Los peligros de dejar informes de seguridad bajo la puerta del cliente

Los peligros de dejar informes de seguridad bajo la puerta del cliente

Dejar los informes de seguridad bajo la puerta del cliente es una práctica muy habitual en el sector de la seguridad. El proceso es más o menos así: el agente redacta el informe in situ, quizá en papel autocopiativo de dos copias para que tanto el cliente como el supervisor tengan una copia cada uno; a continuación, se entrega la copia al cliente antes incluso de que el supervisor la haya visto. He visto esto en empresas con hasta 500 agentes.

#1 El peligro de dejar informes de seguridad bajo la puerta del cliente: escasa rendición de cuentas

El primer riesgo que se plantea cuando los guardias envían los informes directamente al cliente es la escasa rendición de cuentas. Todos hemos visto algunos de los informes poco profesionales que esto genera. Se reciben informes con…

• Letra poco legible
• Errores gramaticales
• Tiempos redondeados
• Errores ortográficos

A veces, estos informes pueden ser…

• Están tan mal redactados que no se entienden
• En cualquier papel que tengas a mano, en lugar de en los formularios de la empresa

Este peligro tiene mucho que ver con el motivo por el que lanzamos el primer sistema de informes en tiempo real del mercado. Si los informes no se redactan a medida que el agente va desarrollando su turno, se producen inexactitudes. En el peor de los casos, el agente se ahorra tiempo redactando los informes antes de empezar el turno.

N.º 2: Peligro: los informes de baja calidad se cuelan por debajo de la puerta

Es posible que los clientes se den cuenta de que los informes son bastante rudimentarios y lo acepten, porque saben que, si esperan a que tus supervisores los revisen, habrá un retraso. De todos modos, tus supervisores no deberían modificar los informes: da una impresión equivocada en cualquier caso.

Pero si los clientes siempre ven los informes antes que tú, eso hace que la responsabilidad de garantizar la calidad del desempeño de los agentes recaiga en los clientes y no en tu equipo directivo.

La mayoría de los chicos siguen trabajando con papel. Pero la mayoría de ellos son propietarios. Y no tienen margen para crecer. Su negocio de seguridad seguirá siendo muy pequeño.

N.º 3: Peligro: los propietarios pasan por alto los datos de los informes que se les entregan bajo la puerta

Este es el tercer peligro. Cuando los informes se deslizan por debajo de la puerta del cliente, te pierdes todos los datos que podrían contener. Es posible que obtengas alguna información de boca en boca o a través de un supervisor que conozca muy bien esa instalación. Pero no puedes hacer un seguimiento de cuántas veces se ha producido un determinado tipo de incidente en esa instalación, ni siquiera puedes resumir tu productividad al cliente para demostrarle el valor de tu actividad.

El informe escrito a mano dice: «Solo estamos aquí para hacer lo mínimo imprescindible». No transmite al cliente que eres su socio, que buscas formas de mejorar el programa de seguridad o de aportar más valor a su funcionamiento general. No estás haciendo un seguimiento de los datos; simplemente estás actuando como un proveedor.

Así que, llegado ese momento, más vale que ofrezcas el precio más bajo. Porque va a aparecer alguien que presente buenos informes, que rinda cuentas adecuadamente y que aporte algo real a su empresa… y, en ese momento, perderás el contrato.

La empresa que utiliza papel suele tener una buena relación con la dirección local. Pero entonces ocurre algún incidente grave y la dirección central solicita los informes y se enfada muchísimo porque no hay información. ¿Dónde guardas siquiera tus informes? ¿En cajas en un almacén? ¿O es el cliente quien los escanea y te los envía por correo electrónico?

Una herramienta como Silvertrac puede ayudarte a resolver y evitar el tipo de riesgos de los que estamos hablando. Echa un vistazo a algunos de nuestros casos de éxito de clientes para ver cómo vivieron el proceso de transición.