« Couvert » ne signifie pas « conforme » : les erreurs des entreprises de sécurité en matière de planification

« Couvert » ne signifie pas « conforme » : les erreurs des entreprises de sécurité en matière de planification

Le problème ne vient pas des ordres de poste, mais des systèmes cloisonnés.

La plupart des opérations de sécurité reposent sur un postulat : si un service est assuré, c’est qu’il l’est correctement. Or, « assuré » et « conforme » sont deux notions bien distinctes. C’est dans cet écart que s’accumulent discrètement, service après service, les risques liés aux salaires, aux violations des certifications et à la responsabilité conjointe de l’employeur, jusqu’à ce que la situation devienne insoutenable.

Des mesures récentes prises par les autorités viennent illustrer cette situation. En avril 2023, le ministère américain du Travail a ordonné à une société de sécurité californienne de verser à 54 agents de sécurité un montant total de 78 000 dollars, après avoir constaté que l’entreprise leur avait illégalement refusé le paiement des heures supplémentaires et avait tenté de dissimuler ces heures en les enregistrant comme des heures de formation, des primes et des remboursements. Une autre action menée par le ministère du Travail la même année a visé une société de sécurité de Chicago qui avait classé à tort ses agents de sécurité comme travailleurs indépendants, ce qui a donné lieu à plus de 450 000 dollars d'arriérés de salaire et de dommages-intérêts.

Ces cas semblent être des problèmes liés à la paie. Ce n'est pas le cas. Ils trouvent leur origine dans les processus de planification des horaires.

Le piège des certifications : déployés avant d'être qualifiés

De nombreuses juridictions interdisent légalement le recours à des agents de sécurité non certifiés pour occuper certains postes spécifiques. Washington, D.C. exige que les agents de sécurité travaillant dans des immeubles de bureaux perçoivent un salaire basé sur la classification « Guard 1 » établie par le secrétaire américain au Travail en vertu de la loi sur les contrats de service (Service Contract Act) et du Bureau du procureur général, un taux explicitement lié au statut d’agent certifié. À compter de juillet 2024, ce taux ne sera pas inférieur à 19,39 dollars de l’heure, auxquels s’ajoutent 4,98 dollars d’avantages sociaux.

Voici le piège : un agent de sécurité affecté à une mission avant d'avoir obtenu la certification requise pourrait ne pas pouvoir bénéficier rétroactivement du taux de rémunération garanti, tandis que l'entreprise pourrait, dans le même temps, avoir enfreint la législation relative à l'affectation du personnel. Il s'agit d'un double risque, et ce n'est pas le fruit d'une mauvaise décision prise par un responsable. C'est un système de planification des horaires dépourvu de garde-fous.

Lorsque la fonctionnalité de suivi des habilitations de Trackforce est activée, les agents non éligibles ne peuvent pas être affectés à des postes protégés avant même que le planning ne soit établi. Des alertes d’expiration signalent de manière proactive les délais de renouvellement. Le système applique cette règle de manière automatique, ce qui évite à votre responsable des plannings d’avoir à s’en souvenir à 23 h lorsqu’il tente de pourvoir un poste vacant de dernière minute.

Le piège du titre : peu importe comment on appelle ce poste. Ce qui compte, c'est ce que font les personnes qui l'occupent.

Les tribunaux et les autorités de régulation du travail s'intéressent de plus en plus aux tâches effectivement exercées, et non à l'intitulé du poste figurant sur le contrat ou sur la fiche de paie. Un « ambassadeur de hall d'entrée » ou un « surveillant de site » qui effectue des rondes, contrôle les accès, intervient en cas d'alarme et expulse les intrus est considéré comme un agent de sécurité au sens de la plupart des définitions légales, quel que soit le libellé du contrat conclu avec le client.

Il s'agit d'un risque lié à la classification qui s'amplifie au fil du temps, à mesure que les postes se multiplient par centaines. Et il est difficile de s'en prémunir a posteriori, lorsque la seule documentation relative aux missions du poste est une fiche de poste rédigée en termes vagues, dans le but de contourner les seuils réglementaires.

Lorsque les plannings sont établis dans Trackforce à partir de modèles de postes prédéfinis assortis de descriptions de fonctions documentées, l’entreprise crée un dossier vérifiable détaillant ce que chaque poste implique concrètement. Cette documentation constitue votre première ligne de défense en cas de litige relatif à la classification des postes, et elle oblige les parties à aborder le sujet dès la phase de négociation du contrat, et non lors de la procédure de communication des pièces.

Le piège de la « responsabilité conjointe de l'employeur » : un avertissement direct à l'intention des entreprises clientes

Si votre organisation gère la sécurité des contrats, cette section vous concerne.

La règle de 2023 du NLRB relative à l’employeur conjoint a considérablement abaissé le seuil permettant de qualifier une entité contractante d’employeur, comme l’a rapporté *The Harvard Crimson*, et les mesures d’application ont suivi. Dans une affaire très médiatisée de 2023, le NLRB a allégué que l’université de Harvard était un co-employeur de ces agents de sécurité, une conclusion qui, selon les experts en droit du travail, pourrait modifier considérablement la manière dont l’université gère ses relations avec les prestataires. Le cœur du litige : Harvard imposait les horaires de travail, définissait les règles de conduite et servait d’interlocuteur principal pour l’exécution du contrat.

De nombreuses entreprises clientes ne se rendent pas compte que leurs pratiques habituelles en matière de gestion des prestataires, notamment les consignes détaillées après passation de commande, les contacts avec le supérieur hiérarchique direct et les évaluations régulières des performances, peuvent être interprétées comme une situation de co-emploi devant un tribunal. En vertu du cadre élargi défini par le NLRB, une entité peut être considérée comme un co-employeur même si elle dispose uniquement du pouvoir de contrôler une condition d’emploi, et pas seulement lorsqu’elle exerce activement ce contrôle. WTW

La solution proposée par Trackforce aux acheteurs professionnels est simple : une visibilité sur la conformité sans contrôle opérationnel. Un responsable des installations peut vérifier en temps réel que chaque poste est occupé par un agent de sécurité dont la certification est à jour, sans pour autant dicter la manière dont ces agents exercent leurs fonctions. C’est là la distinction qui compte sur le plan juridique. Vous achetez une garantie, pas une supervision.

La conformité passe d'abord par des processus de planification précis

La plupart des outils de planification sont conçus pour résoudre un problème de couverture. Pourvoir un poste, combler un vide, passer à autre chose. Dans les secteurs réglementés comme celui de la sécurité, cette approche constitue un handicap.

Le choix de la personne qui assure le poste est tout aussi important que le fait que ce poste soit pourvu ou non. C'est au niveau du processus de planification des horaires que la conformité est soit intégrée, soit négligée, sans qu'aucun signe visible ne permette de détecter cette négligence.

Le cycle de travail de Trackforce comble systématiquement cette lacune : détection de l'expiration d'un titre de qualification, signalement du concerné, blocage de l'accès aux postes non éligibles, alerte du superviseur, recherche d'un remplaçant parmi un vivier de candidats qualifiés, poste pourvu avec un dossier de conformité documenté. L'intégrité de la paie s'en trouve naturellement garantie. Lorsque la bonne personne occupe le bon poste et que son dossier de qualification est horodaté, les litiges relatifs aux taux de rémunération s'appuient sur une trace écrite claire.

La courbe de tendance n'évolue pas dans une direction favorable

Les lois visant à protéger les salaires des agents de sécurité se généralisent dans les différentes juridictions américaines. Dans le cadre d’un recours collectif, une seule faille systémique dans la gestion des plannings peut avoir des répercussions sur des milliers de services et concerner des dizaines de plaignants. Les avocats des plaignants ont une compréhension de plus en plus fine du fonctionnement des systèmes de planification et des informations que ceux-ci omettent de consigner.

Les entreprises les mieux placées ne sont pas celles qui disposent des meilleures politiques. La plupart des entreprises ont les bonnes politiques. Le fossé se situe entre la politique et sa mise en œuvre, et ce fossé réside dans le processus de planification des horaires. Une politique stipulant « ne déployer que des agents de sécurité certifiés » ne sert à rien si votre système de planification des horaires ne permet pas de la mettre en pratique.

La question à laquelle votre système de planification devrait répondre

En matière de sécurité, la question de la conformité ne consiste pas à savoir si votre entreprise dispose d'une politique de certification. Il s'agit plutôt de déterminer si votre système de planification en tient compte et s'il en tient compte avant l'attribution d'un service, et non après la découverte d'une infraction.

C'est là toute la différence entre un programme de conformité et un historique de conformité.

Découvrez comment Trackforce automatise la conformité des qualifications tout au long de votre processus de planification grâce à sa suite d’outils de gestion d’entreprise.

Questions fréquemment posées