So verwandeln Sie Ihre Berichte in eine zeitsparende Maschine für den Vertragsabschluss

So verwandeln Sie Ihre Berichte in eine zeitsparende Maschine für den Vertragsabschluss

Tägliche Tätigkeitsberichte (DARs) können über Erfolg oder Misserfolg Ihres Sicherheitsdienstunternehmens entscheiden. Bei guter Umsetzung steigern diese Berichte die Effizienz Ihrer Betriebsabläufe, gewährleisten die Rechenschaftspflicht Ihrer Mitarbeiter und verbessern die Kundenakquise sowie die Kundenbindung. Bei schlechter Umsetzung wird der Berichtsprozess jedoch zu einer enormen Belastung für Ihre Ressourcen.

Letzten Monat haben wir bei ASIS mit jemandem gesprochen, der uns erzählte, dass er immer noch vier Vollzeit-Büromitarbeiter beschäftige, die sich um die Berichte kümmern – darunter das Bearbeiten, Scannen, Faxen und Sortieren. Da ist uns regelrecht die Kinnlade heruntergefallen. Das erinnert mich daran, wie es vor vielen, vielen Jahren bei mir war, als ich noch Lagerraum mieten musste, um riesige Kartons mit Berichten unterzubringen.

Angesichts der heutigen Technologie gibt es keinen Grund, einen derart ineffizienten Prozess beizubehalten. Die Umstellung auf papierlose Abläufe ist ein guter erster Schritt, falls Sie dies noch nicht getan haben, aber es gibt noch viele andere einfache Maßnahmen, mit denen Sie den Nutzen Ihrer Berichte steigern können.

Die Informationen vereinheitlichen

Einer der größten Zeitfresser im Berichtsverfahren entsteht, wenn Wachleute entweder unnötige Informationen angeben oder wichtige Details auslassen. Im erstgenannten Fall hat der Wachmann zusätzlichen Aufwand beim Aufschreiben der Beobachtung, und der Kunde verbringt zusätzliche Zeit damit, diese zu lesen. Im letzteren Fall muss man den Wachmann anrufen und herausfinden, was er oder sie ausgelassen hat.

Sie können viel Zeit sparen und Verwirrung vermeiden, indem Sie einfach frühzeitig festlegen, was in jedem Bericht enthalten sein muss. Stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeiter genau wissen, was von ihnen erwartet wird, und zeigen Sie ihnen gegebenenfalls Beispiele für Berichte, die die richtigen Informationen enthalten.

„Zunächst einmal muss man sich gleich zu Beginn des Auftrags ein klares Bild davon machen, welche Bedürfnisse der Kunde hat“, sagte ich zu Johnny in der heutigen Folge.

Indem Sie genau festlegen, welche Informationen in den Berichten enthalten sein müssen, erleichtern Sie allen das Leben. Die Sicherheitskräfte können ihre Arbeit effizienter erledigen und erstellen Berichte, die für den Kunden am hilfreichsten sind. 

Berichte priorisieren

Sie sollten sicherstellen, dass Ihre Berichte alle relevanten Informationen enthalten – sowohl aus praktischen Gründen für den Arbeitsalltag als auch aus rechtlichen Gründen. Im Falle eines Einbruchs oder einer anderen Straftat ist es wichtig festzuhalten, wann und wo Ihr Beamter die Örtlichkeiten überprüft hat.

Dennoch werden die meisten Kunden das alles nicht lesen wollen. Wir haben bereits darüber gesprochen, dass Fachausdrücke wie „Code 4“ Berichte nur überladen und dem Kunden keinen Mehrwert bieten. Achten Sie darauf, dass die Informationen in Ihren Berichten so kundenorientiert wie möglich sind, und strukturieren Sie sie so, dass die wichtigsten Informationen auf einen Blick erkennbar sind.

Das Hervorheben besonders wichtiger Punkte oder die farbliche Kennzeichnung von Vorfällen nach Art kann eine hervorragende Möglichkeit sein, Ihren Berichten für Kunden einen schnellen Überblick zu verschaffen. Immobilienverwalter sind vielbeschäftigte Menschen, und wenn Sie ihnen Zeit sparen können, indem Sie Berichte erstellen, die sie nicht erst mühsam durchforsten müssen, um alle notwendigen Informationen zu erhalten, werden sie Ihnen sehr dankbar sein.

Mit den Berichtstools von Silvertrac können Sie wichtige Informationen ganz einfach hervorheben und individuell anpassbare Berichte erstellen, sodass genau das, was Ihre Kunden am meisten interessiert, im Vordergrund steht.

Informationen sammeln und Verbesserungsvorschläge unterbreiten

Auf der ASIS sprach uns noch jemand darauf an, wie das Unternehmen seine Berichte vierteljährlich durchgeht, um eine Übersicht über alle aufgetretenen Probleme zu erstellen, aus der hervorgeht, welche Probleme am häufigsten auftreten und wie darauf reagiert wurde.

Silvertrac übernimmt diese Arbeit bereits für Sie. Unser Bericht zur Problemübersicht zeigt die häufigsten Probleme und deren Häufigkeit im letzten Monat, Quartal oder Jahr auf. Dies hilft Vorgesetzten zu verstehen, welche Themen sie mit den Mitarbeitern besprechen müssen, und verdeutlicht den Kunden, welche Arbeit Sie geleistet haben.

Wenn die Zeit der Vertragsverlängerungen kommt, wird das ein äußerst wertvolles Hilfsmittel sein. Wenn Sie Ihren Kunden beweisen wollen, dass Sie jeden Cent wert sind oder dass Sie sogar den Stundensatz erhöhen müssen, sollten Sie diese Informationen parat haben.

Fazit

Die Zeitersparnis, die Sie durch die Umsetzung all dieser Vorschläge und den Einsatz einer Software für das Wachpersonalmanagement erzielen, ist enorm. Was Punkt drei angeht, denken Sie nur einmal an den Unterschied zwischen dem manuellen Durchsehen von Hunderten von Berichten und dem einfachen Klicken auf eine Schaltfläche. 

Diese Strategien sparen nicht nur Zeit, sondern verschaffen Ihnen auch einen Vorsprung, wenn es darum geht, Kunden zu gewinnen und zu binden – im Gegensatz zu Mitbewerbern, die Papierberichte verwenden, die uneinheitlich und nicht anpassbar sind und keine zusammenfassenden Informationen enthalten, die für langfristige strategische Entscheidungen herangezogen werden können.