Software de notificación de incidentes de seguridad: qué es y cómo elegir uno

Para justificar los costes del software de seguridad ante la dirección, hay que demostrar que la plataforma cuesta menos que el riesgo, la mano de obra y la duplicación de sistemas que elimina. Los equipos de seguridad internos de las empresas lo demuestran estableciendo una referencia de los costes actuales, cuantificando la exposición a incidentes y comprometiéndose a cumplir unos indicadores clave de rendimiento (KPI) medibles, utilizando como prueba los datos de notificación de incidentes de una plataforma como TrackTik de Trackforce.

¿Qué es el retorno de la inversión (ROI) del software de seguridad? El ROI del software de seguridad es el beneficio económico que obtiene una organización de una plataforma de seguridad, medido en términos de pérdidas evitadas, tiempo de personal recuperado y sistemas retirados, en comparación con el coste total de la plataforma.

Justificación del coste del software de seguridad a través de las cifras

• El 70 % de las organizaciones tenía previsto aumentar el gasto en seguridad física en 2025. (Security Magazine)
• El 58 % de los responsables de seguridad de las empresas afirman tener una capacidad limitada para demostrar un retorno de la inversión cuantificable. (Encuesta del sector citada por Trackforce)
• Los retrasos en la notificación de siniestros se asocian a un aumento de entre el 18 % y el 50 % en los costes de las reclamaciones de seguros. (Estudios de NCCI y Sedgwick)
• Más de 4.600 organizaciones de seguridad gestionan sus operaciones con TrackTik.

¿Por qué resulta tan difícil convencer a la dirección de la necesidad de contar con software de seguridad?

El valor de la seguridad suele manifestarse en forma de pérdidas que nunca se producen. Cuando un programa funciona, no hay ningún incidente que señalar, y la partida presupuestaria parece un gasto general en lugar de una inversión en protección.

El mayor obstáculo suele ser la información. Muchos programas empresariales siguen basándose en informes diarios en papel, hojas de cálculo y un sistema de informes distinto para cada proveedor de servicios de vigilancia. Sin una visión clara y unificada de los incidentes, la cobertura de las patrullas y los tiempos de respuesta en todas las instalaciones, los responsables de seguridad no pueden mostrar tendencias ni demostrar el impacto.

¿Qué es lo que los directivos quieren ver en un análisis de viabilidad de seguridad?

Cada ejecutivo busca pruebas diferentes. Adapta el argumento a cada parte interesada que influya en la decisión.

¿Cómo puede un equipo de seguridad interno justificar el coste del software de seguridad?

1. Establece una referencia del coste de tu funcionamiento actual

No hacer nada nunca sale gratis. Calcula las horas que dedican los supervisores a recopilar y corregir informes, el tiempo perdido en conciliar los datos de los proveedores, el coste de los sistemas que se solapan y los retrasos a la hora de hacer llegar la información sobre incidentes a quienes la necesitan. A continuación, compara esa cifra con los precios de TrackTik. Cuando Airbus trasladó sus operaciones de seguridad en Europa a una única plataforma, la integración con las herramientas existentes permitió a la empresa retirar los sistemas antiguos y reducir costes.

2. Cuantifica tu exposición al riesgo

Recopila los incidentes de los últimos 12 a 24 meses y agrúpalos por tipo, centro y resultado. Indica los importes en dólares siempre que sea posible: reclamaciones al seguro, acuerdos por responsabilidad civil, pérdidas materiales, tiempo de inactividad y lesiones del personal. La rapidez en la notificación es fundamental en este caso, ya que los retrasos en la misma aumentan los costes de las reclamaciones.

3. Vincular cada competencia a un resultado cuantificable

Olvídate de la lista de características. Como dijo un responsable de seguridad a ASIS International, la norma ahora es: «Con una inversión de X, conseguiremos Y». Por ejemplo: «La estandarización de la notificación de incidentes en todas las sedes reducirá el tiempo de tramitación de los informes de días a minutos y proporcionará al departamento jurídico un expediente completo de pruebas para cada reclamación».

4. Demostrar el valor que aporta más allá del equipo de seguridad

Los datos sobre incidentes rara vez se limitan al ámbito de la seguridad. Los departamentos jurídico, de recursos humanos, de medio ambiente, salud y seguridad, de instalaciones y de cumplimiento normativo dependen de ellos, y un solo incidente puede afectar a varios departamentos a la vez. Una plataforma que cumpla múltiples funciones resulta más fácil de financiar que una herramienta con un único propósito, y te ayuda a ganarte aliados en el proceso de aprobación.

5. Responde a las preguntas difíciles antes de que te las hagan

Es de esperar que la dirección pregunte si la inversión puede esperar, si existe una opción más económica y si alguna herramienta actual podría cubrir esa necesidad. Involucra también al departamento de TI desde el principio. Las plataformas de gestión del personal de seguridad gestionan datos de GPS, identidades y registros de auditoría, por lo que deben evaluarse como parte de la infraestructura empresarial. Comparte la documentación de Trackforce sobre confianza y cumplimiento normativo antes de que el departamento de TI te lo pida.

6. Proponer una implantación por fases con un punto de referencia claro

Empieza por tus centros de mayor riesgo, acuerda entre tres y cinco indicadores clave de rendimiento (KPI) y presenta un informe con los resultados al cabo de 90 días. Un proyecto piloto bien definido reduce la percepción de riesgo de la decisión y proporciona datos reales para el próximo ciclo presupuestario. Airbus eligió Trackforce tras una licitación y una prueba de concepto llevada a cabo en numerosos centros europeos.

¿Cómo mide un departamento de seguridad interno el retorno de la inversión (ROI) del software de seguridad?

Mide el retorno de la inversión (ROI) del software de seguridad comparando el valor anual que aporta la plataforma con su coste anual:

ROI (%) = (valor anual generado menos el coste anual de la plataforma) ÷ coste anual de la plataforma × 100

Valor anual aportado = pérdidas evitadas + horas de trabajo recuperadas a una tarifa horaria con todos los gastos incluidos + costes del sistema retirado

Realiza un seguimiento de estos indicadores cada trimestre para que el cálculo se base en datos reales:

1. Incidentes por cada 1.000 horas de vigilancia, por centro y región
2. Tiempo transcurrido desde el incidente hasta la presentación del informe
3. Índices de finalización y de calidad de los informes
4. Cumplimiento de las normas en las patrullas y los controles de carretera
5. Cumplimiento del SLA por parte del proveedor de servicios de vigilancia
6. Ahorro de horas de trabajo administrativo en la elaboración de informes y la conciliación
7. Reclamaciones, litigios y resultados en materia de siniestros relacionados con incidentes documentados

¿Qué funciones de notificación de incidentes ayudan a los equipos de seguridad de las empresas a informar a los departamentos jurídico y de cumplimiento normativo?

La notificación de incidentes es el momento en el que las actividades de seguridad se convierten en pruebas. Cuando cada informe está estructurado, verificado y se puede consultar, puedes mostrar a la dirección, al departamento jurídico y al de cumplimiento normativo exactamente qué ocurrió, con qué rapidez respondió tu equipo y si el riesgo tiende a disminuir.

El sistema de notificación de incidentes de seguridad de TrackTik está diseñado precisamente para eso:

• Informes guiados durante la ronda. Los formularios paso a paso permiten a los agentes seguir patrullando y garantizan que no se pase por alto ningún dato obligatorio.
• Pruebas verificadas y aptas para un proceso judicial. Los informes incluyen fotografías, vídeos, grabaciones de audio y datos GPS con marca de tiempo en los que pueden confiar los equipos jurídicos y de gestión de riesgos.
• Informes programados y obligatorios. Configura informes por hora, diarios, mensuales o anuales con notificaciones automáticas por correo electrónico y SMS, y remite los problemas a las partes interesadas cuando sea necesario.
• Redacción de informes asistida por IA. ReportPro AI convierte las notas preliminares tomadas sobre el terreno en informes que cumplen con los requisitos normativos y en resúmenes ejecutivos con un solo clic, con registros de auditoría que muestran en paralelo el texto original y el texto mejorado por IA.
• Análisis listos para presentar al consejo de administración. TrackTik Business Intelligence ofrece paneles de control sin necesidad de programar, se integra con Power BI, Tableau y Looker Studio, y replica los datos en tu propio almacén de datos para que mantengas la propiedad de los mismos.
• Un único estándar para todos los proveedores. Todos los centros y socios de seguridad envían sus informes a una única plataforma de operaciones de seguridad, por lo que el rendimiento se compara según un único estándar.

Esa base ayudó a un fabricante mundial de semiconductores a sustituir los informes diarios de actividad en papel por informes globales listos para ser auditados.

Haz que tu próxima reunión sobre el presupuesto se centre en los datos

Los mejores presupuestos de seguridad se basan en datos, no en el instinto. Cuando la notificación de incidentes está estructurada, verificada y es coherente en todas las sedes, el argumento a favor de la inversión se va consolidando informe a informe.

Para profundizar en cómo elaborar un argumento presupuestario basado en datos, ve el seminario web bajo demanda «De la insignia a la sala de juntas: la transformación de la seguridad empresarial». ¿Estás listo para verlo aplicado a tu propio programa? Solicita una demostración de TrackTik.