Warum Sie bei Ihrem täglichen Tätigkeitsbericht auf papierlos umsteigen sollten

In dieser Folge gehen wir auf die zahlreichen Gründe ein, warum jedes Sicherheitsunternehmen bei den täglichen Tätigkeitsberichten seines Sicherheitsteams auf papierlose Verfahren umsteigen sollte. Die meisten Unternehmen reduzieren seit Jahren ihren Papierverbrauch, doch bei Sicherheitsunternehmen stoßen wir nach wie vor auf Widerstände gegen diese Veränderung. Mittlerweile sind die Kosten für die Verwendung von Papier zu hoch, als dass man nicht auf eine digitale Lösung umsteigen sollte.

Papier kostet Zeit

Die Verwendung von Papierberichten führt zu einer Reihe von Ineffizienzen, die viel Zeit kosten. Zunächst einmal muss der Vorgesetzte den Bericht nicht einfach per Knopfdruck versenden und empfangen, sondern ihn tatsächlich beim Wachmann abholen. Das bedeutet, dass entweder der Wachmann im Büro vorbeikommt oder der Vorgesetzte eine Runde dreht, um die Berichte abzuholen.

Anschließend muss der Vorgesetzte den Bericht entziffern und dabei mit einer möglicherweise unleserlichen Handschrift oder Rechtschreibfehlern zurechtkommen. Sobald der Bericht dann vorzeigbar ist, muss er in der Regel eingescannt werden, um ihn an den Kunden zu senden. Glauben Sie auch nicht, dass Sie die Wachleute den Bericht einfach direkt zum Kunden bringen lassen können.

„Es läuft wahrscheinlich immer noch“, sage ich zu Johnny, „aber nicht länger als 90 Tage, denn dann wird dort eine andere Firma tätig sein.“ Handschriftliche Wachberichte sind oft schlampig verfasst, und die meisten Kunden bevorzugen mittlerweile eine digitale Kopie und möchten nicht, dass ihnen ein Zettel unter der Tür durchgeschoben wird.

Selbst wenn wir die Berichte an den richtigen Ort bringen, kostet Papier immer noch enorm viel Zeit. Man kann darin nicht nach bestimmten Vorfällen suchen. Wer Vorfallsmuster analysieren möchte, muss die Werte manuell in eine Datenbank eingeben. Das Bearbeiten, Rückgängigmachen oder die Rechtschreibprüfung sind wesentlich schwieriger. Wenn man die Berichterstellung stattdessen über Business-Intelligence-Tools durchführt, ist die Analyse ein Nebenprodukt der Arbeit und kein separater Dateneingabeaufwand.

Papier kostet Geld

Sicher, ein einzelnes Blatt Papier kostet nur sehr wenig, aber all diese Blätter summieren sich schnell, und das Papier selbst macht nur den geringsten Teil der Kosten aus. Die Druckkosten, die Lagerung und die Arbeitsstunden der Vorgesetzten, die für das Einsammeln, Abtippen und Scannen aufgewendet werden, sind es, die sich tatsächlich ansammeln – Schicht für Schicht, Standort für Standort.

Wenn man dann noch das Kopierpapier hinzuzählt, das als Serviette oder zum Aufwischen von Verschüttetem verwendet wird oder einfach im Auto oder im Wachhäuschen liegen bleibt und dort vergessen wird, kommt eine ganze Menge Papier zusammen. Hinzu kommt, dass all diese Berichte auch einen stetigen Bedarf an Stiften und Schreibunterlagen mit sich bringen. Für sich genommen ist keiner dieser Posten besonders groß, und genau deshalb wird das Ganze nie überprüft.

Papier ist nicht rechenschaftspflichtig

Die Verwendung von Papierberichten macht es den Beamten leicht, nachlässig zu sein, indem sie Zeitangaben runden oder sie sogar ganz erfinden. Rechenschaftspflicht ist wichtig, und Ihre Berichte müssen dies widerspiegeln.

„Wenn man es sich als Beamter wirklich leicht machen will, verfasst man seinen Bericht einfach im Voraus oder schreibt ihn erst am Ende der Schicht. Man rundet all diese Zeiten ab, es gibt keinen Nachweis darüber, wann der Bericht tatsächlich verfasst wurde – es ist superleicht, den Bericht zu fälschen“, sagt Johnny.

Außerdem ist „meinen Bericht schreiben“ eine klassische Ausrede von Wachpersonal, um im Dienst die Zeit zu vertrödeln. Mit TrackTik und Funktionen wie Kontrollpunkten, die an festgelegten Orten präzise Zeitstempel erzeugen, werden Ihre Wachleute automatisch zur Rechenschaft gezogen und erstellen mit weniger Aufwand genauere Berichte. Die Berichte werden während der Schicht über die Wach-App eingereicht, ohne dass der Wachmann seinen Posten verlassen muss, und Sie können Fotos, Videos, Audioaufnahmen und GPS-Positionen anhängen, um Beweise statt Beschreibungen beizufügen.

Papier ist unordentlich und wirkt unprofessionell

In den meisten Fällen gehen Sicherheitskräfte während ihrer Schicht den einfachen Weg und übersehen dabei wichtige Informationen in einem Vorfallbericht. Hier ist eine kurze Liste von nachlässigen, unprofessionellen Fehlern, die wir in den schriftlichen Tagesberichten immer wieder beobachten:

• Verschütteter Kaffee
• Lebensmittelabstriche
• Zerknülltes Papier
• Es wurden verschiedene Farben verwendet, sogar Buntstifte
• Unzählige Rechtschreib- und Grammatikfehler

Die Lösung besteht nicht darin, den Mitarbeitern zu sagen, sie sollen ordentlicher schreiben. Die Lösung sind vorgegebene Felder, die keine unvollständigen Einträge zulassen, und ein Assistent, der grobe Feldnotizen in eine für den Kunden lesbare Form umwandelt.

Papierformat versus digitales DAR – Aufgabe für Aufgabe

Das Argument für die papierlose Arbeitsweise wird meist allgemein mit Effizienz begründet – ein Argument, dem man leicht zustimmen und das man dann wieder vergessen kann. Es wirkt jedoch viel überzeugender, wenn man es auf die einzelnen Aufgaben aufschlüsselt, die ein täglicher Tätigkeitsbericht erfüllen muss:

Betrachten Sie die mittlere Spalte als eine Liste von Aufgaben, die nur deshalb existieren, weil es sich um ein Papierformat handelt. Keine davon hat etwas mit Sicherheitsarbeit zu tun.

Was ein digitaler Tagesbericht enthalten sollte

Die Digitalisierung ist nicht dasselbe wie das Abfotografieren eines Papierformulars. Ein DAR, der den Umstieg lohnt, erfasst Dinge, die Papier strukturell nicht erfassen kann:

• Der Zeitpunkt der Erfassung, nicht der angegebene Zeitpunkt. Wird zum Zeitpunkt des Scans oder der Erfassung erfasst, sodass der Datensatz nicht nachträglich ergänzt werden kann.
• Position. Die im Datensatz enthaltenen GPS-Daten verknüpfen eine Beobachtung mit einem Ort, wodurch die Abdeckung nachweisbar und nicht nur behauptbar ist.
• Angehängte Medien. Fotos, Videos und Audiodateien sind direkt im Bericht selbst enthalten und befinden sich nicht in der Galerie eines Handys.
• Vorgegebene Struktur. Dank der Schritt-für-Schritt-Felder füllt ein neuer Beamter im Nachtdienst denselben Bericht aus wie ein Beamter mit zehnjähriger Berufserfahrung.
• Ein Prüfpfad für Bearbeitungen. Wer hat was wann geändert? Wenn ein Bericht unbemerkt umgeschrieben werden kann, ist er kein Beweismittel.
• Ein Weg zum Kunden. Es wird zusammengestellt und weitergegeben, ohne dass ein Vorgesetzter es neu erstellen muss, sodass es tatsächlich jede Woche beim Kunden ankommt und nicht erst dann, wenn jemand daran denkt.

Wird das standhalten, wenn es zu einem Rechtsstreit kommt?

Das ist die Frage, die den Streit in der Regel beilegt, und es lohnt sich, sie zu stellen, bevor man die Antwort darauf braucht. Ein Sturzunfall, ein Arbeitsrechtsstreit oder ein Diebstahlsfall können ein oder zwei Jahre nach dem darin beschriebenen Vorfall zur Sprache kommen. Zu diesem Zeitpunkt hängt der Wert der Aufzeichnung ausschließlich davon ab, ob man ihr vertrauen kann.

Ein Bericht in Papierform liefert weder einen Nachweis darüber, wann er verfasst wurde, noch gibt er einen Standpunkt wieder, und es gibt keine Möglichkeit, nachträgliche Änderungen daran zu verhindern. Eine verifizierte digitale Aufzeichnung enthält zeitgestempelte Foto-, Video-, Audio- und GPS-Beweise direkt im Bericht selbst. ReportPro AI speichert das Original und die überarbeitete Version nebeneinander zusammen mit einem Prüfprotokoll auf Feldebene, sodass die Verbesserung der Lesbarkeit eines Berichts niemals den Verlust des ursprünglichen Berichts des Beamten bedeutet. Dieser Unterschied ist von großer Bedeutung, falls jemals jemand fragt, wie sich der Wortlaut geändert hat.

Die Aufbewahrungsfristen variieren je nach Vertrag und Rechtsordnung. Klären Sie daher mit Ihrem Rechtsbeistand, welche Unterlagen Sie wie lange aufbewahren müssen, anstatt davon auszugehen, dass die Standardeinstellung der Plattform ausreicht.

So werden Sie in 30 Tagen papierlos

1. Tag 1 bis 7: Wählen Sie einen Standort aus, nicht das gesamte Buch. Entscheiden Sie sich für einen Standort mit einem kooperativen Vorgesetzten und einem angemessenen Personalbestand. Nichts bringt eine Einführung schneller zum Scheitern, als mit dem schwierigsten Standort zu beginnen.
2. Tag 1 bis 7: Gestalten Sie das Formular als geführte Felder neu. Nehmen Sie Ihr bestehendes DAR-Formular in Papierform zur Hand und wandeln Sie jeden Abschnitt in ein Pflichtfeld um. Fügen Sie in dieser Phase noch keine neuen Elemente hinzu.
3. Tag 8 bis 14: Führen Sie beides parallel durch. Eine Woche, in der Sie die Papierversion und die digitale Version nebeneinander nutzen, zeigt Ihnen, was dem Formular fehlt, während Sie noch auf die Papierversion zurückgreifen können.
4. Tag 15 bis 21: Senden Sie dem Kunden die digitale Version. Seine Reaktion ist der eigentliche Test. Fragen Sie gezielt, was er jetzt erhält, was er zuvor nicht hatte.
5. Tag 22 bis 30: Verzichten Sie auf schriftliche Anweisungen und führen Sie die Maßnahme nach Standortgruppen durch. Lassen Sie die Verantwortlichen des ersten Standorts die nächsten schulen. Eine Schulung durch Kollegen ist immer besser als ein Memo aus der Zentrale.

Mit der Konkurrenz Schritt halten

Ihre Mitbewerber stellen auf papierloses Arbeiten um. Wenn Sie weiterhin auf Papier setzen, heben Sie sich – im negativen Sinne – von der Konkurrenz ab. Kunden mögen weder Unordnung noch mangelnde Nachvollziehbarkeit, und die Zeit, die durch manuelle Berichterstellung verloren geht, hindert Sie daran, wettbewerbsfähig zu sein. Es ist Zeit für eine Veränderung, falls Sie dies noch nicht getan haben.

Bei einem größeren Betrieb gilt dieselbe Logik, nur mit mehr Nullen. Ein Sicherheitsteam eines Unternehmens, das Hunderte von Standorten betreut, kann auf dem Papier nichts standardisieren, und eine Leitstelle ist nur so gut wie die Qualität der Informationen, die von den Standorten an sie übermittelt werden.