So verwandeln Sie Ihre Berichte in eine zeitsparende Maschine für den Vertragsabschluss

So verwandeln Sie Ihre Berichte in eine zeitsparende Maschine für den Vertragsabschluss

Tägliche Tätigkeitsberichte (DARs) können über Erfolg oder Misserfolg Ihres Sicherheitsdienstunternehmens entscheiden. Bei guter Umsetzung steigern diese Berichte die Effizienz Ihrer Betriebsabläufe, gewährleisten die Rechenschaftspflicht Ihrer Mitarbeiter und verbessern die Kundenakquise sowie die Kundenbindung. Bei schlechter Umsetzung wird der Berichtsprozess jedoch zu einer enormen Belastung für Ihre Ressourcen.

Wir haben einmal auf der ASIS mit dem Inhaber eines Sicherheitsunternehmens gesprochen, der immer noch vier Vollzeit-Büromitarbeiter beschäftigte, die sich ausschließlich um die Bearbeitung von Berichten kümmerten – darunter das Bearbeiten, Scannen, Faxen und Sortieren. Da ist uns regelrecht die Kinnlade heruntergefallen. Das erinnerte uns an die Zeiten, als Sicherheitsunternehmen Lagerräume anmieteten, um riesige Kartons mit Papierberichten unterzubringen.

Angesichts der heutigen Technologie gibt es keinen Grund, an einem derart ineffizienten Prozess festzuhalten. Die Umstellung auf papierlose Tagesberichte ist ein guter erster Schritt, falls Sie diesen noch nicht vollzogen haben, aber es gibt noch einige weitere einfache Maßnahmen, mit denen Sie den Nutzen Ihrer Berichte deutlich steigern können.

Die Informationen vereinheitlichen

Einer der größten Zeitfresser im Berichtsverfahren entsteht, wenn Wachleute entweder unnötige Informationen angeben oder wichtige Details auslassen. Im erstgenannten Fall hat der Wachmann zusätzlichen Aufwand beim Aufschreiben der Beobachtung, und der Kunde verbringt zusätzliche Zeit damit, diese zu lesen. Im letzteren Fall muss man den Wachmann anrufen und herausfinden, was er oder sie ausgelassen hat.

Sie können viel Zeit sparen und Verwirrung vermeiden, indem Sie einfach frühzeitig festlegen, was in jedem Bericht enthalten sein muss. Stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeiter genau wissen, was von ihnen erwartet wird, und zeigen Sie ihnen dazu Beispiele für gute und schlechte Berichte. Unsere Liste der 7 Punkte, die jeder tägliche Tätigkeitsbericht enthalten sollte, ist ein praktischer Ausgangspunkt.

Zunächst einmal muss man sicherstellen, dass man gleich zu Beginn des Vertrags versteht, welche Bedürfnisse der Kunde hat.

Ein langjähriger Inhaber eines Sicherheitsunternehmens

Indem Sie genau festlegen, welche Informationen in den Berichten enthalten sein müssen, erleichtern Sie allen das Leben. Die Sicherheitskräfte können ihre Arbeit effizienter erledigen und erstellen Berichte, die für den Kunden am hilfreichsten sind. Vereinbaren Sie diese Punkte mit jedem Kunden zu Beginn des Projekts:

• Welche Arten von Berichten sie wünschen, z. B. tägliche Aktivitätsberichte, Vorfallberichte und regelmäßige Zusammenfassungen
• Wie oft die einzelnen Berichte versandt werden und wer sie erhält
• Die Pflichtangaben und Nachweise für jede Art von Meldung, wie beispielsweise Fotos, Uhrzeiten und Orte
• Was gilt als Problem mit hoher Priorität, das unverzüglich eskaliert werden muss?

In jedem Bericht das Wesentliche in den Vordergrund stellen

Sie sollten sicherstellen, dass Ihre Berichte alle relevanten Informationen enthalten – sowohl aus praktischen Gründen für den Arbeitsalltag als auch aus rechtlichen Gründen. Im Falle eines Einbruchs oder einer anderen Straftat ist es wichtig festzuhalten, wann und wo Ihr Beamter die Örtlichkeiten überprüft hat.

Dennoch werden die meisten Kunden nicht alles davon lesen wollen. Wie wir bereits im Artikel „So verfassen Sie einen aussagekräftigen täglichen Tätigkeitsbericht“ erläutert haben, überladen Fachbegriffe wie „Code 4“ die Berichte und bieten dem Kunden keinen Mehrwert. Gestalten Sie die Informationen in Ihren Berichten so kundenorientiert wie möglich und strukturieren Sie sie so, dass die wichtigsten Details auf einen Blick ins Auge fallen.

Das Hervorheben besonders wichtiger Punkte oder die farbliche Kennzeichnung von Vorfällen nach Art kann eine hervorragende Möglichkeit sein, Ihren Berichten für Kunden einen schnellen Überblick zu verschaffen. Immobilienverwalter sind vielbeschäftigte Menschen, und wenn Sie ihnen Zeit sparen können, indem Sie Berichte erstellen, die sie nicht erst mühsam durchforsten müssen, um alle notwendigen Informationen zu erhalten, werden sie Ihnen sehr dankbar sein.

Mit TrackTik können Sie mithilfe konfigurierbarer Berichtsvorlagen die für jeden Bericht erforderlichen Felder standardisieren und genau das, was der Kunde am meisten wissen möchte, ganz an den Anfang stellen.

Wie viel Zeit kostet die manuelle Berichterstellung tatsächlich?

Die versteckten Kosten der manuellen Berichterstellung liegen nicht im Papier. Es sind die Stunden, die für das Verfassen, Korrigieren, Nachfassen und Versenden von Berichten aufgewendet werden, was eigentlich nur wenige Minuten dauern sollte. Hier sehen Sie einen Vergleich derselben Aufgaben.

Berichts Aufgabe	Papier oder manueller Prozess	Mit TrackTik
Den Bericht verfassen	Am Ende einer Schicht handschriftlich verfasst, oft aus dem Gedächtnis	Während des Einsatzes auf dem Gerät des Beamten erfasst, mit zeitgestempelten Fotos, Videos, Audioaufnahmen und GPS-Daten
Behebung von Qualitätsproblemen	Die Vorgesetzten überarbeiten die Berichte oder rufen die Beamten an, wenn Angaben fehlen	ReportPro AI wandelt unstrukturierte Feldnotizen in übersichtliche, konformitätsgerechte Berichte um
Lieferung an den Kunden	Eingescannt, per E-Mail gesendet oder an der Rezeption abgegeben	Planmäßige Berichte und automatische Benachrichtigungen per E-Mail oder SMS sowie Zugriff auf das Kundenportal
Einen früheren Bericht finden	Dateien, Ordner oder Aufbewahrungsboxen durchsuchen	In Sekundenschnelle gesichert und durchsuchbar
Erstellung einer Quartalsübersicht	Die Zeiten des manuellen Zählens und der Tabellenkalkulationen	Dashboards, die Trends über verschiedene Standorte und Zeiträume hinweg darstellen

Überlassen Sie TrackTik die schwere Arbeit

Die richtige Plattform verwandelt die Berichterstellung von einer täglichen lästigen Pflicht in einen stetigen Strom an Belegen. So bewältigt TrackTik, die Plattform für das Personalmanagement im Sicherheitsbereich von Trackforce, diese Aufgabe.

• Anleitungsbasierte, beweisreiche Berichte. Die TrackTik-Meldung von Sicherheitsvorfällen bietet den Beamten eine anleitungsbasierte Berichterstellung während des Einsatzes, ergänzt durch zeitgestempelte Video-, Foto-, Audio- und GPS-Beweise.
• Planmäßige Berichterstellung. Berichte können so konfiguriert werden, dass sie stündlich, täglich, monatlich oder jährlich erstellt werden, mit automatischen E-Mail- oder SMS-Benachrichtigungen an Ihr Team und die Beteiligten.
• Perfekt formulierte Texte mit nur einem Klick. TrackTik ReportPro AI verwandelt informelle Notizen in professionelle Berichte und erstellt innerhalb von Sekunden Zusammenfassungen, wobei die Originalversion und die überarbeitete Fassung nebeneinander angezeigt werden.
• Echtzeit-Zugriff für Kunden. Ein Kundenportal bietet Kunden Echtzeit-Zugriff auf Berichte und Betriebsübersichten – der schnellste Weg, um das Vertrauen der Kunden zu gewinnen, indem man ihnen ermöglicht, sich selbst ein Bild zu machen.

Informationen sammeln und Verbesserungsvorschläge unterbreiten

Ein weiterer Sicherheitsverantwortlicher, den wir auf der ASIS getroffen haben, sichtet jedes Quartal alle Berichte, um eine Übersicht über alle vom Team bearbeiteten Vorfälle zu erstellen, aus der hervorgeht, welche Probleme am häufigsten auftreten und wie sie gelöst wurden.

TrackTik übernimmt diese Arbeit für Sie. Die Business-Intelligence-Dashboards von TrackTik visualisieren Vorfälle, Wachaktivitäten und Compliance-Kennzahlen standortübergreifend unter Verwendung aktueller und historischer Daten. Sie können die häufigsten Probleme erkennen und sehen, wie oft diese im Laufe eines Monats, eines Quartals oder eines Jahres auftreten. Das hilft Vorgesetzten zu verstehen, welche Themen mit den Mitarbeitern besprochen werden müssen, und zeigt den Kunden, welche Arbeit Sie geleistet haben.

Wenn die Zeit der Vertragsverlängerungen kommt, wird das ein äußerst wertvolles Hilfsmittel sein. Wenn Sie Ihren Kunden beweisen wollen, dass Sie jeden Cent wert sind oder sogar, dass Sie den Stundensatz erhöhen müssen, müssen Sie diese Informationen parat haben.

So nutzen Sie Ihre Berichte, um die Vertragsverlängerung abzuschließen

Gute Berichte zahlen sich nur dann aus, wenn Sie sie auch nutzen. Befolgen Sie diese Schritte, um die Berichte eines ganzen Jahres in ein überzeugenderes Verlängerungsgespräch umzusetzen.

1. Legen Sie die Erwartungen gleich zu Beginn fest. Halten Sie die vom Kunden gewünschten Berichte, Felder und den Lieferplan schriftlich fest.
2. Liefern Sie stets pünktlich. Durch die automatisierte Zustellung wird das Risiko einer versäumten oder verspäteten Einreichung ausgeschlossen.
3. Überprüfen Sie die Trends vierteljährlich. Achten Sie dabei auf wiederkehrende Probleme nach Standort, Zeitpunkt und Art.
4. Verbesserungsvorschläge unterbreiten. Auf der Grundlage der Daten Änderungen hinsichtlich der Dienstpläne, Patrouillenzeiten oder des Einsatzbereichs vorschlagen.
5. Legen Sie die Fakten auf den Tisch. Zeigen Sie, was versprochen und was tatsächlich erbracht wurde. TrackTik Contracts and Invoicing verknüpft Verträge, Abrechnungssätze und erbrachte Leistungen mit denselben Betriebsdaten, was die Argumente für eine Vertragsverlängerung oder eine Preiserhöhung untermauert.

Fazit

Die Zeitersparnis, die Sie durch die Umsetzung dieser Vorschläge mithilfe einer Software für das Wachpersonalmanagement erzielen, ist enorm. Denken Sie allein schon bei der vierteljährlichen Zusammenfassung an den Unterschied zwischen der manuellen Durchsicht von Hunderten von Berichten und einem einfachen Mausklick.

Diese Strategien sparen nicht nur Zeit, sondern verschaffen Ihnen auch einen Vorsprung, wenn es darum geht, Kunden zu gewinnen und zu binden – im Gegensatz zu Mitbewerbern, die Papierberichte verwenden, die uneinheitlich und nicht anpassbar sind und keine zusammenfassenden Informationen enthalten, die für langfristige strategische Entscheidungen herangezogen werden können.

Möchten Sie sehen, wie Ihre Berichte aussehen könnten? Vereinbaren Sie eine TrackTik-Demo, und das Team zeigt Ihnen, wie Sie aus alltäglichen Berichten überzeugende Argumente machen, mit denen Sie Aufträge gewinnen und sichern.