He aquí por qué el software de gestión del personal de seguridad es fundamental para ofrecer mejores servicios de seguridad

Las empresas de seguridad se encuentran en una búsqueda incesante de la eficiencia operativa, y la presión no hace más que aumentar a medida que los márgenes se reducen y los clientes exigen más pruebas de la calidad del servicio. Por eso es fundamental contar con una solución de gestión del personal de seguridad que sea sólida como una roca.

La solución adecuada puede ayudar a su empresa de diversas maneras. Sus operaciones de seguridad serán más eficientes y sus agentes más productivos, al tiempo que su empresa ganará en competitividad y maximizará sus beneficios. A continuación, lo analizamos con más detalle.

¿Qué es un software de gestión del personal de seguridad?

El software de gestión del personal de seguridad es una plataforma que ayuda a las empresas de seguridad y a los equipos de seguridad internos a planificar, gestionar y justificar sus operaciones desde un único sistema. Sustituye a las hojas de cálculo, los registros en papel y las aplicaciones inconexas con las que suelen empezar la mayoría de los equipos, y ofrece a los responsables una visión en tiempo real de todas las instalaciones.

Una plataforma completa suele incluir:

• Planificación y registro de horas: creación de turnos, seguimiento de la asistencia y control de las horas extras.
• Rondas y patrullas de vigilancia: comprobar que los puntos de control se vigilan según lo previsto.
• Informes de incidentes y de actividad diaria: registro de lo ocurrido, con fotos y ubicación GPS.
• Despacho: enviar rápidamente al agente adecuado al lugar adecuado.
• Facturación y nóminas: convertir las horas verificadas en facturas y pagos precisos.
• Análisis e informes para clientes: paneles de control que demuestran el valor del trabajo.

¿Cómo mejora el software de gestión de seguridad los resultados económicos?

Una plataforma sólida de gestión del personal de seguridad puede ayudar a tu empresa a maximizar su eficiencia y repercutir positivamente en tu margen de beneficio. Aunque no está diseñada para generar más ingresos, integrar un software de gestión del personal en tus operaciones generales de seguridad puede resultar muy rentable a la hora de maximizar tus beneficios.

Con la solución adecuada, una empresa puede reducir drásticamente el tiempo de respuesta de su equipo de seguridad ante posibles amenazas. Esto se traduce en un ahorro potencialmente considerable en forma de activos recuperados y protegidos.

De dónde proceden los ahorros

Así es como cambia el trabajo diario cuando las operaciones se gestionan en una única plataforma:

Área	Sin un programa de gestión de personal	Con TrackTik
Programación	Las hojas de cálculo se vuelven a crear cada semana, y los errores se detectan demasiado tarde	Planificación en tiempo real con plantillas reutilizables y alertas para detectar lagunas en la cobertura
Horas extras	Detectado tras la ejecución de las nóminas	Se señala antes de que un agente cruce el umbral
Acuse de recibo	Registros en papel y memoria	Recorridos verificados por GPS, puntos de control e informes con marca de tiempo
Respuesta ante incidentes	Cadenas de llamadas y avisos por radio	El agente más cercano disponible al que se ha enviado desde una pantalla
Facturación	Horas transferidas de las hojas de asistencia a las facturas	Facturas generadas a partir de las horas trabajadas verificadas
Visibilidad para el cliente	Informes mensuales elaborados manualmente	Cuadros de mando e informes compartidos a través de un portal de clientes

¿Qué puedo hacer con los informes, los análisis y otras funciones?

El software de gestión de guardias te permite crear un flujo de trabajo sencillo de seguir que abarca todas las medidas y actividades de seguridad en las instalaciones de varios clientes.

Las normas de cumplimiento profesional, especialmente en ámbitos tan delicados como el de la asistencia sanitaria, están en constante evolución. Un sistema integral ayuda a tu empresa a mantenerse al día con esasnormas de cumplimiento en constante cambio que afectan a los sectores en los que operan tus clientes.

Con una plantilla distribuida, el software de gestión del personal de seguridad es fundamental para mantener el orden y garantizar una gestión eficaz de los recursos. Además, puede ayudarte a programar adecuadamente los turnos, controlar las horas extras y actuar de inmediato cuando surjan problemas con la cobertura de los turnos.

¿Cómo puede esto hacerme más competitivo?

Para proveedores de servicios de seguridad

Si diriges una empresa de seguridad, esta tecnología mejora la rendición de cuentas de tus agentes, reduce el tiempo de respuesta y optimiza la eficiencia de tu plantilla. Las patrullas verificadas y los informes profesionales también te proporcionan pruebas que te ayudarán a conseguir renovaciones y a presentar ofertas con confianza frente a competidores más grandes.

Para equipos de seguridad internos

Si te encargas de la seguridad de una empresa o contratas a una empresa de seguridad, una solución de gestión del personal de seguridad te permite conocer en profundidad el servicio que se presta y te ayuda a justificar tu presupuesto, o incluso a aumentarlo, con datos que lo respalden.

En cualquier caso, puedes garantizar la máxima seguridad para tu dinero. Esto significa proteger los activos y a las personas por un coste mucho menor que el que supone operar sin ningún tipo de software.

Señales de que tu sistema de seguridad ha dejado de caber en hojas de cálculo

¿No estás seguro de si es el momento de invertir? Presta atención a estas señales de alerta:

• Los horarios están en hojas de cálculo que solo una persona entiende del todo
• Los supervisores dedican horas a buscar hojas de asistencia e informes
• Las horas extras no facturables aparecen después del pago de nóminas, no antes
• Los clientes solicitan pruebas de las rondas que no es fácil facilitar.
• Los informes de incidentes llegan tarde, están incompletos o están escritos a mano
• Las facturas deben corregirse manualmente antes de su envío
• Añadir una nueva sede implica aumentar la plantilla administrativa.

Si tres o más de estos puntos te suenan familiares, es hora de plantearte utilizar una plataforma. Nuestro análisis de las seis ventajas del software de gestión del personal de seguridad muestra qué cambia cuando das el paso.

Cómo ofrece TrackTik estas ventajas

TrackTik, la plataforma de gestión del personal de seguridad de Trackforce, conecta el trabajo sobre el terreno con las oficinas centrales en un único sistema:

• Planificación y registro de horas: planificación en tiempo real, gestión de turnos y registro de horas que se transfieren directamente a la nómina.
• Operaciones sobre el terreno: la aplicación TrackTik para rondas de vigilancia ofrece a los agentes rondas de vigilancia, informes de incidentes y de actividad diaria, así como protección para trabajadores aislados, todo ello desde su dispositivo móvil.
• Facturación: los contratos y la facturación permiten generar facturas precisas a partir de los datos operativos que ya elaboran tus equipos.
• Análisis: paneles de inteligencia empresarial e indicadores clave de rendimiento (KPI) personalizados, con integración con herramientas como Tableau, Power BI y Looker Studio.
• Integraciones: conexiones con plataformas de nóminas y contabilidad como ADP, QuickBooks y Sage Intacct.

Cómo empezar a implementar herramientas de gestión de guardias

Empezar a aplicar un enfoque integral de la seguridad en tu organización nunca ha sido tan fácil. Sigue estos pasos para garantizar una implantación sin contratiempos:

1. Haz un mapa de tus procesos actuales. Haz una lista de las hojas de cálculo, las aplicaciones y los formularios en papel que utiliza tu equipo, y señala en qué puntos se pierde tiempo.
2. Fíjate objetivos cuantificables. Por ejemplo, reducir las horas extras no facturables, agilizar la respuesta ante incidencias o acortar el ciclo de facturación.
3. Empieza con un proyecto piloto. Implántalo primero en uno o dos centros para poder ir ajustándolo antes de ampliarlo.
4. Configúralo en función de tus contratos. Establece horarios, recorridos, órdenes de publicación y plantillas de informes para cada cliente.
5. Forma primero a los supervisores. Los supervisores que defienden el sistema facilitan mucho su adopción por parte de los agentes.
6. Comparte los resultados desde el principio. Muestra a los clientes los nuevos informes desde el primer día y, a continuación, amplía su uso al resto de tus sitios web.

¿Quieres evitar los errores más comunes? Descubre por qué fracasan las implementaciones de software de seguridad y cómo evitar los cinco principales escollos.

Cuando estés listo, ponte en contacto con Trackforce para concertar una consulta gratuita sobre TrackTik. Analizaremos tus necesidades específicas en materia de seguridad y te ayudaremos a modernizar tus operaciones de vigilancia.