Cómo redactar un informe diario de actividades que realmente sirva de algo

Cómo redactar un informe diario de actividades que realmente sirva de algo

En el episodio de hoy, hablamos sobre cómo redactar un informe de actividades diario (DAR) para hacer un seguimiento de los incidentes, extraer lecciones de ellos y comunicar con claridad tus actividades diarias a los clientes. Un DAR de alta calidad es una de las herramientas más importantes para mejorar la fidelización de los clientes.

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El informe diario de actividades refleja tu trabajo

En la mayoría de los casos, el cliente no va a ver el trabajo real que realiza tu equipo. No está presente para ver la infinidad de tareas que lleváis a cabo cada día para garantizar la seguridad de su propiedad. Lo que ve es el DAR, y si está descuidado e incompleto, dará por hecho que el trabajo que hacéis es igualmente deficiente.

«Es lo que va a reflejar el tiempo que pasas en la obra», le digo a Chris. «Cuanto más tiempo dediques al informe para asegurarte de que sea un reflejo positivo de tu empresa, más influirá en la percepción que tenga tu cliente de ti y de tus servicios en la obra».

Entrando en detalles, llevar un registro preciso de cada incidente y tu respuesta ayuda mucho a generar confianza en tus clientes.

Por qué es tan importante la precisión

Registrar con precisión las horas de llegada y salida es extremadamente importante para elaborar un informe diario de actividades (DAR) eficaz. Los sistemas modernos de DAR, que no utilizan papel y pueden actualizarse desde dispositivos móviles, resultan de gran ayuda en este sentido, ya que permiten a los agentes introducir la información en el momento en que se produce, en lugar de tener que volver atrás e intentar recordar la hora más tarde. Como señala Chris, la importancia de llevar registros precisos de las horas de llegada y salida va mucho más allá de la satisfacción del cliente.

«Quizá haya ocurrido algún incidente…», dice, «si alguna vez llegara a los tribunales y tuvieras que comparecer ante un juez y un jurado, todo eso podría ser objeto de impugnación». Los registros de tiempo inexactos podrían invalidar el resto de tus notas, generar problemas legales y dar una mala imagen tanto de tu empresa como de tu cliente. Por eso Chris recomienda elaborar informes con una precisión de segundos.

Es bueno tener presente esta idea: que tu DAR podría utilizarse algún día en un procedimiento judicial. Por eso es tan importante tomar nota de todos los pequeños detalles, además de los incidentes más importantes. Nunca se sabe qué puede acabar siendo relevante en el futuro.

No todo va bien

Chris y yo nos reímos de la expresión habitual «Código 4», o «Todo va bien», que aparece en tantos informes de actividad diaria. Además de confundir a los clientes, a los responsables y a otras personas que quizá no estén familiarizadas con la jerga, es simplemente una designación inútil.

«Eso no aporta ningún valor a tu cliente…», le digo a Chris. «En lugar de decir “todo está bien”, ¿por qué no dices “he comprobado el perímetro, la valla y los bienes de valor de la propiedad”, y los enumeras uno por uno? Explica con detalle la actividad que se ha llevado a cabo».

Este detalle adicional no solo pone de manifiesto tu esmerada labor ante el cliente, sino que garantiza que no haya discrepancias ni inexactitudes en tu informe y puede protegerte frente a posibles responsabilidades.

Además, anotar estos pequeños incidentes puede resultar útil para descubrir qué tareas importantes te estás dejando o qué procesos se pueden llevar a cabo de forma más eficaz. Si ni siquiera sabes lo que estás haciendo, no podrás idear formas de mejorar.