6 Möglichkeiten, die Verantwortlichkeit im gesamten Unternehmen zu verbessern

Trackforce

24. April 2018 · 8 Minuten Lesezeit

Sicherheitsmanager prüft Berichte zur Wachpersonalverantwortung

Verantwortlichkeit ist die Grundlage für den Erfolg eines Sicherheitsunternehmens. Ohne sie verliert man Aufträge genauso schnell, wie man neue gewinnt.

Es ist eine Sache, zu behaupten, dass die Sicherheitskräfte ihre Arbeit erledigen, eine ganz andere, dies dem Kunden zu beweisen. Die wettbewerbsfähigsten Sicherheitsunternehmen zeigen ihren Kunden genau, wie sie ihre Aufgaben täglich erfüllen, oft mithilfe einer Plattform wie TrackTik, die die Arbeit in Echtzeit dokumentiert.

Verantwortlichkeit ist nicht nur für Kunden wichtig. Stärkere Verantwortlichkeit im Büro und im Außendienst sorgt für ein organisiertes Team und bessere Leistungen Ihrer Sicherheitskräfte. Falls Sie damit bisher Schwierigkeiten hatten, finden Sie hier die Lösung für das Problem der Verantwortlichkeit Ihrer Sicherheitskräfte .

Hier sind sechs praktische Wege, um die Verantwortlichkeit in Ihrem Unternehmen zu verbessern.

Die wichtigsten Erkenntnisse

Aus der Vergangenheit des Kunden lernen.
Frustrationen mit früheren Anbietern zeigen Ihnen genau, wo die Verantwortlichkeit am stärksten sein muss.
Verwenden Sie Software, um die Arbeit zu überprüfen.
Die Wachmanagement-Software bestätigt, dass die Einsatzkräfte pünktlich sind, ihre Aufgaben erledigt wurden und die Kontrollpunkte abgetastet wurden.
Lassen Sie die Kunden sich selbst überzeugen.
Der Echtzeitzugriff auf Touren und Aufgaben ersetzt blindes Vertrauen durch sichtbare Beweise.
Berichte verbessern und automatisieren.
Klare, fotoreiche Tagesberichte, die pünktlich geliefert werden, reduzieren den Papieraufwand und verhindern verpasste Übergaben.
Auch im Büro gilt Verantwortlichkeit.
TrackTik verbindet die Aktivitäten im Außendienst mit dem Backoffice, sodass Reaktionsfähigkeit und Nachverfolgung auf jeder Ebene sichtbar sind.

1. Die Erfahrungen früherer Kunden verstehen

Viele Immobilienbesitzer und -verwalter arbeiten mit mehreren Sicherheitsfirmen zusammen, bevor sie eine finden, der sie vertrauen können. Fragen Sie Ihren Kunden, was ihm an den Sicherheitsteams, mit denen er in der Vergangenheit zusammengearbeitet hat, gefallen und missfallen hat. Wenn er schlechte Kommunikation, uneinheitliche Berichterstattung oder unzuverlässige Wachleute anspricht, hilft Ihnen die Fokussierung auf Verantwortlichkeit wahrscheinlich dabei, den Auftrag zu behalten. Diese Erfahrungen geben Ihnen einen Leitfaden, worauf Sie achten und was Sie vermeiden sollten.

Fragen an frühere Anbieter

Woher wussten Sie, ob die Patrouillen tatsächlich stattfanden?
Wie schnell wurden Sie über Vorfälle informiert und in welchem Format?
Was geschah, als Sie wegen eines Problems anriefen?
Was war der ausschlaggebende Grund für Ihre Entscheidung zur Veränderung?

Nutzen Sie die Antworten, um sowohl Ihren Serviceplan als auch Ihre Präsentation zu optimieren. Dieser Leitfaden zur Erstellung eines überzeugenden Sicherheitsversprechens zeigt Ihnen, wie Sie diese Erkenntnisse in ein klares Versprechen umwandeln. Die Fragen, die jedes Sicherheitsunternehmen seinen Kunden stellen sollte, halten den Dialog auch nach Vertragsabschluss aufrecht.

2. Guard-Management-Software einsetzen

Die Software zur Wachdienstverwaltung ist eines der wertvollsten Instrumente zur Erfolgskontrolle für Sicherheitsmanager. Sie ermöglicht es Vorgesetzten, sicherzustellen, dass die Wachleute pünktlich sind, wichtige Aufgaben erledigt werden und Kontrollpunkte im Wachrundgangsystem erfasst werden. Alle diese Informationen werden übersichtlich dokumentiert und können leicht nachverfolgt und mit dem Kunden geteilt werden, um die ordnungsgemäße Ausführung der Arbeiten zu belegen.

Die Software zur Wächterverwaltung liefert Sicherheitsunternehmen Echtzeitinformationen über ihre Mitarbeiter, wie GPS-Standorte, Fortschritt ihrer Kontrollgänge und Aufgabenerledigung. Kunden Zugriff auf dieses Dashboard – ganz oder teilweise – zu gewähren, ist eine einfache Möglichkeit, die Transparenz zu erhöhen. Anstatt Ihnen blind zu vertrauen, persönliche Kontrollen durchzuführen oder Ihr Büro anzurufen, kann sich ein Kunde online selbst davon überzeugen, dass alles reibungslos läuft. Bei TrackTik erfolgt dieser Zugriff über das Kundenportal. Hier erfahren Sie, warum die direkte Einsichtnahme für Kunden der schnellste Weg ist, Vertrauen aufzubauen .

4. Bessere Berichte erstellen

Auf vielen Objekten ist der tägliche Tätigkeitsbericht (DAR) das wichtigste Kommunikationsmittel zwischen Sicherheitsfirma und Kunde. Eine Verbesserung der Qualität und Verständlichkeit dieses Berichts trägt wesentlich zu mehr Transparenz und Verantwortlichkeit bei.

Moderne Sicherheitsmanagement-Plattformen können automatisch verbesserte Einsatzberichte (DARs) mit Fotos und übersichtlicher Formatierung erstellen , die Kunden einen schnellen Überblick über den Vortag bieten. TrackTik ReportPro AI geht noch einen Schritt weiter und wandelt grobe Notizen in klare, kundenfertige Berichte und Zusammenfassungen um.

Was ein aussagekräftiger Tagesaktivitätsbericht beinhaltet

Touren abgeschlossen, inklusive Kontrollpunktzeiten und etwaiger Ausnahmen
Vorfälle, jeweils mit Zeitstempel, Ort und Fotos
Erledigte Aufgaben, wie z. B. Abschließvorgänge, Begleitdienste oder Wartungschecks
Notizen werden an die nächste Schicht weitergegeben.
Eine kurze Zusammenfassung, die der Kunde in weniger als einer Minute lesen kann.

Die Vorfallsberichte werden von den Kunden am genauesten gelesen und müssen daher vollständig sein. TrackTik erfasst während der Tour Foto-, Video-, Audio- und GPS-Daten zur Vorfallsmeldung .

5. Berichte automatisch bereitstellen

Das Zuschieben von Papierberichten unter die Tür des Kunden am Schichtende birgt Risiken für dessen Daten und wirkt unprofessionell. Hier sind die Gefahren, die das Zuschieben von Sicherheitsberichten unter der Kundentür mit sich bringt . Software für das Wachmanagement optimiert die Berichtsübermittlung und sorgt für einheitliche Standards. Berichte können täglich automatisch per E-Mail an Kunden versendet werden, wodurch die Verantwortung von den Vorgesetzten genommen wird. Sie können zudem an beliebig viele Beteiligte weitergeleitet werden, sodass alle relevanten Informationen stets verfügbar sind.

6. Reagieren Sie schneller

Verantwortlichkeit gilt nicht nur für das Sicherheitspersonal. Auch im Büro müssen Ihre Kundendienstmitarbeiter und Führungskräfte dafür sorgen, dass sie schnell auf Kundenanfragen reagieren.

Wenn Ihr Posteingang überquillt oder Sie Anrufe nicht entgegennehmen, riskieren Sie, das mühsam aufgebaute Vertrauen Ihrer Kunden zu gefährden. Ein wesentlicher Bestandteil der Verantwortung von Sicherheitsunternehmen ist es, in Krisensituationen für Sie da zu sein, Fragen zu beantworten und Probleme zu lösen. Ruft ein Kunde mit einem dringenden Anliegen an, sorgt TrackTik dafür, dass der richtige Sicherheitsmitarbeiter sofort losfährt und der Kunde stets informiert ist.

Verantwortlichkeit auf allen Ebenen

Verantwortlichkeit funktioniert am besten, wenn jede Rolle weiß, wofür sie zuständig ist und wie diese Arbeit überprüft wird:

Rolle	Verantwortlich für	Wie es in TrackTik verifiziert wird
Führungskräfte	Touren, Aufgaben und Berichterstattung	Kontrollpunkt-Scans, abgeschlossene Aufgaben vor Ort und zeitgestempelte Berichte
Vorgesetzte	Standortbetreuung und Coaching	GPS-verifizierte Vor-Ort-Besuche und Nachverfolgung von Ausnahmefällen
Betriebsleiter	Servicequalität über alle Konten hinweg	Leistungsindikatoren und Trends nach Standort, Mitarbeiter und Kunde
Kundensupport	Reaktionszeit und Nachverfolgung	Einsatzprotokolle und Nachverfolgungshistorie
Führung	Kundenbindung und Wachstum	Dashboards für den gesamten Betrieb

Verantwortung ist eine beidseitige Angelegenheit.

Die Verantwortlichkeit von Sicherheitskräften lässt sich nur dann gewährleisten, wenn ihnen die notwendigen Informationen für ihre Arbeit zur Verfügung stehen. Aktuelle Dienstanweisungen, klare Anweisungen für den Einsatzort und eine Möglichkeit zur Bestätigung des Kenntnisstands sind genauso wichtig wie die nachträgliche Überprüfung der geleisteten Arbeit. Lesen Sie mehr über die andere Seite der Verantwortlichkeit: die Informationsversorgung Ihrer Sicherheitskräfte .

Beginnen Sie diese Woche damit, die Verantwortlichkeit zu verbessern.

Wählen Sie ein Konto aus. Wählen Sie einen Kunden, bei dem Vertrauen oder Berichtspflichten Anlass zur Sorge gaben.
Fragen Sie nach früheren Erfahrungen. Nutzen Sie die obigen Fragen, um herauszufinden, was ihnen am wichtigsten ist.
Verbessern Sie den Tagesbericht. Fügen Sie Touren, Vorfälle mit Fotos und eine kurze Zusammenfassung hinzu.
Automatisieren Sie die Zustellung. Senden Sie den Bericht nach einem festgelegten Zeitplan an alle Beteiligten.
Messen und wiederholen. Nach 30 Tagen Feedback einholen und den Ansatz auf weitere Konten ausweiten.

Verantwortlichkeit erfordert Engagement und viel harte Arbeit, zahlt sich aber langfristig aus. Kunden, die wissen, dass ihr Sicherheitsunternehmen zuverlässig und reaktionsschnell ist, verlängern den Vertrag eher und empfehlen den Service weiter. Weitere Anregungen finden Sie hier: Wie Sie durch Verantwortlichkeit die Leistung Ihrer Sicherheitskräfte steigern können .

Sind Sie bereit, Verantwortlichkeit in Ihrem gesamten Unternehmen sichtbar zu machen? Buchen Sie eine TrackTik-Demo .

Häufig gestellte Fragen

Im Sicherheitsbereich bedeutet Verantwortlichkeit, dass jeder Mitarbeiter, Vorgesetzte und Manager nachweisen kann, dass er seinen Aufgaben nachgekommen ist. Für Kunden bedeutet dies den Nachweis, dass Patrouillen stattgefunden haben, Vorfälle bearbeitet und Probleme weiterverfolgt wurden. Verantwortlichkeit schafft Vertrauen, schützt Verträge und steigert die Leistung des gesamten Teams.

Setzen Sie klare Erwartungen, überprüfen Sie die Arbeit objektiv und sorgen Sie für konsequente Nachkontrolle. Checkpoint-Scans im TrackTik-Wächterkontrollsystem , GPS-verifizierte Standorte und zeitgestempelte Berichte zeigen, ob Kontrollen und Aufgaben abgeschlossen wurden. So basiert das Coaching auf Fakten und nicht auf subjektiven Eindrücken.

Nutzen Sie eine Sicherheitsmanagement-Software, die GPS-Standorte, Kontrollpunkt-Scans, abgeschlossene Aufgaben und Vorfälle mit Zeitstempel und Fotos erfasst, und teilen Sie diese Daten anschließend mit Ihren Kunden über Berichte oder ein Kundenportal. Wenn Kunden die Arbeit selbst einsehen können, gibt es kaum noch Raum für Zweifel.

Ein täglicher Tätigkeitsbericht (DAR) fasst die Ereignisse auf einem Einsatzort während einer Schicht zusammen, einschließlich durchgeführter Kontrollgänge, Vorfälle, Aufgaben und Notizen für die nächste Schicht. Er ist oft das wichtigste Kommunikationsmittel zwischen einem Sicherheitsunternehmen und seinem Kunden. ReportPro AI unterstützt die Sicherheitskräfte dabei, ihre groben Notizen in klare, kundenfertige Berichte umzuwandeln.

Ja, in den meisten Fällen. Indem Sie Ihren Kunden Zugriff auf Ihre Echtzeitdaten gewähren, ersetzen Sie Telefonate und Stichproben durch einen sichtbaren Leistungsnachweis. Mit dem TrackTik-Kundenportal und den Business-Intelligence-Dashboards können Sie genau steuern, welche Daten jeder Kunde sieht.

TrackTik dokumentiert die Arbeit auf allen Ebenen. Einsatzkräfte scannen Kontrollpunkte und erstellen zeitgestempelte Einsatzberichte , Vorgesetzte sehen Abweichungen in Echtzeit, und die Berichte erreichen die Kunden automatisch. Das Ergebnis ist eine gemeinsame Leistungsdokumentation, auf die sich Einsatzkräfte, Führungskräfte und Kunden gleichermaßen verlassen können. Vereinbaren Sie eine TrackTik-Demo und erleben Sie es selbst.