Stratégies de conformité et d'atténuation des risques en matière de sécurité physique

Stratégies de conformité et d'atténuation des risques en matière de sécurité physique

Les entreprises de sécurité physique ont de nombreux aspects à gérer en matière de conformité. Leurs lieux d'intervention, leurs modes de fonctionnement et les clients avec lesquels elles passent des contrats ont tous une incidence sur les mesures qu'une entreprise de gardiennage doit prendre pour rester en conformité.

Notre équipe a longuement abordé la question de la conformité dans pratiquement tous les domaines : formation, assurance, contrôle d’accès, fiscalité des entreprises, etc.

Parmi tous les éléments que nous avons analysés, nous avons identifié trois domaines essentiels dans lesquels les entreprises de sécurité physique doivent mettre en œuvre un plan d'action visant à atténuer les risques : leur lieu d'activité, les secteurs d'activité qu'elles accompagnent et les clients avec lesquels elles travaillent. Voici les stratégies que nous recommandons pour ces trois domaines.

Lieu d'exploitation

Les opérateurs de sécurité physique choisissent leur lieu d'implantation pour de nombreuses raisons, comme n'importe quelle autre entreprise. Le stade de développement ou la taille de leur activité (qu'il s'agisse d'une start-up ou d'un conglomérat), les taux d'imposition locaux et régionaux, ou encore le fait qu'ils constituent une succursale d'une grande entreprise : tous ces facteurs jouent un rôle. Parfois, le choix de l’emplacement peut être dicté par des raisons pratiques ou par la nécessité. Quoi qu’il en soit, c’est le lieu où une entreprise s’est implantée ou a établi son siège social qui détermine les réglementations – et les impôts – auxquelles elle doit se conformer.

Exerçant ses activités dans différents États, ou dans un État soumis à une réglementation stricte comme la Californie, implique que des lois différentes exigent, entre autres, que les agents suivent des formations et obtiennent des certifications différentes.

Plan d'action :
Étant donné que l'obtention d'une licence d'agent de sécurité dépend d'une formation adéquate, il est essentiel d'avoir accès à des programmes de formation des agents sera utile pour élaborer ou rassembler des ressources adaptées et spécifiques à chaque site en vue de la formation et de la certification des agents.

Remarque : la qualité des ressources de formation de votre équipe dépend entièrement du système sur lequel elles sont mises en ligne. Lorsque les responsables de la sécurité physique conçoivent leurs programmes de formation en fonction de leur cœur de métier et de leurs sites d’activité, ils tiennent compte de la manière dont leurs agents accéderont à ces ressources. Maintenir la communication au sein de l’équipe est une solution ; l’autre consiste à offrir un accès 24 h/24 et 7 j/7 grâce à un module de formation configurable.

Lorsqu'il s'agit de former les superviseurs, il faut toutefois adopter une approche totalement différente. Les superviseurs constituent la « colonne vertébrale » de la réussite de vos agents. Qu'il s'agisse du suivi et de la surveillance des activités des agents de sécurité ou des rapports d'incidents sur site, la qualité de leur formation déterminera le bon déroulement des activités quotidiennes de votre site.

Enfin, évaluer les mesures de conformité en matière de formation en fonction de la localisation est une chose. Veiller au respect des taux fiscaux et salariaux applicables en est une autre. Or, notre équipe est justement spécialisée spécialisée dans la gestion de la paie et l’intégration des nouveaux collaborateurs. Cela signifie que nous disposons d’une expertise particulière en matière de impôts, des avantages sociaux et des lois que toutes les entreprises doivent respecter. En matière de sécurité physique, il est essentiel que les responsables de la paie et les responsables du recrutement tiennent compte de l’État dans lequel l’entreprise exerce ses activités ainsi que des retenues obligatoires sur la fiche de paie de chaque salarié.

Étant donné qu'il s'agit d'un domaine sujet à des fluctuations qui varient selon les opérations, et qu'il peut s'avérer coûteux s'il n'est pas géré correctement, nous vous recommandons de consulter nos experts afin de trouver des solutions adaptées aux besoins spécifiques de votre entreprise.

Répondre aux différentes exigences des secteurs d'activité

Selon le secteur d'activité dans lequel s'inscrit la sécurité physique – tel que le commerce de détail, l'enseignement, l'industrie, le résidentiel ou le commercial –, chacun exigera des agents qu'ils possèdent des compétences spécifiques au site, qui varient en fonction des besoins de celui-ci.

Plan d'action :
S'ils travaillent dans un cadre résidentiel, les responsables du recrutement doivent veiller à ce que leurs agents de sécurité mettent en pratique des compétences relationnelles, telles que celles acquises dans le cadre du service client ou de une formation à l’intelligence émotionnelle destinée aux agents de sécurité.

Les services de sécurité physique intervenant dans les établissements de santé, par exemple, doivent adapter la formation de leurs agents de sécurité afin qu’ils puissent effectuer des mesures spécialisées de dépistage préventif de la COVID-19 telles que la prise de température, la surveillance de l'utilisation des équipements de protection individuelle (EPI) et du respect de la distanciation physique, la gestion de la fréquentation des locaux et le contrôle des afflux de personnes.

Remarque : Imaginons qu’une mission que vous avez acceptée nécessite le recours à des agents de sécurité armés : comment vous assurer que vos agents respectent bien la réglementation ? Voici 4 conseils destinés aux agents de sécurité armés que les professionnels de la sécurité physique devraient connaître.

Un autre aspect qui a toujours un impact sur la sécurité dans le secteur de la santé est la nécessité de communiquer avec les forces de l'ordre locales ainsi qu'avec les autres services d'urgence. Il est essentiel de disposer de moyens de communication de pointe, comme par exemple grâce à un Centre d’opérations de sécurité (également appelé « GSOC » ou « Centre de commandement »), permet non seulement d’améliorer la collaboration au sein de l’équipe, mais garantit également que les opérations ne courent pas le risque d’une mauvaise gestion d’un événement critique. Si les superviseurs ne sont pas informés d’un incident en temps réel – ou ne connaissent pas les procédures appropriées pour y faire face –, les agents de sécurité physique risquent alors d’être impliqués dans des litiges indésirables. C’est là qu’intervient le traitement des rapports d’incident.

Respect des clauses des contrats conclus avec les clients

Les clients ont diverses raisons de faire appel à une équipe tierce spécialisée dans la sécurité physique. Ils ont également des attentes différentes auxquelles chaque équipe engagée doit répondre. Cela implique notamment de collaborer avec le RSSI (Responsable de la sécurité des systèmes d'information) dans le cadre de ses plans d'atténuation des risques et de continuité des activités.

Les RSSI ont bien plus à gérer que la simple sécurité physique. Leur rôle les amène à mettre en place des dispositifs de sécurité visant à garantir la sécurité des employés, la gestion des biens, la gestion des actifs, la protection contre les menaces de cybersécurité, et bien plus encore. Les équipes de sécurité physique tierces jouent un rôle important en les aidant à atténuer les risques. À mesure que les clients renforcent leurs programmes de gestion des risques de sécurité d'entreprise, ils se tournent vers les équipes de sécurité physique pour s'assurer que leurs opérations restent conformes aux exigences réglementaires.

Plan d'action :
Suivi des activités des agents de sécurité garantit non seulement que les superviseurs suivent les actions de votre équipe, mais aussi que ces actions respectent vos obligations contractuelles.

N’oubliez pas : une gestion efficace du personnel de sécurité garantit que votre équipe travaille de concert et que les sites sont correctement sécurisés à tout moment. Assurez le suivi des rondes incomplètes afin que les clients ne se demandent pas pourquoi vos agents ne font pas leur travail. Luttez contre les rapports incomplets pour éviter les malentendus et consigner des informations véridiques.

Que peuvent donc faire les agents de sécurité physique pour améliorer la conformité et réduire les risques ?

Réduire les risques peut s'avérer difficile ; mais en adoptant la bonne approche, toute entreprise de sécurité physique peut s'appuyer sur les meilleures pratiques et s'épargner les tracas liés à d'éventuels litiges et à des amendes coûteuses.

Tout d'abord, veillez à ce que les bonnes pratiques en matière de rapports d'incidents et d'activités soient respectées. Votre équipe doit savoir quoi écrire et comment rédiger un rapport. Cela implique souvent d’utiliser un système de rapports basé sur des modèles pour des réponses standardisées.

Deuxièmement, assurez le suivi des formations et des certifications. Suivez les certifications et formations des agents de sécurité qui ont expiré ou sont sur le point d'expirer à l'aide de modules de formation configurables.

Troisièmement, utilisez le GPS pour la surveillance à distance des missions et la protection des travailleurs isolés. Les technologies GPS et de géolocalisation améliorent la surveillance à distance des agents de sécurité en temps réel. Ainsi, les superviseurs ne manquent jamais une alerte ou une notification si un agent a manqué un point de contrôle ou n’a pas terminé sa ronde. Tirez parti de systèmes intégrant d’emblée la technologie de protection des travailleurs isolés. La protection des travailleurs isolés apporte une assistance immédiate et une tranquillité d’esprit aux agents travaillant sur des sites isolés ou dans des conditions dangereuses.

Quatrièmement, veillez à respecter les procédures de paie appropriées. Les normes en matière de paie évoluent constamment ; il en va de même pour les méthodes utilisées par les opérateurs de sécurité physique afin de s’assurer que leurs systèmes de paie limitent les risques fiscaux potentiels. S’associer à un expert en solutions de paie est le moyen le plus simple de s’assurer que toutes les réglementations en matière de salaires et de travail sont respectées à la lettre.