Los agentes de seguridad comprenden mejor sus tareas cuando las órdenes de servicio digitales sustituyen al papel y al lápiz

Los agentes de seguridad comprenden mejor sus tareas cuando las órdenes de servicio digitales sustituyen al papel y al lápiz

Asegurar las instalaciones. Patrullar los pasillos. Realizar controles de seguridad.

Estas responsabilidades diarias, junto con muchas otras, figuran en las instrucciones de puesto. ¿Qué son las instrucciones de puesto en el sector de la seguridad física?

Las instrucciones de puesto son un recurso que se actualiza continuamente y que incluye instrucciones escritas para definir claramente las funciones y expectativas de los agentes de seguridad actuales. Las instrucciones de puesto de seguridad son fundamentales, ya que incluyen detalles específicos del entorno que contribuyen a la seguridad de todos.

¿Qué son las órdenes de puesto en el ámbito de la seguridad?

Una orden de servicio de seguridad es un «documento vivo» que evoluciona al ritmo de los riesgos de seguridad. Las órdenes de servicio de seguridad sientan las bases para un programa de seguridad sólido, ya que proporcionan instrucciones, métodos y procedimientos claros y precisos para gestionar una gran variedad de posibles incidentes de seguridad. Las órdenes de servicio para el personal de seguridad también aclaran las funciones habituales y proporcionan información importante sobre las alarmas contra incendios, los detectores de humo, la ubicación de los paneles de control de las alarmas contra incendios, la ubicación del equipo de extinción de incendios, la ubicación de las «llaves maestras» y mucho más.

Piensa en las instrucciones de puesto de seguridad como «guías de referencia» para los profesionales de la seguridad. Fíjate en este ejemplo de instrucciones de puesto para un agente de seguridad. Cuando a un agente de seguridad se le asigna la tarea de vigilar un inmueble, sus instrucciones de puesto deben especificar la zona que debe cubrir, el horario de su turno, a quién debe avisar en caso de actividad sospechosa y otros detalles.

He aquí otro ejemplo de instrucciones para un puesto de guardia de seguridad. Cuando a un agente de seguridad se le encarga patrullar el acceso a un aparcamiento, sus instrucciones para el puesto de patrulla deben incluir información sobre cómo solicitar los datos de matriculación y qué datos concretos debe recabar (por ejemplo, el número de matrícula, el modelo y el color del vehículo).

Cuando a un agente de seguridad se le encomienda la tarea de supervisar y manejar un detector de metales, las instrucciones de su puesto de seguridad deben especificar qué objetos se consideran contrabando y qué debe hacer en caso de que detecte algo.

En cada uno de los ejemplos de instrucciones para puestos de seguridad mencionados anteriormente, se trata de exponer con claridad las expectativas y los requisitos. Esto garantiza que todos estén en sintonía, sin ambigüedades. Además, proporciona a los agentes de seguridad la confianza que necesitan para tomar decisiones acertadas y bien fundamentadas en beneficio de todos y para promover la seguridad general.

Cómo redactar correctamente las órdenes para los puestos de seguridad

Las instrucciones para los puestos de seguridad deben ser concisas, legibles y fiables. El éxito de un agente de seguridad se mide principalmente por su capacidad para comprender las instrucciones de su puesto y llevar a cabo las tareas que se le asignan. Las buenas instrucciones para los puestos de seguridad son aquellas que se comprenden con claridad.

Ten en cuenta estos tres consejos para redactar órdenes de intervención eficaces en materia de seguridad:

• Piensa de forma integral. Además de los procedimientos de emergencia y los planos de las instalaciones, las instrucciones para los puestos de seguridad deben incluir las directrices operativas, el código ético, las funciones y responsabilidades de los agentes de seguridad, el control de accesos, información sobre cómo ponerse en contacto con las fuerzas del orden, información sobre cómo redactar informes diarios y mucho más. Asegúrate de recabar la opinión de todas las partes interesadas pertinentes sobre qué más se debe incluir en las instrucciones para los puestos de seguridad.
• Que sea sencillo. Las órdenes de los puestos de seguridad deben ser claras, concisas y no dejar lugar a dudas.
• Revísalo y actualízalo con frecuencia. ¿Una buena práctica recomendada? Al menos dos veces al año y tras cualquier incidente de seguridad.

Las ventajas de los pedidos de seguridad digital frente a los realizados con lápiz y papel

En el dinámico entorno empresarial actual en materia de seguridad, redactar instrucciones de servicio para los guardias de seguridad que sean exhaustivas, claras y concisas no es tarea fácil. Las empresas deben realizar cambios y difundir la información con rapidez para evitar malentendidos y garantizar la responsabilidad de los agentes de seguridad. Por eso tiene sentido pasar de las instrucciones escritas a las digitales. Además, cuando las empresas «se digitalizan», también pueden realizar un seguimiento digital de la ubicación y la actividad de los guardias de seguridad, así como supervisar qué tareas se están llevando a cabo, cuándo se completan y si los agentes de seguridad se han saltado algún punto de control.

Ten en cuenta las siguientes ventajas adicionales que ofrecen los pedidos digitales por correo en materia de seguridad:

• 
  , fácilmente ajustable: en lugar de depender de instrucciones escritas, las empresas pueden actualizar fácilmente las instrucciones digitales de los puestos de seguridad y distribuirlas entre los agentes de seguridad. A continuación, estos pueden ofrecer comentarios inmediatos y plantear preguntas.
• Adaptabilidad
  Las órdenes de seguridad digitales permiten realizar modificaciones inmediatas (por ejemplo, distribuir diferentes instrucciones a los agentes de seguridad durante un turno o transmitir actualizaciones temporales de las órdenes de seguridad debido a la estacionalidad), lo que contribuye a una mayor seguridad y responsabilidad.
• Comunicación rápida
  : las órdenes de servicio digitales y un sistema profesional de gestión del personal de seguridad reducen los malentendidos y las faltas de comunicación entre los supervisores y los agentes de seguridad. En tiempo real, resulta más fácil comprobar si un agente de seguridad ha confirmado la recepción de una orden de servicio y comprende sus responsabilidades.
• 
  personalizable La elaboración de un conjunto de instrucciones de seguridad digitales específicas para cada emplazamiento contribuye a estandarizar las funciones y responsabilidades de los agentes de seguridad, de modo que los turnos se desarrollen según lo previsto. A largo plazo, la gestión digitalizada de las tareas, funciones y responsabilidades estandarizadas evita problemas complejos y rumores, ya que permite dejar constancia documentada de todo lo realizado. Esto fomenta la confianza y la fiabilidad entre el cliente y la empresa de seguridad.
• Organización de tareas
  Las empresas pueden organizar las instrucciones digitales de los puestos de seguridad por categorías, de modo que a los agentes de seguridad les resulte fácil comprender lo que se espera de ellos. Las instrucciones digitales de los puestos de seguridad garantizan que los profesionales del sector sigan todos los procedimientos de seguridad, ya que están obligados a conocer y aceptar dichos procedimientos. Las instrucciones digitales ayudan a agilizar la elaboración de funciones y tareas concisas para los agentes de seguridad, lo que permite a las empresas asignar fácilmente dichas tareas.
• Cumplimiento normativo
  Las órdenes de servicio digitales personalizadas garantizan que las funciones de los guardias de seguridad incluyan todas las inspecciones reglamentarias necesarias en cada emplazamiento. Esto significa que todo el mundo recuerda y lleva a cabo las inspecciones anuales u otras inspecciones rutinarias. Las órdenes de servicio digitales para controles de seguridad (por ejemplo, las relativas a los extintores de un edificio) ayudan a las empresas a mantener el cumplimiento de la normativa vigente y garantizan que se cumplan satisfactoriamente los requisitos del contrato.

Optimiza todas las funciones y responsabilidades de los agentes mediante las órdenes de los puestos de seguridad

Las instrucciones de los puestos de seguridad no hacen más que aumentar la responsabilidad y la rendición de cuentas. Las principales empresas de seguridad saben que unas instrucciones concisas e informativas fomentan:

• Gestión eficaz del personal directivo
• Comprensión y cumplimiento por parte de los empleados
• Sitios seguros
• Comunicación optimizada entre los guardias de seguridad
• Mitigación de riesgos

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