Las tareas de obra de TrackTik, al detalle: cómo convertir el trabajo entre visitas en pruebas tangibles

Las tareas de obra de TrackTik, al detalle: cómo convertir el trabajo entre visitas en pruebas tangibles

Lo más probable es que tus guardias estén haciendo más de lo que establece el contrato.

El responsable de una obra señala un vehículo sospechoso y le pide a alguien que lo vigile. Hay que hacer una revisión de los extintores y nadie más va a hacerlo. Durante la noche cae una gran nevada y un guardia despeja un camino antes de que llegue el turno de mañana. Nada de esto figura en el programa de rondas. De todos modos, todo se lleva a cabo… y luego desaparece. Sin fecha ni hora, sin registro, sin partida presupuestaria en la renovación. Solo un equipo que fue más allá de lo esperado y una empresa que asumió el coste sin recibir ningún reconocimiento por ello.

Site Tasks se creó precisamente para subsanar esa carencia.

El software de rondas de vigilancia cumple bien su función: confirma que se ha realizado una ronda, que se han visitado los puntos de control y que se ha completado el recorrido. Pero una ronda es binaria: empieza y termina. En ese modelo no hay lugar para una tarea que dure tres días, que se cree sobre la marcha a las 14:00 horas o que deba vincularse a un activo específico. El software de rondas de vigilancia te indica lo que ha ocurrido durante la ronda. Site Tasks recoge todo lo demás.

Hace poco participamos en un seminario web en directo y explicamos cómo funciona de principio a fin: la demostración, los principios en los que se basa, las funciones que hemos lanzado y hacia dónde se dirige. Esta entrada ofrece una visión más detallada, y si prefieres verlo en acción, también está disponible la grabación bajo demanda. A continuación te resumimos lo esencial.

Qué hace realmente Site Tasks

Empieza por la realidad cotidiana. Una tarea puede programarse con antelación o ponerse en marcha sobre la marcha cuando un cliente llama a las 14:00. Mantiene un estado claro en todo momento —pendiente, iniciada, completada o, si se retrasa, no realizada— para que nada quede en el limbo.

La clave está en la versatilidad. El mismo sistema gestiona tanto el acompañamiento de un agente de seguridad universitaria a un estudiante hasta su coche, como una comprobación conforme a la Ley Clery de los teléfonos de emergencia del campus, una inspección de cumplimiento de varios días en una planta de fabricación y una ronda de asistencia sanitaria que requiere actualizaciones de estado a lo largo de un turno. Tú defines los tipos de trabajo, redactas las descripciones y decides qué puestos llevan a cabo qué tareas, de modo que cada agente vea exactamente lo que se espera de él.

Algunas cosas que hacen que sea útil en la práctica y no solo sobre el papel:

• Se integra con lo que ya utilizas. Las tareas se vinculan a tus recorridos y quehaceres existentes, y pueden asociarse a activos específicos; de este modo, no tienes que rehacer tu sistema operativo, sino que le añades una estructura adicional. El resultado es una vista de calendario clara del trabajo planificado, configurada semanalmente, quincenalmente o mensualmente.
• Está diseñada para el móvil. Un guardia puede asignarse una tarea y empezar a realizarla más tarde, rellenar un informe obligatorio con campos personalizados, firmarlo y añadir comentarios, todo ello desde la aplicación. Si surge algo más urgente, la pospone y vuelve a ella más tarde.
• Cierra el ciclo en tiempo real. En cuanto se completa una tarea, los supervisores reciben la información actualizada. Y todo ello se recoge en un único informe que puedes entregar al cliente para cualquier periodo de tiempo: todas las actividades, debidamente registradas.

Las tres cosas que conlleva toda tarea

Cuando nos paramos a reflexionar y nos preguntamos qué es lo que hace que esto funcione, llegamos a la conclusión de que se reducía a tres cosas:

Responsabilidad. Cada tarea tiene un responsable y un estado. Un supervisor puede ver en tiempo real qué se ha hecho, qué está en curso y qué se ha dejado sin hacer, sin tener que ir detrás de nadie.

Visibilidad. Una visión única y clara de las actividades planificadas y no planificadas en todas las instalaciones. Se acabó depender de las actualizaciones verbales que se olvidan al final del turno.

Documentación. Es algo que los equipos subestiman hasta que llega la temporada de renovaciones, y entonces es lo único que importa. Registros con fecha y hora, auditables, que indiquen exactamente qué se hizo, quién lo hizo y cuándo. Cuando llegue el momento de negociar el contrato, podrás presentarte con pruebas.

Qué hay disponible hoy en TrackTik

En estos momentos hay cuatro funcionalidades operativas en producción:

Recordatorios. Configura recordatorios para las tareas programadas, de modo que se olviden menos. El objetivo es sencillo: reducir la tasa de tareas no realizadas y mantener al equipo al día.

Reglas de excepción. Configura qué ocurre cuando una tarea no se realiza, se pospone, queda sin terminar o se retrasa. Puedes enviar una notificación por SMS o correo electrónico o, si utilizas Command Center, activarla como una llamada a la acción que aparezca de inmediato.

Traspasos sencillos. Imagina a un guardia abrumado con diez tareas, mientras que un compañero tiene cinco. El agente sobrecargado puede traspasar una o dos tareas desde la aplicación móvil —sin necesidad de que intervenga un centralita— con un paso de aprobación o rechazo, de modo que el guardia receptor mantenga el control. Es una auténtica válvula de seguridad para momentos como una emergencia de código azul en una planta, cuando hay que realizar un control de seguridad en otra.

Panel de análisis. Agrega los datos de las tareas del sitio a nivel de sitio, zona o región y empieza a detectar patrones, incluidos los más preocupantes, como una entrada concreta en la que siempre faltan tareas.

Dónde se esconden realmente los ingresos

Esta es la parte que convierte Site Tasks de una herramienta operativa en un caso de negocio.

Cada petición ajena a sus funciones que atiende un guardia —quitar la nieve, hacer un control adicional, el ocasional «¿podrías también…?»— se convierte en un registro documentado y con fecha y hora, en lugar de un favor invisible. Al final del día, tienes un recuento del trabajo de valor añadido que, para empezar, nunca fue invisible.

A continuación, los análisis ofrecen algo aún más interesante. Con Data Lab, puedes visualizar la tendencia por usuario y por ubicación, y observar qué tareas ad hoc se repiten con frecuencia. Esa repetición es un indicador adelantado: una solicitud que tu equipo sigue atendiendo de forma gratuita suele ser una nueva línea de servicio a la que hay que asignarle un precio. Nuestra recomendación de implementación es definir una tarea ad hoc, vincularla a tus informes y realizar un seguimiento del volumen, ya que «esto es exactamente lo que hemos hecho de más por ti» es una de las mejores conversaciones que puedes tener con un cliente.

Preguntas del seminario web

¿Ya está disponible o se lanzará próximamente? Ya está disponible. Lleva un tiempo en desarrollo y es una ampliación de la plataforma de seguridad, no una promesa incluida en la hoja de ruta.

¿Tiene algún coste? Sí, es un complemento de pago. El precio depende de tu implementación, así que consulta con tu responsable de cuentas o con tu gestor de éxito del cliente, quienes también podrán ayudarte a cuantificar el impacto.

¿Puede utilizarlo una unidad móvil? « Site Tasks» funciona a nivel de emplazamiento y está diseñado para la vigilancia estática, pero se integra con las unidades móviles. Si un agente de patrulla no puede llegar a un emplazamiento (por ejemplo, debido a manifestantes, un accidente o un retraso), puede convertir esa tarea de la hoja de ruta en una tarea de emplazamiento y entregársela al agente de vigilancia estática que ya se encuentre allí para que la complete en su nombre.

¿Puede un usuario de Zone que inicie sesión en un sitio ver las tareas del sitio? Por ahora no, ya que se diseñó para la vigilancia estática. Pero seguimos recibiendo esta petición, y los comentarios repetidos son los que hacen que las cosas suban en la lista de prioridades.

¿Hay planes para renovar la interfaz? Ya estamos en ello. Parte de lo que has visto funciona con nuestro nuevo marco de trabajo de front-end, y estamos rediseñando la experiencia de forma más amplia, empezando por la aplicación Guard, ya que es la que llega a más gente.

¿Y ahora qué?

Algunas cosas que nos entusiasman de verdad:

Tareas recurrentes y la cuestión de la asignación automática. Ya es posible programar una tarea para que se repita semanalmente, quincenalmente o mensualmente. Lo que no hacemos es asignarla previamente a una persona concreta: el inicio de sesión de un guardia es lo que le identifica, por lo que al iniciar una tarea se asigna automáticamente a quien esté de turno en ese momento. La asignación automática está sobre la mesa y queremos conocer vuestros casos de uso.

Plazos. «En un plazo de 5 días», «en un plazo de 10 días»: la flexibilidad en los plazos figura en la lista de tareas pendientes y es una prioridad, sobre todo en centros con estrictas exigencias de cumplimiento normativo, como los de fabricación.

Programación que tiene en cuenta los días festivos. Pronto podrás configurar las tareas del sitio en función de los días festivos, las vísperas de festivos y las fechas especiales propias de tu región: configúralo una vez, añade un recordatorio para realizar los ajustes necesarios y deja de hacerlo manualmente.

Flujos de trabajo autónomos, con intervención humana. A nadie le gusta tener que reasignar cuarenta tareas un lunes por la mañana. Estamos desarrollando un prototipo de asistente de IA capaz de leer los datos de Site Tasks y actuar en consecuencia —ejecutar las tareas pendientes, programar las próximas y gestionar el trabajo rutinario de gran volumen—, mientras una persona mantiene el control sobre las decisiones importantes.