6 façons d'améliorer la responsabilisation au sein de votre entreprise

Trackforce

24 avril 2018 · 8 min de lecture

Le responsable de la sécurité examine les rapports de responsabilité des agents de sécurité

La responsabilisation est essentielle au succès d'une entreprise de sécurité. Sans elle, vous perdrez des contrats aussi vite que vous en gagnerez de nouveaux.

Prétendre que vos agents de sécurité font leur travail est une chose, le prouver au client en est une autre. Les entreprises de sécurité les plus compétitives démontrent concrètement à leurs clients comment elles s'acquittent de leurs missions au quotidien, souvent grâce à une plateforme comme TrackTik qui saisit les preuves en temps réel.

La responsabilisation ne touche pas seulement les clients. Une responsabilisation accrue au bureau et sur le terrain permet une meilleure organisation de votre équipe et une performance optimale de vos agents de sécurité. Si vous avez déjà rencontré des difficultés à ce sujet, voici comment enfin résoudre la question de la responsabilisation de vos agents .

Voici six façons concrètes d'améliorer la responsabilisation au sein de votre entreprise.

Points clés à retenir

Tirez des leçons du passé du client.
Les frustrations liées aux fournisseurs précédents indiquent précisément où la responsabilité doit être la plus forte.
Utilisez un logiciel pour vérifier le travail.
Le logiciel de gestion des agents de sécurité confirme que les agents sont à l'heure, que leurs tâches sont terminées et que les points de contrôle sont scannés.
Laissez les clients constater par eux-mêmes.
L'accès en temps réel aux visites et aux tâches remplace la confiance aveugle par des preuves visibles.
Améliorer et automatiser les rapports.
Des rapports d'activité quotidiens clairs et riches en photos, livrés à temps, éliminent le papier et les erreurs de transmission d'informations.
La responsabilité s'applique aussi au bureau.
TrackTik relie les activités sur le terrain aux bureaux administratifs, ce qui permet de visualiser la réactivité et le suivi à tous les niveaux.

1. Comprendre les expériences précédentes des clients

De nombreux propriétaires et gestionnaires immobiliers font appel à plusieurs entreprises de sécurité avant de trouver celle en qui ils peuvent avoir confiance. Demandez à votre client ce qu'il a apprécié et moins apprécié des équipes de sécurité avec lesquelles il a travaillé dans le passé. S'il mentionne une mauvaise communication, des rapports incohérents ou des agents peu fiables, insister sur la responsabilisation vous aidera probablement à conserver le contrat. Ces expériences passées vous donneront une feuille de route sur les points à privilégier et les pièges à éviter.

Questions à poser aux anciens fournisseurs

Comment saviez-vous si les patrouilles avaient vraiment lieu ?
À quelle vitesse étiez-vous informé des incidents, et sous quel format ?
Qu'est-ce qui s'est passé quand vous avez appelé pour signaler un problème ?
Quelle était la raison finale qui vous a poussé à changer ?

Utilisez les réponses pour peaufiner votre plan de service et votre argumentaire. Ce guide pour créer une proposition de valeur en matière de sécurité explique comment transformer ces informations en une promesse claire, et les questions que toute entreprise de sécurité devrait poser à ses clients permettent de poursuivre le dialogue après la signature du contrat.

2. Utiliser le logiciel de gestion Guard

Le logiciel de gestion des agents de sécurité est un outil de responsabilisation essentiel pour les responsables de la sécurité. Il permet aux superviseurs de s'assurer de la ponctualité des agents, de l'exécution des tâches critiques et du passage aux points de contrôle grâce au système de ronde . Toutes ces informations sont consignées de manière à être facilement consultables et partageables avec le client, attestant ainsi de la qualité du travail effectué.

Les logiciels de gestion des agents de sécurité fournissent aux entreprises de sécurité des renseignements en temps réel sur leurs agents, comme leur position GPS, l'avancement de leurs rondes et l'exécution de leurs tâches. Partager l'accès à tout ou partie de ce tableau de bord avec les clients est un moyen simple d'améliorer la responsabilisation. Au lieu de vous faire aveuglément confiance, d'effectuer des vérifications sur place ou d'appeler vos bureaux, un client peut se connecter et constater par lui-même que tout se déroule sans accroc. Chez TrackTik, cet accès se fait par le Portail Client. Voici pourquoi permettre aux clients de constater par eux-mêmes est le moyen le plus rapide d'établir la confiance .

4. Produire de meilleurs rapports

Dans de nombreuses propriétés, le principal moyen de communication entre une entreprise de sécurité et son client est le rapport d'activité quotidien (RAD). Améliorer la qualité et la clarté de ce rapport contribue grandement à renforcer la responsabilisation.

Les plateformes modernes de gestion des agents de sécurité peuvent générer automatiquement des rapports d'intervention détaillés (DAR) améliorés , avec photos et mise en page claire, offrant aux clients un aperçu rapide du déroulement de la journée précédente. TrackTik ReportPro AI va encore plus loin en transformant les notes de terrain brutes en rapports et synthèses clairs et prêts à être présentés aux clients.

Ce que contient un rapport d'activité quotidien complet

Les visites sont terminées, avec les heures de passage aux points de contrôle et les exceptions possibles
Incidents, chacun avec horodatage, emplacement et photos
Tâches accomplies, telles que la mise en sécurité des véhicules, les escortes ou les contrôles de maintenance
Les notes ont été remises à l'équipe suivante.
Un bref résumé que le client peut lire en moins d'une minute

Les incidents constituent la partie du rapport que les clients consultent le plus attentivement ; il est donc essentiel qu'ils soient complets. Le système de signalement des incidents de TrackTik enregistre des preuves photographiques, vidéo, audio et GPS pendant la visite.

5. Générer des rapports automatiquement

Faire glisser des rapports papier sous la porte de votre client à la fin de son service expose ses informations à des risques et donne une image peu professionnelle. Voici les dangers liés à cette pratique . Un logiciel de gestion des agents de sécurité simplifie et uniformise la diffusion des rapports. Ces derniers peuvent être envoyés automatiquement aux clients par courriel chaque jour, libérant ainsi les superviseurs de cette tâche. Ils peuvent également être transmis à tous les intervenants concernés, garantissant ainsi que toutes les personnes concernées restent informées.

6. Soyez plus réactif

La responsabilité n'incombe pas seulement aux agents de sécurité. Au bureau, vos gestionnaires et responsables du service à la clientèle doivent également être tenus responsables de la rapidité de leur réponse aux communications des clients.

Lorsque votre boîte courriel est saturée ou que vous ne répondez pas au téléphone, vous risquez de compromettre la confiance que vous avez mis tant d'efforts à bâtir avec vos clients. Pour les entreprises de sécurité, il est essentiel d'être là en cas de problème, prêtes à répondre aux questions et à résoudre les difficultés. Lorsqu'un client appelle en urgence, le service de répartition des agents de sécurité TrackTik vous permet de dépêcher rapidement l'agent approprié et de tenir le client informé.

Responsabilisation à tous les niveaux

La responsabilisation est optimale lorsque chaque personne, quel que soit son rôle, sait de quoi elle est responsable et comment ce travail est vérifié :

Rôle	Responsable de	Comment cela est vérifié sur TrackTik
Agents	Visites, tâches et rapports	Analyses des points de contrôle, tâches effectuées sur le site et rapports horodatés
superviseurs	Couverture du site et coaching	Visites de sites vérifiées par GPS et suivis des exceptions
Gestionnaires des opérations	Qualité du service sur tous les comptes	Indicateurs clés de performance et tendances par site, agent et client
Service à la clientèle	Délai de réponse et suivi	Historique des rapports de répartition et du suivi des incidents
Direction	Fidélisation et croissance de la clientèle	Tableaux de bord couvrant toutes les opérations

La responsabilité est réciproque.

La responsabilisation des agents n'est efficace que s'ils ont les renseignements nécessaires à l'exercice de leurs fonctions. Des directives de poste à jour, des instructions claires sur le site et un moyen de vérifier qu'ils les ont bien lues sont tout aussi importants que le contrôle a posteriori du travail effectué. Pour en savoir plus sur l'autre aspect de la responsabilisation : la transmission des informations aux agents , consultez cet article.

Commencez à améliorer la responsabilisation cette semaine

Choisissez un compte. Sélectionnez un client pour qui la confiance ou la qualité des rapports ont posé problème.
Informez-vous sur leurs expériences passées. Utilisez les questions ci-dessus pour découvrir ce qui compte le plus pour eux.
Améliorez le rapport quotidien. Ajoutez les visites, les incidents avec photos et un bref résumé.
Automatisez la diffusion. Envoyer le rapport à intervalles réguliers à chaque partie prenante.
Mesurez et répétez l'opération. Après 30 jours, demandez des retours et étendez la méthode à d'autres comptes.

La responsabilisation exige un engagement total et beaucoup d'efforts, mais elle porte ses fruits à long terme. Les clients qui savent que leur entreprise de sécurité est réactive et responsable sont plus enclins à renouveler leur contrat et à recommander ses services. Pour plus d'idées, consultez ces conseils pour optimiser la responsabilisation de vos agents de sécurité .

Prêt à rendre la responsabilisation visible dans l'ensemble de vos opérations ? Réservez une démonstration de TrackTik .

Foire aux questions

En matière de sécurité, la responsabilisation signifie que chaque agent, superviseur et responsable peut prouver que ses obligations ont été remplies. Pour les clients, cela implique la preuve que les patrouilles ont eu lieu, que les incidents ont été gérés et que les problèmes ont fait l'objet d'un suivi. La responsabilisation renforce la confiance, protège les contrats et améliore la performance de toute l'équipe.

Établissez des attentes claires, vérifiez le travail objectivement et assurez un suivi régulier. Les contrôles effectués grâce au système de rondes TrackTik , la géolocalisation et les rapports horodatés permettent de vérifier la réalisation des rondes et des tâches, garantissant ainsi un encadrement basé sur des faits et non sur des impressions.

Utilisez un logiciel de gestion des agents de sécurité qui enregistre la géolocalisation, les contrôles aux points d'accès, les tâches effectuées et les incidents avec horodatage et photos, puis partagez ces données avec vos clients par le biais de rapports ou d'un portail client. Quand ils peuvent constater le travail fait par eux-mêmes, les doutes sont presque inexistants.

Un rapport d'activités quotidiennes (RAD) résume les événements survenus sur un site pendant un quart de travail, notamment les rondes effectuées, les incidents, les tâches et les notes pour le quart suivant. Il constitue souvent le principal moyen de communication entre une entreprise de sécurité et son client. ReportPro AI aide les agents à transformer leurs notes de terrain en rapports clairs et prêts à être présentés au client.

Oui, dans la plupart des cas. Donner accès à vos clients à tout ou partie de vos données en temps réel remplace les appels téléphoniques et les vérifications ponctuelles par une preuve tangible de votre service. Le portail client TrackTik et les tableaux de bord d'analyse décisionnelle vous permettent de contrôler précisément ce que chaque client voit.

TrackTik vérifie le travail à tous les niveaux. Les agents scannent les points de contrôle et rédigent des rapports d'incident horodatés, les superviseurs visualisent les anomalies en temps réel et les rapports sont automatiquement transmis aux clients. Il en résulte un historique de services partagés, fiable pour les agents, les gestionnaires et les clients. Demandez une démonstration de TrackTik pour le voir en action.