Transformez vos rapports en un outil permettant d'économiser du temps et de conclure des contrats.

Transformez vos rapports en un outil permettant d'économiser du temps et de conclure des contrats.

Les rapports d'activités quotidiens (RAD) sont essentiels au succès de votre entreprise de sécurité. Bien conçus, ils optimisent vos opérations, responsabilisent vos agents et améliorent l'acquisition et la fidélisation de la clientèle. À l'inverse, mal gérés, ils deviennent un gouffre financier.

Le mois dernier, on a jasé avec quelqu'un chez ASIS qui nous a confié embaucher encore quatre personnes à temps plein pour gérer les rapports : correction, numérisation, télécopieur et tri. On est resté bouche bée. Ça me rappelle ce que je faisais il y a des années, quand je devais louer un entrepôt pour entreposer d'énormes boîtes de rapports.

Avec les technologies actuelles, il n'y a aucune raison de conserver un processus aussi inefficace. La dématérialisation est une bonne première étape si vous ne l'avez pas encore adoptée, mais il existe de nombreuses autres actions simples pour rendre vos rapports plus utiles.

Normaliser l'information

L'une des principales sources de perte de temps lors de la rédaction d'un rapport survient lorsque les agents de sécurité incluent des renseignements superflus ou omettent des détails importants. Dans le premier cas, l'agent consacre du temps supplémentaire à la rédaction de son observation et le client à sa lecture. Dans le deuxième cas, il faut contacter l'agent pour savoir ce qu'il a omis.

Vous pouvez gagner un temps précieux et éviter bien des malentendus en définissant dès le départ le contenu de chaque rapport. Assurez-vous que vos agents comprennent parfaitement ce qu'on attend d'eux, notamment en leur montrant des exemples de rapports conformes aux attentes.

« Tout commence par s'assurer, dès le début du contrat, de bien comprendre les besoins de son client », ai-je dit à Johnny dans l'épisode d'aujourd'hui.

En définissant précisément les informations à inclure dans les rapports, vous simplifiez la vie de tous. Les agents de sécurité peuvent ainsi travailler plus efficacement et produire des rapports plus utiles au client . 

Prioriser les rapports

Vous devez vous assurer que vos rapports contiennent tous les renseignements pertinents, tant pour des raisons pratiques quotidiennes que pour des raisons légales. En cas d'effraction ou de toute autre activité criminelle, il est important de consigner la date et le lieu de l'intervention de votre agent.

Cependant, la plupart des clients ne voudront pas lire tout cela. Nous avons déjà parlé du fait que des termes techniques comme « Code 4 » alourdissent inutilement les rapports et n'apportent aucune valeur ajoutée au client. Assurez-vous que les informations de vos rapports sont aussi claires et concises que possible pour le client, et structurez-les de manière à ce qu'il puisse identifier rapidement les informations essentielles.

Mettre en évidence les problèmes prioritaires ou attribuer un code couleur aux incidents peut grandement faciliter la compréhension de vos rapports par vos clients. Les gestionnaires immobiliers sont très occupés ; si vous pouvez leur faire gagner du temps en créant des rapports concis et pertinents, ils vous en seront très reconnaissants.

Les outils de rapport de Silvertrac vous permettent de mettre facilement en évidence les informations clés et de créer des rapports personnalisables afin que les informations les plus importantes pour vos clients soient immédiatement visibles.

Recueillir des renseignements et faire des suggestions d'amélioration

Une autre personne est venue nous parler chez ASIS de la façon dont ils analysent leurs rapports chaque trimestre pour créer un rapport recensant tous les problèmes rencontrés, en indiquant les plus fréquents et la manière dont ils y ont répondu.

Silvertrac fait déjà ce travail pour vous. Notre rapport de synthèse des problèmes présente les problèmes les plus fréquents et leur fréquence au cours du dernier mois, trimestre ou année. Cela permet aux superviseurs de comprendre les points à aborder avec les agents et démontre aux clients tout le travail accompli.

Au moment du renouvellement des contrats, ce sera un atout précieux. Si vous voulez prouver à vos clients que vous valez votre argent, ou même justifier une augmentation de votre taux horaire, vous devez avoir ces informations à portée de la main.

En bref

Le temps que vous gagnerez en appliquant toutes ces suggestions et en utilisant un logiciel de gestion des agents de sécurité est considérable. Pour le troisième point, imaginez la différence entre traiter manuellement des centaines de rapports et simplement cliquer sur un bouton. 

Non seulement ces stratégies vous feront gagner du temps, mais elles vous donneront aussi un avantage certain pour conquérir et fidéliser des clients face à des concurrents qui utilisent des rapports papier incohérents, non personnalisables et ne contenant pas d'informations synthétiques permettant de prendre des décisions stratégiques à long terme.