Strategien zur Einhaltung von Vorschriften und zur Risikominderung im Bereich der physischen Sicherheit

Strategien zur Einhaltung von Vorschriften und zur Risikominderung im Bereich der physischen Sicherheit

Sicherheitsdienstleister haben im Hinblick auf die Einhaltung von Vorschriften viel zu beachten. Wo sie tätig sind, wie sie arbeiten und mit welchen Kunden sie Verträge abschließen – all dies hat Einfluss darauf, was ein Sicherheitsdienstleister tun muss, um die Vorschriften einzuhalten.

Unser Team hat sich ausführlich mit Compliance in nahezu jedem Bereich befasst – Schulungen, Versicherung, Zugangskontrolle, Unternehmenssteuern und vieles mehr.

Aus all den von uns untersuchten Aspekten haben wir drei wesentliche Bereiche ermittelt, in denen Unternehmen für physische Sicherheit einen Aktionsplan zur Risikominderung umsetzen müssen: den Einsatzort, die von ihnen betreuten Branchen und die Kunden, mit denen sie Verträge abschließen. Hier sind die Strategien, die wir für diese drei Bereiche empfehlen.

Standort der Geschäftstätigkeit

Anbieter von physischen Sicherheitsdienstleistungen wählen ihren Standort aus vielen Gründen – genau wie jedes andere Unternehmen auch. Die Entwicklungsphase oder Größe ihres Unternehmens – ob es sich um ein Start-up oder einen Konzern handelt –, lokale und landesweite Steuersätze sowie die Frage, ob es sich um eine Niederlassung eines größeren Unternehmens handelt, spielen dabei eine Rolle. Manchmal hängt die Standortwahl von praktischen Erwägungen oder von der Notwendigkeit ab. Unabhängig davon bestimmt der Ort, an dem ein Unternehmen seine Wurzeln geschlagen hat oder seinen Hauptsitz unterhält, welche Vorschriften – und Steuern – einzuhalten sind.

Tätigkeit in verschiedenen Bundesstaaten oder in einem Bundesstaat mit strengen Vorschriften wie Kalifornien, bedeutet, dass unterschiedliche Gesetze unter anderem vorschreiben, dass Polizeibeamte unterschiedliche Ausbildungen und Zertifizierungen absolvieren müssen.

Aktionsplan:
Da Wachlizenzen von der richtigen Ausbildung abhängen, ist der Zugang zu unterstützenden Ausbildungsprogramme für Sicherheitspersonal ist hilfreich bei der Entwicklung oder Zusammenstellung geeigneter standortbezogener Ressourcen für die Ausbildung und Zertifizierung von Sicherheitspersonal.

Randbemerkung: Die Schulungsressourcen Ihres Teams sind nur so gut wie das System, in das sie hochgeladen werden. Wenn Führungskräfte im Bereich der physischen Sicherheit ihre Schulungsprogramme speziell auf ihr Kerngeschäft und ihre Standorte zuschneiden, berücksichtigen sie dabei, wie ihre Mitarbeiter auf diese Ressourcen zugreifen werden. Die Aufrechterhaltung der Teamkommunikation ist ein Weg; ein weiterer ist die Bereitstellung eines rund um die Uhr verfügbaren Zugangs über ein konfigurierbares Schulungsmodul.

Bei der Schulung von Vorgesetzten muss jedoch ein ganz anderer Ansatz verfolgt werden. Vorgesetzte sind das „Rückgrat“ für den Erfolg Ihrer Sicherheitskräfte. Was die Nachverfolgung und Überwachung der Aktivitäten des Sicherheitspersonals sowie der Vorfallberichte am Standort angeht, entscheidet ihre Ausbildung über Erfolg oder Misserfolg der täglichen Abläufe an Ihrem Standort.

Schließlich ist die Bewertung von Maßnahmen zur Einhaltung von Schulungsvorschriften je nach Standort eine Sache. Die Einhaltung der geltenden Steuer- und Lohnsätze eine andere. Unser Team besteht nun einmal aus Experten für Lohnabrechnung und Einarbeitung. Das bedeutet, dass wir besonders gut Bescheid wissen, wenn es um die Steuern, Sozialleistungen und Gesetze, die alle Unternehmen beachten müssen. Im Hinblick auf die physische Sicherheit ist es unerlässlich, dass Lohnbuchhalter und Personalverantwortliche sowohl den Betriebsstandort als auch die erforderlichen Abzüge vom Gehaltsscheck jedes Mitarbeiters berücksichtigen.

Da es sich hierbei um einen Bereich handelt, der je nach Betriebsablauf Schwankungen unterliegt und bei unsachgemäßer Durchführung zudem mit hohen Kosten verbunden ist, empfehlen wir Ihnen, sich an unsere Experten zu wenden, um maßgeschneiderte Lösungen für die Anforderungen Ihres Unternehmens zu erhalten.

Unterstützung unterschiedlicher Branchenanforderungen

Je nachdem, auf welchen Bereich sich der physische Sicherheitsdienst spezialisiert hat – beispielsweise Einzelhandel, Bildungswesen, Industrie, Wohnbereich oder Gewerbe –, werden von den Sicherheitskräften jeweils standortspezifische Fähigkeiten verlangt, die je nach den Anforderungen des jeweiligen Standorts variieren.

Aktionsplan:
Bei der Arbeit in Wohnanlagen müssen Personalverantwortliche dafür sorgen, dass ihre Sicherheitskräfte Soft Skills einsetzen, wie sie beispielsweise im Kundenservice oder Schulungen zur emotionalen Intelligenz für Sicherheitskräfte.

Sicherheitsdienste, die beispielsweise im Gesundheitswesen tätig sind, müssen ihre Schulungen für Sicherheitspersonal anpassen, um spezielle COVID-19-Vorabkontrollen wie Temperaturmessungen, die Überwachung der Verwendung persönlicher Schutzausrüstung (PSA) und der Einhaltung der Abstandsregeln, die Steuerung der Gebäudeauslastung sowie die Kontrolle von Menschenansammlungen.

Randbemerkung: Angenommen, ein von Ihnen beauftragter Auftrag in der Branche erfordert den Einsatz bewaffneter Sicherheitskräfte – wie können Sie sicherstellen, dass Ihre Mitarbeiter die Vorschriften einhalten? Hier sind 4 Tipps für bewaffnete Sicherheitskräfte , die Sicherheitsdienstleister kennen sollten.

Ein weiterer Bereich, der stets Auswirkungen auf die Sicherheit im Gesundheitswesen hat, ist die Notwendigkeit der Kommunikation mit den örtlichen Strafverfolgungsbehörden sowie anderen Rettungsdiensten. Die Nutzung erstklassiger Kommunikationsmethoden, wie beispielsweise mithilfe eines Security Operations Center (auch bekannt als „GSOC“ oder „Command Center“), verbessert nicht nur die Zusammenarbeit im Team, sondern stellt auch sicher, dass im Einsatzbetrieb kein Risiko besteht, ein kritisches Ereignis falsch zu handhaben. Wenn Vorgesetzte nicht in Echtzeit über einen Vorfall informiert sind – oder die richtigen Vorgehensweisen für den Umgang damit nicht kennen –, können Sicherheitsmitarbeiter in unerwünschte Rechtsstreitigkeiten verwickelt werden. An dieser Stelle kommt die Bearbeitung von Vorfallmeldungen ins Spiel.

Einhaltung der vertraglichen Anforderungen des Kunden

Kunden haben verschiedene Gründe, ein externes Team für physische Sicherheit zu beauftragen. Die Kunden haben zudem unterschiedliche Erwartungen, die jedes beauftragte Team erfüllen muss. Dazu gehört auch die Zusammenarbeit mit den Plänen des CISO (Chief Information Security Officer) zur Risikominderung und zur Gewährleistung der Geschäftskontinuität.

CISOs müssen sich mit weit mehr als nur der physischen Sicherheit befassen. Ihre Aufgabe besteht darin, Sicherheitsmaßnahmen für die Sicherheit der Mitarbeiter, die Immobilienverwaltung, das Anlagenmanagement, Cyber-Sicherheitsbedrohungen und vieles mehr zu konzipieren. Externe Teams für physische Sicherheit spielen eine wichtige Rolle dabei, ihnen bei der Risikominderung zu helfen. Wenn Kunden ihre Programme zum Sicherheitsrisikomanagement in Unternehmen ausbauen, wenden sie sich an Teams für physische Sicherheit, um sicherzustellen, dass ihre Betriebsabläufe den gesetzlichen Vorschriften entsprechen.

Maßnahmenplan:
Überwachung der richtigen Tätigkeiten der Sicherheitskräfte stellt sicher, dass die Vorgesetzten nicht nur die Handlungen Ihres Teams verfolgen, sondern dass diese Handlungen auch die Erfüllung Ihrer vertraglichen Verpflichtungen gewährleisten.

Denken Sie daran: Ein effektives Wachpersonalmanagement sorgt dafür, dass Ihr Team als Einheit zusammenarbeitet und die Standorte jederzeit ordnungsgemäß gesichert sind. Verfolgen Sie unvollständige Wachrundgänge nach, damit Kunden nicht hinterfragen, warum Ihre Mitarbeiter ihre Aufgaben nicht erfüllen. Gehen Sie streng gegen unvollständige Berichte vor, um Missverständnisse zu vermeiden und wahrheitsgemäße Informationen zu dokumentieren.

Was können also Mitarbeiter im Bereich der physischen Sicherheit tun, um die Einhaltung von Vorschriften zu verbessern und Risiken zu minimieren?

Die Risikominimierung kann eine Herausforderung sein; doch wenn man den richtigen Weg einschlägt, kann jedes Unternehmen im Bereich der physischen Sicherheit bewährte Verfahren anwenden und sich so den Ärger mit möglichen Rechtsstreitigkeiten und kostspieligen Bußgeldern ersparen.

Erstens: stellen Sie sicher, dass bewährte Verfahren für die Berichterstattung über Vorfälle und Aktivitäten eingehalten werden. Ihr Team muss wissen, was und wie ein Bericht zu verfassen ist. Dies bedeutet oft die Verwendung eines vorlagenbasierten Berichtssystems für standardisierte Antworten.

Zweitens: Schulungen und Zertifizierungen verwalten. Behalten Sie abgelaufene oder bald ablaufende Zertifizierungen und Schulungen für Sicherheitspersonal mithilfe konfigurierbarer Schulungsmodule im Blick.

Drittens: Nutzen Sie GPS zur Fernüberwachung von Einsätzen und zum Schutz von Alleinarbeitern. GPS- und Geolokalisierungstechnologien verbessern die Fernüberwachung von Wachpersonal in Echtzeit. Das bedeutet, dass Vorgesetzte niemals einen Alarm oder eine Benachrichtigung verpassen, wenn ein Wachmitarbeiter einen Kontrollpunkt ausgelassen oder eine Runde nicht vollständig absolviert hat. Nutzen Sie die Unterstützung von Systemen, die bereits standardmäßig mit Technologien zum Schutz allein arbeitender Mitarbeiter integriert sind. Der Schutz allein arbeitender Mitarbeiter bietet sofortige Hilfe und Sicherheit für Mitarbeiter, die an abgelegenen Standorten oder zu unsicheren Zeiten im Einsatz sind.

Viertens: sorgt für ordnungsgemäße Abrechnungsverfahren. Die Vorschriften zur Lohnabrechnung ändern sich ständig; ebenso ändern sich die Methoden, mit denen Sicherheitsdienstleister sicherstellen, dass ihre Lohnabrechnungssysteme potenzielle Steuerrisiken minimieren. Die Zusammenarbeit mit einem Experten für Lohnabrechnungslösungen ist der einfachste Weg, um sicherzustellen, dass alle Lohn- und Arbeitsvorschriften bis ins kleinste Detail eingehalten werden.