Comment optimiser la communication dans la sécurité privée grâce aux tâches

Comment optimiser la communication dans la sécurité privée grâce aux tâches

Les logiciels de gestion des agents de sécurité offrent de nombreux avantages aux entreprises de sécurité privée. Contrairement aux rapports papier, ils garantissent une transparence et une responsabilisation totales de vos agents et de vos services. Grâce à des outils comme la génération automatisée de rapports et les portails clients, les entreprises de sécurité privées peuvent maintenir des opérations professionnelles et optimisées.

Les propriétaires et les exploitants de sociétés de sécurité savent que chaque contrat présente des besoins et des vulnérabilités spécifiques qui déterminent le déroulement des rondes de sécurité. Les solutions de gestion des agents de sécurité permettent notamment de communiquer ces besoins et vulnérabilités grâce à des tâches spécifiques définies pour chaque propriété surveillée.

Examinons plus en détail ce que sont les tâches, comment elles fonctionnent et les cas d'utilisation les plus courants.

Qu'est-ce qu'une tâche ?

Une tâche est une action précise désignée et transmise via le système de suivi des problèmes pour une propriété donnée. Cela peut inclure la vérification d'un luminaire, la vérification de la fermeture des entrées de service ou les visites hebdomadaires des équipes de maintenance.

Les tâches sont souvent assignées individuellement aux agents de sécurité. Cependant, les tâches liées à un site, comme celles utilisées dans Silvertrac, sont associées à un site spécifique, puis automatiquement attribuées à l'agent de sécurité connecté sur place.

Grâce à ces tâches liées à la sécurité des biens, vous n'avez plus à craindre qu'elles ne soient pas accomplies en cas de retard, d'absence ou d'échange de poste avec un agent de sécurité. Ces tâches minimisent les risques d'erreurs et réduisent le travail manuel de mise à jour des tâches lors des changements d'agents, en améliorant la communication au sein de votre équipe.

Comment fonctionnent les tâches ?

Les tâches sont créées et attribuées à un établissement dans le système de suivi des incidents, généralement par un responsable de la sécurité ou un administrateur système. Une fois la tâche assignée à un établissement, elle est automatiquement transmise à l'agent de sécurité de service à l'heure prévue pour son exécution. Si aucun agent n'est connecté à ce moment-là, le premier agent à se connecter à l'établissement recevra l'alerte dès son arrivée.

Cette automatisation simplifie les tâches administratives liées à l'attribution des tâches aux agents. Le système est configuré pour assurer la couverture des biens et l'attribution appropriée des tâches, peu importe les changements de personnel.

Avant l'activation d'une alerte de tâche, il est possible que le suivi des problèmes indique que les tâches ne sont pas encore attribuées. Ces renseignements seront mis à jour dès que le système aura identifié l'agent de sécurité présent sur place au moment prévu pour l'exécution de la tâche. Les tâches sont également facilement modifiables, ce qui permet aux superviseurs de les mettre à jour avec de nouveaux détails ou des conseils de formation supplémentaires à tout moment.

Étant donné que les tâches sont gérées dans le moniteur de problèmes, les superviseurs et les administrateurs de sécurité peuvent extraire les rapports d'activité quotidiens (DAR) pour avoir un aperçu de chaque tâche assignée à la propriété.

Tâches en retard

C'est génial que le système puisse identifier et attribuer automatiquement une tâche à l'agent de sécurité lors de sa connexion, mais ce n'est un secret pour personne que les agents n'exécutent pas toujours leurs tâches à temps.

Tout comme l'agent de sécurité aura reçu une alerte lui demandant d'agir concernant la tâche, si cette tâche reste en suspens, un superviseur recevra une alerte indiquant que la tâche demeure en suspens et incomplète.

Les alertes concernant les tâches en retard ne sont qu'une fonction supplémentaire permettant de maintenir la transparence et la responsabilisation des agents, tout en améliorant la communication au sein de votre entreprise de sécurité.

Descriptions des tâches et cas d'utilisation courants

Les descriptions de tâches sont un outil de communication essentiel. Elles indiquent simplement ce qui doit être accompli lors d'une ronde de surveillance. Cependant, bien conçues, elles permettent non seulement de décrire une tâche précise, mais aussi d'intégrer des bonnes pratiques, des conseils de formation et des rappels propres au site.

L'une des formations les plus importantes pour les agents de sécurité est la formation sur le terrain. Des descriptions de tâches bien conçues peuvent servir de pense-bête aux nouvelles recrues et renforcer les acquis des agents plus expérimentés.

La formation sur le terrain peut consister à ajouter des rappels de protocole dans la description des tâches ponctuelles. Après quelques tâches avec ces rappels, le superviseur peut demander à l'agent de sécurité de décrire les actions entreprises pour accomplir la tâche, sans plus inclure de rappels.

Les descriptions de tâches peuvent également s'avérer utiles pour inclure les bonnes pratiques de communication avec les personnes présentes sur une propriété. Par exemple, lors d'une ronde de sécurité dans un quartier résidentiel, une tâche peut consister à rappeler les bonnes pratiques de communication non verbale (sourire, dire bonjour, etc.). De même, si un agent patrouille dans un secteur connu pour la présence de personnes sans domicile fixe instables, la tâche peut inclure des conseils de désescalade non violente.

Vous trouverez ici les cas d'utilisation les plus courants des tâches, ainsi que des exemples montrant comment tirer le meilleur parti de chaque description de tâche.

Fonctions de verrouillage

Description de la tâche : À l’attention de l’agent : Veuillez commencer dès maintenant votre ronde de fermeture. Vérifiez toutes les portes et fenêtres et assurez-vous qu'elles sont bien verrouillées pour la nuit.

Problèmes d'entretien

Description de la tâche : Il est important de signaler tout mauvais fonctionnement à la direction de l’immeuble dès que possible. Lorsqu’un problème d’entretien est constaté, veuillez le signaler dans l’onglet « Maintenance » de Silvertrac. Assurez-vous d'inclure des photos de bonne qualité et une note décrivant le problème. Veuillez ne pas signaler le même incident plusieurs fois.

Rappel de pause

Description de la tâche : À l’attention de l’agent : Veuillez prendre vos pauses prévues pendant votre service. Vous pouvez utiliser la salle de pause pour votre repas, mais veuillez faire preuve de professionnalisme en toutes circonstances. Même si vous n'êtes pas en service, vous êtes toujours sur les lieux et devez vous comporter en conséquence.

Conclusion

Quel que soit le type de propriété surveillée par vos agents de sécurité, l'attribution des tâches est essentielle pour assurer la transparence et la responsabilisation au sein de votre entreprise. Si vous n'utilisez pas encore notre logiciel de rondes de sécurité, parmi les mieux cotés, demandez une démonstration ou profitez dès aujourd'hui de notre essai gratuit de 14 jours.