Warum Sie bei Ihrem täglichen Tätigkeitsbericht auf papierlos umsteigen sollten

Warum Sie bei Ihrem täglichen Tätigkeitsbericht auf papierlos umsteigen sollten

In der heutigen Folge beschäftigen wir uns mit den vielen, vielen Gründen, warum jedes Sicherheitsunternehmen bei den täglichen Tätigkeitsberichten seines Sicherheitsteams auf papierlose Verfahren umsteigen muss. Fast 80 % aller Unternehmen verfolgen Strategien zur Reduzierung des Papierverbrauchs, doch allzu oft sehen wir immer noch Sicherheitsunternehmen, die sich gegen Veränderungen sträuben. Mittlerweile sind die Kosten für die Verwendung von Papier zu hoch, als dass man nicht auf eine digitale Lösung umsteigen sollte.

Papier kostet Zeit

Die Verwendung von Papierberichten führt zu einer Reihe von Ineffizienzen, die viel Zeit kosten. Zunächst einmal muss der Vorgesetzte den Bericht nicht einfach per Knopfdruck versenden und empfangen, sondern ihn tatsächlich beim Wachmann abholen. Das bedeutet, dass entweder der Wachmann im Büro vorbeikommt oder der Vorgesetzte eine Runde dreht, um die Berichte abzuholen.

Anschließend muss der Vorgesetzte den Bericht entziffern und sich dabei mit möglicherweise unleserlicher Handschrift oder Rechtschreibfehlern auseinandersetzen. Sobald der Bericht dann vorzeigbar ist, muss er in der Regel eingescannt werden, um ihn an den Kunden zu senden. Glauben Sie auch nicht, dass Sie die Wachleute den Bericht einfach direkt zum Kunden bringen lassen können.

„Es läuft wahrscheinlich immer noch“, sage ich zu Johnny, „aber nicht länger als 90 Tage, denn dann wird dort eine andere Firma tätig sein.“ Handschriftliche Wachberichte sind oft schlampig verfasst, und die meisten Kunden bevorzugen mittlerweile eine digitale Kopie und möchten nicht, dass ihnen ein Zettel unter der Tür durchgeschoben wird.

Selbst wenn wir die Berichte an der richtigen Stelle haben, kostet Papier immer noch enorm viel Zeit. Man kann darin nicht nach bestimmten Vorfällen suchen. Wenn man Vorfallsmuster analysieren möchte, muss man die Werte manuell in eine Datenbank eingeben. Es ist viel schwieriger, etwas zu bearbeiten, rückgängig zu machen oder die Rechtschreibung zu überprüfen.

Papier kostet Geld

Sicher, ein einzelnes Blatt Papier kostet nur sehr wenig, aber all diese Blätter summieren sich sehr schnell. Zusätzlich zu ihrem regulären, notwendigen Papierverbrauch nehmen sich Mitarbeiter oft Papier für private Zwecke mit. Umfragen haben ergeben, dass über die Hälfte der amerikanischen Arbeitnehmer schon einmal Büromaterial gestohlen hat, wobei Papier ganz oben auf der Liste der am häufigsten gestohlenen Gegenstände steht.

Wenn man dann noch die Wachleute hinzunimmt, die Kopierpapier als Servietten verwenden oder damit Verschüttetes aufwischen, oder es einfach nur in ihr Auto oder in die Wachhütte legen und es dann vergessen – das ergibt eine Menge Papierverbrauch. Außerdem bedeuten all diese Berichte einen hohen Verbrauch an Stiften, einem weiteren Gegenstand, der in erschreckendem Ausmaß gestohlen wird.

Papier ist nicht rechenschaftspflichtig

Die Verwendung von Papierberichten macht es den Beamten leicht, nachlässig zu sein, indem sie Zeitangaben runden oder sie sogar ganz frei erfinden.Rechenschaftspflicht ist wichtig, und Ihre Berichte müssen dies widerspiegeln.

„Wenn man als Beamter wirklich faulenzen will, schreibt man seinen Bericht einfach im Voraus oder erst am Ende der Schicht. Man rundet all diese Zeitangaben ab, es gibt keinen Nachweis dafür, wann er tatsächlich verfasst wurde – es ist superleicht, den Bericht zu fälschen“, sagt Johnny.

Außerdem ist „meinen Bericht schreiben“ eine klassische Ausrede von Wachpersonal, um im Dienst zu faulenzen. Mit Silvertrac und Funktionen wie „Checkpoints“, die an festgelegten Orten präzise Zeitstempel erzeugen, werden Ihre Wachleute automatisch zur Rechenschaft gezogen und erstellen mit weniger Aufwand genauere Berichte. Sie können die Software auch zum Aufnehmen von Fotos nutzen, wodurch die Berichte noch aussagekräftiger werden.

Papier wirkt unordentlich und unprofessionell

In den meisten Fällen wählen Sicherheitskräfte während ihrer Schicht den einfachen Weg und übersehen dabei wichtige Informationen in einem Vorfallsbericht. Hier ist eine kurze Liste schlampiger, unprofessioneller Fehler, die wir in den schriftlichen Tagesberichten immer wieder beobachten:

• Verschütteter Kaffee
• Lebensmittelabstriche
• Zerknülltes Papier
• Es wurden verschiedene Farben verwendet, sogar Buntstifte
• Unzählige Rechtschreib- und Grammatikfehler.

Mit der Konkurrenz Schritt halten

Ihre Mitbewerber stellen auf papierlos um. Wenn Sie weiterhin auf Papier setzen, heben Sie sich – im negativen Sinne – von der Konkurrenz ab. Kunden mögen weder Unordnung noch mangelnde Nachvollziehbarkeit, und diese Verschwendung von Zeit und Geld wird Ihre Wettbewerbsfähigkeit beeinträchtigen. Es ist Zeit für eine Veränderung, falls Sie dies noch nicht getan haben.

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