encuentre en las instalaciones (servicios de limpieza, barrenderos, obras, etc.)

El personal de seguridad debe ser los ojos y los oídos del cliente. No querrás que tus clientes se enteren de un suceso inusual por alguien que se encuentre en las instalaciones. Para evitarlo, los agentes deben informar de cualquier hecho fuera de lo normal que ocurra en el recinto.

Como mínimo, esto demuestra que el agente está alerta y presta atención.

Creación de DAR de un nivel superior

La mayoría de los informes de actividad diarios cumplirán con alguna variante de los cuatro aspectos básicos que se han comentado hasta ahora...

Pero hablemos de tres formas en las que puedes llevar tus DAR a un nivel superior, dando a tus clientes algo de lo que hablar y dejando claro el valor de tus servicios.

N.º 5: Demostración del valor

«La seguridad es un centro de costes... Un mal necesario».

~ La mayoría de los clientes de servicios de seguridad

En el 95 % de los casos, a tus clientes les encantaría destinar su presupuesto de seguridad a otra cosa. Tu trabajo consiste en encontrar formas de aportar un valor real a la propiedad e incluir ese valor en tus informes DAR.

Aquí hay algunas entradas del DAR que lo hacen bien:

«El agente prestó asistencia con el vehículo a un visitante en el aparcamiento este. El agente recibió la autorización verbal del visitante para prestarle ayuda (véase el archivo de audio adjunto). Se arrancó el vehículo con la batería auxiliar. El visitante agradeció la ayuda».

«El agente llevó a cabo una inspección completa del alumbrado de la propiedad y tomó nota de todas las luces apagadas o que no funcionaban. Se detectaron tres luces que no funcionaban. Consulte el informe de alumbrado para obtener todos los detalles».

«El agente se puso en contacto con el gerente de la tienda de Starbucks para averiguar si había algún problema en ese momento en el local. El señor Petterson no tenía ningún problema, pero agradeció que nos hayamos interesado por ello».

Cuando tu cliente lea el informe diario de actividades, debe sentirse reafirmado en su decisión de trabajar con tu equipo. Forma a tus agentes para que encuentren formas sencillas de aportar valor a tus clientes y de documentarlo.

Consejo extra: Una imagen vale más que mil palabras... Si tu informe diario de actividades puede incluir fotos de la propiedad tomadas por tu agente mientras está de patrulla, el cliente percibirá y apreciará más el valor del servicio que si recibiera un simple informe escrito.

N.º 6: Reducción de riesgos y responsabilidad civil

Hay personal de seguridad en las instalaciones para reducir el riesgo y la responsabilidad del cliente. El DAR debe incluir disposiciones que contribuyan a reducir su riesgo y su responsabilidad.

La elaboración de notas detalladas en las que se explique qué problemas busca detectar el agente mientras se encuentra en el lugar permite elaborar un informe que deja menos margen para la ambigüedad en caso de que se presente una demanda.

He aquí algunos ejemplos:

El agente patrulló la escalera este en busca de posibles riesgos para la seguridad. Comprobó la iluminación, la señalización y los pasamanos para asegurarse de que funcionaban correctamente.

El agente comprobó todos los contenedores de almacenamiento para asegurarse de que estuvieran cerrados con llave y bien asegurados, sin signos de entrada forzada ni daños.

El agente patrulló la zona de la piscina para asegurarse de que se cumplieran todas las normas de la comunidad. El agente comprobó que no hubiera menores sin supervisión, botellas de cristal ni un uso inadecuado de las instalaciones.

N.º 7: Reafirmar y apoyar la colaboración

Este es el aspecto más matizado de un informe de actividad diaria (DAR), ya que variará de un centro a otro. En definitiva, tu informe de actividad diaria debe reiterar el compromiso de tu organización con el cliente y sus objetivos, sean cuales sean.

A continuación te ofrecemos algunas formas de reforzar y apoyar la colaboración con tu cliente a través del DAR:

• Asegúrate de que en cada DAR se mencionen los aspectos de alta prioridad o las áreas de interés, para demostrar que están recibiendo la atención necesaria por parte de los agentes sobre el terreno.
• Incluye las aportaciones de tus supervisores en las que se detalle qué temas se tratan en la formación específica del centro.
• Utiliza una aplicación de gestión de agentes para automatizar los recordatorios de órdenes de servicio que forman a los agentes y para registrar las formaciones en los DAR.

Resumen

A continuación, te ofrecemos un breve resumen de las 7 cosas que todo DAR debería incluir:

1. Horarios exactos de llegada y salida
2. Información sobre el cambio de turno
3. Todas las medidas preventivas habituales
4. ¿Hay alguna excepción a la norma?
5. Demostración del valor
6. Reducción de riesgos y responsabilidades
7. Reafirmar y apoyar la colaboración

Hacer que esto sea una realidad

Reconozco que es pedirle mucho a un agente de seguridad cualquiera. Pero, aunque parezca increíble, hay cientos de empresas de seguridad que utilizan Silvertrac para ofrecer cada día a sus clientes informes DAR repletos de información valiosa.

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