Comment optimiser la communication dans le secteur de la sécurité privée grâce aux missions

Comment optimiser la communication dans le secteur de la sécurité privée grâce aux missions

Les logiciels de gestion des agents de sécurité présentent de nombreux avantages pour les entreprises de sécurité privées. Contrairement aux rapports rédigés à la main, ils garantissent une transparence et une responsabilité totales de la part de vos agents et de vos services. Grâce à des outils tels que les rapports automatisés et les portails clients, les entreprises de sécurité privées peuvent assurer un fonctionnement professionnel et optimisé.

Les dirigeants et exploitants d'entreprises de sécurité savent que chaque contrat présente des besoins et des points faibles qui lui sont propres et qui déterminent la manière dont une ronde de sécurité doit être effectuée. L'un des moyens utilisés par les solutions de gestion des agents de sécurité pour tenir compte de ces besoins et de ces points faibles consiste à définir des tâches spécifiques pour chaque site dont vos agents assurent la sécurité.

Voyons un peu plus en détail ce que sont les tâches, comment elles fonctionnent et quels sont leurs cas d'utilisation les plus courants.

Qu'est-ce qu'une tâche ?

Une tâche est une action spécifique qui est définie et transmise via le système de suivi des interventions pour un bien immobilier donné. Il peut s'agir, par exemple, de vérifier un luminaire, de s'assurer que les entrées arrière sont verrouillées ou d'effectuer des contrôles hebdomadaires auprès des équipes d'entretien.

Souvent, les tâches sont attribuées à des agents de sécurité individuels. Cependant, les tâches liées à un site, comme celles utilisées dans Silvertrac, sont associées à un site spécifique, puis automatiquement attribuées à l'agent de sécurité connecté sur place.

Avec ces tâches liées aux sites, vous n'avez plus à craindre que certaines tâches ne soient pas effectuées si l'agent de sécurité est en retard, s'il ne se présente pas ou s'il a échangé son service avec un collègue. Les tâches liées aux sites limitent au maximum les risques d'erreur et réduisent le travail manuel lié à la mise à jour d'une tâche en cas de changement d'agent, grâce à une meilleure communication au sein de toute votre équipe.

Comment fonctionnent les tâches ?

Les tâches sont créées et attribuées à un site dans le moniteur des incidents, généralement par un responsable de la sécurité ou un administrateur système. La tâche étant attribuée à un site, elle sera automatiquement transmise à l'agent de sécurité en service au moment où elle doit être effectuée ; s'il n'y a pas d'agent connecté à ce moment-là, le premier agent à se connecter sur le site recevra l'alerte dès sa connexion.

Cette automatisation simplifie les tâches administratives liées à l'attribution des missions à chaque agent. Le système est conçu de manière à assurer la couverture de la propriété et à attribuer les missions de manière appropriée, quels que soient les changements de personnel.

Avant la mise en ligne d'une alerte de tâche, cela peut signifier que le tableau de bord des incidents indique que les tâches ne sont attribuées à personne. Cette information sera mise à jour dès que le système aura identifié l'agent de sécurité présent sur place au moment où la tâche doit être effectuée. Les tâches sont également facilement modifiables, ce qui permet aux superviseurs de les mettre à jour avec de nouveaux détails ou des conseils de formation supplémentaires chaque fois que cela s'avère nécessaire.

Les tâches étant gérées dans le moniteur des tickets, les responsables de la sécurité et les administrateurs peuvent générer des rapports d'activité quotidiens (DAR) afin d'avoir une vue d'ensemble de toutes les tâches attribuées à l'établissement.

Tâches en retard

C'est formidable que le système puisse identifier un agent de sécurité et lui attribuer automatiquement une mission au moment de sa connexion, mais tout le monde sait bien que les agents n'accomplissent pas toujours leurs tâches dans les délais impartis.

Tout comme l'agent de sécurité aura reçu une alerte l'invitant à intervenir sur cette tâche, si celle-ci reste en suspens, un superviseur recevra une alerte indiquant que la tâche est toujours en cours et n'a pas été menée à bien.

Les alertes relatives aux tâches en retard constituent une fonctionnalité supplémentaire qui contribue à garantir la transparence et la responsabilité des agents, tout en améliorant la communication au sein de votre entreprise de sécurité.

Descriptions des tâches et cas d'utilisation courants

Les descriptions de tâches constituent l'outil de communication par excellence. À la base, elles indiquent simplement ce qui doit être effectué lors d'une ronde de surveillance. Cependant, lorsqu'elles sont correctement définies, elles permettent non seulement de préciser une tâche spécifique, mais aussi d'inclure des bonnes pratiques, des conseils de formation et des rappels propres au site.

La formation en poste (OTJ) compte parmi les formations les plus importantes pour les agents de sécurité. L’utilisation de descriptions de tâches bien élaborées peut constituer des rappels utiles pour les nouvelles recrues et de bons outils de renforcement pour les agents qui font partie de votre équipe depuis un certain temps.

La formation sur le terrain peut consister, par exemple, à ajouter des rappels relatifs au protocole dans la description de tâches qui n'ont lieu que tous les quelques jours ou toutes les quelques semaines. Après quelques tâches accompagnées de ces rappels, un responsable peut demander à l'agent de sécurité de rendre compte des mesures qu'il a prises pour mener à bien la tâche et de ne plus inclure de rappels.

Les descriptions de tâches peuvent également servir à présenter les bonnes pratiques en matière de communication avec les personnes présentes sur un site. Si vous organisez une ronde de surveillance dans un quartier résidentiel, une tâche peut inclure des rappels sur la communication non verbale (sourire, dire bonjour, etc.) ; ou si un agent patrouille dans une zone connue pour abriter des personnes de passage au comportement instable, la tâche peut inclure des conseils de désescalade non violente.

Vous trouverez ci-dessous les cas d'utilisation les plus courants des tâches, ainsi que des exemples illustrant comment tirer le meilleur parti de chaque description de tâche.

Fonctions liées à la garde à vue

Description de la tâche : À l'attention de l'agent : veuillez commencer dès à présent vos tâches de fermeture. Vérifiez toutes les portes et fenêtres et assurez-vous qu'elles sont correctement verrouillées pour la nuit.

Problèmes d'entretien

Description de la tâche : Il est important de signaler les dysfonctionnements à la direction de l'immeuble dès que possible. Lorsqu'un problème d'entretien est constaté, veillez à le signaler dans l'onglet « Entretien » de Silvertrac. N'oubliez pas d'inclure des photos de bonne qualité ainsi qu'une note décrivant le problème. Veillez à ne pas signaler le même incident plusieurs fois.

Rappel concernant la pause

Description de la mission : À l'attention des agents : n'oubliez pas de prendre vos pauses prévues tout au long de votre service. Vous pouvez utiliser la salle de pause pour prendre votre repas, mais veillez à adopter une attitude professionnelle en toutes circonstances. Même si vous n'êtes pas en service, vous vous trouvez toujours dans l'enceinte de l'établissement et devez vous comporter en conséquence.

Conclusion

Quel que soit le type de site sur lequel vos agents de sécurité effectuent leurs rondes, les missions constituent un élément essentiel pour garantir la transparence et la responsabilité au sein de votre entreprise. Si vous n'utilisez pas encore notre logiciel de gestion des rondes d'agents de sécurité, très bien noté, demandez une démonstration ou commencez dès aujourd'hui votre essai gratuit de 14 jours.