Los agentes de seguridad comprenden mejor sus tareas cuando las órdenes de servicio digitales sustituyen al papel y al lápiz

Trackforce

19 de junio de 2023 · 8 minutos de lectura

Imágenes del blog de TFV TT: Security Guard Digital Post, versión 1.0

Asegurar las instalaciones. Patrullar los pasillos. Realizar controles de seguridad.

Estas responsabilidades diarias, junto con muchas otras, figuran en las instrucciones de servicio. ¿Qué son las instrucciones de servicio en el sector de la seguridad física?

Las instrucciones de puesto son un recurso que se actualiza continuamente y que incluye instrucciones escritas para definir claramente las funciones y expectativas de los agentes de seguridad actuales. Las instrucciones de puesto de seguridad son fundamentales, ya que incluyen detalles específicos del entorno que contribuyen a la seguridad de todos.

Puntos clave

Las órdenes de trabajo son un documento vivo, no un simple dossier.
Deben modificarse cuando cambie la obra. Un conjunto de órdenes que no se haya revisado desde el inicio del contrato supone un riesgo, en lugar de un medio de control.
Las normas específicas de cada centro siempre prevalecen sobre las genéricas.
La ubicación de los paneles de alarma, el almacenamiento de las llaves maestras, las definiciones de contrabando y los contactos de escalamiento son los elementos que hacen que las instrucciones de cada puesto sean aplicables en ese puesto concreto.
Escribe para el agente que esté de servicio en su primer turno de noche.
De forma concisa, clara y sin jerga. Un agente que tenga que interpretar una orden escrita acabará interpretándola mal.
Revísalo al menos dos veces al año y después de cada incidente.
Los incidentes son la señal más clara de que faltaba una instrucción o de que esta no estaba clara. Ese es el momento de actualizarla, no meses después, en el momento de la renovación.
Las órdenes de servicio digitales se leen, se confirman y se ejecutan.
El papel no permite confirmar si alguien lo ha abierto. Con TrackTik, las órdenes de servicio llegan al agente a través de la aplicación, se registra la confirmación y se envía una actualización a todos los turnos de forma inmediata, en lugar de tener que esperar a que se cambie la carpeta.

¿Qué son las órdenes de puesto en el ámbito de la seguridad?

Una orden de servicio de seguridad es un «documento vivo» que evoluciona al ritmo de los riesgos de seguridad. Las órdenes de servicio de seguridad sientan las bases para un programa de seguridad sólido, ya que proporcionan instrucciones, métodos y procedimientos claros y precisos para gestionar una gran variedad de posibles incidentes de seguridad. Las órdenes de servicio para los agentes de seguridad también aclaran las funciones habituales y proporcionan información importante sobre las alarmas contra incendios, los detectores de humo, la ubicación de los paneles de control de las alarmas contra incendios, la ubicación del equipo de extinción de incendios, la ubicación de las «llaves maestras» y mucho más.

Piensa en las instrucciones de puesto de seguridad como «guías de referencia» para los profesionales de la seguridad. Fíjate en este ejemplo de instrucciones de puesto para un agente de seguridad. Cuando a un agente de seguridad se le encarga la vigilancia de un inmueble, sus instrucciones de puesto deben especificar la zona que debe cubrir, el horario de su turno, a quién debe avisar en caso de actividad sospechosa y otros aspectos.

He aquí otro ejemplo de instrucciones para un puesto de guardia de seguridad. Cuando a un agente de seguridad se le encarga patrullar el acceso a un aparcamiento, sus instrucciones para el puesto de patrulla de seguridad deben incluir información sobre cómo solicitar los datos de matriculación y qué datos concretos debe recabar (por ejemplo, el número de matrícula, el modelo y el color del vehículo).

Cuando a un agente de seguridad se le encomienda la tarea de supervisar y manejar un detector de metales, las instrucciones de su puesto de seguridad deben especificar qué objetos se consideran contrabando y qué debe hacer en caso de que detecte algo.

En cada uno de los ejemplos de instrucciones para puestos de seguridad mencionados anteriormente, se trata de exponer con claridad las expectativas y los requisitos. Esto garantiza que todos estén en sintonía, sin ambigüedades. Además, proporciona a los agentes de seguridad la confianza que necesitan para tomar decisiones acertadas y bien fundamentadas en beneficio de todos y para promover la seguridad general.

Cómo redactar correctamente las órdenes para los puestos de seguridad

Las instrucciones para los puestos de seguridad deben ser concisas, legibles y fiables. El éxito de un agente de seguridad se mide principalmente por su capacidad para comprender las instrucciones de su puesto y llevar a cabo las tareas que se le asignan. Las buenas instrucciones para los puestos de seguridad son aquellas que se comprenden con claridad.

Ten en cuenta estos tres consejos para redactar órdenes de intervención eficaces en materia de seguridad:

Piensa de forma integral. Además de los procedimientos de emergencia y los planos de las instalaciones, las instrucciones para los puestos de seguridad deben incluir directrices operativas, el código ético, las funciones y responsabilidades de los agentes de seguridad, el control de acceso de seguridad, información sobre cómo ponerse en contacto con las fuerzas del orden, información sobre cómo redactar informes diarios y mucho más. Asegúrate de involucrar a todas las partes interesadas pertinentes para que aporten sus opiniones sobre qué más se debe incluir en las instrucciones para los puestos de seguridad.
Que sea sencillo. Las órdenes de los puestos de seguridad deben ser claras, concisas y no dejar lugar a dudas.
Revísalo y actualízalo con frecuencia. ¿Una buena práctica recomendada? Al menos dos veces al año y tras cualquier incidente de seguridad.

Las ventajas de los pedidos de seguridad digital frente a los realizados con lápiz y papel

En el dinámico entorno empresarial actual en materia de seguridad, redactar instrucciones de servicio para los guardias de seguridad que sean exhaustivas, claras y concisas no es tarea fácil. Las empresas deben realizar cambios y difundir la información con rapidez para evitar malentendidos y garantizar la responsabilidad de los agentes de seguridad. Por eso tiene sentido pasar de las instrucciones escritas a las digitales. Además, cuando las empresas «se digitalizan», también pueden realizar un seguimiento digital de la ubicación y la actividad de los guardias de seguridad, así como supervisar qué tareas están en curso, cuándo se completan y si los agentes de seguridad se han saltado algún punto de control.

Ten en cuenta las siguientes ventajas adicionales que ofrecen los pedidos digitales por correo en materia de seguridad:

, fácilmente ajustable: en lugar de depender de instrucciones escritas, las empresas pueden actualizar fácilmente las instrucciones digitales de los puestos de seguridad y distribuirlas entre los agentes de seguridad. A continuación, estos pueden ofrecer comentarios inmediatos y plantear preguntas.
Adaptabilidad
Las órdenes de seguridad digitales permiten realizar modificaciones inmediatas (por ejemplo, distribuir diferentes instrucciones a los agentes de seguridad durante un turno o transmitir actualizaciones temporales de las órdenes de seguridad debido a la estacionalidad), lo que contribuye a una mayor seguridad y responsabilidad.
Comunicación rápida
: las órdenes de servicio digitales y un sistema profesional de gestión del personal de seguridad reducen los malentendidos y las faltas de comunicación entre los supervisores y los agentes de seguridad. En tiempo real, resulta más fácil comprobar si un agente de seguridad ha confirmado la recepción de una orden de servicio y comprende sus responsabilidades.
personalizable La elaboración de un conjunto de instrucciones de seguridad digitales específicas para cada emplazamiento contribuye a estandarizar las funciones y responsabilidades de los agentes de seguridad, de modo que los turnos se desarrollen según lo previsto. A largo plazo, la gestión digitalizada de las tareas, funciones y responsabilidades estandarizadas evita problemas complejos y rumores, ya que permite dejar constancia documentada de todo lo realizado. Esto fomenta la confianza y la fiabilidad entre el cliente y la empresa de seguridad.
Organización de tareas
Las empresas pueden organizar las instrucciones digitales de los puestos de seguridad por categorías, de modo que a los agentes de seguridad les resulte fácil comprender lo que se espera de ellos. Las instrucciones digitales de los puestos de seguridad garantizan que los profesionales del sector sigan todos los procedimientos de seguridad, ya que están obligados a conocer y aceptar dichos procedimientos. Las instrucciones digitales ayudan a agilizar la elaboración de funciones y tareas concisas para los agentes de seguridad, lo que permite a las empresas asignar fácilmente dichas tareas.
Cumplimiento normativo
Las órdenes de servicio digitales personalizadas garantizan que las funciones de los guardias de seguridad incluyan todas las inspecciones reglamentarias necesarias en cada emplazamiento. Esto significa que todo el mundo recuerda y lleva a cabo las inspecciones anuales u otras inspecciones rutinarias. Las órdenes de servicio digitales para controles de seguridad (por ejemplo, las relativas a los extintores de un edificio) ayudan a las empresas a mantener el cumplimiento de la normativa vigente y garantizan que se cumplan satisfactoriamente los requisitos del contrato.

Optimiza todas las funciones y responsabilidades de los agentes mediante las órdenes de los puestos de seguridad

Las instrucciones para los puestos de seguridad no hacen más que aumentar la responsabilidad y la rendición de cuentas. Las principales empresas de seguridad saben que unas instrucciones concisas e informativas fomentan:

Gestión eficaz del personal directivo
Comprensión y cumplimiento por parte de los empleados
Sitios seguros
Comunicación optimizada entre los guardias de seguridad
Mitigación de riesgos

¿Qué tienes que perder? Ha llegado el momento de dejar atrás los procesos en papel y dar la bienvenida a la tecnología digital. Descubre cómo puedes mejorar la gestión de los pedidos por correo y, en general, tus operaciones de seguridad física descargando el Manual de operaciones de seguridad.

Preguntas frecuentes

Las instrucciones de puesto son las instrucciones escritas que definen exactamente cuáles son las responsabilidades de un agente de seguridad en un puesto concreto. Abarcan el horario de turno y el área de cobertura, detalles específicos del recinto —como la ubicación del panel de alarmas y de la llave maestra—, los procedimientos para gestionar incidentes y a quién hay que contactar y cuándo. Son específicas de cada recinto por naturaleza, por lo que dos puestos situados en la misma propiedad pueden tener instrucciones de puesto diferentes.

Área de cobertura y horarios de turno, procedimientos de emergencia, planos de las instalaciones, instrucciones sobre el control de acceso, una declaración sobre ética y conducta, contactos para la escalada de incidencias y las fuerzas del orden, requisitos de notificación y cualquier detalle específico del centro que un agente no pudiera deducir razonablemente. Involucra al cliente y a tus supervisores a la hora de redactarlos, ya que las lagunas suelen estar en los detalles que solo ellos conocen.

Al menos dos veces al año, e inmediatamente después de cualquier incidente. Un incidente es la prueba más clara de que faltaba una instrucción, de que no estaba clara o de que estaba desactualizada. La renovación también es un momento natural de revisión, ya que los cambios en el alcance suelen producirse con el inicio del nuevo periodo contractual.

Los procedimientos operativos estándar se aplican en toda la organización y describen cómo funciona la empresa en general. Las órdenes de puesto se aplican a un puesto concreto en una sede determinada y describen lo que ocurre allí de forma específica. Los procedimientos operativos estándar establecen las bases, las órdenes de puesto establecen los detalles locales, y los responsables necesitan ambas cosas.

El papel no permite saber si alguien lo ha leído. Las órdenes digitales que se envían a través de la aplicación móvil de los agentes llegan a cada turno en el momento en que se actualizan, se registra su recepción y pueden vincularse a los puntos de control y tareas específicos que se espera que el agente complete. El hecho de tener que actualizar una carpeta en cada centro es lo que hace que los agentes trabajen con una versión que lleva meses desactualizada.

Porque las órdenes de servicio registradas y las tareas completadas constituyen un historial documentado, en lugar de meros rumores. Cuando un cliente pregunta si se ha llevado a cabo una tarea, la dirección del servicio de seguridad y los datos de las rondas lo confirman con una marca de tiempo. TrackTik integra las órdenes de servicio, las tareas y los informes, de modo que las instrucciones y las pruebas de que se han seguido se encuentran en un mismo lugar. Puedes reservar una demostración de TrackTik para verlo en la práctica.