Voici pourquoi les logiciels de gestion des effectifs de sécurité sont essentiels pour offrir de meilleurs services de sécurité
Trackforce
20 février 2019 · 9 min de lecture
Les entreprises de sécurité sont en quête permanente d’efficacité opérationnelle, et la pression ne fait que s’accentuer à mesure que les marges se resserrent et que les clients exigent davantage de preuves de la qualité du service. C’est pourquoi il est essentiel de disposer d’une solution de gestion des effectifs de sécurité à toute épreuve.
Une solution adaptée peut aider votre entreprise de multiples façons. Vos opérations de sécurité gagneront en efficacité et vos agents seront plus productifs, tout en renforçant la compétitivité de votre entreprise et en optimisant vos résultats financiers. Voyons cela de plus près.
Points clés à retenir
- Un logiciel de gestion des effectifs est rentabilisé grâce aux gains d'efficacité qu'il permet de réaliser.
La réduction du temps consacré aux tâches administratives, la maîtrise des heures supplémentaires et la précision de la facturation permettent de préserver les marges, même si ce logiciel n'est pas un outil générateur de chiffre d'affaires. - Une intervention plus rapide permet de protéger les biens.
La visibilité en temps réel vous permet d'envoyer l'agent disponible le plus proche dès qu'un incident se produit. - La conformité et la planification deviennent plus faciles à grande échelle.
Un seul système permet d'organiser les opérations multisites à mesure que les règles, les contrats et les besoins en matière de couverture évoluent. - Les prestataires de services de sécurité et les équipes internes y trouvent tous deux leur compte.
Les prestataires se font concurrence sur la responsabilité et l'efficacité, tandis que les équipes internes disposent des données nécessaires pour justifier et augmenter leurs budgets. - TrackTik rassemble toutes ces fonctionnalités.
La planification, les opérations sur le terrain, la facturation et l'analyse s'appuient sur les mêmes données au sein d'une seule et même plateforme.
Qu'est-ce qu'un logiciel de gestion des effectifs de sécurité ?
Un logiciel de gestion des effectifs de sécurité est une plateforme qui aide les entreprises de sécurité et les équipes de sécurité internes à planifier, gérer et justifier leurs opérations à partir d'un seul et même système. Il remplace les tableurs, les registres papier et les applications disparates dont disposent la plupart des équipes au départ, et offre aux responsables une visibilité en temps réel sur l'ensemble des sites.
Une plateforme complète comprend généralement :
- Planification et suivi du temps de travail : création des plannings, suivi des présences et gestion des heures supplémentaires.
- Rondes et patrouilles : vérifier que les points de contrôle sont surveillés selon le planning prévu.
- Rapports d'incidents et d'activité quotidienne : consigner ce qui s'est passé, avec des photos et la localisation GPS.
- Répartition : envoyer rapidement le bon agent au bon endroit.
- Facturation et paie : transformer les heures validées en factures et en paies précises.
- Analyses et rapports clients : des tableaux de bord qui démontrent la valeur du travail accompli.
En quoi un logiciel de gestion du personnel de sécurité contribue-t-il à améliorer les résultats financiers ?
Une plateforme solide de gestion des effectifs de sécurité peut aider votre entreprise à optimiser son efficacité et avoir un impact positif sur votre marge bénéficiaire. Bien qu’elle ne soit pas conçue pour générer davantage de chiffre d’affaires, l’intégration d’un logiciel de gestion des effectifs dans l’ensemble de vos opérations de sécurité peut s’avérer extrêmement rentable lorsqu’il s’agit de maximiser vos bénéfices.
Grâce à une solution adaptée, une entreprise peut réduire considérablement le temps de réaction de son équipe de sécurité face à des menaces potentielles. Cela se traduit par des économies potentiellement importantes sous la forme d'actifs récupérés et protégés.
D'où proviennent ces économies ?
Voici comment le travail au quotidien évolue lorsque les opérations sont gérées sur une seule et même plateforme :
| Zone | Sans logiciel de gestion des effectifs | Avec TrackTik |
|---|---|---|
| Planification | Les feuilles de calcul sont refaites chaque semaine, et les lacunes sont détectées trop tard | Planification en temps réel avec des modèles réutilisables et des alertes en cas de lacunes dans la couverture |
| Heures supplémentaires | Constaté après le traitement des salaires | Signalé avant qu'un agent ne franchisse le seuil |
| Preuve de signification | Les registres papier et la mémoire | Parcours vérifiés par GPS, points de contrôle et rapports horodatés |
| Réponse aux incidents | Chaînes d'appels téléphoniques et messages radio | L'agent le plus proche disponible, affecté à partir d'un écran |
| Facturation | Heures reportées des feuilles de temps vers les factures | Factures générées à partir des heures travaillées vérifiées |
| Visibilité pour le client | Rapports mensuels établis manuellement | Tableaux de bord et rapports partagés via un portail client |
Que puis-je faire avec les rapports, les analyses et les autres fonctionnalités ?
Le logiciel de gestion de la sécurité vous permet de mettre en place un processus clair et simple à suivre pour l'ensemble des mesures et activités de sécurité sur plusieurs sites clients.
Les normes de conformité professionnelles, en particulier dans des domaines très sensibles tels que la santé, évoluent sans cesse. Un système complet aide votre entreprise à s'adapter à cesnormes de conformité en constante évolution qui ont un impact sur les secteurs d'activité de vos clients.
Avec un personnel dispersé, un logiciel de gestion du personnel de sécurité est indispensable pour assurer une bonne organisation et garantir une gestion efficace des ressources. Il peut également vous aider à planifier correctement les plis, à contrôler les heures supplémentaires et à réagir immédiatement en cas de problèmes de couverture des plis.
Guide associé : « Guide complet pour choisir le meilleur logiciel de gestion des agents de sécurité » passe en revue les sept critères à prendre en compte avant de choisir une plateforme.
En quoi cela peut-il me rendre plus compétitif ?
À l'attention des prestataires de services de sécurité
Si vous dirigez une entreprise de sécurité, cette technologie renforce la responsabilité de vos agents, réduit vos délais d'intervention et optimise l'efficacité de vos effectifs. Les patrouilles vérifiées et les rapports professionnels vous fournissent également des éléments probants pour obtenir le renouvellement de vos contrats et répondre en toute confiance aux appels d'offres face à des concurrents plus importants.
Pour les équipes de sécurité internes
Si vous êtes responsable de la sécurité au sein de votre entreprise ou si vous faites appel à une société de sécurité, une solution de gestion des effectifs de sécurité vous permet d'avoir une vue d'ensemble du service fourni et vous aide à justifier votre budget, voire à l'augmenter, en vous appuyant sur des données probantes.
Dans tous les cas, vous pouvez garantir une sécurité optimale à votre argent. Cela signifie protéger vos actifs et vos collaborateurs pour un coût bien inférieur à celui qu’impliquerait une exploitation sans aucun logiciel en place.
Les signes indiquant que vos opérations de sécurité ont dépassé le stade des tableurs
Vous ne savez pas si c'est le bon moment pour investir ? Soyez attentif à ces signaux d'alerte :
- Les plannings sont consignés dans des feuilles de calcul dont une seule personne maîtrise parfaitement le contenu
- Les responsables passent des heures à courir après les feuilles de temps et les rapports
- Les heures supplémentaires non facturables apparaissent après le traitement de la paie, et non avant
- Les clients demandent des preuves des patrouilles que vous ne pouvez pas fournir facilement
- Les rapports d'incident sont transmis en retard, sont incomplets ou rédigés à la main
- Les factures doivent faire l'objet de corrections manuelles avant d'être envoyées
- L'ajout d'un nouveau site implique une augmentation des effectifs administratifs
Si au moins trois de ces points vous semblent familiers, il est temps d'envisager l'adoption d'une plateforme. Notre analyse des 6 avantages d'un logiciel de gestion des effectifs de sécurité montre ce qui change lorsque vous franchissez le pas.
Comment TrackTik offre ces avantages
TrackTik, la plateforme de gestion des effectifs de sécurité développée par Trackforce, relie le terrain et les services administratifs au sein d’un même système :
- Planification et saisie des heures : planification en temps réel, gestion des équipes et saisie des heures directement intégrées à la paie.
- Opérations sur le terrain : l'application TrackTik dédiée aux rondes de sécurité permet aux agents d'effectuer leurs rondes, de générer des rapports d'incidents et d'activité quotidiens, et de bénéficier d'une protection en cas de travail isolé, le tout depuis leur appareil mobile.
- Facturation : les modules « Contrats » et « Facturation » génèrent des factures précises à partir des données opérationnelles déjà produites par vos équipes.
- Analytique : tableaux de bord de veille stratégique et indicateurs clés de performance (KPI) personnalisés, avec des intégrations à des outils tels que Tableau, Power BI et Looker Studio.
- Intégrations : connexions à des plateformes de gestion de la paie et de la comptabilité telles que ADP, QuickBooks et Sage Intacct.
Comment commencer à mettre en œuvre des outils de gestion des agents de sécurité
Il n'a jamais été aussi simple de mettre en place une approche globale de la sécurité au sein de votre entreprise. Suivez ces étapes pour un déploiement sans heurts :
- Faites le point sur vos processus actuels. Dressez la liste des tableurs, des applications et des formulaires papier utilisés par votre équipe, et identifiez les sources de perte de temps.
- Fixez-vous des objectifs mesurables. Par exemple, réduisez les heures supplémentaires non facturables, accélérez la réponse aux incidents ou raccourcissez votre cycle de facturation.
- Commencez par un projet pilote. Déployez-le d'abord sur un ou deux sites afin de pouvoir l'affiner avant de le généraliser.
- Adaptez la configuration en fonction de vos contrats. Définissez des plannings, des tournées, des ordres de mission et des modèles de rapports pour chaque client.
- Commencez par former les responsables. Lorsque ces derniers défendent le système, les agents l'adoptent beaucoup plus facilement.
- Partagez les résultats dès le début. Présentez les nouveaux rapports à vos clients dès le premier jour, puis étendez-les au reste de vos sites.
Vous souhaitez éviter les erreurs les plus courantes ? Découvrez pourquoi les déploiements de logiciels de sécurité échouent et comment éviter les cinq principaux écueils.
Lorsque vous serez prêt, contactez Trackforce pour planifier une consultation gratuite sur TrackTik. Nous examinerons vos besoins spécifiques en matière de sécurité et vous accompagnerons dans la modernisation de vos opérations de sécurité.
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