Blackbird Security steigert die Effizienz durch die Automatisierung von TrackTik

Blackbird Security steigert die Effizienz durch die Automatisierung von TrackTik

Blackbird Security steigert die Effizienz durch die Automatisierung von TrackTik

Blackbird Security hat mit der Automatisierung durch TrackTik ein völlig neues Maß an Effizienz erreicht. CEO Ranko Vukovic berichtet, wie die Plattform die Terminplanung, Rechnungsstellung und Berichterstellung optimiert und damit eine datengesteuerte Transformation vorangetrieben hat.

Blackbird Security ist einer der am schnellsten wachsenden Anbieter professioneller Sicherheitsdienstleistungen in Kanada. Als das Unternehmen 2015 gegründet wurde, lag der Schwerpunkt zunächst auf dem damals einzigen Hauptsitz in Vancouver, British Columbia. Als sich die Nachricht von der hohen Kompetenz des Unternehmens im Sicherheitsbereich verbreitete, wurden nationale Einzelhandelsketten wie Loblaws, Sephora und Best Buy auf Blackbird Security aufmerksam. Inzwischen ist Blackbird Security in ganz Kanada vertreten, beschäftigt etwas mehr als 2.000 Mitarbeiter und verfügt über einen weiteren Hauptsitz in Toronto.

Herausforderung: Wachstumsschwierigkeiten bei der Expansion

In der Anfangszeit von Blackbird ließ sich der Einsatz von Sicherheitskräften noch ausreichend mit manuellen Prozessen bewältigen. Eine einfache Planungs-App bot genügend Einblick in die Aktivitäten der Sicherheitskräfte, um die Schichten zu verwalten. Doch als das Unternehmen wuchs und die Anforderungen der Kunden zunahmen, wurde Blackbird klar, dass die internen Ressourcen nicht ausreichten, um Schritt zu halten.

Geschäftsführer Ranko Vukovic wusste, dass die Lösung in der Automatisierung liegen würde. „Solange wir alles manuell erledigten, war das nur bis zu einem gewissen Grad zu bewältigen. Als wir größere Kunden gewannen, wurde uns klar, dass wir Programme brauchten, die diese Aufgaben für uns übernehmen konnten.“

Obwohl sich das Team verschiedene Management- und Verwaltungsanwendungen ansah, war Blackbird fest davon überzeugt, dass es einen besseren Weg geben müsse, und suchte nach einem stärker integrierten Ansatz.

Lösung: Digitalisierung mit TrackTik

Als Blackbird die Zahl seiner Sicherheitskräfte von Hunderten auf Tausende erhöhte, wurden die Mitarbeiter durch manuelle Arbeitsabläufe stark eingeschränkt. Die TrackTik-Plattform würde diesen Anstieg des Verwaltungsaufwands verringern.

Für Vukovic und sein Team war die Vernetzung aller Bereiche ihres Unternehmens entscheidend für den Erfolg. Sie wünschten sich ein System, das vollständige Transparenz bei der Einsatzplanung der Wachkräfte, der Rechnungsstellung und der Berichterstattung bietet, um einen möglichst reibungslosen Betriebsablauf zu gewährleisten.

Vukovic erklärte: „Ich habe mir mehrere Apps und verschiedene Programme angesehen, die nicht miteinander kompatibel waren. Ich wollte nur eine einzige Plattform nutzen, auf der ich alles, was ich brauchte, an einem Ort finden konnte.“

Die Einfachheit der TrackTik-Plattform gab letztlich den Anstoß für die digitale Umstellung, doch schon bald erkannten die Mitarbeiter von Blackbird, welche transformative Kraft ein integriertes Tool für das Personalmanagement im Bereich der physischen Sicherheit entfalten kann. Anpassbare Arbeitsabläufe, die für die unterschiedlichen Bedürfnisse ihrer Kunden entscheidend waren, standen ihnen nun zur Verfügung.

Ergebnisse: Eine datengesteuerte Transformation

Nicht zuletzt dank eines sehr kommunikativen und kooperativen Implementierungsteams sowie der einfach zu installierenden Integrationen gelang es Blackbird, von Anfang an eine einheitliche Nutzung von TrackTik abteilungsübergreifend zu erreichen. Sowohl die Einsatzplaner als auch die Personal- und Finanzabteilungen konnten mit der TrackTik-Lösung neue Effizienzgewinne erzielen.

Beseitigung von Unsicherheiten beim Schichtmanagement im Wachdienst

Blackbird hat in den letzten Jahren ein enormes Wachstum verzeichnet, und vor der Einführung von TrackTik war es aufgrund der schieren Anzahl der Sicherheitskräfte im Einsatz für die internen Mitarbeiter unmöglich, das Schichtmanagement manuell zu bewältigen.

Herkömmliche Ansätze verfügten nicht über die erforderlichen Funktionen zur Erfassung der Arbeitsbeginn- und -endzeiten, um genau zu wissen, wann und wo die Sicherheitskräfte zu ihren Schichten erschienen. Das Blackbird-Team schätzte es, dass das TrackTik-System über integrierte Benachrichtigungen verfügte, sodass Kunden in Echtzeit Einblick in die Arbeitsbeginn- und -endzeiten der Sicherheitskräfte erhielten. Diese Funktion machte das manuelle Anrufen einer Filiale überflüssig, um zu überprüfen, ob ein Sicherheitsmitarbeiter pünktlich eingetroffen war, und half bei der Überprüfung des Schichtabschlusses.

Da TrackTik zudem die Zertifizierungen und Lizenzen der Sicherheitskräfte nachverfolgen kann, können sich die Kunden von Blackbird darauf verlassen, dass bei Abwesenheit eines Sicherheitsmitarbeiters ein voll qualifizierter Ersatz zur Verfügung steht. Abwesenheiten gehören zum normalen Geschäftsalltag, doch Kunden müssen sicher sein können, dass ihnen die richtigen Ressourcen zur Verfügung stehen, um etwaige Änderungen im Dienstplan aufzufangen.

Optimierung der Verwaltungsabläufe

Durch die Nutzung der Backend-Funktionen des TrackTik-Systems konnten die administrativen Probleme, mit denen Blackbird zu kämpfen hatte, reduziert werden. Die Buchhaltungs- und Lohnbuchhaltungsabteilungen haben vollständigen Einblick in die geleisteten Schichten, sodass sie etwaige Unstimmigkeiten auf der Grundlage von Daten klären können. Diese Nachvollziehbarkeit schafft ein neues Maß an Vertrauen in die Art und Weise, wie Blackbird seinen Kunden Rechnungen stellt und seine Sicherheitskräfte bezahlt.

TrackTik hat den Verwaltungsmitarbeitern von Blackbird unzählige Stunden bei der Überprüfung und dem Abgleich manueller Stundenzettel eingespart und ihnen dabei geholfen, Ressourcen effektiver einzusetzen. Jeder Schichtwechsel und jede geleistete Arbeitsstunde wird mühelos erfasst, sodass die Mitarbeiter innerhalb von Sekunden Berichte exportieren können, um Rechnungen automatisch zu erstellen – eine Aufgabe, für die die Rechnungsabteilung sonst Wochen gebraucht hätte.

Transparenz für Kunden schaffen

Blackbird profitiert mit TrackTik nicht nur von einer höheren betrieblichen Effizienz in seinen Büros, sondern auch die Kunden des Unternehmens erkennen den Nutzen der Lösung. Es geht nicht mehr darum, Informationen aufzuspüren oder Papierkram zu durchforsten, um den Kunden Einblicke zu liefern. Stattdessen können sich die Kunden von Blackbird über die TrackTik-Plattform selbst bedienen.

Blackbird hat den Zugang zum Kundenportal innerhalb des TrackTik-Systems individuell angepasst, sodass Kunden sich einloggen können, um Leistungskennzahlen der Sicherheitskräfte in Echtzeit einzusehen. Kunden haben vollständigen Einblick in die Einsätze der Sicherheitskräfte an all ihren Standorten, ohne zusätzliche Informationen von ihrem Sicherheitsdienstleister anfordern zu müssen. Dies verschafft den Kunden einen willkommenen Einblick in einen Aspekt des Personalmanagements im Sicherheitsbereich, der sonst oft nur eingeschränkt zugänglich ist.

Kunden können sogar Benachrichtigungen über Vorfälle in Echtzeit oder Meldungen über den Abschluss von Rundgängen erhalten, um sicherzugehen, dass ein Wachmann seine Aufgaben zur Sicherung eines Standorts erfüllt hat. Dank automatisch generierter E-Mails und Berichte können Blackbird-Kunden Probleme proaktiv angehen, anstatt zu warten, bis es zu spät ist.

Innovative Sicherheitskonzepte für die Zukunft

Das Blackbird-Team ist gespannt darauf, welche Möglichkeiten die Automatisierung ihnen eröffnen wird. Die Nutzung des Data Lab von TrackTik war für die Kunden eine echte Augenöffnung, da sie nun Zugriff auf detaillierte Analysen zu Produktivitätskennzahlen haben. Diese Erkenntnisse haben den Weg für datengestützte Alternativen bei der Bewertung der Mitarbeiterleistung geebnet. Die Analysen decken Lücken in der Schulung oder Auffälligkeiten in der Leistung der Belegschaft auf, die behoben werden müssen.

Durch die Unterstützung der Entscheidungsfindung mittels automatisierter Berichterstellung konnte Blackbird seine Ressourcen optimieren und zukünftige Herausforderungen besser antizipieren, um in einer sich rasch wandelnden Sicherheitslandschaft stets einen Schritt voraus zu sein.

Als die Expansion die internen Ressourcen überstieg, wandte sich Blackbird an TrackTik, um Terminplanung, Gehaltsabrechnung und Kundenberichte zu vereinheitlichen - ohne Abstriche bei der Servicequalität.