La transformación basada en datos de Colonial Security Services

La transformación basada en datos de Colonial Security Services

Descubre cómo Colonial Security Services utilizó las soluciones centradas en los datos de TrackTik para revolucionar sus operaciones, mejorar la productividad y mantener una ventaja competitiva en el sector de la seguridad.

Hace más de 30 años, Colonial Security Services surgió a partir de una pequeña empresa familiar de limpieza de Pensilvania, cuando sus responsables se dieron cuenta de que su cartera de clientes también se beneficiaría de los servicios de seguridad. Con una cartera de negocios ampliada, la organización cuenta ahora con clientes en más de 30 estados, tiene oficinas en 18 grandes ciudades de todo Estados Unidos y da empleo a más de 775 agentes de seguridad. La empresa presta servicios a varios sectores verticales que abarcan el sector inmobiliario residencial y comercial, la logística, la educación superior, la sanidad y, más recientemente, el sector público, incluidos los aeropuertos.

A medida que el negocio crecía, también lo hacía la necesidad de contar con tecnología para mejorar la eficiencia de sus operaciones. El seguimiento manual, con lápiz y papel, de los agentes de seguridad en las distintas sedes para la planificación de turnos y la facturación se volvió demasiado engorroso para que la organización pudiera mantener el ritmo, debido al rápido crecimiento del negocio.

1. Reto: Quedarse atrás en materia de tecnología
2. Un enfoque personalizado para optimizar los flujos de trabajo
3. Resultados: Innovación a través de la automatización
4. Más allá de lo básico en el seguimiento de los guardias de seguridad
5. Planificación optimizada
6. Adiós a las hojas de cálculo
7. Generación de información basada en datos para el cliente
8. Preparados para el éxito

Cada vez estaba más claro que, para seguir siendo competitivos, el equipo tenía que dar el salto a lo digital. Dave Jackson, director ejecutivo y presidente de Colonial Security Services, comentó:

«No contar con esa ventaja competitiva te deja muy rezagado en el mercado actual. Al disponer de una plataforma tecnológica sólida, podemos competir con las grandes empresas y diferenciarnos de aquellas que no ofrecen este tipo de soluciones a sus clientes».

Reto: Quedarse rezagado en materia tecnológica

Dado que los avances tecnológicos, como la inteligencia artificial y la videovigilancia, están impulsando la seguridad física, Colonial buscó una solución tecnológica que estuviera a la vanguardia del cambio y que impulsara el análisis integrado de datos.

El equipo barajó diferentes soluciones, pero buscaba algo que fuera más allá de un sistema de rondas de guardias de seguridad. «Queríamos una plataforma integral que recopilara datos relevantes y actuara como un sexto sentido para nuestros agentes sobre el terreno. Dotarles de análisis estadísticos les proporciona una mejor percepción de la situación para saber adónde ir, cómo llegar y qué hacer una vez allí», señaló Jackson. Los informes de datos y los análisis disponibles en la solución TrackTik abarcaban la totalidad de las operaciones de Colonial y fueron determinantes en la decisión de compra del equipo.

A nivel externo, la solución TrackTik ofrece una amplia visibilidad de la actividad de los guardias de seguridad para mejorar la productividad y garantizar la seguridad de los agentes sobre el terreno. Colonial Security sabía que la plataforma contribuiría a garantizar la seguridad de las instalaciones de los clientes y que los guardias desempeñarían sus funciones según lo previsto, al disponer de más información al alcance de la mano.

TrackTik también eliminaría muchos de los problemas administrativos internos a los que se enfrentaba la empresa en expansión. «La consolidación de nuestros procesos, que antes eran manuales, en una herramienta de gestión centralizada como TrackTik nos ha beneficiado enormemente», comentó Derek Salisbury, vicepresidente de Desarrollo Empresarial de Colonial Security Solutions. «Los datos obtenidos del software de gestión de personal de TrackTik han supuesto un cambio radical, desde la optimización de los procedimientos de contratación e incorporación hasta la agilización de las funciones de facturación y cuentas por cobrar».

Un enfoque personalizado para optimizar los flujos de trabajo

Sacar el máximo partido a su solución TrackTik era una prioridad fundamental para el equipo de Colonial Security, por lo que se dedicaron a diseñar un programa de formación que se adaptara mejor a su estilo de aprendizaje. El equipo de formación de TrackTik tuvo en cuenta sus necesidades y ahora Colonial Security tiene la sensación de que comprende a la perfección las capacidades de la tecnología.

«El equipo de TrackTik demostró una gran flexibilidad a la hora de diseñar un programa de formación a medida que tuviera en cuenta el estilo de aprendizaje de cada uno de nosotros. Apreciamos mucho haber podido participar en esas conversaciones y reconocemos que el equipo de formación tuvo que adaptarse para que pudiéramos ponernos al día», comentó Jackson. «Nos encantó lo intuitivo que resultaba TrackTik. Desde entonces, hemos creado nuestra propia serie interna de vídeos formativos para que nuestros agentes puedan aprender por su cuenta con útiles tutoriales».

Resultados: Innovación a través de la automatización

Colonial Security espera obtener mejores resultados empresariales gracias al uso del software TrackTik para automatizar sus procesos manuales. Este sistema «todo en uno» ofrece información tanto a nivel de la organización como de las instalaciones de los clientes, de modo que la dirección esté siempre al tanto del desarrollo de las operaciones de seguridad y pueda identificar oportunidades de mejora.

Más allá de los conceptos básicos del seguimiento de los guardias de seguridad

TrackTik permite a los agentes aportar mucho más contexto al completar las rondas de seguridad sobre el terreno. Colonial Security está aprovechando la posibilidad de adjuntar fotos y etiquetas NFC a los informes de incidentes para que los clientes puedan ver lo que ocurre in situ. Colonial Security configuró rápidamente las rondas, los horarios y los informes específicos de cada emplazamiento en la intuitiva plataforma TrackTik, y los agentes ya estaban trabajando con el sistema en tan solo un par de horas. Gracias a los registros de entrada y salida en tiempo real y a los informes de cambio de turno que requieren firma, Colonial Security puede exigir responsabilidades a los guardias, de modo que los clientes reciban una facturación precisa y se garantice que los niveles de productividad se mantengan en los niveles adecuados.

Planificación optimizada

Antes de TrackTik, al equipo de despacho de Colonial Security le costaba mucho llevar un control de los turnos y la disponibilidad de los empleados. Gracias a los sistemas integrados que automatizan estos procesos administrativos, el personal ahorra una cantidad increíble de tiempo y, al mismo tiempo, garantiza la precisión de la programación de turnos y de los procesos posteriores de facturación y nóminas. «Gracias a que TrackTik combina la programación de turnos, la facturación y la nómina en un solo lugar, ofrecemos el mejor producto a nuestros clientes. Sabemos que en todo momento estamos asignando al agente adecuado para el trabajo adecuado con la tarifa salarial correcta», señaló Jackson. «No sobrecargamos a los agentes ni programamos horas extras innecesariamente». Los cambios de turno se pueden gestionar en el sistema sobre la marcha, ya que TrackTik identifica a todos los guardias de seguridad que cumplen los requisitos del puesto, cuentan con las certificaciones adecuadas y residen dentro de una distancia determinada para cubrir rápidamente cualquier hueco en la programación. Todo esto ocurre de forma fluida entre bastidores, por lo que el cliente nunca sufre ningún inconveniente.

Adiós a las hojas de cálculo

El paquete completo de la solución TrackTik resultó muy atractivo para el equipo de Colonial Security. No se trataba solo de digitalizar procesos manuales, sino también de lograr nuevas eficiencias. Al darse cuenta del pleno potencial del conjunto de soluciones de TrackTik, Colonial descubrió que podía consolidar cuatro aplicaciones de software diferentes en una sola. La plataforma TrackTik sustituyó entonces a las aplicaciones destinadas a tareas administrativas como la gestión de nóminas, la programación de turnos, la facturación y la supervisión del personal de seguridad. Esta gestión centralizada contribuyó a reducir los errores humanos, ya que solo era necesario introducir los datos en un único lugar. El personal ya no perdía tiempo cambiando de una aplicación a otra ni duplicando la introducción de datos en varios portales.

«Antes tardábamos casi un día y medio en tramitar las nóminas; ahora lo hacemos en cuestión de minutos». — Dave Jackson, director ejecutivo y presidente de Colonial Security Services. Caso práctico de Colonial Security Services

Generar conocimientos basados en datos para el cliente

La toma de decisiones fundamentada era el objetivo principal de Colonial Security, lo que incluía poder acceder a datos que pudieran compartirse fácilmente con sus clientes. Identificar áreas de mejora o descubrir mejores formas de operar para los clientes es una ventaja fundamental del análisis de los datos que ofrece la solución TrackTik.

Jackson habló de cómo ya ha visto cómo estos análisis de datos se han traducido en una optimización de las operaciones. «Tras analizar varios puntos de datos y los informes de incidentes de un cliente, detectamos inactividad en un puesto concreto sometido a vigilancia las 24 horas. Con los datos que nos respaldan, podemos recomendar una estrategia rentable para reducir la cobertura en un puesto que no requería vigilancia permanente». El equipo de Colonial Security espera compartir este tipo de buenas prácticas con otros clientes a medida que analicen los datos que vayan llegando.

Prepararse para el éxito

Gracias a su colaboración con TrackTik, Colonial Security Services ha llevado a buen puerto su proceso de transformación digital, incorporando la tecnología en un panorama de la seguridad en constante evolución. Como señaló Jackson: «La tecnología de TrackTik nos ha permitido crecer y madurar como empresa, ayudándonos a seguir el ritmo de los gigantes del sector de la seguridad».

La satisfacción de los clientes no hará más que seguir aumentando a medida que el equipo de Colonial Security vaya desarrollando sus portales de clientes para compartir, de un solo vistazo, información sobre el rendimiento de los guardias de seguridad. Esta experiencia fluida para el cliente es fundamental para el compromiso de Colonial con sus clientes. La posibilidad de gestionar los servicios de forma autónoma no hará más que reforzar la confianza de los clientes en los datos y poner de manifiesto cómo Colonial aporta valor a sus clientes.