Warum Software für das Personalmanagement im Sicherheitsbereich für die Bereitstellung besserer Sicherheitsdienstleistungen unverzichtbar ist

Sicherheitsunternehmen sind ständig auf der Suche nach operativer Effizienz, und der Druck nimmt weiter zu, da die Margen schrumpfen und die Kunden immer mehr Nachweise für die erbrachten Leistungen erwarten. Deshalb ist eine absolut zuverlässige Lösung für das Personalmanagement im Sicherheitsbereich von entscheidender Bedeutung.

Die richtige Lösung kann Ihrem Unternehmen auf vielfältige Weise helfen. Ihre Sicherheitsabläufe werden effizienter und Ihre Mitarbeiter produktiver, während Ihr Unternehmen gleichzeitig wettbewerbsfähiger wird und Sie Ihren Gewinn maximieren können. Hier erfahren Sie mehr dazu.

Was ist eine Software für das Personalmanagement im Sicherheitsbereich?

Software für das Personalmanagement im Sicherheitsbereich ist eine Plattform, die Sicherheitsunternehmen und interne Sicherheitsteams dabei unterstützt, ihre Abläufe über ein einziges System zu planen, durchzuführen und nachzuweisen. Sie ersetzt die Tabellenkalkulationen, Papierprotokolle und isolierten Anwendungen, mit denen die meisten Teams zunächst arbeiten, und verschafft Führungskräften einen Echtzeit-Überblick über alle Standorte.

Eine umfassende Plattform umfasst in der Regel:

• Dienstplanerstellung und Zeiterfassung: Erstellung von Schichten, Erfassung der Anwesenheit und Kontrolle von Überstunden.
• Wachrundgänge und Patrouillen: Überprüfung, ob die Kontrollpunkte planmäßig abgedeckt werden.
• Berichterstattung über Vorfälle und tägliche Aktivitäten: Erfassung der Geschehnisse mit Fotos und GPS-Standortangaben.
• Einsatzleitung: Den richtigen Beamten schnell an den richtigen Ort schicken.
• Abrechnung und Lohnabrechnung: Aus geprüften Arbeitsstunden werden korrekte Rechnungen und Lohnzahlungen.
• Analytik und Kundenberichterstattung: Dashboards, die den Wert der Arbeit belegen.

Inwiefern trägt eine Software für das Sicherheitspersonalmanagement zur Steigerung des Gewinns bei?

Eine solide Plattform für das Personalmanagement im Sicherheitsbereich kann Ihrem Unternehmen helfen, seine Effizienz zu maximieren und sich positiv auf Ihre Gewinnmarge auszuwirken. Auch wenn sie nicht darauf ausgelegt ist, zusätzliche Einnahmen zu generieren, kann sich die Einbindung einer Personalmanagement-Software in Ihre gesamten Sicherheitsabläufe in Bezug auf die Gewinnmaximierung in hohem Maße auszahlen.

Mit der richtigen Lösung kann ein Unternehmen die Reaktionszeit seines Sicherheitsteams auf potenzielle Bedrohungen drastisch verkürzen. Dies führt zu potenziell erheblichen Einsparungen in Form von wiederhergestellten und geschützten Vermögenswerten.

Woher die Einsparungen stammen

So verändert sich die tägliche Arbeit, sobald alle Abläufe auf einer Plattform ablaufen:

Bereich	Ohne Personalmanagement-Software	Mit TrackTik
Terminplanung	Die Tabellen werden jede Woche neu erstellt, wobei Lücken erst zu spät entdeckt werden	Echtzeit-Dienstplanung mit wiederverwendbaren Vorlagen und Benachrichtigungen bei Personalengpässen
Überstunden	Nach der Lohn- und Gehaltsabrechnung festgestellt	Wird gemeldet, bevor ein Beamter die Schwelle überschreitet
Zustellungsnachweis	Papierprotokolle und Gedächtnis	GPS-verifizierte Touren, Kontrollpunkte und zeitgestempelte Berichte
Reaktion auf Vorfälle	Telefonketten und Rundfunkdurchsagen	Der nächstgelegene verfügbare Beamte, der von einem Bildschirm aus entsandt wurde
Rechnungsstellung	Stunden wurden aus den Arbeitszeitnachweisen in die Rechnungen übertragen	Rechnungen, die auf der Grundlage nachgewiesener Arbeitsstunden erstellt wurden
Transparenz für den Kunden	Von Hand erstellte Monatsberichte	Über ein Kundenportal bereitgestellte Dashboards und Berichte

Was kann ich mit Berichten, Analysen und anderen Funktionen machen?

Mit der Guard-Management-Software können Sie einen übersichtlichen Arbeitsablauf für alle Sicherheitsmaßnahmen und -aktivitäten an mehreren Kundenstandorten erstellen.

Die Compliance-Standards in der Branche, insbesondere in hochsensiblen Bereichen wie dem Gesundheitswesen, unterliegen einem ständigen Wandel. Ein umfassendes System hilft Ihrem Unternehmen dabei, mit diesensich ständig ändernden Compliance-Standards Schritt zu halten, die sich auf die Branchen Ihrer Kunden auswirken.

Bei einer dezentralen Belegschaft ist eine Software für das Sicherheitspersonalmanagement unverzichtbar, um den Überblick zu behalten und Ressourcen effektiv zu verwalten. Sie kann Ihnen außerdem dabei helfen, Schichten sinnvoll zu planen, Überstunden zu kontrollieren und sofort zu reagieren, wenn Probleme bei der Schichtbesetzung auftreten.

Inwiefern kann mich das wettbewerbsfähiger machen?

Für Sicherheitsdienstleister

Wenn Sie ein Sicherheitsunternehmen leiten, sorgt diese Technologie für mehr Verantwortlichkeit Ihrer Mitarbeiter, verkürzt Ihre Reaktionszeiten und maximiert die Effizienz Ihres Personaleinsatzes. Nachgewiesene Streifengänge und professionelle Berichte liefern Ihnen zudem die nötigen Argumente, um Vertragsverlängerungen zu sichern und selbstbewusst gegen größere Wettbewerber anzutreten.

Für interne Sicherheitsteams

Wenn Sie für die Sicherheit in Ihrem Unternehmen verantwortlich sind oder eine Sicherheitsfirma beauftragen, verschafft Ihnen eine Lösung für das Personalmanagement im Sicherheitsbereich Einblick in die erbrachten Dienstleistungen und hilft Ihnen dabei, Ihr Budget zu rechtfertigen oder sogar zu erhöhen – gestützt auf entsprechende Daten.

So oder so können Sie für ein Höchstmaß an Sicherheit für Ihr Geld sorgen. Das bedeutet, dass Sie Vermögenswerte und Menschen zu deutlich geringeren Kosten schützen können, als es kosten würde, ohne entsprechende Software zu arbeiten.

Anzeichen dafür, dass Ihr Sicherheitsbetrieb über Tabellenkalkulationen hinausgewachsen ist

Sie sind sich nicht sicher, ob es an der Zeit ist, zu investieren? Achten Sie auf diese Warnzeichen:

• Zeitpläne werden in Tabellenkalkulationen geführt, die nur eine Person vollständig versteht
• Vorgesetzte verbringen Stunden damit, Arbeitszeitnachweise und Berichte zusammenzustellen
• Nicht abrechnungsfähige Überstunden werden erst nach der Gehaltsabrechnung ausgewiesen, nicht davor
• Kunden verlangen Nachweise für Patrouillen, die Sie nicht ohne Weiteres vorlegen können
• Vorfallmeldungen gehen verspätet, unvollständig oder handschriftlich ein
• Rechnungen müssen manuell korrigiert werden, bevor sie versendet werden
• Die Einrichtung eines neuen Standorts bedeutet eine Aufstockung des Verwaltungspersonals

Wenn Ihnen drei oder mehr dieser Punkte bekannt vorkommen, ist es an der Zeit, sich nach einer Plattform umzusehen. Unsere Übersicht über die 6 Vorteile einer Software für das Personalmanagement im Sicherheitsbereich zeigt, was sich ändert, wenn Sie den Umstieg wagen.

Wie TrackTik diese Vorteile bietet

TrackTik, die Plattform von Trackforce für das Sicherheitspersonalmanagement, verbindet den Außendienst und das Backoffice in einem System:

• Dienstplanerstellung und Zeiterfassung: Live-Dienstplanerstellung, Schichtmanagement und Zeiterfassung, deren Daten direkt in die Lohnabrechnung einfließen.
• Einsatz vor Ort: Die TrackTik-App für Wachrundgänge bietet Sicherheitsmitarbeitern auf ihrem Mobilgerät Funktionen für Wachrundgänge, Berichte zu Vorfällen und täglichen Aktivitäten sowie Schutz für allein arbeitende Mitarbeiter.
• Abrechnung: Verträge und Rechnungsstellung – auf Basis der Betriebsdaten, die Ihre Teams ohnehin bereits erfassen, werden präzise Rechnungen erstellt.
• Analytik: Business-Intelligence-Dashboards und benutzerdefinierte KPIs mit Anbindungen an Tools wie Tableau, Power BI und Looker Studio.
• Integrationen: Anbindungen an Lohnbuchhaltungs- und Buchhaltungsplattformen wie ADP, QuickBooks und Sage Intacct.

So beginnen Sie mit der Einführung von Tools für das Guard-Management

Der Einstieg in einen ganzheitlichen Sicherheitsansatz in Ihrem Unternehmen war noch nie so einfach. Befolgen Sie diese Schritte für eine reibungslose Einführung:

1. Erfassen Sie Ihre aktuellen Prozesse. Listen Sie die Tabellenkalkulationen, Apps und Papierformulare auf, auf die Ihr Team zurückgreift, und ermitteln Sie, wo Zeit verloren geht.
2. Setzen Sie sich messbare Ziele. Reduzieren Sie beispielsweise nicht abrechnungsfähige Überstunden, beschleunigen Sie die Reaktion auf Vorfälle oder verkürzen Sie Ihren Abrechnungszyklus.
3. Beginnen Sie mit einem Pilotprojekt. Führen Sie es zunächst an einem oder zwei Standorten ein, damit Sie es vor der Ausweitung noch optimieren können.
4. Passen Sie die Einstellungen an Ihre Verträge an. Richten Sie Zeitpläne, Rundgänge, Aufgaben und Berichtsvorlagen für jeden Kunden ein.
5. Schulen Sie zunächst die Vorgesetzten. Vorgesetzte, die sich für das System einsetzen, erleichtern die Akzeptanz durch die Mitarbeiter erheblich.
6. Teilen Sie die Ergebnisse frühzeitig mit. Zeigen Sie Ihren Kunden die neuen Berichte vom ersten Tag an und weiten Sie dies anschließend auf Ihre übrigen Standorte aus.

Möchten Sie die häufigsten Fehler vermeiden? Erfahren Sie, warum die Einführung von Sicherheitssoftware scheitert und wie Sie die fünf größten Fallstricke umgehen können.

Wenn Sie bereit sind, wenden Sie sich an Trackforce, um einen Termin für eine kostenlose TrackTik-Beratung zu vereinbaren. Wir werden Ihre individuellen Sicherheitsanforderungen analysieren und Sie bei der Modernisierung Ihres Sicherheitsdienstes unterstützen.