Guía completa para encontrar el mejor software de gestión de personal de seguridad

Elegir el mejor software de gestión de personal de seguridad para tu empresa de seguridad física es una decisión importante que afecta a muchos aspectos de tu negocio, entre ellos el cumplimiento normativo, la seguridad de los guardias, el tiempo de respuesta ante emergencias y mucho más. Con el sistema de software adecuado, obtendrás las herramientas y la asistencia al cliente que tu negocio necesita, además de acceso a las mejores prácticas en el uso de la tecnología para obtener resultados.

En esta guía, analizamos en detalle los aspectos clave que los profesionales de la seguridad deben perfeccionar para tomar la decisión adecuada en sus operaciones.

• Los indicadores clave de rendimiento (KPI) de la gestión de la actividad de los guardias:
  • Seguimiento y presentación de informes
• Gestión de operaciones
  • Ten en cuenta el coste, la facilidad de uso y la formación

Además de esta guía, este artículo te ayudará a elegir el mejor software de gestión de guardias de seguridad para tu empresa de seguridad, abordando los siguientes aspectos:

• La importancia del software de gestión de personal de seguridad
• Aspectos clave a tener en cuenta a la hora de elegir un software de gestión de personal de seguridad
• Incorporación, formación e integración
• Decisiones definitivas sobre la selección de software de seguridad

La importancia del software de gestión de personal de seguridad

¿Qué es un software de gestión de guardias de seguridad? Un sistema de gestión de la actividad de los guardias es una aplicación que ayuda a las empresas de seguridad a gestionar sus operaciones. Esto incluye supervisar los movimientos de los guardias de seguridad en tiempo real, controlar y asignarles tareas desde un centro de mando, y ofrecer flexibilidad en el seguimiento. En el dinámico entorno empresarial actual, en el que las amenazas a la seguridad evolucionan a diario, el software de gestión de guardias ayuda a las empresas de seguridad a mitigar los riesgos y a garantizar la seguridad de todos.

Gracias al seguimiento de las rondas de vigilancia (es decir, el seguimiento por GPS en tiempo real con fines de seguridad), las empresas de seguridad despliegan a los agentes lo más rápido posible en función de quién se encuentre más cerca de la zona en cuestión cada vez que se produce un incidente. El software de gestión de rondas de vigilancia también realiza un seguimiento de los guardias mientras realizan patrullas, acompañan a los visitantes o llevan a cabo otras tareas y actividades diversas. Proporciona una valiosa visibilidad en tiempo real e información sobre el progreso y la finalización de las tareas asignadas, así como sobre la finalización de las rondas y si los guardias se han saltado algún punto de control.

Las rondas incompletas pueden aportar información sobre la gestión de las rondas, los errores en la comunicación entre los guardias e incluso una reevaluación de la asignación de los guardias a las rondas programadas, con el fin de optimizar su distribución. Al obtener información útil, también se genera confianza y transparencia con los clientes, al disponer de datos precisos sobre sus instalaciones.

Los datos de tu software de gestión de personal de seguridad ofrecen una evaluación precisa del trabajo de tu equipo de seguridad. Cuando tu equipo disponga de esta información, podrás tomar mejores decisiones empresariales que se traduzcan en una mejora de las operaciones. Esto conduce a la optimización de las operaciones de seguridad.

Los casos prácticos sobre gestión de la seguridad demuestran sistemáticamente que las empresas de seguridad deben utilizar únicamente el mejor software de gestión de personal de seguridad para llevar las operaciones de los agentes de seguridad a un nivel superior y garantizar la optimización de las operaciones de seguridad.

7 aspectos clave que hay que tener en cuenta antes de elegir un software de gestión de personal de seguridad

A la hora de buscar el mejor software de gestión de personal de seguridad, es importante actuar con prudencia. A continuación, te ofrecemos algunas consideraciones:

1. Costes iniciales frente a ahorro a largo plazo

Tómate tu tiempo para realizar un análisis de coste-beneficio del software para empresas de gestión de personal de seguridad. Si tienes en cuenta la cantidad de dinero necesaria para adquirir un software de gestión de personal de seguridad, esta es insignificante en comparación con lo que costaría perder un juicio por acusaciones falsas o perder clientes debido a una mala reputación asociada a una gestión deficiente del personal de seguridad. Además, existen muchos ahorros a largo plazo relacionados con el aumento de la productividad y la retención del personal de seguridad. Solo un análisis de coste-beneficio del software de seguridad te ayudará a ver las cosas con claridad.

2. Usabilidad

El mejor software de gestión de guardias de seguridad es fácil de usar y se adapta a los flujos de trabajo y a los patrones de patrulla existentes. Si el sistema es difícil de usar, nadie lo utilizará, lo que frustra su objetivo. Busca casos prácticos sobre gestión de la seguridad para ver qué opinan otros usuarios sobre el producto y qué es lo que más les gusta.

3. Atención al cliente

¿Qué tipo de gestión y asistencia continuas ofrece la empresa de software de gestión de personal de seguridad? Por ejemplo, ¿personaliza el hardware o actualiza el software cuando necesitas nuevas funciones? ¿Responde con rapidez a las solicitudes de asistencia continuas?

4. Capacidad de seguimiento

Las soluciones de seguridad escalables garantizan que los guardias rindan cuentas de sus actividades y estén preparados para actuar en caso de que se produzca un incidente. Por ejemplo, busca soluciones de gestión de la seguridad que:

• Asegúrate de que los guardias no entren en las zonas restringidas.
• Establecer un sistema de información en tiempo real sobre la ubicación de los guardias.
• Aprovecha tecnologías flexibles como la NFC, los códigos de barras o el seguimiento por GPS para garantizar la seguridad.
• Te permite supervisar múltiples ubicaciones y instalaciones, la disponibilidad del personal de seguridad y la proximidad a un incidente.
• Envía alertas automáticas cada vez que un guardia entre o salga de una zona predefinida.
• Ofrece información histórica sobre los lugares por donde han pasado los guardias.

5. Informes en tiempo real

El software de notificación de incidentes proporciona un registro digital de todos los incidentes y actividades, con documentación contrastada. Busca un software de notificación de incidentes que:

• Te permite configurar informes para satisfacer las necesidades operativas y de los clientes.
• Incluye indicaciones sencillas para facilitar a los guardias la cumplimentación de un informe de incidente.
• Elabora informes fiables que resisten cualquier impugnación judicial.
• Envía notificaciones digitales a los supervisores cuando un informe está incompleto o requiere un seguimiento.
• Estandariza el proceso de elaboración de informes de tu equipo.
• Realiza un seguimiento de los datos históricos para establecer comparativas y normas operativas eficaces.

Una gestión de informes insuficiente no solo afecta a tus resultados financieros, sino también a tu capacidad para ofrecer a tus clientes una transparencia real. Si los clientes no sienten que están sacando partido a su inversión, esto puede generar desconfianza y provocar la rescisión del contrato. Compara las capacidades de generación de informes de cada sistema de rondas de vigilancia por RFID. ¿Recopila cada empresa los datos de forma significativa? ¿Ofrece cada empresa informes que te permitan comprobar los indicadores clave de rendimiento? ¿Proporciona cada empresa datos que cumplan con la normativa vigente?

6. Recursos de formación y proceso de incorporación

Una vez seleccionado el software de gestión de personal de seguridad, el siguiente paso es formar a los guardias de seguridad en su uso. Muchas soluciones de gestión de seguridad ofrecen la mayor parte de esta formación en diversos formatos, como demostraciones en directo, cursos en línea y manuales de formación con preguntas frecuentes. Las soluciones de gestión de seguridad también pueden ofrecer formación complementaria que va más allá del simple uso del producto en sí, como por ejemplo cómo prevenir robos, fomentar una cultura de comunicación, gestionar crisis, detectar amenazas y mucho más.

Durante el proceso de incorporación para la implementación del software de seguridad, es importante que compartas tus propias políticas y procedimientos para garantizar que el proveedor pueda integrarse en el flujo de trabajo de la forma más fluida posible.

7. Integración con los sistemas existentes

Debes plantearte cómo encaja el software de gestión de guardias de seguridad en tu programa de seguridad global, teniendo en cuenta que las patrullas de los guardias son solo una parte de un programa eficaz. Además de la gestión de guardias sin contacto, es posible que también necesites otros tipos de tecnologías, como sistemas de videovigilancia y monitorización remota, biometría de temperatura y otras.

Tu estrategia de implementación de software de seguridad también debería tener en cuenta el análisis de datos. Una de las principales ventajas de automatizar digitalmente la gestión de las rondas de vigilancia es la cantidad de datos nuevos y útiles que puedes recopilar. Cada vez que se registra una etiqueta, se alcanza un punto de control o se registra una ubicación en tiempo real, la información se transmite al sistema central de gestión. Como resultado, el software de gestión de rondas de vigilancia recopila un volumen enorme de datos nuevos. Pero esos datos solo son útiles en la medida en que te permitan generar nuevos conocimientos a partir de ellos.

Tomar la decisión final

En definitiva, las soluciones de seguridad escalables son aquellas que te proporcionan el mayor número posible de recursos y conexiones para garantizar que puedas ofrecer un servicio de la máxima calidad y los mejores resultados a tus clientes. Esto implica una transparencia total en todas las actividades de los guardias, inteligencia empresarial e información útil, informes exhaustivos y un soporte técnico de primer nivel por parte de un socio de seguridad que sabe lo que hace.

Esas funciones se hacen realidad con la solución adecuada. Descubre cómo TrackTik, la plataforma de gestión del personal de seguridad de Trackforce, puede mejorar la gestión de los guardias de seguridad de tu organización. ¡Solicita una demostración hoy mismo!