10 cosas increíbles que puedes aprender del software de gestión para empresas de seguridad

Trackforce

6 de diciembre de 2018 · 10 minutos de lectura

El software de gestión de seguridad es una herramienta valiosa para organizar su red de ubicaciones y agentes de forma que genere un valor tangible para los clientes. Desde el seguimiento de cada agente hasta el análisis de su rendimiento general, le ayuda a gestionar su negocio con una clara ventaja competitiva.

Todo eso suena genial, pero ¿cómo funciona en la práctica el software de gestión de una empresa de seguridad? Aquí te presentamos 10 cosas que puedes aprender de una plataforma como el software de operaciones de seguridad TrackTik , además de cómo convertir esos conocimientos en un mejor servicio.

Puntos clave

Tu software sabe más que tus hojas de cálculo.
El software de gestión de las empresas de seguridad registra lo que hacen realmente los supervisores, los agentes y los vehículos en cada turno.
Los datos sustituyen a los controles aleatorios puntuales.
Enviar supervisores a donde los datos muestren problemas, en lugar de adivinar qué sitios necesitan atención.
El rendimiento se vuelve medible.
Evalúe a sus mejores y peores oficiales según sus recorridos, puntos de control, tiempos de respuesta y contactos positivos.
Los meses tranquilos aún necesitan pruebas.
Los informes y los paneles de control muestran a los clientes el valor que usted aporta incluso cuando no ocurre ningún problema.
Las ideas solo importan cuando se ponen en práctica.
TrackTik conecta la programación, las patrullas, el despacho, los informes y la inteligencia empresarial para que pueda convertir los datos en decisiones.

10 cosas que puedes aprender del software de gestión de empresas de seguridad

1. Cómo sus supervisores emplean su tiempo

El software de gestión de seguridad ofrece una visión sin precedentes de las actividades de sus supervisores durante su jornada laboral. Puede realizar un seguimiento del número de lugares que visitan durante un turno, dónde pasan la mayor parte del tiempo y a qué empleados están capacitando.

El tiempo de supervisión generalmente no es facturable, por lo que es importante asegurarse de que se utilice de forma productiva. Para los centros que sí facturan el tiempo de supervisión, el software ayuda a garantizar que su equipo visite las instalaciones la cantidad de veces correcta durante cada período de facturación. Para obtener un marco práctico, consulte nuestra guía para medir las tareas de supervisión .

2. Si sus vehículos patrulla están siendo inspeccionados

El software de gestión de seguridad mejora la rendición de cuentas de todos los que tienen acceso a un vehículo de la empresa. Permite realizar un seguimiento de las inspecciones del vehículo antes y después del turno, de modo que cualquier daño quede documentado y contabilizado.

El software también permite realizar un seguimiento del mantenimiento regular para asegurar que los vehículos reciban puestas a punto y cambios de aceite cuando sea necesario, registrar las compras de combustible y optimizar las rutas con la patrulla móvil TrackTik para ahorrar tiempo y dinero. Aprenda cómo calcular el costo total del ciclo de vida de un vehículo de patrulla .

3. ¿Qué empleados necesitan más capacitación?

El software de gestión de seguridad ayuda a los responsables a identificar los problemas de rendimiento de cada agente. Con esa información, se puede determinar qué agentes necesitan formación adicional.

Utilizar datos para evaluar el rendimiento ahorra tiempo y ayuda a solucionar problemas antes de que se conviertan en quejas de los clientes. También permite identificar a los agentes con mejor desempeño para planificar su desarrollo profesional. Complemente estos datos con un programa de capacitación atractivo para agentes de seguridad .

4. ¿Qué sitios web están experimentando problemas en este momento?

La forma tradicional de supervisar las propiedades es enviar a un supervisor al terreno con una lista de lugares para inspeccionar. Durante esas visitas, los supervisores buscan cualquier anomalía, pero pueden ocurrir muchas cosas entre las inspecciones aleatorias.

Con el software de gestión de seguridad, puede enviar supervisores a los sitios que necesitan ayuda basándose en datos, en lugar de una selección aleatoria. La inteligencia empresarial de TrackTik destaca los sitios con un aumento de incidentes, puntos de control omitidos o respuestas tardías.

5. Cuando se omiten tareas urgentes

Garantizar que los guardias lleguen a tiempo y estén en el lugar correcto cuando se les necesita es un gran desafío para muchas empresas de seguridad. Programar las tareas urgentes en un sistema de rondas de vigilancia asegura que se realicen los cierres esenciales, las paradas de ronda y otras tareas críticas, y alerta a los supervisores cuando no se cumplen.

6. Sus mejores y peores oficiales en cada cuenta.

¿Qué oficiales están haciendo un buen trabajo? Quizás ya lo sepas, pero los datos del software de gestión de seguridad completan la información. También te dan una referencia para saber cómo son los oficiales con mejor desempeño: cuántos turnos completan, cuántos problemas detectan cada trimestre y si mantienen una buena relación con los clientes.

También es útil para detectar quién no está realizando su trabajo correctamente. El software muestra quién se salta paradas en las patrullas y rondas de vigilancia, quién se marcha antes de tiempo y quién tarda más en responder a las alertas.

7. Qué estás haciendo bien para un cliente.

Demostrar tu valía puede ser más difícil cuando las cosas van bien. Cuando no ocurre nada malo, necesitas datos cuantificables para mostrar a los clientes todas las maneras en que estás ayudando a prevenir incidentes.

El software de gestión de seguridad le ayuda a crear informes completos y visualmente claros de forma diaria, trimestral o anual. Estos informes demuestran el valor que usted genera para cada cliente, lo que protege el contrato. Como explicamos en «Los proveedores son despedidos, los socios cobran» , la elaboración de informes suele ser lo que diferencia a un proveedor de un socio.

8. ¿Qué áreas de la propiedad reciben mayor atención?

Tu software puede mostrar qué zonas de una propiedad reciben más atención. Por ejemplo, si gestionas la seguridad de un hotel de 20 plantas, tu software puede identificar las plantas donde tu equipo pasa más tiempo y cuáles necesitan más atención. Al comparar esta información con los lugares donde se producen la mayoría de los incidentes, puedes planificar acciones preventivas basadas en datos.

9. Residentes o inquilinos problemáticos

Sus datos no solo mejoran las operaciones internas, sino que también pueden respaldar el caso de su cliente cuando necesite tomar medidas contra un residente o inquilino problemático.

El software de gestión de seguridad registra dónde y cuándo los agentes encuentran problemas. Cuando un inquilino o residente causa problemas al administrador de la propiedad , este registro puede servir de base para un desalojo o para la decisión de no renovar el contrato de arrendamiento.

10. Tiempos de respuesta de los oficiales enviados

¿Cuál es el tiempo de respuesta promedio de su empresa en general? ¿Y el de una sede o un responsable específico? Puede confiar en los registros manuales y esperar que sean precisos, o puede usar TrackTik Security Dispatch para realizar un seguimiento automático de los tiempos de respuesta en función de sus acuerdos de nivel de servicio (SLA).

El software también ayuda a controlar los tiempos de descanso para que los agentes los registren correctamente. Esto le ayuda a evitar infringir las leyes laborales, especialmente en California, donde las normas sobre pausas para comer y descansar son particularmente estrictas. Nuestra guía estratégica sobre el cumplimiento de las normas de pausas para comer explica qué aspectos debe tener en cuenta.

Información general sobre el software de gestión de seguridad: un vistazo

Utilice esta guía de referencia rápida para ver en qué le ayuda a decidir cada indicador y dónde se encuentra en TrackTik.

Conocimiento	En qué te ayuda a decidir	Dónde reside en TrackTik
Tiempo del supervisor	Si las visitas de los supervisores son productivas y facturables.	Gestión de guardias
Inspecciones de vehículos	Si los vehículos son inspeccionados, mantenidos y utilizados de manera eficiente.	Patrulla móvil
Necesidades de capacitación	¿Qué oficiales necesitan capacitación o están listos para ascender?	Inteligencia empresarial
Sitios con problemas	¿Dónde enviar hoy a los supervisores?	Inteligencia empresarial
Tareas no realizadas	Si se completaron los bloqueos y las tareas urgentes.	Recorridos de vigilancia y tareas en el sitio
desempeño del oficial	Quiénes son sus empleados con mejor y peor desempeño en cada cuenta.	Inteligencia empresarial
Valor para el cliente	Qué mostrar a los clientes cuando todo sale bien.	Informes y portal para clientes
Cobertura de propiedad	¿Qué áreas reciben demasiada o muy poca atención?	Rondas de vigilancia
inquilinos problemáticos	Documentación para respaldar las decisiones de un cliente.	Notificación de incidentes
Tiempos de respuesta y de descanso	Cumplimiento de los acuerdos de nivel de servicio (SLA) y de la legislación laboral.	Seguimiento de envíos y tiempos

Lo que el software de gestión de empresas de seguridad puede revelarle y la capacidad de TrackTik que respalda cada dato.

Cómo convertir los datos del software en acciones

Recopilar datos es solo el primer paso. Estos cinco hábitos ayudan a las empresas de seguridad a convertir la información obtenida en un mejor servicio y mayores márgenes de beneficio.

Selecciona algunos indicadores clave de rendimiento (KPI). Comienza con métricas que sean importantes para los clientes y la rentabilidad, como los tiempos de respuesta, los puntos de control omitidos, las horas extras y los incidentes por sitio.
Revíselos periódicamente. Una breve revisión semanal de las operaciones evita que los pequeños problemas se conviertan en contratos perdidos.
Asigne un responsable a cada problema. Cuando los datos señalen un sitio o un funcionario, designe a una persona responsable del seguimiento.
Comparta los éxitos con sus clientes. Utilice las revisiones trimestrales de la actividad comercial para mostrarles las patrullas, los puntos de control y los tiempos de respuesta que hay detrás de los meses de menor actividad.
Cierra el ciclo en la plataforma. Actualiza las órdenes de publicación, los recorridos y los registros de capacitación en el mismo sistema, para que el próximo informe muestre si la solución funcionó.

Conclusión

El software de gestión para empresas de seguridad es una herramienta poderosa para los líderes que desean optimizar, automatizar y analizar sus operaciones. TrackTik, la plataforma de gestión de personal de seguridad de Trackforce, integra la programación, las rondas de vigilancia, el despacho, la notificación de incidentes, la facturación y la inteligencia empresarial, para que pueda identificar los puntos fuertes y débiles de su empresa.

¿Quieres descubrir qué te pueden revelar tus propios datos? Reserva una demostración de TrackTik .

Preguntas frecuentes

El software de gestión para empresas de seguridad es una plataforma que ayuda a estas empresas a programar a sus agentes, realizar el seguimiento de las rondas y patrullas de vigilancia, asignarles personal, gestionar informes de incidentes, administrar la facturación y analizar el rendimiento, todo en un mismo sistema. TrackTik es un ejemplo destacado, diseñado específicamente para empresas de seguridad privada y equipos de seguridad corporativa.

Muestra cómo los supervisores emplean su tiempo, si se inspeccionan los vehículos, qué agentes necesitan formación, qué instalaciones presentan problemas, cuándo se omiten tareas, quiénes son sus mejores y peores agentes, qué valor aporta a los clientes, dónde pasan el tiempo los agentes en una propiedad, qué inquilinos causan problemas y con qué rapidez responde su equipo.

Te proporciona pruebas. Los informes y paneles de control muestran a los clientes las patrullas, los puntos de control, los incidentes y los tiempos de respuesta relacionados con su servicio, incluso en los meses de menor actividad. La inteligencia empresarial de TrackTik transforma esos datos en indicadores clave de rendimiento (KPI) que puedes compartir en las revisiones de negocio, lo que facilita las renovaciones y las conversaciones sobre tarifas.

Sí. El software registra los recorridos completados, los puntos de control escaneados, los tiempos de respuesta, los incidentes reportados y la asistencia de cada agente. El sistema de gestión de guardias TrackTik brinda a los supervisores visibilidad en tiempo real de la actividad en el terreno, lo que facilita la capacitación de los agentes con dificultades y el reconocimiento de los de mejor desempeño.

TrackTik optimiza las rutas de patrullaje, muestra el progreso en tiempo real de cada recorrido y genera informes detallados listos para el cliente. El patrullaje móvil de TrackTik también le ayuda a diseñar rutas eficientes pero impredecibles, para que el servicio se mantenga confiable.

El software registra las horas de entrada, los descansos y las horas trabajadas de cada agente, lo que facilita el cumplimiento de las normas sobre comidas y descansos y evita costosas infracciones. La administración empresarial de TrackTik también ayuda a prevenir las horas extras y a mantener actualizadas las certificaciones de toda la plantilla.

Busque una plataforma diseñada para el sector de la seguridad que conecte las operaciones de campo con la administración, incluyendo la programación, las rondas de vigilancia, el despacho, la notificación de incidentes, la facturación y la inteligencia empresarial. Verifique las certificaciones de seguridad, las integraciones y la usabilidad móvil para los agentes. Puede solicitar una demostración de TrackTik para comprobar cómo se adapta a sus necesidades.