Transformez vos rapports en un outil permettant d'économiser du temps et de conclure des contrats.

Transformez vos rapports en un outil permettant d'économiser du temps et de conclure des contrats.

Les rapports d'activités quotidiens (RAD) sont essentiels au succès de votre entreprise de sécurité. Bien conçus, ils optimisent vos opérations, responsabilisent vos agents et améliorent l'acquisition et la fidélisation de la clientèle. À l'inverse, mal gérés, ils deviennent un gouffre financier.

Nous avons discuté une fois avec le propriétaire d'une entreprise de sécurité à l'ASIS, qui employait encore quatre personnes à temps plein dans ses bureaux uniquement pour la gestion des rapports : correction, numérisation, télécopieur et tri. On était sidérés. Ça nous a rappelé l'époque où les compagnies de sécurité louaient des entrepôts pour stocker d'énormes boîtes de rapports papier.

Avec les technologies actuelles, il n'y a aucune raison de conserver un processus aussi inefficace. La dématérialisation de vos rapports d'activité quotidiens est un bon premier pas si vous ne l'avez pas encore fait, mais il existe d'autres actions simples pour rendre vos rapports beaucoup plus utiles.

Normaliser l'information

L'une des principales sources de perte de temps lors de la rédaction d'un rapport survient lorsque les agents de sécurité incluent des renseignements superflus ou omettent des détails importants. Dans le premier cas, l'agent consacre du temps supplémentaire à la rédaction de son observation et le client à sa lecture. Dans le deuxième cas, il faut contacter l'agent pour savoir ce qu'il a omis.

Vous pouvez gagner un temps précieux et éviter bien des malentendus en définissant dès le départ le contenu de chaque rapport. Assurez-vous que vos agents comprennent parfaitement ce qu'on attend d'eux, notamment en leur montrant des exemples de rapports conformes et non conformes . Notre liste des 7 éléments essentiels de tout rapport d'activité quotidien constitue un point de départ pratique.

Tout commence par s'assurer, dès le début du contrat, de bien comprendre les besoins de votre client.

Un propriétaire de longue date d'une entreprise de sécurité

En définissant précisément les informations à inclure dans les rapports, vous simplifiez le travail de tous. Les agents de sécurité travaillent plus efficacement et produisent des rapports plus pertinents pour le client . Convenez de ces points avec chaque client dès le début du projet :

• Quels types de rapports veulent-ils, comme les rapports d'activités quotidiens, les rapports d'incidents et les résumés périodiques ?
• À quelle fréquence chaque rapport est-il transmis et qui le reçoit ?
• Les champs et les preuves requis pour chaque type de rapport, comme les photos, les dates et les lieux.
• Qu'est-ce qui constitue un problème hautement prioritaire nécessitant une intervention immédiate ?

Priorisez les éléments importants dans chaque rapport

Vous devez vous assurer que vos rapports contiennent tous les renseignements pertinents, tant pour des raisons pratiques quotidiennes que pour des raisons légales. En cas d'effraction ou de toute autre activité criminelle, il est important de consigner la date et le lieu de l'intervention de votre agent.

Cependant, la plupart des clients ne voudront pas lire tout cela. Comme nous l'avons vu dans notre article sur la rédaction d'un rapport d'activité quotidien pertinent , le jargon tel que « Code 4 » alourdit les rapports et n'apporte aucune valeur ajoutée au client. Assurez-vous que les informations de vos rapports sont aussi claires et concises que possible pour le client, et structurez-les de manière à ce que les détails les plus importants soient immédiatement visibles.

Mettre en évidence les problèmes prioritaires ou attribuer un code couleur aux incidents peut grandement faciliter la compréhension de vos rapports par vos clients. Les gestionnaires immobiliers sont très occupés ; si vous pouvez leur faire gagner du temps en créant des rapports concis et pertinents, ils vous en seront très reconnaissants.

Avec TrackTik, les modèles de rapports configurables vous permettent de standardiser les champs requis pour chaque rapport et de mettre en évidence les informations les plus importantes pour le client.

Combien de temps coûte réellement la production de rapports manuels ?

Le coût caché des rapports manuels ne réside pas dans le papier, mais dans les heures passées à rédiger, corriger, relancer et transmettre des rapports qui devraient prendre quelques minutes. Voici une comparaison de ces mêmes tâches.

Tâche de rapport	Procédé papier ou manuel	Avec TrackTik
Rédiger le rapport	Écrit à la main à la fin d'un quart de travail, souvent de mémoire	Effectué sur l'appareil de l'agent pendant la patrouille, avec photos, vidéos, enregistrements audio et données GPS horodatés.
Résolution de problèmes de qualité	Les superviseurs réécrivent ou appellent les agents pour obtenir les détails manquants.	ReportPro AI transforme des notes de terrain brutes en rapports clairs et conformes aux exigences réglementaires.
Livraison au client	Numérisé, envoyé par courriel ou déposé à la réception	Rapports programmés et notifications automatiques par courriel ou texto, ainsi qu'un accès au portail client
Recherche d'un rapport précédent	Recherche de fichiers, dossiers ou boîtes de rangement	Sauvegarde et recherche en quelques secondes
Élaboration d'un résumé trimestriel	Des jours de comptage manuel et de feuilles de calcul	Tableaux de bord affichant les tendances sur différents sites et périodes.

Laissez TrackTik faire le gros du travail.

La bonne plateforme transforme la production de rapports, une corvée quotidienne, en un flot constant de preuves. Voici comment TrackTik, la plateforme de gestion des effectifs de sécurité de Trackforce, s'y prend.

• Des rapports guidés et étayés par des preuves. Le système de signalement des incidents de sécurité TrackTik fournit aux agents des rapports guidés, réalisés pendant leur patrouille et enrichis de preuves vidéo, photo, audio et GPS horodatées.
• Génération de rapports programmés. Les rapports peuvent être configurés pour une exécution horaire, quotidienne, mensuelle ou annuelle, avec des notifications automatiques par courriel ou SMS à votre équipe et à vos parties prenantes.
• Rédigez des rapports impeccables en un seul clic. TrackTik ReportPro AI transforme vos notes informelles en rapports professionnels et génère des synthèses en quelques secondes, les versions originale et améliorée étant affichées côte à côte.
• Accès client en temps réel. Un portail client offre aux clients un accès en temps réel aux rapports et aux aperçus opérationnels, ce qui constitue le moyen le plus rapide d' instaurer la confiance des clients en leur permettant de constater par eux-mêmes .

Recueillir des renseignements et faire des suggestions d'amélioration

Un autre responsable de la sécurité que nous avons rencontré à l'ASIS examine chaque rapport trimestriel afin d'établir un résumé de tous les problèmes traités par l'équipe, indiquant les plus courants et la manière dont ils ont été résolus.

TrackTik s'en charge pour vous. Les tableaux de bord de Business Intelligence de TrackTik visualisent les incidents, les activités des agents de sécurité et les indicateurs de conformité sur tous les sites, à partir de données actuelles et historiques. Vous pouvez ainsi identifier les problèmes les plus fréquents et leur fréquence d'apparition sur un mois, un trimestre ou un an. Cela permet aux superviseurs de mieux cibler les points à aborder avec les agents et aux clients de constater l'ensemble du travail accompli.

Au moment du renouvellement des contrats, ce sera un atout précieux. Si vous voulez prouver à vos clients que vous valez votre argent, ou même justifier une augmentation de votre taux horaire, vous devez avoir ces informations à portée de la main.

Comment utiliser vos rapports pour finaliser le renouvellement

Les rapports de qualité ne sont rentables que si vous les exploitez. Suivez ces étapes pour transformer une année de rapport en un argumentaire plus convaincant pour le renouvellement de votre contrat.

1. Définissez clairement les attentes dès le lancement. Documentez les rapports, les champs et le calendrier de livraison souhaités par le client.
2. Livraison ponctuelle, à chaque fois. La livraison automatisée élimine le risque d'un rapport manqué ou en retard.
3. Analysez les tendances à chaque trimestre. Recherchez les problèmes récurrents par site, période et type.
4. Recommander des améliorations. Suggérer des modifications aux consignes de poste, aux horaires de patrouille ou à la couverture en fonction des données recueillies.
5. Apportez les preuves. Démontrez ce qui a été promis et ce qui a été réalisé. TrackTik Contracts and Invoicing combine les contrats, les tarifs de facturation et les services fournis aux mêmes données opérationnelles, ce qui renforce la justification d'un renouvellement ou d'une augmentation de tarif.

Le résumé

Le temps que vous gagnerez en appliquant ces suggestions à un logiciel de gestion de gardiennage est considérable. Prenons l'exemple du résumé trimestriel : imaginez la différence entre parcourir manuellement des centaines de rapports et cliquer simplement sur un bouton.

Non seulement ces stratégies vous feront gagner du temps, mais elles vous donneront aussi un avantage certain pour conquérir et fidéliser des clients face à des concurrents qui utilisent des rapports papier incohérents, non personnalisables et ne contenant pas d'informations synthétiques permettant de prendre des décisions stratégiques à long terme.

Vous voulez savoir à quoi pourraient ressembler vos rapports ? Réservez une démonstration de TrackTik et notre équipe vous montrera comment transformer vos rapports quotidiens en preuves convaincantes pour remporter des contrats et les conserver.