Estrategias de cumplimiento normativo y mitigación de riesgos para la seguridad física

Estrategias de cumplimiento normativo y mitigación de riesgos para la seguridad física

Las empresas de seguridad física tienen mucho que gestionar en lo que respecta al cumplimiento normativo. El lugar donde operan, la forma en que lo hacen y los clientes con los que tienen contrato influyen en lo que una empresa de guardias de seguridad debe hacer para garantizar dicho cumplimiento.

Nuestro equipo ha hablado extensamente sobre el cumplimiento normativo en prácticamente todos los ámbitos: formación, seguros, control de acceso, impuestos de las empresas y mucho más.

De todo lo que hemos analizado, hemos identificado tres áreas fundamentales en las que las empresas de seguridad física deben aplicar un plan de acción para la mitigación de riesgos: la ubicación de sus operaciones, los sectores a los que prestan servicio y los clientes con los que tienen contrato. A continuación, presentamos las estrategias que recomendamos para estas tres áreas.

Lugar de la operación

Las empresas de seguridad física eligen su sede por muchas razones, al igual que cualquier otro negocio. La fase de desarrollo o el tamaño de su negocio —ya sea una empresa emergente o un conglomerado—, los tipos impositivos locales y estatales, o si se trata de una sucursal de una empresa más grande, son factores que influyen. En ocasiones, la ubicación puede deberse a la comodidad o a la necesidad. En cualquier caso, el lugar donde una empresa ha establecido sus raíces o su sede determina la normativa —y los impuestos— que debe cumplir.

Operar en diferentes estados, o en un estado con una normativa estricta como California, implica que las distintas leyes exigen que los agentes cuenten con formación y certificaciones diferentes, entre otras cosas.

Plan de acción:
Dado que las licencias de vigilante dependen de una formación adecuada, es fundamental tener acceso a programas de formación para agentes resultará de gran ayuda a la hora de desarrollar o recopilar recursos adecuados y específicos de cada lugar para la formación y certificación de los agentes.

Nota al margen: La calidad de los recursos de formación de tu equipo depende en gran medida del sistema en el que se suban. Cuando los responsables de seguridad física diseñan sus programas de formación para que se adapten específicamente a su actividad principal y a la ubicación o ubicaciones de la empresa, tienen en cuenta cómo accederán sus agentes a dichos recursos. Mantener la comunicación entre el equipo es una forma de hacerlo; la otra es proporcionar acceso las 24 horas del día, los 7 días de la semana, a través de un módulo de formación configurable.

Sin embargo, a la hora de formar a los supervisores, hay que adoptar un enfoque totalmente diferente. Los supervisores son la «columna vertebral» del éxito de tus agentes. En lo que respecta al seguimiento y la supervisión de las actividades de los guardias y a los informes de incidentes en las instalaciones, la forma en que estén formados determinará el éxito o el fracaso de las actividades diarias de su centro.

Por último, una cosa es evaluar las medidas de cumplimiento normativo en materia de formación en función de la ubicación, y otra muy distinta es garantizar el cumplimiento de los tipos impositivos y salariales adecuados. Da la casualidad de que nuestro equipo está formado precisamente por expertos en nóminas e incorporación de personal. Esto significa que tenemos un conocimiento especial en lo que respecta a los impuestos, prestaciones y normativas que todas las empresas deben tener en cuenta. En cuanto a la seguridad física, es esencial que los responsables de nóminas y los responsables de contratación tengan en cuenta el estado en el que opera la empresa, así como las deducciones obligatorias que deben aplicarse a la nómina de cada empleado.

Dado que se trata de un ámbito cambiante que varía en función de cada operación, y que además puede resultar costoso si no se gestiona adecuadamente, te recomendamos que consultes con nuestros expertos para encontrar soluciones específicas que se adapten a las necesidades de tu empresa.

Adaptación a los distintos requisitos del sector

Dependiendo del sector en el que se especialice la seguridad física —como el comercio minorista, la educación, el sector industrial, el residencial o el comercial—, cada uno de ellos exigirá que los agentes cuenten con competencias específicas para cada emplazamiento, que varían en función de las necesidades de cada uno.

Plan de acción:
Si se trabaja en un entorno residencial, los responsables de contratación deben asegurarse de que sus guardias utilicen habilidades interpersonales, como las adquiridas a través de la atención al cliente o la formación en inteligencia emocional para guardias de seguridad.

Las operaciones de seguridad física que se desarrollan en entornos sanitarios, por ejemplo, deben adaptar la formación de sus guardias para llevar a cabo tareas especializadas de cribado previo de la COVID-19 , como la toma de temperatura, la supervisión del uso del equipo de protección individual (EPI) y del distanciamiento físico, la gestión de la ocupación de los edificios y el control de las aglomeraciones.

Nota al margen: Supongamos que un encargo que has contratado para el sector requiere guardias armados: ¿cómo puedes asegurarte de que tus agentes cumplan con la normativa? A continuación te ofrecemos 4 consejos para guardias armados que los operadores de seguridad física deberían conocer.

Otros aspectos que siempre influyen en la seguridad sanitaria son la necesidad de comunicarse con las fuerzas del orden locales, así como con otros servicios de emergencia. Contar con los mejores medios de comunicación, como, por ejemplo, mediante un Centro de Operaciones de Seguridad (también conocido como «GSOC» o «Centro de Mando»), no solo mejora la colaboración entre equipos, sino que garantiza que las operaciones no corran el riesgo de gestionar de forma inadecuada un suceso crítico. Si los supervisores no tienen conocimiento de un incidente en tiempo real —o de los procedimientos adecuados para gestionarlo—, los operadores de seguridad física podrían verse envueltos en litigios indeseados. Aquí es donde entra en juego la gestión de los informes de incidentes.

Cumplimiento de los requisitos del contrato con el cliente

Los clientes tienen diversas razones para contratar a un equipo externo de seguridad física. Además, los clientes tienen diferentes expectativas que cada equipo contratado debe cumplir. Esto incluye colaborar con los planes de mitigación de riesgos y de continuidad del negocio del CISO (director de seguridad de la información).

Los CISO tienen mucho más que la seguridad física que gestionar. Su función les exige ocuparse de la logística de seguridad relacionada con la seguridad de los empleados, la gestión de inmuebles, la gestión de activos, las amenazas a la ciberseguridad y mucho más. Los equipos de seguridad física externos desempeñan un papel fundamental a la hora de ayudarles a mitigar los riesgos. A medida que los clientes amplían sus programas de gestión de riesgos de seguridad empresarial, recurren a los equipos de seguridad física para garantizar que sus operaciones cumplan con la normativa.

Plan de acción:
Supervisar las actividades adecuadas del personal de seguridad garantiza que los supervisores no solo hagan un seguimiento de las acciones de su equipo, sino que dichas acciones cumplan con lo estipulado en el contrato.

Recuerda: una gestión eficaz del personal de seguridad garantizará que tu equipo trabaje como una unidad y que las instalaciones estén debidamente protegidas en todo momento. Realiza un seguimiento de las rondas de seguridad incompletas para que los clientes no se pregunten por qué tus agentes no están haciendo su trabajo. Toma medidas drásticas contra la presentación de informes incompletos para evitar malentendidos y documentar información veraz.

Entonces, ¿qué pueden hacer los operadores de seguridad física para mejorar el cumplimiento normativo y reducir el riesgo?

Reducir el riesgo puede resultar complicado; sin embargo, si se sigue el camino adecuado, cualquier empresa de seguridad física puede aplicar las mejores prácticas y ahorrarse los quebraderos de cabeza que suponen los posibles litigios y las costosas multas.

En primer lugar, asegúrate de que se sigan las mejores prácticas en la elaboración de informes de incidentes y actividades. Tu equipo debe saber qué escribir y cómo redactar un informe. Esto suele implicar el uso de un sistema de informes basado en plantillas para obtener respuestas estandarizadas.

En segundo lugar, mantén al día la formación y las certificaciones. Realice un seguimiento de las certificaciones y la formación de los guardias que hayan caducado o estén a punto de caducar mediante módulos de formación configurables.

En tercer lugar, utiliza el GPS para la supervisión remota de los trabajos y la protección de trabajadores aislados. Las tecnologías de GPS y geolocalización mejoran la supervisión remota de los guardias en tiempo real. Esto significa que los supervisores nunca se pierden una alerta o notificación si un guardia se ha saltado un punto de control o no ha completado su ronda. Aproveche el apoyo de sistemas integrados con la tecnología de protección de trabajadores aislados, lista para usar desde el primer momento. La protección de trabajadores aislados proporciona asistencia inmediata y tranquilidad a los agentes que trabajan en emplazamientos remotos o en momentos de riesgo.

En cuarto lugar, mantener unos procedimientos de nómina adecuados. Las normas en materia de nóminas cambian constantemente; y, con ellas, también lo hacen las formas en que los operadores de seguridad física se aseguran de que sus sistemas de nóminas mitiguen posibles riesgos fiscales. Asociarse con un experto en soluciones para la gestión de nóminas de los empleados es la forma más sencilla de garantizar que se cumplan al pie de la letra todas las normativas salariales y laborales.