Seis formas de mejorar la rendición de cuentas en toda tu empresa

Seis formas de mejorar la rendición de cuentas en toda tu empresa

La responsabilidad es fundamental para dirigir con éxito una empresa de seguridad: sin ella, acabarás perdiendo contratos tan rápido como consigas nuevos.

Una cosa es decir que tus guardias están haciendo su trabajo, y otra muy distinta es demostrárselo al cliente. Las empresas de seguridad más competitivas son capaces de mostrar a los clientes exactamente cómo cumplen con sus obligaciones día a día.

La rendición de cuentas no es solo para los clientes. Una mayor rendición de cuentas, tanto en la oficina como sobre el terreno, te ayuda a mantener a tu equipo organizado y a conseguir un mejor rendimiento de tus guardias en el trabajo.

A continuación te ofrecemos algunos consejos rápidos para mejorar la rendición de cuentas:

1. Conocer las experiencias de clientes anteriores

Muchos propietarios y gestores inmobiliarios recurren a varias empresas de seguridad antes de encontrar una en la que puedan confiar. Pregunta a tu cliente qué le gustó y qué no le gustó de los equipos de seguridad con los que ha trabajado en el pasado; si menciona aspectos como una comunicación deficiente, informes inconsistentes o guardias poco fiables, centrarte en la responsabilidad probablemente te ayudará a conservar el contrato. Conocer estas experiencias pasadas te servirá de guía para saber en qué debes centrarte y qué debes evitar.

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2. Utilizar un software de gestión de guardias

El software de gestión de guardias es una de las herramientas de rendición de cuentas más valiosas para los responsables de seguridad. Este software permite a los supervisores asegurarse de que los guardias lleguen puntuales, de que se completen las tareas críticas y de que se comprueben los puntos de control. Toda esta información se documenta de forma que resulte fácil de seguir y compartir con el cliente para demostrar que el trabajo se está realizando correctamente.

3. Compartir resultados en tiempo real

El software de gestión de guardias permite a las empresas de seguridad acceder a información en tiempo real sobre sus agentes, como la ubicación por GPS, el avance de las rondas de vigilancia y la finalización de tareas. Compartir el acceso a todo o parte de este panel de control con los clientes es una forma sencilla de mejorar la rendición de cuentas. Ahora, en lugar de confiar ciegamente en vosotros, realizar comprobaciones presenciales o llamar a vuestra oficina, un cliente puede simplemente conectarse a Internet y comprobar por sí mismo que todo funciona correctamente.

4. Elaborar mejores informes

En muchos inmuebles, la principal forma de comunicación entre una empresa de seguridad y su cliente es el informe diario de actividades. Mejorar la calidad y la claridad de este informe puede contribuir en gran medida a reforzar la rendición de cuentas.

Algunas soluciones de software de gestión de guardias ofrecen herramientas para generar automáticamente informes DAR mejorados. Estos informes incluyen un sistema de codificación por colores y fotografías para que los clientes puedan hacerse una idea clara de cómo transcurrió la jornada anterior.

5. Enviar informes automáticamente

Dejar informes en papel bajo la puerta de tu cliente al final de un turno pone en riesgo su información. Además, da una imagen poco profesional en el mundo digital actual. El software de gestión de seguridad ayuda a que el proceso de entrega de informes sea más ágil y coherente. El software se puede configurar para que envíe automáticamente un informe diario a tus clientes por correo electrónico, lo que libera de esa responsabilidad a los supervisores. Además, el informe se puede enviar electrónicamente a tantas partes interesadas como sea necesario, lo que garantiza que todas las personas que deban estar al corriente se mantengan informadas sobre su seguridad.

6. Sé más receptivo

La responsabilidad no es solo cosa de los guardias. En la oficina, los profesionales de atención al cliente y los responsables deben asumir la responsabilidad de responder con rapidez a las comunicaciones de los clientes.

Cuando tu bandeja de entrada está a rebosar o no contestas al teléfono, corres el riesgo de minar la confianza que tanto te ha costado ganarte con los clientes. Una parte fundamental de la responsabilidad de las empresas de seguridad consiste en estar ahí cuando las cosas van mal, dispuestas a responder preguntas y resolver problemas.

La responsabilidad exige dedicación y mucho esfuerzo, pero con el tiempo da sus frutos. Los clientes que saben que su empresa de seguridad es receptiva y responsable son más propensos a renovar su contrato y a recomendar sus servicios a otras personas.

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