El elevado coste de NO utilizar un software de gestión de guardias

El elevado coste de NO utilizar un software de gestión de guardias

¿Qué te impide implantar un software de gestión de personal de seguridad?

Si eres como muchos de los propietarios con los que hablo, probablemente tu motivo principal sea el coste.

Bueno, ¿y si te dijera que, en realidad, cuesta más mantener la situación actual que trabajar con una empresa como Silvertrac?

Quizá estés pensando: «Es fácil para ti decirlo, tú eres el tipo de Silvertrac», y entiendo por qué te muestras escéptico. Analicemos las cifras para que pueda mostrarte a qué me refiero.

¿Cuánto ganas con una propiedad?

Para calcular cuánto cuesta no utilizar un software de gestión de personal de seguridad, veamos un ejemplo hipotético. La llamaremos «Typical Security Services». Typical es una empresa de seguridad local que actualmente presta sus servicios en diez inmuebles.

Para calcular a cuánto asciende el beneficio mensual de una de las propiedades de Typical, hemos utilizado nuestra práctica calculadora de ROI. El precio por hora más bajo que aplica Typical por sus cuentas es de 20 dólares. Según Robert H. Perry, el margen de beneficio medio para una empresa de su tamaño es del 16 %. Por lo tanto, para una propiedad de 168, su beneficio bruto mensual es de al menos 2.250 dólares.

¿Cuánto cuesta mantener una cuenta?

Echemos un vistazo a uno de los edificios de la serie 168 de Typical; lo llamaremos Stoneview Tower.

Siempre que Typical preste los servicios establecidos en su contrato, obtendrá al menos 2.250 dólares al mes de beneficio con la cuenta de Stoneview.

Sin embargo, como todos sabemos, prestar los servicios estipulados en el contrato es más fácil de decir que de hacer. El administrador de la finca de Stoneview ha dejado claro que, si pillan a Typical holgazaneando, pasarán a contratar a otro.

Para conservar la cuenta de Stoneview, los responsables de Typical deben (1) llevar a cabo una supervisión adecuada y (2) proporcionar informes detallados.

El coste de la supervisión manual

Typical utiliza un modelo de supervisión manual. Para asegurarse de que sus agentes vayan con el uniforme completo, no se duerman en el trabajo, completen sus rondas de vigilancia, etc., Typical cuenta con tres supervisores de guardia en todo momento que realizan inspecciones aleatorias en los puestos, y un total de nueve supervisores en plantilla.

Supongamos que a cada uno de estos supervisores se le pagan unos 2.000 dólares al mes. A esto hay que añadir el coste de sus vehículos (más el seguro, el mantenimiento, los impuestos, etc.); digamos que son 500 dólares al mes por coche. Eso supone un coste total de 19.500 dólares al mes en concepto de supervisión.

Este coste se reparte entre todas las propiedades de Typical, así que dividámoslo entre diez. Eso supone 1.950 dólares al mes por la supervisión de Stoneview.

Algunas empresas de seguridad han intentado compensar el coste de la supervisión haciendo que los supervisores realicen tareas rutinarias de patrulla, como cerrar las instalaciones con llave, mientras llevan a cabo las inspecciones. Sin embargo, esto suele implicar que sus controles de calidad no sean tan exhaustivos ni precisos como deberían. Eso no va a ser aceptable para un cliente como Stoneview.

El coste de la elaboración manual de informes

Además de los salarios de los supervisores y los gastos de los vehículos, mantener a un cliente como Stoneview Tower también conlleva gastos relacionados con la elaboración de informes. Stoneview exige informes diarios detallados de las actividades y quiere que se le mantenga informado de cualquier incidente urgente. También espera recibir un informe resumido de seguridad al final de cada mes.

La elaboración de estos informes le lleva a un supervisor o administrador un par de horas al día. Además, los supervisores o los coordinadores tienen que dedicar parte de su jornada a enviar correos electrónicos al administrador de la finca de Stoneview cuando surgen problemas urgentes. Hagamos una estimación conservadora y calculemos que los costes de elaboración manual de informes ascienden a unos 600 dólares al mes.

«Silvertrac supone un cambio radical respecto al sistema tradicional de informes con lápiz y papel, que no permite incluir elementos de documentación tan importantes como fotos con marca de fecha y hora, ni los tiempos de escaneo en los puntos de control, la ubicación, la fecha, etc. La mayor ventaja de Silvertrac es que nos notifica en tiempo real cualquier problema relacionado con la seguridad, el mantenimiento y el aparcamiento. Esto permite a nuestros clientes responder con rapidez ante cualquier incidencia urgente».

– Arthur W., director de operaciones de seguridad e investigaciones

Entonces, ¿cuánto cuesta NO utilizar un software de gestión de guardias?

Para conservar su cuenta de Stoneview Tower y seguir obteniendo unos beneficios de 2.250 dólares al mes, Typical está gastando una media de unos 2.550 dólares al mes. No es precisamente un gran negocio.

Los programas de gestión de seguridad como Silvertrac permiten a los supervisores asegurarse de que sus agentes cumplen con las tareas que se les han asignado sin necesidad de desplazarse al lugar de los hechos. Tras implantar Silvertrac, nuestros clientes suelen reducir el número de supervisores de guardia en aproximadamente un 60 %; así, «Typical» podría funcionar con un solo supervisor en lugar de tres.

Además, Silvertrac permite a las empresas de seguridad elaborar y enviar automáticamente informes diarios con resúmenes de la actividad y la seguridad. Incluso puedes configurar el software para que envíe automáticamente mensajes de texto o correos electrónicos a determinadas personas cuando se registren informes de incidentes urgentes. Di adiós a los costes administrativos relacionados con la elaboración de informes.

Con una solución como Silvertrac, Typical podría conservar de forma activa el contrato de la Torre Stoneview y, al mismo tiempo, quedarse con hasta 1.450 dólares de sus beneficios cada mes.

De repente, el coste del software de gestión de guardias ya no parece tan elevado.