Stratégies de conformité et d'atténuation des risques pour la sécurité physique

Stratégies de conformité et d'atténuation des risques pour la sécurité physique

Les entreprises de sécurité physique doivent gérer de nombreux aspects liés à la conformité. Leur lieu d'intervention, leurs méthodes de travail et leurs clients ont tous une incidence sur les mesures qu'ils doivent prendre pour se conformer à la réglementation.

Notre équipe a longuement abordé la question de la conformité sur pratiquement tous les sujets : formation, assurances , contrôle d'accès , impôts des entreprises, et bien plus encore.

Parmi tous les renseignements que nous avons recueillis, nous avons identifié trois domaines essentiels où les entreprises de sécurité physique doivent impérativement mettre en œuvre un plan d'action pour la gestion des risques : leur lieu d'intervention , les secteurs d'activité qu'elles desservent et leurs clients . Voici les stratégies que nous recommandons pour ces trois domaines.

Lieu d'opération

Les entreprises de sécurité physique choisissent leur siège social pour de nombreuses raisons, comme toute autre entreprise. Leur stade de développement, leur taille (start-up ou grand groupe), les taux d'imposition locaux et nationaux, ou encore leur statut de filiale d'une entreprise plus importante, sont autant d'éléments à prendre en compte. Parfois, le choix de l'emplacement est dicté par la commodité ou la nécessité. Quoi qu'il en soit, le lieu d'implantation ou le siège social d'une entreprise détermine les réglementations et les taxes auxquelles elle est soumise.

Le fait d'exercer dans différents États, ou dans un État doté d'une réglementation stricte comme la Californie , signifie que les différentes lois exigent notamment des agents une formation et des certifications différentes.

Plan d'action :
Étant donné que les permis de garde dépendent d'une formation adéquate, l'accès à des programmes de formation d'agents de soutien sera utile pour élaborer ou rassembler les ressources appropriées en fonction du lieu pour la formation et les certifications des agents.

Remarque : L'efficacité de vos ressources de formation dépend de la qualité du système sur lequel elles sont téléchargées. Lorsque les responsables de la sécurité physique conçoivent leurs programmes de formation en fonction de leur activité principale et de leurs sites, ils tiennent compte de la manière dont leurs agents accéderont à ces ressources. Maintenir la communication au sein de l'équipe est une solution ; offrir une autre consiste à garantir un accès 24 heures sur 24, 7 jours sur 7 grâce à un module de formation configurable .

En revanche, la formation des superviseurs exige une approche complètement différente. Ces derniers sont la pierre angulaire du succès de vos agents . Leur formation, notamment en ce qui concerne le suivi et le contrôle des activités des agents de sécurité et la gestion des rapports d'incidents, aura un impact déterminant sur le bon déroulement des opérations quotidiennes de votre site.

Finalement, évaluer la conformité des formations en fonction du lieu est une chose. Assurer la conformité aux taux d'imposition et de cotisations sociales applicables en est une autre. Notre équipe est justement composée d'experts en paie et en intégration . Cela signifie que nous avons une connaissance approfondie des impôts, des avantages sociaux et des lois auxquels toutes les entreprises sont soumises . En matière de sécurité, il est essentiel que les gestionnaires de paie et les agents d'embauche tiennent compte du lieu d'exploitation ainsi que des retenues obligatoires sur le salaire de chaque employé.

Comme il s'agit d'un domaine fluctuant qui varie selon les opérations, et d'une tâche coûteuse si elle est mal effectuée, nous vous recommandons de consulter nos experts pour obtenir des solutions spécifiques aux besoins de votre entreprise.

Répondre aux exigences des différentes industries

Selon le secteur d'activité dans lequel la sécurité physique est spécialisée – comme le commerce de détail, l'éducation, l'industrie, le résidentiel ou le commerce – chaque site exigera des agents des compétences spécifiques qui varient en fonction des besoins du site.

Plan d'action :
Dans le cadre d'un travail en milieu résidentiel, les gestionnaires d'embauche doivent s'assurer que leurs agents de sécurité possèdent des compétences relationnelles, comme celles acquises grâce à une formation en service à la clientèle ou en intelligence émotionnelle .

Les opérations de sécurité physique intervenant dans les établissements de santé, par exemple, doivent adapter la formation de leurs agents de sécurité pour effectuer un prédépistage spécialisé de la COVID-19, comme la prise de température, la surveillance de l'utilisation des équipements de protection individuelle (EPI) et de la distanciation physique, la gestion de l'occupation des bâtiments et le contrôle des mouvements de foule.

Remarque : Un poste que vous avez pourvu exige la présence d'agents de sécurité armés. Comment s'assurer qu'ils sont conformes ? Voici quatre conseils essentiels pour les responsables de la sécurité physique.

Parmi les autres facteurs ayant un impact constant sur la sécurité des soins de santé figure la nécessité de communiquer avec les forces de l'ordre locales et les autres services d'urgence. Disposer de moyens de communication efficaces, notamment grâce à un centre des opérations de sécurité (également appelé « GSOC » ou « centre de commandement »), améliore non seulement la collaboration au sein des équipes, mais garantit également une gestion optimale des incidents critiques. Si les responsables ne sont pas informés d'un incident en temps réel – ou des procédures à suivre –, les agents de sécurité physique risquent d'être pénalisés par des poursuites judiciaires. C'est là que la gestion des rapports d'incidents prend toute son importance .

Respect des exigences contractuelles des clients

Les clients font appel à une équipe externe de sécurité physique pour diverses raisons. Leurs attentes varient également, notamment en ce qui concerne la collaboration avec le RSSI (Responsable de la sécurité des systèmes d'information) dans le cadre de ses plans de gestion des risques et de continuité d'activité.

Les RSSI ont bien plus à gérer que la sécurité physique. Leur rôle exige qu'ils mettent en place la logistique de sécurité pour la protection des employés, la gestion des biens et des actifs, les cybermenaces, et bien plus encore. Les équipes externes de sécurité physique jouent un rôle essentiel pour les aider à atténuer les risques. Au fur et à mesure que les entreprises développent leurs programmes de gestion des risques de sécurité, elles font appel à ces équipes pour s'assurer de la conformité de leurs opérations.

Plan d'action :
Le suivi des activités des agents de sécurité compétents garantit non seulement que les superviseurs contrôlent les actions de votre équipe, mais aussi que ces actions respectent vos engagements contractuels.

N'oubliez pas : une gestion efficace des agents de sécurité assure le travail d'équipe et la sécurité optimale des sites. Suivez les rondes incomplètes pour éviter que les clients ne s'interrogent sur l'inactivité de vos agents. Exigez des rapports complets pour prévenir les malentendus et documenter des informations exactes.

Que peuvent donc faire les responsables de la sécurité physique pour améliorer la conformité et réduire les risques ?

Réduire les risques peut être difficile ; mais en suivant la bonne voie, toute entreprise de sécurité physique peut tirer parti des meilleures pratiques et s'épargner les tracas liés à d'éventuels litiges et à des amendes coûteuses.

Tout d'abord, assurez-vous d'appliquer les meilleures pratiques en matière de rapports d'incidents et d'activités . Votre équipe doit savoir quoi et comment rédiger un rapport. Cela implique souvent l'utilisation d'un système de rapports standardisés.

Deuxièmement, assurez le maintien des formations et des certifications . Suivez les certifications et les formations des agents de sécurité expirées ou sur le point d'expirer grâce à des modules de formation configurables.

Troisièmement, utilisez le GPS pour la surveillance à distance et la protection des travailleurs isolés . Les technologies GPS et de géolocalisation améliorent la surveillance en temps réel des agents de sécurité à distance. Ainsi, les superviseurs ne manquent jamais une alerte ou une notification si un agent a manqué un point de contrôle ou n'a pas terminé sa ronde. Bénéficiez de l'assistance des systèmes intégrant la protection des travailleurs isolés dès leur mise en service. Cette protection offre une assistance immédiate et une tranquillité d'esprit aux agents travaillant à distance ou dans des conditions dangereuses.

Quatrièmement, assurez-vous de maintenir des procédures de paie rigoureuses . Les normes de paie évoluent constamment, tout comme les méthodes employées par les entreprises de sécurité physique pour s'assurer que leurs systèmes de paie minimisent les risques fiscaux. Collaborer avec un expert en solutions de paie est la meilleure façon de s'assurer du strict respect de la réglementation en matière de salaires et de droit du travail.