So verfassen Sie einen aussagekräftigen täglichen Tätigkeitsbericht

So verfassen Sie einen aussagekräftigen täglichen Tätigkeitsbericht

In der heutigen Folge sprechen wir darüber, wie man einen täglichen Aktivitätsbericht (DAR) verfasst, um Vorfälle zu dokumentieren, daraus Lehren zu ziehen und den Kunden die täglichen Aktivitäten klar zu vermitteln. Ein hochwertiger DAR ist eines der wichtigsten Instrumente für Verbesserung der Kundenbindung.

Hören Sie sich diese Folge an, bewerten Sie sie und schreiben Sie eine Rezension in iTunes oder bei Stitcher Radio:

Der tägliche Tätigkeitsbericht spiegelt Ihre Arbeit wider

In den meisten Fällen bekommt der Kunde die eigentliche Arbeit, die Ihr Team leistet, gar nicht mit. Er ist nicht dabei, um die unzähligen Aufgaben zu beobachten, die Sie täglich erledigen, um sein Eigentum zu schützen. Er sieht den DAR, und wenn dieser schlampig und unvollständig ist, wird er davon ausgehen, dass Ihre Arbeit ebenso mangelhaft ist.

„Das spiegelt die Zeit wider, die du vor Ort verbringst“, sage ich zu Chris. „Je mehr Zeit du in den Bericht investierst, um sicherzustellen, dass er ein positives Bild deines Unternehmens vermittelt, desto größer ist der Einfluss darauf, wie dein Kunde dich und deine Dienstleistungen vor Ort wahrnimmt.“

Um genauer darauf einzugehen: Das Führen eines genauen Protokolls über jeden Vorfall und Ihrer Reaktion trägt wesentlich dazu bei, Vertrauen und Zuversicht bei Ihren Kunden aufzubauen.

Warum Genauigkeit so wichtig ist

Die genaue Erfassung von Ankunfts- und Abfahrtszeiten ist für einen aussagekräftigen Tagesbericht von entscheidender Bedeutung. Moderne DAR-Systeme, die papierlos sind und über mobile Geräte aktualisiert werden können, sind in dieser Hinsicht äußerst hilfreich, da sie es den Mitarbeitern ermöglichen, die Informationen unmittelbar nach dem Ereignis einzugeben, anstatt später zurückgehen und versuchen zu müssen, sich an die Uhrzeit zu erinnern. Wie Chris betont, geht die Bedeutung einer genauen Zeiterfassung von Ankunfts- und Abfahrtszeiten weit über die Kundenzufriedenheit hinaus.

„Vielleicht ist ja ein Vorfall passiert …“, sagt er, „wenn es jemals vor Gericht käme und man vor einem Richter und einer Jury erscheinen müsste, könnten all diese Dinge angefochten werden.“ Ungenaue Zeiterfassungsdaten könnten den Rest Ihrer Notizen ungültig machen, rechtliche Probleme verursachen und ein schlechtes Licht auf Ihr Unternehmen und Ihren Kunden werfen. Deshalb empfiehlt Chris, Berichte zu erstellen, die auf die Sekunde genau sind.

Es ist gut, sich immer vor Augen zu halten, dass Ihr DAR eines Tages in einem Gerichtsverfahren verwendet werden könnte. Deshalb ist es so wichtig, sowohl alle kleinen Details als auch die großen Ereignisse festzuhalten. Man weiß nie, was später einmal von Bedeutung sein könnte.

Es ist NICHT alles in Ordnung

Chris und ich müssen gemeinsam über die gängige Bezeichnung „Code 4“ oder „Alles in Ordnung“ schmunzeln, die in so vielen Tagesberichten auftaucht. Abgesehen davon, dass sie Kunden, Vorgesetzte und andere, die mit diesem Jargon möglicherweise nicht vertraut sind, verwirrt, ist sie einfach nur eine nutzlose Bezeichnung.

„Das bringt Ihrem Kunden keinen Mehrwert …“, sage ich zu Chris. „Anstatt zu sagen: ‚Alles ist in Ordnung‘, könnten Sie doch sagen: ‚Ich habe das Gelände und den Zaun überprüft, ich habe die wertvollen Gegenstände auf dem Grundstück überprüft‘ und diese dann aufzählen. Gehen Sie detailliert auf die durchgeführten Maßnahmen ein.“

Diese zusätzliche Detailgenauigkeit zeigt dem Kunden nicht nur, wie viel Mühe Sie sich gegeben haben, sondern stellt auch sicher, dass Ihr Bericht keine Unstimmigkeiten oder Ungenauigkeiten enthält, und kann Sie vor einer Haftung schützen.

Außerdem kann das Festhalten dieser kleinen Vorfälle hilfreich sein, um herauszufinden, welche wichtigen Aufgaben Ihnen möglicherweise entgehen oder welche Abläufe effektiver gestaltet werden könnten. Wenn Sie gar nicht wissen, was Sie eigentlich tun, können Sie auch keine Verbesserungsmöglichkeiten finden.