4 formas sencillas de demostrarle a tu cliente que te preocupas por él

En el sector de la seguridad, hay muchas cosas que no podemos controlar. La dirección de la empresa no puede hacer gran cosa para controlar las circunstancias externas que provocan incidentes en las instalaciones, y tampoco puedes controlar cómo reaccionan tus agentes en tiempo real.

Lo que sí puedes controlar es el esfuerzo que dedicas a cada cuenta con antelación.

La mayor parte de ese esfuerzo consiste en la preparación que realiza la organización , contratando oficiales confiables , estableciendo rutas eficientes y brindando a sus empleados las herramientas necesarias para desempeñar su trabajo. Otro aspecto clave es la atención personalizada que se le dedica a cada cuenta.

Si le dedicas la atención necesaria, puedes marcar la diferencia con tu cliente. Esto puede ser clave para aumentar las probabilidades de que siga siendo tu cliente a largo plazo. Para los clientes en riesgo, incluso puede salvar tu contrato.

¿Quieres ir más allá? Aprende cómo mejorar las relaciones con tus clientes mediante un software de gestión de seguridad y, a continuación, aplica los cuatro hábitos que se describen a continuación a tus cuentas más importantes.

Adaptar la formación a sus objetivos

Esfuérzate por averiguar qué es lo que realmente le importa al cliente y, a continuación, asegúrate de que tu formación se ajuste a esos objetivos.

Cada propiedad es única y tendrá diferentes expectativas por parte de los clientes. Un plan de capacitación único para todas las propiedades implica que los agentes deben aprender informalmente los detalles por su cuenta, generalmente de sus supervisores o compañeros. Sin embargo , la alta rotación de personal es inherente al sector de la seguridad . En cualquier momento, es posible que no haya agentes que hayan trabajado en una propiedad durante más de un año. Con el tiempo, transmitir información importante de los clientes de persona a persona puede convertirse en un juego del teléfono descompuesto, donde la información vital se distorsiona hasta dejar de reflejar la original.

En lugar de depender de que sus agentes transmitan ese conocimiento por su cuenta, formalice las expectativas específicas de cada cliente como parte del programa de capacitación para esa propiedad. Las órdenes de servicio digitales facilitan enormemente su mantenimiento.

Qué incluir en un plan de entrenamiento específico para cada cliente.

• Las principales prioridades del cliente. Lo que más le importa en esta propiedad, en sus propias palabras.
• Órdenes de publicación específicas para cada sitio. Puntos de acceso, contactos clave, vías de escalamiento y rutinas diarias.
• Riesgos conocidos y zonas sensibles. Dónde se han producido problemas anteriormente y qué precauciones tomar.
• Expectativas de atención al cliente. Cómo deben saludar y ayudar los agentes a los visitantes, inquilinos o empleados.
• Preferencias de presentación de informes. Qué quiere el cliente que se documente y con qué rapidez.

Mantén todo en un lugar accesible para los agentes durante su turno. TrackTik Guard Management envía las órdenes de servicio directamente a los dispositivos móviles de los agentes, de modo que cada nuevo agente comienza con el mismo conocimiento del cliente que el más experimentado.

Asegúrate de que los informes sean prácticos o útiles

Los informes son una herramienta valiosa para comunicarse con tus clientes. Sin embargo, solo resultan útiles cuando tu cliente dispone de tiempo suficiente para leerlos.

Una forma de demostrar a tu cliente que valoras la comunicación es adaptar tus informes a sus flujos de trabajo. Averigua de cuánto tiempo dispone tu persona de contacto para revisar los informes (e incluso a qué hora del día es más probable que esté disponible). Adapta el calendario de tus informes a las necesidades de tu cliente, en lugar de esperar que sea él quien se adapte a los tuyos.

Y, por supuesto, asegúrese de que los informes sean prácticos para cada cliente según sus necesidades. Su cliente quiere tener los datos importantes a la vista. Con un software de gestión de seguridad actualizado, los responsables de las empresas de seguridad pueden dejar de usar informes escritos a mano para siempre y empezar a elaborar informes personalizados, visualmente atractivos y con información completa que cuenten la historia completa. Para los informes trimestrales y anuales, puede lograr un gran impacto al destacar las tendencias derivadas de los datos recopilados al inicio de su propuesta.

Asocia cada informe con la persona que lo está leyendo.

Informe	¿Quién lo lee?	Cuando	Liderar con
Alerta de incidente	Contacto del sitio	Da la casualidad	¿Qué sucedió, qué hizo su oficial y si el cliente necesita actuar?
Informe diario de actividades	administrador de la propiedad o de las instalaciones	Cada mañana	Excepciones y cualquier asunto que requiera seguimiento.
Resumen semanal o mensual	Gerente de operaciones o gerente regional	Con un horario que se ajuste a su calendario	Patrones en patrullas, incidentes y tareas en el sitio
Revisión trimestral de negocios	Ejecutivos y responsables de la toma de decisiones	Cada trimestre	Tendencias, resultados en relación con los objetivos y recomendaciones.

La claridad en la redacción es tan importante como la puntualidad. ReportPro AI transforma las notas de campo preliminares en informes pulidos y listos para cumplir con las normativas, manteniendo el texto original y el mejorado uno al lado del otro para un registro de auditoría completo.

Comunícate antes de que tengan que preguntar.

Los clientes rara vez se marchan por un solo incidente. Se van cuando sienten que son los últimos en enterarse. Una comunicación proactiva demuestra que usted cuida su propiedad con la misma atención que ellos.

• Infórmeles primero. Cuando ocurre algo importante, el cliente debe enterarse por usted, rápidamente y con los hechos, no por un inquilino o un empleado.
• Acordar las normas de escalamiento. Decidir juntos qué incidentes justifican una llamada, cuáles justifican un correo electrónico y cuáles pueden esperar al informe diario.
• Comparte también las buenas noticias. Un robo evitado, un peligro solucionado o un agente que se esfuerza al máximo merecen una breve mención.
• Reconoce tus errores rápidamente. Si tu equipo no cumple con las expectativas, explica qué sucedió y qué cambios implementarás. Aquí te mostramos cómo recuperarte cuando defraudas a tu cliente .

TrackTik Security Operations ofrece soporte para esto mediante alertas automatizadas que envían actualizaciones críticas a las personas adecuadas, además de un portal para clientes con acceso en tiempo real a informes y resúmenes operativos, para que los clientes puedan consultar el estado cuando lo deseen.

Revisar la asociación periódicamente.

Las cuentas que usted lleva suelen ser las mismas que revisa. Una revisión de servicio breve y periódica, mensual para las cuentas clave y al menos trimestral para las demás, convierte un contrato con un proveedor en una colaboración.

Un sencillo programa de revisión de servicios

1. Resumen del periodo. Cobertura realizada, patrullajes completados e incidentes atendidos.
2. Resalte las tendencias. Muestre qué está aumentando, qué está mejorando y por qué.
3. Repasen sus objetivos. Confirmen que las prioridades en las que se capacitó a sus oficiales siguen reflejando lo que más importa.
4. Acuerden los cambios. Ajusten las órdenes de servicio, los horarios de patrulla o los informes según lo que hayan aprendido.
5. Confirma los próximos pasos. Envía un breve resumen por escrito para que ambas partes sepan qué sucederá a continuación.

Las revisiones de servicio también son la base de toda conversación sobre renovación. Descubre 5 estrategias para mantener, renovar y ampliar tus contratos actuales .

Cómo TrackTik te ayuda a demostrar a tus clientes que te importan.

Cada uno de estos cuatro hábitos se simplifica cuando su operación se realiza en una sola plataforma. Con TrackTik, el conocimiento del sitio, la actividad de patrullaje, los informes y la comunicación con el cliente se integran, de modo que la atención a una cuenta se convierte en parte del flujo de trabajo diario en lugar de una tarea adicional. Solicite una demostración de TrackTik para ver cómo funciona en sus propias cuentas.