Voici pourquoi un logiciel de gestion des effectifs de sécurité est essentiel pour fournir de meilleurs services de sécurité
Trackforce
20 février 2019 · 9 min de lecture
Les entreprises de sécurité sont constamment à la recherche d'une efficacité opérationnelle optimale, et la pression ne fait qu'augmenter à mesure que les marges diminuent et que les clients exigent davantage de preuves de service. C'est pourquoi disposer d'une solution de gestion des effectifs de sécurité extrêmement fiable est essentiel.
La bonne solution peut être avantageuse pour votre entreprise de multiples façons. Vos opérations de sécurité gagneront en efficacité et vos agents en productivité, tout en renforçant la compétitivité de votre entreprise et en optimisant vos résultats financiers . Explications détaillées.
Points clés à retenir
- Les logiciels de gestion de la main-d'œuvre sont rentables en raison de leur efficacité.
Un temps administratif réduit, des heures supplémentaires maîtrisées et une facturation précise préservent les marges, même si le logiciel n'est pas un outil de génération de revenus. - Une intervention plus rapide protège les biens.
La visibilité en temps réel vous permet d'envoyer l'agent disponible le plus proche dès qu'un événement se produit. - La conformité et la planification deviennent plus faciles à grande échelle.
Un seul système permet de gérer les opérations multisites en fonction de l'évolution des règles, des contrats et des besoins de couverture. - Les fournisseurs de sécurité et les équipes internes gagnent tous les deux.
Les fournisseurs se font concurrence sur la base de la responsabilité et de l'efficacité, tandis que les équipes internes obtiennent les données nécessaires pour justifier et augmenter leurs budgets. - TrackTik réunit tout cela.
La planification, les opérations sur le terrain, la facturation et l'analytique fonctionnent à partir des mêmes données sur une seule plateforme.
Qu'est-ce qu'un logiciel de gestion des effectifs de sécurité ?
Le logiciel de gestion des effectifs de sécurité est une plateforme qui aide les entreprises de sécurité et les équipes de sécurité internes à planifier, exécuter et valider leurs opérations à partir d'un système unique. Il remplace les feuilles de calcul, les registres papier et les applications disparates utilisés par la plupart des équipes à leurs débuts, et offre aux gestionnaires une visibilité en temps réel sur tous les sites.
Une plateforme complète couvre généralement :
- Planification et saisie du temps : création des horaires de travail, suivi des présences et contrôle des heures supplémentaires.
- Rondes de surveillance et patrouilles : vérification que les points de contrôle sont couverts dans les délais prévus.
- Rapports d'incidents et d'activités quotidiennes : description des événements, avec photos et géolocalisation GPS.
- Dispatch : dépêchez-vous d'envoyer rapidement le bon agent au bon endroit.
- Facturation et paie : transformer les heures vérifiées en factures et en salaires précis.
- Analyses et rapports clients : des tableaux de bord qui prouvent la valeur du travail accompli.
Comment un logiciel de gestion des agents de sécurité améliore-t-il les résultats financiers ?
Une plateforme de gestion des effectifs de sécurité performante peut aider votre entreprise à optimiser son efficacité et à améliorer sa marge bénéficiaire . Bien qu'elle ne soit pas conçue pour générer plus de revenus, l'intégration d'un logiciel de gestion de la main-d'œuvre à vos opérations de sécurité globales peut s'avérer extrêmement rentable.
Grâce à une solution adaptée, une entreprise peut réduire considérablement le temps de réponse de son équipe de sécurité face aux menaces potentielles. Cela se traduit par des économies potentiellement importantes en termes d'actifs récupérés et protégés.
D'où proviennent les économies ?
Voici comment le travail quotidien change une fois que les opérations sont exécutées sur une seule plateforme :
| Superficie | Sans logiciel de gestion des effectifs | Avec TrackTik |
|---|---|---|
| Planification | Les feuilles de calcul étaient reconstruites chaque semaine, et les lacunes étaient découvertes trop tard. | Planification en direct avec des modèles reproductibles et des alertes pour les lacunes de couverture |
| Au fil du temps | Découvert après les traitements de paie | Signalé avant qu'un agent ne traverse le seuil |
| Preuve de service | Journaux de bord et mémoire | Circuits vérifiés par GPS, points de contrôle et rapports horodatés |
| Intervention en cas d'incident | Arbres téléphoniques et appels radio | L'agent disponible le plus proche a été dépêché d'un écran. |
| Facturation | Heures de saisie des feuilles de temps vers les factures | Factures générées à partir des heures travaillées vérifiées |
| visibilité du client | Rapports mensuels assemblés à la main | Tableaux de bord et rapports partagés via un portail client |
Que puis-je faire avec les rapports, les analyses et les autres fonctionnalités ?
Le logiciel de gestion des agents de sécurité vous permet de créer un flux de travail facile à suivre pour toutes les mesures et activités de sécurité sur plusieurs sites clients.
Les normes de conformité professionnelle, en particulier dans des secteurs aussi sensibles que la santé, changent constamment. Un système complet permet à votre entreprise de se tenir au courant de ces normes en constante évolution qui ont un impact sur les secteurs d'activité de vos clients.
Dans un contexte de personnel dispersé, un logiciel de gestion des effectifs de sécurité est essentiel pour une organisation optimale et une gestion efficace des ressources. Il permet également de planifier les heures de travail , de contrôler les heures supplémentaires et d'intervenir immédiatement en cas de problème de couverture des équipes.
Guide connexe : Le guide complet pour trouver le meilleur logiciel de gestion des agents de sécurité examine les sept facteurs à prendre en compte avant de choisir une plateforme.
Comment ça peut me rendre plus compétitif ?
Pour les fournisseurs de sécurité
Si vous dirigez une entreprise de sécurité , cette technologie renforce la responsabilisation de vos agents, réduit vos délais d'intervention et optimise l'efficacité de votre personnel. Les patrouilles vérifiées et les rapports professionnels vous fournissent également des preuves pour obtenir des renouvellements de contrat et soumettre des offres concurrentielles face à des concurrents plus importants.
Pour les équipes de sécurité internes
Si vous gérez la sécurité de votre entreprise ou si vous faites appel à une société de sécurité, une solution de gestion des effectifs de sécurité vous permet de mieux comprendre le service fourni et vous aide à justifier votre budget, voire à l'augmenter, grâce à des données probantes.
Dans tous les cas, vous pouvez optimiser votre budget et assurer une sécurité maximale. Cela signifie protéger vos biens et vos personnes à un coût bien inférieur à celui d'une situation sans logiciel.
Signes que votre dispositif de sécurité a dépassé le stade des feuilles de calcul
Vous hésitez à investir ? Faites attention à ces signes avant-coureurs :
- Les horaires sont consignés dans des feuilles de calcul que seule une personne comprend parfaitement.
- Les superviseurs passent des heures à courir après les feuilles de temps et les rapports.
- Les heures supplémentaires non facturables apparaissent après la paie, et non avant.
- Les clients demandent des preuves de patrouilles qu'il est difficile de fournir.
- Les rapports d'incidents arrivent en retard, incomplets ou manuscrits.
- Les factures nécessitent des corrections manuelles avant leur envoi.
- L'ajout d'un nouveau site implique l'ajout d'effectifs administratifs.
Si trois de ces points vous semblent familiers, il est temps de vous intéresser à une plateforme. Notre analyse des 6 avantages d'un logiciel de gestion des effectifs de sécurité vous montre ce qui change lorsque vous faites le choix d'une solution adaptée.
Comment TrackTik offre ces avantages
TrackTik, la plateforme de gestion des effectifs de sécurité de Trackforce, relie le terrain et les bureaux au sein d'un seul système :
- Planification et saisie du temps : planification en temps réel, gestion des équipes et saisie du temps directement intégrée à la paie.
- Opérations sur le terrain : l’ application TrackTik Guard Tour permet aux agents d’effectuer des rondes de surveillance, de consulter les rapports d’incidents et d’activités quotidiennes, et d’assurer la protection des travailleurs isolés sur leur appareil mobile.
- Facturation : les contrats et la facturation génèrent des factures précises à partir des données opérationnelles déjà produites par vos équipes.
- Analyses : tableaux de bord de veille stratégique et indicateurs de rendement clés personnalisés, avec des connexions à des outils comme Tableau, Power BI et Looker Studio.
- Intégrations : connexions aux plateformes de paie et de comptabilité comme ADP, QuickBooks et Sage Intacct.
Comment commencer à mettre en œuvre des outils de gestion des gardes
Établir une approche globale de la sécurité au sein de votre organisation n'a jamais été aussi simple. Suivez ces étapes pour un déploiement réussi :
- Cartographiez vos processus actuels. Dressez la liste des feuilles de calcul, des applications et des formulaires papier utilisés par votre équipe et identifiez les sources de perte de temps.
- Fixez-vous des objectifs mesurables. Par exemple, réduire les heures supplémentaires non facturables, accélérer la réponse aux incidents ou raccourcir votre cycle de facturation.
- Commencez par un projet pilote. Déployez-le d'abord sur un ou deux sites afin de pouvoir l'optimiser avant de passer à l'échelle supérieure.
- Configurez votre système en fonction de vos contrats. Créez des calendriers, des visites, des commandes et des modèles de rapports pour chaque client.
- Former d'abord les superviseurs. Les superviseurs qui adhèrent au système facilitent grandement son adoption par les agents.
- Partagez les résultats rapidement. Présentez les nouveaux rapports à vos clients dès le premier jour, puis étendez-les à tous vos sites.
Vous voulez éviter les erreurs les plus courantes ? Découvrez pourquoi les implémentations de logiciels de sécurité échouent et comment éviter les cinq principaux pièges.
Lorsque vous serez prêt, contactez Trackforce pour planifier une consultation gratuite sur TrackTik . Nous examinerons vos besoins spécifiques en matière de sécurité et vous accompagnerons dans la modernisation de vos opérations de gardiennage.
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