Uso de las plantillas de informes configurables de Trackforce para la gestión de incidentes y la actividad de los guardias

¿En qué ámbito deben destacar los equipos de seguridad? A la hora de estandarizar las operaciones empresariales, las plantillas de informes configurables o adaptables suponen una auténtica revolución en la forma en que las empresas de seguridad abordan el proceso de elaboración de informes.

Las plantillas de informes configurables permiten a los supervisores adaptar los campos y los requisitos de los formularios para que se ajusten a los procedimientos operativos estándar (SOP), a los requisitos contractuales y a la normativa estatal. Además, la configuración de los informes, especialmente los de incidentes o de actividad diaria, estandariza los procesos de la empresa de seguridad, de modo que las operaciones se desarrollen de forma predecible y eficiente.

Las plantillas de informes configurables de Trackforce simplifican el proceso de elaboración de informes y facilitan a los supervisores el ajuste de uno o varios informes utilizados en distintos centros. Esto garantiza que los guardias sepan qué deben comunicar y cómo hacerlo, al tiempo que se estandarizan los procesos para garantizar unas operaciones sin errores.

En este artículo, hablaremos de lo que pueden hacer las empresas de seguridad para estandarizar sus informes y de cómo configurarlos para mejorar su calidad, todo ello con el fin de mejorar el único ámbito en el que los equipos de seguridad deben destacar.

Lee las partes 1 y 2 de la serie sobre cómo configurar los informes de incidentes y de actividades diarias de los guardias de seguridad:

• Parte 1: ¿Qué debe incluir un informe? Cómo informar correctamente sobre incidentes de seguridad física
• Parte 2: Cómo las plantillas de informes configurables estandarizan el proceso de notificación de incidentes de los guardias de seguridad

Qué pueden hacer las empresas de seguridad para estandarizar sus informes

Si hay algo que caracteriza a la elaboración de informes es que deben ser fiables. La mejor forma de garantizar la fiabilidad de un informe es crear plantillas de referencia. La creación de plantillas consiste en configurar varias áreas de informe con el objetivo de que el proceso sea sencillo y repetible.

Cuando un informe es repetible, significa que puede estandarizarse fácilmente para su uso en múltiples centros. La mejor plantilla de informe estandarizada incluye todo lo que es necesario documentar para cumplir con los procedimientos operativos estándar (SOP), las obligaciones contractuales y otras normativas.

Trackforce simplifica el proceso de estandarización gracias a la creación de plantillas de informes fáciles de usar. El proceso de creación de plantillas organiza la forma en que las empresas utilizan, adaptan y evalúan sus informes para garantizar la coherencia en una o varias sedes.

Los informes organizados te permiten:

Aunque no todas las soluciones de plantillas son iguales, el software de notificación de incidentes de Trackforce permite a las empresas de seguridad adaptarse rápidamente y cumplir con los requisitos de notificación para respetar cualquier normativa estricta o requisito contractual.

A continuación se enumeran siete funciones de Trackforce relacionadas con la notificación de incidentes por parte de los guardias de seguridad:

1. Opciones de campos flexibles para digitalizar formularios en papel
2. Arrastrar y soltar para crear plantillas
3. Funcionalidad de conversión de voz a texto para facilitar su uso
4. Compatibilidad con archivos adjuntos multimedia, como fotos con marca de tiempo, audio, vídeo, ubicación GPS y notas
5. Notificaciones configurables y alertas automáticas para las partes interesadas
6. Autenticación de los guardias y capacidades de seguimiento por parte de los supervisores
7. Análisis de informes para realizar un seguimiento del estado

Cómo configurar los informes de incidentes de seguridad y de actividad diaria (DAR)

Procesos como la recopilación de pruebas, la respuesta del personal de seguridad, la rendición de cuentas sobre los informes y la documentación de los procedimientos de seguimiento deben garantizar que las empresas de seguridad saquen el máximo partido a la recopilación de datos.

Gracias a los informes configurables, las empresas de seguridad pueden realizar comparativas entre sus distintas sedes para llevar a cabo análisis críticos y mitigar mejor los riesgos. Estas comparativas permiten determinar qué sedes presentan más incumplimientos, cuáles están obteniendo buenos resultados y cuáles podrían requerir medidas adicionales.

Trackforce ayuda a los supervisores y a los operadores de seguridad a configurar los informes para reducir el riesgo de posibles errores o malentendidos. A continuación te explicamos cómo:

Seguimiento digital de los informes sobre incidentes críticos y actividades

Al abandonar los informes en papel, las empresas de seguridad han hecho posible adjuntar pruebas de apoyo directamente a un informe gracias a los informes digitales. Esto significa que los guardias que trabajan sobre el terreno pueden tomar fotos, grabar vídeos o añadir comentarios y adjuntarlos para que los revisen sus supervisores.

Gracias a los informes digitales, cualquier incidencia o actividad diaria notificada puede registrarse y visualizarse en un panel de control en tiempo real. Los supervisores pueden consultar el estado de las instalaciones y las incidencias para determinar qué instalaciones requieren la atención inmediata de las partes interesadas.

Establecer una forma infalible de dotar de credibilidad a los informes

Los responsables de seguridad confían en que su equipo de seguridad elabore informes fiables y lo suficientemente sólidos como para poder utilizarlos en un posible litigio, si fuera necesario. La función de generación de informes configurables ha facilitado aún más que los guardias que trabajan en primera línea puedan documentar la información necesaria —como una firma, registros con marca de tiempo o la ubicación del guardia mediante GPS— para demostrar la fiabilidad de los informes.

Crear campos de respuesta para la elaboración de informes sencillos de Guard

Los informes digitales facilitan la elaboración de informes por parte de los guardias y evitan errores. Los supervisores tienen la opción de crear campos obligatorios con respuestas predefinidas que permiten a los guardias de primera línea seleccionar la opción adecuada al rellenar un informe. Las respuestas predefinidas facilitan a los supervisores la adaptación de cada informe para que refleje exactamente lo que las partes interesadas o los operadores de la empresa de seguridad necesitan saber.

¿Qué campos deben figurar en todas las plantillas de informe?

La mayoría de las plantillas deficientes fallan por el mismo motivo: recogen mucho texto y casi ningún detalle estructurado. Los campos que aparecen a continuación son los que siempre merecen estar ahí, ya que cada uno responde a una pregunta que alguien acabará planteando. Utiliza la tercera columna para decidir en qué casos un campo debe ser opcional y en cuáles debe impedir el envío.

Campo	Lo que demuestra	Establecerlo como obligatorio cuando
Fecha, hora y zona horaria	Cuando ocurrió el suceso, sin que hubiera ninguna controversia posterior	Siempre
Emplazamiento y ubicación exacta dentro del emplazamiento	Dónde ocurrió, con suficiente precisión como para que el cliente pueda actuar	Siempre
Responsable de la notificación y autenticación	¿Quién lo observó y quién es el responsable de la información?	Siempre
Categoría y gravedad	Cómo se compara este evento con otros de tu cartera	Siempre
Narrativa	Lo que ocurrió, según las propias palabras del agente	Siempre
Archivo adjunto de foto o vídeo	La situación en la que las palabras por sí solas no bastan para resolverla	Daños materiales, riesgos para la seguridad, accidentes de tráfico
Posición GPS	Que el agente se encontraba donde indica el informe	Patrullas móviles e instalaciones sin personal o remotas
Firma	Confirmación por parte de un contacto del cliente o de una persona concreta	Notificaciones a los clientes, denegaciones, acompañamientos, altas
Personas y vehículos implicados	El detalle clave que requiere meses de investigación	Allanamiento, robo, altercado, actividad sospechosa
Notificaciones enviadas y a quiénes	Esa escalada se produjo realmente, y cuando	Cualquier cosa que tenga un plazo de respuesta estipulado en el contrato
Medidas de seguimiento y responsable	Que el incidente se haya resuelto, y no solo registrado	Todos los incidentes de gravedad media y alta

Dos de estas filas son las que asumen la mayor carga de trabajo. La categoría y la gravedad son lo que hacen que los informes sean cuantificables, ya que sin ellas no se puede clasificar la gravedad de los incidentes, comparar sitios web ni demostrar a un cliente que los incidentes graves son realmente poco frecuentes. Las notificaciones y el seguimiento son lo que convierten un informe de una simple observación en un registro del servicio prestado.

Cómo crear una plantilla de informe en TrackTik: una guía práctica

La configuración se realiza más rápido cuando se parte de la obligación hacia dentro, en lugar de partir de la forma hacia fuera. Esta es la secuencia que suele mantenerse una vez que la plantilla llega a los agentes reales en sus turnos reales.

1. Empieza por la obligación, no por la forma. Consulta el procedimiento operativo estándar (SOP), la cláusula de notificación del contrato y cualquier requisito estatal para la concesión de licencias, y luego enumera por escrito lo que exige cada uno de ellos. Todo lo que figure en la plantilla debe poder rememorarse a una de esas tres fuentes.
2. Separa los públicos. Marca cada campo como «dirigido al cliente», «solo para uso interno» o «normativo». Los campos que no sirven a nadie se eliminan, y los que están destinados a un cliente se redactan en un lenguaje que este pueda entender.
3. Elige cada tipo de campo con cuidado. Utiliza menús desplegables y casillas de selección para todo aquello sobre lo que tengas intención de informar más adelante, y deja el texto libre solo para aquellos casos en los que sea realmente necesario el criterio del agente. ReportPro AI te ayuda en este sentido, puliendo el texto dictado para que los agentes puedan centrar su atención en la observación en lugar de en la ortografía.
4. Establece los campos obligatorios con moderación, pero con firmeza. Una plantilla con cuarenta campos obligatorios se acaba rellenando con datos sin importancia. Una plantilla con los ocho campos adecuados se rellena correctamente, durante el turno, mientras los detalles aún están frescos en la memoria.
5. Añade las normas sobre pruebas a las categorías que las necesiten. Exige una foto en caso de daños materiales, una marca de GPS en las patrullas móviles, una referencia al punto de control donde se detectó el incidente durante una ronda de vigilancia y una firma en cualquier notificación al cliente.
6. Configura las notificaciones antes del lanzamiento. Decide a quién se avisa, según el nivel de gravedad y a través de qué canal, de modo que la ruta de escalado quede definida en la plantilla y no dependa de los hábitos de cada persona. Las categorías de alta gravedad deben dirigirse directamente al centro de mando para que un operador vea el incidente en cuanto se registre.
7. Prueba primero en un centro y, a continuación, estandariza el proceso. Aplica la plantilla en un único centro durante dos semanas, compara lo que los agentes han rellenado realmente con lo que se les pidió y, a continuación, implanta la versión corregida en todas tus operaciones de seguridad.

El séptimo paso es el que la mayoría de los equipos se saltan, y es la forma más económica de control de calidad que existe. Una prueba piloto de dos semanas permite detectar las etiquetas ambiguas de los campos, el menú desplegable al que le falta una opción obvia y los campos obligatorios que los responsables de campo se saltan, todo ello antes de que la plantilla se ponga en marcha en cincuenta centros.

¿Informe de incidencias o informe de actividad diario? Configúralos de forma diferente

Los informes de incidentes y los informes de actividad diarios suelen elaborarse a partir de la misma plantilla inicial, razón por la cual tantos DAR parecen informes de incidentes escuetos y tantos informes de incidentes parecen DAR inflados. Responden a preguntas diferentes y merecen configuraciones distintas.

	Informe de incidente	Informe diario de actividades
Objetivo	Documenta un suceso concreto y las medidas que se tomaron al respecto.	Mostrar la cobertura continua y el estado habitual de un emplazamiento
Disparador	Un incidente, un riesgo, una infracción o una solicitud de un cliente	El final de un turno o de una ronda completada
Detalle	Profundo y conciso, escrito para resistir el escrutinio	Amplio y coherente, redactado para ser leído por encima
Pruebas	Fotografías, vídeos, firmas, partes implicadas, marcas de fecha y hora	Escaneos en los puntos de control, finalización del recorrido, marcas de tiempo
Público	Contacto con el cliente, asuntos jurídicos, aseguradoras y, en ocasiones, la policía	El contacto con los clientes y tus propios supervisores
«Bueno» significa algo así como	Una persona ajena al caso puede reconstruir lo sucedido basándose únicamente en el informe.	Un cliente puede ver de un vistazo que el turno ha quedado cubierto

Si tu plantilla de DAR sigue siendo un cuadro de texto en blanco, empieza por los siete elementos que todo informe de actividad diaria debe incluir y configúralos como campos independientes, en lugar de como instrucciones que se espera que los oficiales recuerden. Para los equipos que aún están evaluando herramientas, elegir una solución de DAR responde a las preguntas que conviene plantearse antes de comprometerse.

Cinco errores de configuración que te saldrán caros más adelante

Estos problemas surgen una y otra vez, y todos ellos resultan más baratos de solucionar durante la configuración que después de haber recopilado datos de forma incorrecta durante un año.

Cómo convertir los datos de una plantilla en una prueba por la que el cliente esté dispuesto a pagar

Una plantilla bien configurada es, sin que se note, un activo comercial. Las categorías estructuradas, los niveles de gravedad y las marcas de tiempo son lo que te permite acudir a una reunión de renovación y mostrar al cliente exactamente qué ha obtenido a cambio de su inversión: cuántos riesgos se detectaron y se corrigieron antes de que se convirtieran en siniestros, cómo se han cumplido los tiempos de respuesta según lo establecido en el contrato y qué problemas recurrentes son atribuibles al inmueble y no a tus empleados.

Eso solo funciona si los datos de los informes y los de facturación reflejan la misma realidad. Cuando los informes finalizados, los registros de visitas y las tareas in situ se encuentran en la misma plataforma que los contratos y la facturación, cada hora facturada cuenta con una actividad documentada que la respalda, y resolver una partida en disputa lleva solo unos minutos, en lugar de una semana de «arqueología» en hojas de cálculo.

La misma lógica se aplica en los departamentos de seguridad de las empresas y las grandes organizaciones, donde el destinatario es un comité de riesgos o un responsable de instalaciones, en lugar de un cliente externo. La plantilla determina si la revisión trimestral de seguridad es un informe que se redacta manualmente o uno que se genera a partir de los registros que ya han elaborado los responsables.