TrackTiks „Site Tasks“ im Detail: Die Arbeit zwischen den Touren in Belege umwandeln

TrackTiks „Site Tasks“ im Detail: Die Arbeit zwischen den Touren in Belege umwandeln

Höchstwahrscheinlich leisten Ihre Wachleute mehr, als im Vertrag vorgesehen ist.

Ein Bauleiter macht auf ein verdächtiges Fahrzeug aufmerksam und bittet jemanden, es im Auge zu behalten. Eine Feuerlöscherprüfung steht an, und niemand sonst wird sie durchführen. Über Nacht fällt Schnee, und ein Wachmann räumt einen Weg frei, bevor die Frühschicht eintrifft. Nichts davon steht auf dem Rundgangplan. Alles wird trotzdem erledigt – und verschwindet dann wieder. Kein Zeitstempel, keine Aufzeichnung, kein Einzelposten bei der Vertragsverlängerung. Nur ein Team, das über das Übliche hinausgegangen ist, und ein Unternehmen, das die Kosten übernommen hat, ohne dafür Anerkennung zu erhalten.

Genau diese Lücke soll „Site Tasks“ schließen.

Die Software für Wachrundgänge erfüllt ihren Zweck gut: Sie bestätigt, dass ein Rundgang stattgefunden hat, dass die Kontrollpunkte angefahren wurden und dass die Route vollständig abgegangen wurde. Aber ein Rundgang ist binär – er hat begonnen, er ist beendet. In diesem Modell ist kein Platz für eine Aufgabe, die drei Tage dauert, die um 14 Uhr spontan angelegt wird oder die an eine bestimmte Anlage gebunden sein muss. Der Wachrundgang zeigt Ihnen, was während des Rundgangs passiert ist. Site Tasks erfasst alles andere.

Wir haben kürzlich ein Live-Webinar veranstaltet und dabei die Funktionsweise von Anfang bis Ende vorgestellt – die Demo, die zugrunde liegenden Prinzipien, die bereits veröffentlichten Funktionen und die weiteren Entwicklungspläne. Dieser Beitrag bietet einen tieferen Einblick; falls Sie sich das Ganze lieber in Aktion ansehen möchten, steht Ihnen auch die Aufzeichnung auf Abruf zur Verfügung. Hier sind die wichtigsten Punkte.

Was „Site Tasks“ eigentlich macht

Gehen Sie von der alltäglichen Realität aus. Eine Aufgabe kann im Voraus geplant oder spontan in Angriff genommen werden, wenn ein Kunde um 14 Uhr anruft. Sie hat während des gesamten Prozesses einen klaren Status – ausstehend, begonnen, abgeschlossen oder, falls sie nicht eingehalten wird, verpasst –, sodass nichts in der Schwebe bleibt.

Auf die Vielseitigkeit kommt es an. Dasselbe System eignet sich gleichermaßen für einen Sicherheitsmitarbeiter im Hochschulbereich, der einen Studenten zu seinem Auto begleitet, für eine Überprüfung der Notrufsäulen auf dem Campus gemäß dem Clery Act, für eine mehrtägige Compliance-Inspektion in einer Produktionsstätte sowie für einen Rundgang im Gesundheitswesen, bei dem während einer Schicht Statusaktualisierungen erforderlich sind. Sie definieren die Aufgabentypen, verfassen die Beschreibungen und legen fest, welche Stellen welche Aufgaben übernehmen, sodass ein Mitarbeiter genau sieht, was von ihm erwartet wird.

Ein paar Aspekte, die dafür sorgen, dass es nicht nur auf dem Papier, sondern auch in der Praxis einsetzbar ist:

• Es lässt sich nahtlos in Ihre bestehenden Abläufe integrieren. Aufgaben werden mit Ihren bestehenden Touren und Arbeitsabläufen verknüpft und können bestimmten Objekten zugeordnet werden – Sie müssen Ihren Betriebsablauf also nicht neu aufbauen, sondern bauen lediglich eine zusätzliche Struktur darauf auf. Das Ergebnis ist eine übersichtliche Kalenderansicht der geplanten Arbeiten, die wöchentlich, zweiwöchentlich oder monatlich festgelegt werden können.
• Die App ist speziell für das Smartphone konzipiert. Ein Wachmitarbeiter kann sich selbst eine Aufgabe zuweisen und diese später beginnen, einen erforderlichen Bericht mit benutzerdefinierten Feldern ausfüllen, eine Unterschrift leisten und Kommentare hinzufügen – alles direkt über die App. Wenn etwas Dringenderes dazwischenkommt, verschiebt er die Aufgabe und kehrt später dazu zurück.
• Der Kreislauf wird in Echtzeit geschlossen. Sobald eine Aufgabe abgeschlossen ist, erhalten die Vorgesetzten die aktuelle Information. Und all das fließt in einen einzigen Bericht ein, den Sie einem Kunden für jeden beliebigen Zeitraum vorlegen können – jede einzelne Aktivität ist darin dokumentiert.

Die drei Dinge, die jede Aufgabe mit sich bringt

Als wir einen Schritt zurücktraten und uns fragten, woran das liegt, kamen wir auf drei Punkte:

Verantwortlichkeit. Jede Aufgabe hat einen Verantwortlichen und einen Status. Ein Vorgesetzter kann in Echtzeit sehen, was erledigt ist, was gerade bearbeitet wird und was noch aussteht – ohne die Mitarbeiter hinterherlaufen zu müssen.

Transparenz. Ein einheitlicher, klarer Überblick über geplante und ungeplante Aktivitäten an allen Standorten. Man ist nicht mehr auf mündliche Informationen angewiesen, die bis zum Ende der Schicht schon wieder vergessen sind.

Dokumentation. Das ist das, was Teams bis zur Vertragsverlängerungssaison unterschätzen – und dann ist es das Einzige, was zählt. Mit einem Zeitstempel versehene, überprüfbare Aufzeichnungen darüber, was genau getan wurde, von wem und wann. Wenn es um Vertragsverhandlungen geht, treten Sie mit Belegen auf.

Was bietet TrackTik derzeit?

Derzeit sind vier Funktionen in der Produktion im Einsatz:

Erinnerungen. Richten Sie Erinnerungen für geplante Aufgaben ein, damit weniger davon unter den Tisch fallen. Das Ziel ist einfach: die Quote der versäumten Aufgaben senken und das Team auf Kurs halten.

Ausnahmeregeln. Legen Sie fest, was geschieht, wenn eine Aufgabe versäumt, verschoben, nicht abgeschlossen oder verspätet ist. Sie können eine Benachrichtigung per SMS oder E-Mail versenden oder – sofern Sie Command Center nutzen – diese als sofort angezeigte Handlungsaufforderung auslösen.

Einfache Aufgabenübergaben. Stellen Sie sich vor, ein Wachmann ist mit zehn Aufgaben überlastet, während ein Teamkollege nur fünf hat. Der überlastete Wachmann kann über die mobile App – ganz ohne Vermittlung durch eine Leitstelle – eine oder zwei Aufgaben weitergeben, wobei der Empfänger die Aufgabe annehmen oder ablehnen kann, sodass er die Kontrolle behält. Das ist ein echtes Sicherheitsventil für Situationen wie einen „Code Blue“ auf einer Etage, während auf einer anderen gerade eine Sicherheitskontrolle ansteht.

Analytics-Dashboard. Fassen Sie die Daten zu den Website-Aufgaben auf Website-, Zonen- oder Regionsebene zusammen und erkennen Sie Muster – auch die unangenehmen, wie zum Beispiel einen bestimmten Beitrag, bei dem immer wieder Aufgaben übersehen werden.

Wo sich die Einnahmen tatsächlich verstecken

Hier kommt der Punkt, der „Site Tasks“ von einem Betriebswerkzeug zu einem Geschäftsmodell macht.

Jede Anfrage außerhalb des Aufgabenbereichs, die ein Wachmann bearbeitet – Schnee schippen, eine zusätzliche Kontrolle durchführen, das gelegentliche „Könnten Sie auch …“ – wird zu einem dokumentierten, mit einem Zeitstempel versehenen Eintrag statt zu einem unsichtbaren Gefallen. Am Ende des Tages hat man eine Aufstellung der wertschöpfenden Arbeit, die von vornherein nie unsichtbar war.

Dann bieten die Analysen noch weitere interessante Möglichkeiten. Mit Data Lab können Sie den Trend nach Nutzern und Standorten visualisieren und beobachten, welche Ad-hoc-Aufgaben immer wieder auftreten. Diese Wiederholung ist ein Frühindikator: Eine Anfrage, die Ihr Team immer wieder kostenlos bearbeitet, ist oft ein neues Dienstleistungsangebot, für das noch ein Preis festgelegt werden muss. Unsere Empfehlung für die Umsetzung lautet: Definieren Sie eine Ad-hoc-Aufgabe, verknüpfen Sie diese mit Ihrem Berichtswesen und verfolgen Sie das Volumen, denn „Genau so viel haben wir zusätzlich für Sie geleistet“ ist eines der besten Argumente, die Sie einem Kunden gegenüber anführen können.

Fragen aus dem Webinar

Ist das bereits verfügbar oder kommt es bald? Es ist bereits verfügbar. Es befindet sich schon seit einiger Zeit in der Entwicklung und ist eine Erweiterung der Sicherheitsplattform – kein Versprechen aus der Roadmap.

Entstehen dabei Kosten? Ja, es handelt sich um ein kostenpflichtiges Add-on. Die Preise hängen von Ihrer Bereitstellung ab. Wenden Sie sich daher bitte an Ihren Kundenbetreuer oder Client Success Manager, der Ihnen auch dabei helfen kann, die Auswirkungen abzuschätzen.

Kann eine mobile Einheit diese Funktion nutzen? „Site Tasks“ ist auf Standortebene angesiedelt und für den stationären Wachdienst konzipiert – lässt sich aber auch auf den mobilen Einsatz übertragen. Wenn ein Streifengänger einen Standort nicht erreichen kann (aufgrund von Demonstranten, eines Unfalls oder einer Verzögerung), kann er den Auftrag aus dem Einsatzplan in eine Standortaufgabe umwandeln und diese an den bereits vor Ort befindlichen stationären Wachmann weitergeben, damit dieser den Auftrag in seinem Namen erledigt.

Kann ein Zone-Benutzer, der sich auf einer Baustelle anmeldet, die Baustellenaufgaben einsehen? Derzeit noch nicht – das System wurde für die statische Bewachung entwickelt. Aber wir erhalten immer wieder entsprechende Anfragen, und durch wiederholtes Feedback rücken solche Themen auf der Prioritätenliste nach oben.

Gibt es Pläne, die Benutzeroberfläche zu überarbeiten? Das ist bereits in Arbeit. Ein Teil dessen, was Sie gesehen haben, läuft auf unserem neueren Frontend-Framework, und wir gestalten das Nutzererlebnis umfassend neu – angefangen bei der Guard-App, da diese die meisten Nutzer betrifft.

Wie geht es weiter?

Ein paar Dinge, auf die wir uns wirklich freuen:

Wiederkehrende Aufgaben und die Frage der automatischen Zuweisung. Sie können eine Aufgabe bereits so planen, dass sie wöchentlich, zweiwöchentlich oder monatlich wiederholt wird. Was wir jedoch nicht tun, ist, sie einer bestimmten Person vorab zuzuweisen – ein Wachmann wird durch seine Anmeldung identifiziert, sodass die Aufgabe erst durch den Start der Aufgabe demjenigen zugewiesen wird, der gerade im Dienst ist. Die automatische Zuweisung steht zur Diskussion, und wir möchten Ihre Anwendungsfälle erfahren.

Zeitfenster. „Innerhalb von 5 Tagen“, „innerhalb von 10 Tagen“ – flexible Zeitvorgaben stehen auf der Prioritätenliste und haben hohe Priorität, insbesondere für Standorte mit hohen Compliance-Anforderungen wie beispielsweise in der Fertigung.

Feiertagsgerechte Planung. Bald können Sie Standortaufgaben rund um Feiertage, Vorfeiertage und die für Ihre Region spezifischen besonderen Tage festlegen – einmal einrichten, eine Erinnerung zur Anpassung hinzufügen und die manuelle Nachverfolgung einstellen.

Agentenbasierte Arbeitsabläufe, bei denen der Mensch im Loop bleibt. Niemand liebt es, an einem Montagmorgen vierzig Aufgaben neu zuzuweisen. Wir entwickeln gerade einen KI-Assistenten, der Ihre „Site Tasks“-Daten auswerten und entsprechend handeln kann – versäumte Aufgaben ausführen, anstehende Aufgaben planen, Routineaufgaben in großem Umfang erledigen –, während ein Mensch weiterhin die Kontrolle über die wichtigen Entscheidungen behält.