So optimieren Sie die Kommunikation im privaten Sicherheitsbereich mithilfe von Aufgaben

So optimieren Sie die Kommunikation im privaten Sicherheitsbereich mithilfe von Aufgaben

Eine Verwaltungssoftware für Sicherheitskräfte bietet privaten Sicherheitsunternehmen zahlreiche Vorteile. Im Gegensatz zur Berichterstattung mit Stift und Papier ermöglicht sie vollständige Transparenz und Nachvollziehbarkeit hinsichtlich Ihrer Mitarbeiter und Dienstleistungen. Mithilfe von Tools wie automatisierten Berichten und Kundenportalen können private Sicherheitsunternehmen einen professionellen und optimierten Betriebsablauf gewährleisten.

Inhaber und Betreiber von Sicherheitsunternehmen wissen, dass jeder Auftrag seine eigenen, individuellen Anforderungen und Schwachstellen hat, die darüber entscheiden, wie eine Wachrunde durchgeführt werden sollte. Eine Möglichkeit, wie Lösungen für das Wachpersonalmanagement die Kommunikation dieser Anforderungen und Schwachstellen gewährleisten, sind spezifische Aufgaben, die für jedes Objekt festgelegt werden, das Ihre Sicherheitskräfte bewachen.

Lassen Sie uns etwas genauer darauf eingehen, was Aufgaben sind, wie sie funktionieren und welche Anwendungsfälle am häufigsten vorkommen.

Was ist eine Aufgabe?

Eine Aufgabe ist eine bestimmte Maßnahme, die über den Aufgabenmonitor für eine bestimmte Immobilie festgelegt und vergeben wird. Dazu gehören beispielsweise die Überprüfung einer Leuchte, die Kontrolle, ob die Hintereingänge verschlossen sind, oder wöchentliche Besprechungen mit den Wartungsteams.

Häufig werden Aufgaben einzelnen Sicherheitsmitarbeitern zugewiesen. Aufgaben im Zusammenhang mit Objekten, wie sie beispielsweise in Silvertrac verwendet werden, werden jedoch einem bestimmten Objekt zugeordnet und dann automatisch dem Sicherheitsmitarbeiter zugewiesen, der gerade vor Ort angemeldet ist.

Bei diesen objektbezogenen Aufgaben müssen Sie sich keine Sorgen machen, dass Aufgaben nicht erledigt werden, wenn der Sicherheitsmitarbeiter zu spät kommt, nicht erscheint oder seine Schicht mit jemandem getauscht hat. Objektbezogene Aufgaben lassen nur minimalen Spielraum für Fehler und reduzieren den manuellen Aufwand für die Aktualisierung einer Aufgabe bei Personalwechseln, indem sie die Kommunikation im gesamten Team verbessern.

Wie funktionieren Aufgaben?

Aufgaben werden im Issue-Monitor erstellt und einer Immobilie zugewiesen, in der Regel durch einen Sicherheitsleiter oder Systemadministrator. Da die Aufgabe einer Immobilie zugewiesen ist, wird sie automatisch an den zu diesem Zeitpunkt im Dienst befindlichen Sicherheitsmitarbeiter weitergeleitet. Ist zu diesem Zeitpunkt kein Sicherheitsmitarbeiter angemeldet, erhält der erste Mitarbeiter, der sich bei der Immobilie anmeldet, die Benachrichtigung, sobald er sich angemeldet hat.

Diese Automatisierung vereinfacht den Verwaltungsaufwand, der mit der Zuweisung von Aufgaben an einzelne Mitarbeiter verbunden wäre. Das System ist so eingerichtet, dass die Liegenschaft abgedeckt ist und die Aufgaben angemessen zugewiesen werden – unabhängig davon, welche personellen Veränderungen auftreten.

Bevor eine Aufgabenbenachrichtigung aktiv wird, kann dies bedeuten, dass im Problem-Monitor angezeigt wird, dass die Aufgaben keiner Person zugewiesen sind. Dies wird aktualisiert, sobald das System den Sicherheitsmitarbeiter identifiziert, der zum Zeitpunkt der geplanten Erledigung der Aufgabe vor Ort ist. Aufgaben lassen sich zudem leicht bearbeiten, sodass Vorgesetzte eine Aufgabe bei Bedarf jederzeit mit neuen Details oder zusätzlichen Schulungstipps aktualisieren können.

Da die Aufgaben im Issue-Monitor verwaltet werden, können Sicherheitsbeauftragte und Administratoren tägliche Aktivitätsberichte (DAR) abrufen, um sich einen Überblick über alle der Immobilie zugewiesenen Aufgaben zu verschaffen.

Überfällige Aufgaben

Es ist toll, dass das System eine Aufgabe bereits beim Einloggen identifizieren und dem Sicherheitsmitarbeiter automatisch zuweisen kann, aber es ist kein Geheimnis, dass Sicherheitsmitarbeiter ihre Aufgaben nicht immer pünktlich erledigen.

Genauso wie der Sicherheitsmitarbeiter eine Benachrichtigung erhalten hat, Maßnahmen zur Erledigung der Aufgabe zu ergreifen, erhält ein Vorgesetzter eine Benachrichtigung, dass die Aufgabe noch offen und unvollständig ist, falls diese Aufgabe nicht erledigt wurde.

Benachrichtigungen über überfällige Aufgaben sind eine weitere Funktion, die dazu beiträgt, Transparenz und die Rechenschaftspflicht der Mitarbeiter zu gewährleisten und gleichzeitig die Kommunikation in Ihrem Sicherheitsunternehmen zu verbessern.

Aufgabenbeschreibungen und häufige Anwendungsfälle

Aufgabenbeschreibungen sind das ultimative Kommunikationsmittel. Im Kern vermitteln Aufgaben lediglich, was bei einem Wachrundgang zu erledigen ist. Bei richtiger Gestaltung können Aufgaben jedoch nicht nur zur Vermittlung einer bestimmten Aufgabe dienen, sondern auch bewährte Vorgehensweisen, Schulungstipps und standortspezifische Hinweise enthalten.

Zu den wichtigsten Schulungsmaßnahmen für Sicherheitskräfte gehört die Schulung am Arbeitsplatz (On-the-Job, OTJ). Durchdachte Aufgabenbeschreibungen können für neue Mitarbeiter als hilfreiche Orientierungshilfe dienen und für Sicherheitskräfte, die bereits seit einiger Zeit zu Ihrem Team gehören, eine gute Auffrischung darstellen.

Eine OTJ-Schulung kann beispielsweise darin bestehen, in die Beschreibung von Aufgaben, die nur alle paar Tage oder Wochen anfallen, Hinweise auf die zu befolgenden Vorschriften einzufügen. Nach einigen Aufgaben mit solchen Hinweisen kann ein Vorgesetzter den Sicherheitsmitarbeiter auffordern, die Maßnahmen anzugeben, die er zur Erledigung der Aufgabe ergriffen hat, und die Hinweise nicht mehr anzugeben.

Eine weitere sinnvolle Verwendung von Aufgabenbeschreibungen besteht darin, bewährte Vorgehensweisen für die Kommunikation mit Personen auf einem Grundstück aufzunehmen. Wenn Sie einen Wachrundgang in einem Wohngebiet durchführen, kann eine Aufgabe Hinweise zur nonverbalen Kommunikation enthalten (lächeln, „Hallo“ sagen usw.), oder wenn ein Wachmann in einem Gebiet patrouilliert, in dem bekanntermaßen unberechenbare Durchreisende unterwegs sind, kann die Aufgabe Tipps zur gewaltfreien Deeskalation beinhalten.

Hier sind die häufigsten Anwendungsfälle für Aufgaben sowie Beispiele dafür aufgeführt, wie Sie das Beste aus den einzelnen Aufgabenbeschreibungen herausholen können.

Aufsichtspflichten

Aufgabenbeschreibung: Achtung, Wachbeamter: Bitte nehmen Sie jetzt Ihre Schließaufgaben wahr. Überprüfen Sie alle Türen und Fenster und stellen Sie sicher, dass sie für die Nacht ordnungsgemäß verschlossen sind.

Wartungsprobleme

Aufgabenbeschreibung: Es ist wichtig, Störungen so schnell wie möglich der Hausverwaltung zu melden. Wenn Sie ein Wartungsproblem feststellen, melden Sie es bitte über die Registerkarte „Wartung“ in Silvertrac. Fügen Sie unbedingt aussagekräftige Fotos und eine Beschreibung des Problems bei. Bitte denken Sie daran, denselben Vorfall nicht mehr als einmal zu melden.

Pausenerinnerung

Aufgabenbeschreibung: Achtung, Mitarbeiter: Bitte denken Sie daran, während Ihrer Schicht die vorgesehenen Pausen einzuhalten. Sie können den Pausenraum zum Essen nutzen, sollten sich dabei jedoch stets professionell verhalten. Auch wenn Sie nicht im Dienst sind, befinden Sie sich dennoch auf dem Firmengelände und sollten sich entsprechend verhalten.

Schlussfolgerung

Unabhängig davon, welche Art von Objekt Ihre Sicherheitskräfte bewachen – die Zuordnung von Aufgaben ist ein wichtiger Bestandteil der Gewährleistung von Transparenz und Rechenschaftspflicht in Ihrem Unternehmen. Falls Sie unsere erstklassige Software für Sicherheitsrundgänge noch nicht nutzen, fordern Sie noch heute eine Demo an oder starten Sie Ihre 14-tägige kostenlose Testphase.