Cómo optimizar la comunicación en el sector de la seguridad privada a través de las tareas

Cómo optimizar la comunicación en el sector de la seguridad privada a través de las tareas

El software de gestión de guardias de seguridad ofrece numerosas ventajas a las empresas de seguridad privada. A diferencia de la elaboración de informes con lápiz y papel, permite una total transparencia y rendición de cuentas por parte de sus agentes y servicios. Gracias a herramientas como la generación automática de informes y los portales para clientes, las empresas de seguridad privada pueden mantener unas operaciones profesionales y optimizadas.

Los propietarios y responsables de empresas de seguridad saben que cada contrato tiene sus propias necesidades y puntos débiles, que determinan cómo debe llevarse a cabo la ronda de vigilancia. Una de las formas en que las soluciones de gestión de guardias mantienen la comunicación de esas necesidades y puntos débiles es a través de tareas específicas que se configuran para cada propiedad que protegen sus guardias de seguridad.

Profundicemos un poco más en qué son las tareas, cómo funcionan y cuáles son los casos de uso más habituales.

¿Qué es una tarea?

Una tarea es una acción concreta que se asigna y se envía a través del sistema de gestión de incidencias para un inmueble específico. Esto podría incluir comprobar una lámpara, asegurarse de que las entradas traseras estén cerradas con llave o realizar visitas semanales con los equipos de mantenimiento.

A menudo, las tareas se asignan a agentes de seguridad concretos. Sin embargo, las tareas relacionadas con los inmuebles, como las que se utilizan en Silvertrac, se asignan a un inmueble específico y, a continuación, se asignan automáticamente al agente de seguridad que esté conectado en ese momento en las instalaciones.

Con estas tareas relacionadas con la propiedad, no hay que preocuparse de que las tareas no se completen si el guardia de seguridad llega tarde, no se presenta o intercambia su turno con otra persona. Las tareas relacionadas con la propiedad dejan un margen mínimo para el error y reducen el trabajo manual que supone actualizar una tarea cuando se producen cambios de guardia, al mejorar la comunicación en todo el equipo.

¿Cómo funcionan las tareas?

Las tareas se crean y se asignan a un inmueble en el monitor de incidencias, normalmente por parte de un supervisor de seguridad o un administrador del sistema. Dado que la tarea se asigna a un inmueble, esta se remitirá automáticamente al agente de seguridad que esté de turno en el momento en que deba completarse; si no hay ningún agente conectado en ese momento, el primer agente que inicie sesión en el inmueble recibirá la alerta tan pronto como lo haga.

Esta automatización simplifica el trabajo administrativo que supondría la asignación de tareas por parte de cada agente. El sistema está configurado de tal manera que se garantiza la cobertura de la propiedad y la asignación adecuada de las tareas, independientemente de los cambios de personal que se produzcan.

Antes de que una alerta de tarea se active, es posible que el monitor de incidencias muestre que las tareas no están asignadas a ninguna persona. Esto se actualizará tan pronto como el sistema identifique al agente de seguridad que se encuentre en las instalaciones en el momento en que deba completarse la tarea. Las tareas también se pueden editar fácilmente, de modo que los supervisores puedan actualizar una tarea con nuevos detalles o consejos de formación adicionales siempre que lo necesiten.

Dado que las tareas se gestionan en el monitor de incidencias, los responsables de seguridad y los administradores pueden generar informes diarios de actividad (DAR) para obtener una visión general de todas las tareas asignadas al inmueble.

Tareas pendientes

Es estupendo que el sistema pueda identificar y asignar automáticamente una tarea al guardia de seguridad en el momento de iniciar sesión, pero no es ningún secreto que los guardias no siempre cumplen con sus obligaciones a tiempo.

Del mismo modo que el agente de seguridad habrá recibido una alerta para que actúe en relación con la tarea, si dicha tarea queda pendiente, un supervisor recibirá una alerta indicando que la tarea sigue pendiente y sin completar.

Las alertas de tareas pendientes son una función más que contribuye a mantener la transparencia y la responsabilidad de los agentes, al tiempo que mejora la comunicación en toda tu empresa de seguridad.

Descripciones de tareas y casos de uso habituales

Las descripciones de las tareas son la herramienta de comunicación por excelencia. En esencia, las tareas se limitan a indicar lo que hay que realizar durante una ronda de vigilancia. Sin embargo, cuando se configuran adecuadamente, las tareas pueden utilizarse no solo para comunicar una tarea concreta, sino también para incluir buenas prácticas, consejos de formación y recordatorios específicos del lugar.

Una de las formaciones más importantes para los guardias de seguridad es la formación en el puesto de trabajo (OTJ). El uso de descripciones de tareas bien elaboradas puede servir de recordatorio útil para los nuevos empleados y de buen refuerzo para los guardias que llevan ya algún tiempo en tu equipo.

La formación en el puesto de trabajo (OTJ) puede consistir, por ejemplo, en añadir recordatorios sobre el protocolo en la descripción de aquellas tareas que solo se realizan cada pocos días o semanas. Tras unas cuantas tareas con recordatorios sobre el protocolo, un supervisor puede pedir al agente de seguridad que describa las medidas que ha tomado para completar la tarea y que deje de incluir recordatorios.

Otro buen uso de las descripciones de tareas es incluir buenas prácticas sobre cómo comunicarse con las personas que se encuentran en un recinto. Si se lleva a cabo una ronda de vigilancia en una zona residencial, una tarea puede incluir recordatorios sobre comunicación no verbal (sonreír, saludar, etc.); o si un guardia patrulla una zona en la que se sabe que hay personas sin hogar con un comportamiento inestable, la tarea puede incluir consejos para calmar la situación de forma no violenta.

A continuación se enumeran los casos de uso más habituales de las tareas y ejemplos de cómo sacar el máximo partido a la descripción de cada una de ellas.

Tareas de custodia

Descripción de la tarea: Atención, agente: en este momento, por favor, comience con sus tareas de cierre. Compruebe todas las puertas y ventanas y asegúrese de que estén bien cerradas para pasar la noche.

Problemas de mantenimiento

Descripción de la tarea: Es importante informar de cualquier avería a la administración del edificio lo antes posible. Cuando se detecte un problema de mantenimiento, asegúrate de notificarlo en la pestaña «Mantenimiento» de Silvertrac. Asegúrate de incluir fotos nítidas y una nota en la que se describa el problema. Recuerda no notificar el mismo incidente más de una vez.

Recordatorio de descanso

Descripción de la tarea: Atención, agente: recuerda tomarte los descansos programados a lo largo de tu turno. Puedes utilizar la sala de descanso para comer, pero recuerda comportarte de forma profesional en todo momento. Aunque no estés de servicio, sigues estando en las instalaciones y debes actuar en consecuencia.

Conclusión

Independientemente del tipo de propiedad que patrullen tus guardias de seguridad, las tareas son una parte importante para mantener la transparencia y la rendición de cuentas dentro de tu empresa. Si aún no utilizas nuestro software para rondas de seguridad, que cuenta con las mejores valoraciones, solicita una demostración o empieza hoy mismo tu prueba gratuita de 14 días.