Uso de software de notificación de incidentes para la seguridad en las obras de construcción

Uso de software de notificación de incidentes para la seguridad en las obras de construcción

En este artículo, adaptado de un episodio anterior de nuestro podcast, abordamos algunos de los problemas específicos de la seguridad en las obras de construcción y las formas en que el software de notificación de incidentes puede ayudar a los contratistas a resolverlos. Las obras de construcción pueden suponer una importante fuente de ingresos para las empresas de seguridad y requieren métodos algo diferentes a los que se aplican en propiedades residenciales u otros tipos de inmuebles comerciales.

El enfoque «a la antigua usanza»

En el pasado, la mayor preocupación en materia de seguridad en las obras de construcción era que alguien robara las materias primas, como el cobre, para venderlas como chatarra. Las empresas de seguridad se ocupaban de ello colocando un remolque en la obra equipado con cámaras para vigilar la zona y realizando rondas periódicas por el perímetro para asegurarse de que no se cortaran las vallas ni se produjeran otras intrusiones.

Hoy en día, las empresas constructoras tienen otras muchas preocupaciones, entre ellas el cumplimiento de las normas de seguridad de la Administración de Seguridad y Salud Ocupacional (OSHA). Ya no basta con proteger el perímetro de la obra y prevenir los robos.

«Tenemos que buscar otras formas de colaborar», afirma Chris, «y una de ellas es ofrecer… una herramienta de notificación que nos permita informar de problemas relacionados con la responsabilidad civil y la seguridad, así como de las revisiones del equipamiento».

Los mayores riesgos de seguridad en las obras de construcción en la actualidad

Las obras de construcción cambian constantemente, están expuestas a la intemperie y albergan materiales y equipos de gran valor, a menudo sin nadie presente fuera del horario laboral. Estos son los riesgos que con mayor frecuencia se pide a las empresas de seguridad que gestionen, y lo que los agentes deben documentar en cada caso.

Riesgo	Cómo se ve in situ	Qué deben comunicar los agentes
Robo de material	Cable de cobre, madera, accesorios y electrodomésticos preparados para su instalación	Mercancía desaparecida o desordenada, fotos de las zonas de almacenamiento y la hora en que se detectó
Robo de herramientas y material	Herramientas, combustible, generadores y maquinaria pesada que se dejan en la obra durante la noche	Ubicación y estado del equipamiento en cada patrulla, además del estado de la caja de llaves
Entrada indebida y vandalismo	Visitantes fuera del horario de apertura, grafitis, cerraduras rotas y vallas cortadas	Punto de entrada, fotografías de los daños y estado de los puestos de control perimetrales
Infracciones de seguridad	Falta de cascos de seguridad, chalecos de alta visibilidad o tarjetas de identificación, y salidas bloqueadas	Quién, dónde y cuándo, con fotos, enviadas al responsable de la obra
Riesgos de incendio y medioambientales	Combustible almacenado, zonas de trabajos en caliente, zanjas abiertas y fugas de agua	Lugar del incidente, medidas adoptadas y personas a las que se informó
Acceso no autorizado	Trabajadores o vehículos en las instalaciones fuera del horario autorizado	Las llegadas y salidas se cotejan con la lista de acceso autorizada

La nueva forma de hacer negocios

Una de las cosas más importantes que las empresas de seguridad pueden hacer con el software de notificación de incidentes es llevar un control de las entradas y salidas. Llevar un registro periódico de quién entra y sale ayuda a los supervisores de las instalaciones a gestionar las operaciones de forma más eficiente y a prevenir robos o infracciones de seguridad. Comunícate regularmente con el supervisor de las instalaciones para establecer claramente quién está autorizado a estar en las instalaciones y en qué momentos.

Más allá de las entradas y salidas, los responsables de obra suelen necesitar ayuda para cumplir con la normativa de la OSHA. El software de generación de informes puede utilizarse para comunicar al responsable diversas infracciones, como la falta de cascos de seguridad o de tarjetas de identificación, lo que les permite resolver los problemas con rapidez y evitar así que se detecten más adelante durante una inspección.

Además de abordar las cuestiones relacionadas con la seguridad, un sistema de notificación de incidentes de seguridad contribuye a proteger el valioso equipamiento de una obra. Registrar el estado de la caja de llaves maestras, las tarjetas de identificación, las cerraduras de entrada y salida, etc., es un paso que a menudo se pasa por alto, pero que reviste una importancia vital.

«Una cosa es comprobarlos», le digo a Chris, «pero lo que queremos decir es que es importante incluirlos en los informes, porque es así como se consigue reducir el riesgo y la responsabilidad».

Ya lo hemos repetido hasta la saciedad, pero, a menos que se registren tus actividades, el cliente no va a reconocer tu esfuerzo. Si compruebas todo in situ pero no dejas constancia de que has realizado esas comprobaciones, desde el punto de vista del cliente es como si ni siquiera hubiera ocurrido.

Lo que debe incluir todo informe de incidente en una obra

Un informe de obra tiene dos destinatarios: tu supervisor, que debe dar una respuesta, y el contratista, que puede necesitar el documento meses más tarde para la aseguradora, una inspección o una reclamación. Asegúrate de que cada informe incluya:

• Lo básico. Quiénes estuvieron implicados, qué ocurrió, cuándo y en qué lugar concreto del recinto. Esta guía para la redacción de informes de incidentes explica cómo elaborar informes objetivos y completos.
• Pruebas con marca de tiempo. Fotografías, vídeos o grabaciones de audio de la escena, los daños o el peligro, captados en el momento y no recreados posteriormente.
• Ubicación por GPS. Los recintos de gran tamaño son difíciles de describir con palabras. Un marcador de ubicación indica exactamente dónde se encontró una valla cortada o un contenedor abierto.
• Estado del equipamiento y de los accesos. El estado de la caja de llaves maestras, las cerraduras de la verja y del remolque, las tarjetas de identificación y el equipamiento de gran valor.
• Observaciones de seguridad. La falta de cascos de seguridad o chalecos de alta visibilidad, las salidas bloqueadas y los riesgos sin proteger deben comunicarse sin demora al responsable de la obra.
• Medidas adoptadas y a quién se notificó. Qué hizo el agente, con quién se puso en contacto y cuándo, para que el expediente refleje una respuesta completa.

Ejemplo de rutina de elaboración de informes de seguridad en una obra

La coherencia es lo que convierte los informes individuales en un historial en el que confía tu cliente. Utiliza esta rutina como punto de partida y adáptala al contrato, a la fase del proyecto y a los requisitos de información del cliente.

Cuando	Qué grabar	¿Quién lo recibe?
Inicio del turno	Actualizaciones sobre los pedidos, cambios en las instalaciones desde el último turno, estado de la caja de llaves y de la cerradura de la verja	Supervisor de seguridad
Cada patrulla	Inspecciones en los puntos de control situados junto a las vallas, en los almacenes de materiales y en los patios de maquinaria, con fotografías de cualquier elemento que se encuentre fuera de su sitio	El responsable de seguridad y el cliente cuando se señala una excepción
Cualquier incidente	Un informe de incidente con guía que incluye pruebas fotográficas, de vídeo, de audio y de GPS	Supervisor de seguridad y jefe de obra, de forma inmediata
Fin de turno	Informe diario de actividades con llegadas, salidas y asuntos pendientes	Jefe de obra
Semanal	Resumen de incidentes, observaciones de seguridad y finalización de la patrulla	Jefe de proyecto y contratista general

Establece puntos de control de patrulla en los lugares donde realmente se producen robos y daños, como las zonas de almacenamiento de materiales, los patios de maquinaria, los depósitos de combustible y los perímetros de vallado. Tener en cuenta estas zonas a la hora de establecer los puntos de control de las rondas de vigilancia puede ayudarte a trazar la ruta. Revísala cada vez que cambie la distribución del recinto.

La comunicación es fundamental con el software de notificación de incidencias

En el pasado, la seguridad en las obras era en gran medida pasiva. La presencia de los guardias servía como medida disuasoria, por lo que su función principal consistía simplemente en estar presentes y ser visibles. Hoy en día, se espera que las empresas de seguridad desempeñen un papel activo en la protección de las personas, los equipos y los materiales de una obra en constante evolución.

«Esta propiedad va a ir cambiando día a día a medida que avancen estos proyectos», le digo a Chris. Esto significa que es de vital importancia mantener un diálogo constante con el jefe de obra para asegurarte de que puedes adaptar tus actividades a las necesidades cambiantes de la obra y del proyecto.

Dada la diferencia entre los enfoques antiguos y los nuevos, la seguridad en las obras es uno de los ámbitos en los que resulta más fácil destacar y aportar valor añadido. Al convertir a tu empresa en el principal punto de contacto, puedes fidelizar a los clientes en tu proyecto actual y obtener una ventaja a la hora de licitar para futuros contratos.

Cuestiones que hay que aclarar con el supervisor de la obra en la reunión inicial

Una comunicación fluida comienza con un acuerdo claro al inicio del contrato. Aborda estas cuestiones en tu primera reunión y vuelve a tratarlas al inicio de cada fase del proyecto:

• ¿Quién está autorizado a estar en las instalaciones y en qué horario?
• ¿Cuándo se entregan los materiales y equipos de gran valor, y dónde se almacenan?
• ¿Qué observaciones en materia de seguridad deben comunicar los agentes y a quién?
• ¿Quién debe recibir los informes, con qué frecuencia y en qué formato?
• ¿Qué se considera una emergencia y cuál es el procedimiento de escalado fuera del horario laboral?
• ¿Qué cambios están previstos para la próxima fase, como nuevas vallas, puertas o zonas de almacenamiento?

Cómo contribuye TrackTik a la seguridad en las obras de construcción

TrackTik, la plataforma de gestión del personal de seguridad de Trackforce, ofrece a las empresas de seguridad las herramientas necesarias para documentar cada inspección, responder con mayor rapidez y compartir pruebas con los contratistas y promotores.

• Elaboración guiada de informes sobre el terreno. Los agentes redactan informes de incidentes, inspecciones y seguridad desde su dispositivo móvil sin interrumpir la patrulla, adjuntando pruebas con marca de tiempo, como fotografías, vídeos, grabaciones de audio y datos de GPS.
• Puntos de control adaptados al emplazamiento. El sistema de rondas de seguridad TrackTik es compatible con NFC, códigos de barras, códigos QR, GPS y registros manuales, y en cada punto de control se puede registrar un incidente, abrir un formulario de informe o plantear preguntas sobre excepciones.
• Patrullas fuera del horario laboral en múltiples emplazamientos. TrackTik Mobile Patrol optimiza las rutas incorporando un elemento de imprevisibilidad, te ofrece una vista en tiempo real de cada hoja de ruta y genera informes listos para entregar al cliente.
• Control de llaves y equipos. TrackTik Asset Tracking registra quién ha retirado una llave o un equipo, cuándo y dónde, y envía una alerta cuando no se devuelve a tiempo.
• Informes más claros en menos tiempo. ReportPro AI transforma las notas de campo sin pulir en informes claros y conformes con la normativa, y genera resúmenes ejecutivos para los supervisores.
• Seguridad de los agentes en lugares tranquilos. El seguimiento dinámico de los guardias te ayuda a supervisar a los agentes que trabajan solos por la noche y durante los fines de semana. Obtén más información sobre la seguridad de los trabajadores solitarios para los equipos de seguridad.
• Informes que los clientes reciben automáticamente. Programa informes por hora, diarios o mensuales con notificaciones automáticas por correo electrónico o SMS a las partes interesadas, y deja que los clientes vean el trabajo por sí mismos.

¿Estás listo para ofrecer a tus clientes una seguridad en las obras que se pueda ver? Reserva una demostración de TrackTik para descubrir cómo funciona en tus obras y para tu personal de seguridad.