Consejos para guardias de seguridad: Introducción a la redacción de informes de incidentes

Consejos para guardias de seguridad: Introducción a la redacción de informes de incidentes

Lo más probable es que redactar un informe de incidente de seguridad no sea lo que más te guste de tu trabajo como guardia de seguridad. Pero te darás cuenta de que el 90 % de las instrucciones de los puestos de guardia de seguridad te obligarán, tarde o temprano, a redactar un informe de incidente.

Aunque no lo creas, la calidad de tu informe de incidente tendrá una gran influencia en la forma en que tu empresa evalúe tu rendimiento. En este artículo, espero ofrecerte algunos consejos y herramientas para redactar informes que te ayuden a plasmar tus ideas y recuerdos en un informe de incidente detallado y profesional.

Cómo redactar un buen informe de seguridad

¿Te acuerdas de aquellos días en el colegio, cuando aprendiste los fundamentos de la narración? No cambia mucho cuando tienes que redactar un informe de incidente. Deberás incluir lo siguiente:

• Quiénes: ¿Quiénes eran las personas implicadas? ¿Has podido recabar datos de contacto o una descripción física de las personas implicadas? Asegúrate de mantener una actitud cortés y objetiva al describir a los demás.
• El «qué»: ¿Qué ocurrió realmente? Esta es tu oportunidad para explicar los hechos tal y como sucedieron, en orden cronológico. Intenta ser lo más descriptivo posible sin incluir información innecesaria. Si no estás seguro de si cierta información es relevante, inclúyela por si acaso. Es mejor que sobre a que falte.
• El «cuándo»: Intenta indicar la hora en la que tuvo lugar el incidente. Si no estás seguro, indica un intervalo de tiempo en lugar de hacer conjeturas.
• El lugar: Incluye detalles como la dirección, la ubicación, el paisaje y otros datos relevantes, como el tiempo o las condiciones de iluminación.
• El «cómo»: ¿Cómo ocurrió el incidente? Puede resultar difícil responder a esta pregunta, así que incluye solo los detalles de los que estés seguro que ocurrieron.

Mantené un tono coloquial y profesional

Algunos agentes tienden a enredarse en lajerga policial. Aunque esto pueda parecer más profesional, dificulta la lectura de los informes. Ten en cuenta que este documento pueden leerlo administradores de fincas, supervisores, miembros del jurado o testigos.

Cuanto más fácil de entender sea tu informe, más útil resultará. Al fin y al cabo, la importancia de un informe sobre incidentes de seguridad radica en comunicar los hechos que han tenido lugar. Escribe en un estilo coloquial que resulte fácil de entender, pero asegúrate de utilizar una gramática y un vocabulario adecuados. El sentido común es una buena regla general.

Por qué son importantes los informes sobre incidentes de seguridad

Los informes de incidentes de seguridad (SIR) son de vital importancia para el éxito de tu empresa. Estos informes permiten a los responsables de seguridad y a los investigadores demostrar o refutar lo que realmente ocurrió durante un incidente, como daños materiales o altercados físicos. Influyen en:

• Prueba judicial. Tu informe de incidente de seguridad es admisible como prueba ante los tribunales. Los informes de incidente de seguridad (SIR) precisos y exhaustivos ayudan a las víctimas a demostrar ante los tribunales lo que les ha ocurrido y sirven de apoyo a las fuerzas del orden.
• Reclamaciones al seguro. Si tienes conocimiento de un incidente pero no lo notificas, es posible que se te deniegue la cobertura del seguro. Rellenar los informes en tiempo real no solo garantiza que todos los datos sean correctos, sino que también puede ayudarte a asegurarte de que el seguro te cubra.
• Protección jurídica para el personal de seguridad y los equipos de seguridad. Los informes sobre incidentes de seguridad contribuyen a limitar la responsabilidad de los equipos de seguridad. Además, estos informes facilitan a los directores de seguridad la toma de decisiones y la introducción de cambios en las políticas para mejorar la protección y el servicio que prestan a sus clientes.
• La reputación de tu empresa. Redactar informes de incidentes de forma periódica y precisa es una buena práctica para demostrar tu profesionalidad y tu compromiso con la seguridad, la legislación y la integridad de tu organización. Tomárselos en serio es una forma excelente de forjar y mantener la reputación de tu empresa, lo que te ayudará a la hora de contratar y retener a tus empleados.

Información que debe incluirse en un informe de incidente de seguridad

Observar e informar

Esto se remonta a los fundamentos básicos de la formación de los guardias de seguridad, pero asegúrate de que, cuando redactes tu informe de incidente, solo incluyas los hechos.

Tu tarea consiste en observar y relatar el incidente tal y como lo has visto o vivido. Las autoridades competentes se encargarán de la investigación cuando sea necesario.

Incluye fotos, audio y vídeo siempre que sea posible

Una imagen vale más que mil palabras, ¿verdad? Si tienes la oportunidad de capturar el incidente con la cámara, te ayudará mucho a aportar más detalles a tus informes de incidentes. Asegúrate de incluir los archivos de fotos cuando redactes y envíes tu informe a tu superior. Además, puede ser útil que estos archivos incluyan la fecha y la hora para garantizar su credibilidad.

Utilizar un programa informático para la notificación de incidentes de seguridad

Contar con una buena herramienta de software para la notificación de incidentes que te ayude a recopilar información esencial puede mejorar enormemente la calidad de tus informes.

Pasarse del lápiz y el papel a una herramienta digital te permite:

• Realizar un seguimiento digital de los incidentes y actividades críticos
• Simplifica la presentación de informes de los guardias con campos de respuesta claros y plantillas de incidentes
• Elaborar informes que sean fiables y que puedan defenderse ante un litigio

Dada la gran importancia que tienen estos informes para tus clientes, las víctimas y las fuerzas del orden, es fundamental ayudar a tus guardias a elaborarlos correctamente. Herramientas como Silvertrac o Trackforce Valiant proporcionan a tus agentes:

• Instrucciones paso a paso para crear un informe de incidencia
• Fácil acceso a todos los informes necesarios para cada recorrido
• Acceso a herramientas de automatización de la elaboración de informes

La tecnología adecuada también ayuda a automatizar el proceso de elaboración de informes. Con Trackforce Valiant, los agentes pueden:

• Elaborar informes periódicos desde el terreno y en tiempo real
• Configurar notificaciones personalizadas por mensaje de texto o correo electrónico
• Escalar incidencias fácilmente

Si tu empresa utiliza actualmente informes de incidentes redactados a mano con lápiz y papel, habla con tu supervisor sobre la posibilidad de utilizar una herramienta más eficiente, como Silvertrac.