10 tolle Dinge, die Sie von Verwaltungssoftware für Sicherheitsunternehmen lernen können

Trackforce

6. Dezember 2018 · Lesezeit: 10 Minuten

Sicherheitsmanagement-Software ist ein wertvolles Werkzeug, um Ihr Netzwerk an Standorten und Sicherheitskräften so zu organisieren, dass ein nachweisbarer Mehrwert für Ihre Kunden entsteht. Von der Nachverfolgung einzelner Mitarbeiter bis hin zur Analyse Ihrer Gesamtleistung hilft sie Ihnen, Ihr Unternehmen mit einem klaren Wettbewerbsvorteil zu führen.

Das klingt alles vielversprechend, aber wie sieht Managementsoftware für Sicherheitsunternehmen in der Praxis aus? Hier sind 10 Dinge, die Sie von einer Plattform wie der Sicherheitsbetriebssoftware TrackTik lernen können, sowie Tipps, wie Sie diese Erkenntnisse in einen besseren Service umsetzen.

Die wichtigsten Erkenntnisse

Ihre Software weiß mehr als Ihre Tabellenkalkulationen.
Die Managementsoftware für Sicherheitsunternehmen erfasst, was Vorgesetzte, Einsatzkräfte und Fahrzeuge während jeder Schicht tatsächlich tun.
Daten ersetzen Stichproben.
Schicken Sie Vorgesetzte dorthin, wo die Daten Probleme aufzeigen, anstatt zu raten, welche Standorte Aufmerksamkeit benötigen.
Die Leistung wird messbar.
Vergleichen Sie die Leistung Ihrer besten und schwächsten Beamten anhand von Einsätzen, Kontrollpunkten, Reaktionszeiten und positiven Kontakten.
Auch in ruhigen Monaten braucht es noch Beweise.
Berichte und Dashboards zeigen den Kunden den Mehrwert, den Sie bieten, selbst wenn nichts schiefgeht.
Erkenntnisse sind nur dann von Bedeutung, wenn man auch darauf reagiert.
TrackTik verbindet Einsatzplanung, Patrouillen, Disposition, Berichterstattung und Business Intelligence, damit Sie Daten in Entscheidungen umsetzen können.

10 Dinge, die Sie von der Managementsoftware für Sicherheitsunternehmen lernen können

1. Wie Ihre Vorgesetzten ihre Zeit verbringen

Die Software zur Wachdienstverwaltung bietet Ihnen einen unvergleichlichen Einblick in die Tätigkeiten Ihrer Vorgesetzten während ihrer Arbeitszeit. Sie können nachverfolgen, wie viele Einsatzorte sie während einer Schicht besuchen, wo sie die meiste Zeit verbringen und welche Mitarbeiter sie schulen.

Die Arbeitszeit von Vorgesetzten ist in der Regel nicht abrechenbar. Daher ist es wichtig, sie produktiv zu nutzen. Für Standorte, an denen die Arbeitszeit von Vorgesetzten abgerechnet wird, unterstützt die Software dabei, sicherzustellen, dass Ihr Team die Standorte in jedem Abrechnungszeitraum die richtige Anzahl an Besuchen absolviert. Einen praktischen Rahmen finden Sie in unserem Leitfaden zur Messung von Vorgesetztenaufgaben .

2. Werden Ihre Streifenwagen überprüft?

Die Software zur Fahrzeugverwaltung verbessert die Verantwortlichkeit aller Personen, die Zugriff auf ein Firmenfahrzeug haben. Sie kann Fahrzeugkontrollen vor und nach der Schicht erfassen, sodass jegliche Schäden dokumentiert und nachvollziehbar sind.

Die Software kann auch regelmäßige Wartungsarbeiten überwachen, um sicherzustellen, dass Fahrzeuge bei Bedarf Inspektionen und Ölwechsel erhalten, Kraftstoffkäufe erfassen und Routen mit TrackTik Mobile Patrol optimieren, um Zeit und Geld zu sparen. Erfahren Sie, wie Sie die gesamten Lebenszykluskosten eines Streifenwagens berechnen .

3. Welche Mitarbeiter benötigen weitere Schulungen?

Die Software zur Wachmanagement-Verwaltung unterstützt die Führungsebene dabei, Leistungsprobleme einzelner Mitarbeiter gezielt zu analysieren. Mithilfe dieser Informationen lässt sich genau feststellen, welche Mitarbeiter zusätzliche Schulungen benötigen.

Die Nutzung von Daten zur Leistungsverfolgung spart Zeit und hilft Ihnen, Probleme zu beheben, bevor sie zu Kundenbeschwerden führen. Sie können damit auch Ihre leistungsstärksten Mitarbeiter identifizieren und deren Weiterentwicklung planen. Kombinieren Sie die Daten mit einem ansprechenden Schulungsprogramm für Sicherheitsmitarbeiter .

4. Welche Websites haben aktuell Probleme?

Die übliche Methode zur Überprüfung von Immobilien besteht darin, einen Vorgesetzten mit einer Liste der zu kontrollierenden Objekte vor Ort zu schicken. Bei diesen Besuchen achtet der Vorgesetzte auf Unregelmäßigkeiten, doch zwischen den einzelnen Kontrollen kann viel passieren.

Mit Sicherheitsmanagement-Software können Sie Einsatzleiter datenbasiert und nicht zufällig zu den Standorten schicken, die Unterstützung benötigen. TrackTik Business Intelligence hebt Standorte mit steigenden Vorfällen, verpassten Kontrollpunkten oder verspäteten Reaktionen hervor.

5. Wenn zeitkritische Aufgaben versäumt werden

Die pünktliche Anwesenheit der Wachleute stellt viele Sicherheitsunternehmen vor große Herausforderungen. Durch die Integration zeitkritischer Aufgaben in ein Wächterkontrollsystem wird sichergestellt, dass wichtige Abschließvorgänge, Kontrollpunkte und andere kritische Aufgaben erledigt werden und Vorgesetzte benachrichtigt werden, falls dies nicht der Fall ist.

6. Ihre besten und schwächsten Mitarbeiter in jedem Bereich

Welche Sicherheitskräfte leisten gute Arbeit? Sie haben vielleicht schon eine recht gute Vorstellung, aber Daten aus der Sicherheitsmanagement-Software liefern Ihnen die entscheidenden Informationen. Sie erhalten außerdem einen Maßstab dafür, wie die leistungsstärksten Mitarbeiter aussehen: wie viele Einsätze sie absolvieren, wie viele Probleme sie pro Quartal aufdecken und ob sie einen positiven Kontakt zu den Kunden pflegen.

Es ist ebenso wertvoll, um zu sehen, wer seine Arbeit nicht ordnungsgemäß erledigt. Die Software zeigt an, wer bei Patrouillen und Kontrollgängen Stationen auslässt, wer frühzeitig geht und wer am längsten braucht, um auf Alarme zu reagieren.

7. Was Sie für einen Kunden gut machen.

Den eigenen Wert nachzuweisen, kann schwieriger sein, wenn alles gut läuft. Wenn keine Probleme auftreten, benötigen Sie messbare Daten, um Ihren Kunden alle Maßnahmen aufzuzeigen, mit denen Sie zur Vermeidung von Vorfällen beitragen.

Wächtermanagement-Software unterstützt Sie bei der Erstellung umfassender, übersichtlicher Berichte – täglich, vierteljährlich oder jährlich. Diese Berichte belegen den Mehrwert, den Sie für jeden Kunden schaffen, und sichern so den Vertrag. Wie wir in „Lieferanten werden gefeuert, Partner werden bezahlt“ erläutern, ist die Berichtspflicht oft der entscheidende Faktor, der einen Lieferanten von einem Partner unterscheidet.

8. Welche Bereiche des Grundstücks erhalten die größte Aufmerksamkeit?

Ihre Software kann aufzeigen, welche Bereiche eines Gebäudes die meiste Aufmerksamkeit erhalten. Angenommen, Sie sind für den Sicherheitsdienst eines 20-stöckigen Hotels zuständig. Ihre Software kann genau ermitteln, auf welchen Etagen Ihr Team die meiste Zeit verbringt und welche mehr Aufmerksamkeit benötigen. Vergleichen Sie dies mit den Orten, an denen die meisten Vorfälle auftreten, und Sie können datenbasierte Präventivmaßnahmen planen.

9. Problematische Bewohner oder Mieter

Ihre Daten dienen nicht nur der Verbesserung interner Abläufe. Sie können auch die Interessen Ihres Mandanten unterstützen, wenn dieser gegen einen problematischen Bewohner oder Mieter vorgehen muss.

Die Software zur Wachverwaltung erfasst, wo und wann Sicherheitskräfte auf Probleme stoßen. Verursacht ein Mieter oder Bewohner Probleme für den Hausverwalter , kann diese Aufzeichnung eine Räumungsklage oder die Entscheidung, den Mietvertrag nicht zu verlängern, begründen.

10. Reaktionszeiten der entsandten Beamten

Wie lange ist die durchschnittliche Reaktionszeit Ihres Unternehmens insgesamt? Und wie sieht es an einem bestimmten Standort oder für einen bestimmten Mitarbeiter aus? Sie können sich auf handschriftliche Protokolle verlassen und auf deren Richtigkeit hoffen oder TrackTik Security Dispatch nutzen, um die Reaktionszeiten automatisch mit Ihren SLAs abzugleichen.

Die Software hilft auch bei der Erfassung von Pausenzeiten, damit die Beamten ihre Pausen ordnungsgemäß dokumentieren. Das hilft, Verstöße gegen das Arbeitsrecht zu vermeiden, insbesondere in Kalifornien, wo die Regelungen für Essens- und Ruhepausen besonders streng sind. Unser Leitfaden zur Einhaltung der Pausenregelungen erklärt, worauf zu achten ist.

Einblicke in Sicherheitsmanagement-Software auf einen Blick

Anhand dieser Kurzübersicht können Sie sehen, wie die einzelnen Erkenntnisse Ihnen bei Entscheidungen helfen und wo sie in TrackTik zu finden sind.

Einblick	Wobei es Ihnen bei der Entscheidung hilft	Wo es in TrackTik zu finden ist
Aufsichtszeit	Ob die Besuche der Vorgesetzten produktiv und abrechnungsfähig sind	Wachmanagement
Fahrzeuginspektionen	Ob Fahrzeuge geprüft, gewartet und effizient genutzt werden	Mobile Streife
Schulungsbedarf	Welche Offiziere benötigen Coaching oder sind bereit für den nächsten Schritt?	Business Intelligence
Websites mit Problemen	Wohin man heute die Vorgesetzten schicken soll	Business Intelligence
Versäumte Aufgaben	Ob Sperrvorgänge und zeitkritische Aufgaben abgeschlossen wurden	Wachrundgänge und Aufgaben vor Ort
Offiziersleistung	Wer sind Ihre leistungsstärksten und leistungsschwächsten Mitarbeiter auf den jeweiligen Konten?	Business Intelligence
Kundennutzen	Was man Kunden zeigen sollte, wenn nichts schiefgeht	Kundenberichte und Portal
Sachversicherung	Welche Bereiche erhalten zu viel oder zu wenig Aufmerksamkeit?	Wachrundgänge
Problemmieter	Dokumentation zur Unterstützung der Entscheidungen eines Kunden	Berichterstattung über Vorfälle
Reaktions- und Pausenzeiten	Einhaltung der Service-Level-Agreements (SLAs) und des Arbeitsrechts	Disposition und Zeiterfassung

Was Ihnen die Software für das Management von Sicherheitsunternehmen verraten kann und welche TrackTik-Funktionen hinter den einzelnen Erkenntnissen stecken.

Wie man Softwaredaten in konkrete Maßnahmen umsetzt

Die Datenerfassung ist nur der erste Schritt. Diese fünf Gewohnheiten helfen Sicherheitsunternehmen, Erkenntnisse in besseren Service und höhere Gewinnmargen umzusetzen.

Wählen Sie eine Handvoll KPIs aus. Beginnen Sie mit Kennzahlen, die für Kunden und die Rentabilität wichtig sind, wie z. B. Reaktionszeiten, verpasste Kontrollpunkte, Überstunden und Vorfälle pro Standort.
Überprüfen Sie sie regelmäßig. Eine kurze wöchentliche Überprüfung der Abläufe verhindert, dass kleine Probleme zu Vertragsverlusten führen.
Weisen Sie jedem Problem einen Verantwortlichen zu. Wenn die Daten einen Standort oder einen Beamten kennzeichnen, sollte eine Person für die Nachverfolgung zuständig sein.
Teilen Sie die Erfolge mit Ihren Kunden. Nutzen Sie vierteljährliche Geschäftsberichte, um Ihren Kunden die Patrouillen, Kontrollpunkte und Reaktionszeiten aufzuzeigen, die hinter den ruhigen Monaten stecken.
Schließen Sie den Kreislauf auf der Plattform. Aktualisieren Sie Stellenanzeigen, Touren und Schulungsaufzeichnungen im selben System, damit der nächste Bericht zeigt, ob die Korrektur erfolgreich war.

Fazit

Managementsoftware für Sicherheitsunternehmen ist ein leistungsstarkes Werkzeug für Führungskräfte, die ihre Abläufe optimieren, automatisieren und analysieren möchten. TrackTik, die Plattform für das Personalmanagement im Sicherheitsbereich von Trackforce, vereint Einsatzplanung, Wachrundgänge, Einsatzleitung, Vorfallsmeldung, Abrechnung und Business Intelligence. So erkennen Sie, wo Ihr Unternehmen gut aufgestellt ist und wo Verbesserungspotenzial besteht.

Möchten Sie erfahren, was Ihre eigenen Daten Ihnen verraten können? Buchen Sie eine TrackTik-Demo .

Häufig gestellte Fragen

Managementsoftware für Sicherheitsunternehmen ist eine Plattform, die Sicherheitsfirmen bei der Einsatzplanung ihrer Mitarbeiter, der Überwachung von Wachgängen und Patrouillen, der Entsendung von Einsatzkräften, der Verwaltung von Vorfallsberichten, der Abrechnung und der Leistungsanalyse in einem einzigen System unterstützt. TrackTik ist ein führendes Beispiel und wurde speziell für Sicherheitsdienstleister und Sicherheitsteams in Unternehmen entwickelt.

Es zeigt, wie Vorgesetzte ihre Zeit verbringen, ob Fahrzeuge inspiziert werden, welche Beamten Schulungen benötigen, an welchen Standorten Probleme auftreten, wann Aufgaben versäumt werden, wer Ihre besten und schwächsten Beamten sind, welchen Mehrwert Sie Ihren Kunden bieten, wo Beamte Zeit auf einem Grundstück verbringen, welche Mieter Probleme verursachen und wie schnell Ihr Team reagiert.

Es liefert Ihnen den Beweis. Berichte und Dashboards zeigen Kunden die Patrouillen, Kontrollpunkte, Vorfälle und Reaktionszeiten ihres Services – selbst in ruhigen Monaten. TrackTik Business Intelligence wandelt diese Daten in KPIs um, die Sie in Geschäftsbesprechungen präsentieren können und die Vertragsverlängerungen und Preisverhandlungen unterstützen.

Ja. Die Software erfasst abgeschlossene Kontrollgänge, gescannte Kontrollpunkte, Reaktionszeiten, gemeldete Vorfälle und die Anwesenheit jedes einzelnen Beamten. TrackTik Guard Management bietet Vorgesetzten einen Echtzeit-Einblick in die Aktivitäten im Außendienst und erleichtert so die Unterstützung von Beamten mit Verbesserungspotenzial sowie die Anerkennung von Spitzenleistungen.

TrackTik optimiert Patrouillenrouten, zeigt den Fortschritt jeder Tour in Echtzeit an und erstellt detaillierte, kundenorientierte Berichte. TrackTik Mobile Patrol unterstützt Sie außerdem bei der Planung effizienter und gleichzeitig flexibler Routen, um einen zuverlässigen Service zu gewährleisten.

Die Software erfasst Arbeitszeiten, Pausen und Arbeitsstunden jedes Mitarbeiters und erleichtert so die Einhaltung der Pausenregelungen und die Vermeidung kostspieliger Verstöße. TrackTik unterstützt außerdem die Unternehmensverwaltung, Überstunden zu vermeiden und die Zertifizierungen aller Mitarbeiter auf dem neuesten Stand zu halten.

Suchen Sie nach einer Plattform speziell für die Sicherheitsbranche, die Außendienst und Verwaltung vernetzt – inklusive Einsatzplanung, Kontrollgängen, Einsatzleitung, Vorfallsmeldung, Abrechnung und Business Intelligence. Achten Sie auf Sicherheitszertifizierungen, Integrationen und mobile Bedienbarkeit für Sicherheitskräfte. Vereinbaren Sie eine TrackTik-Demo und überzeugen Sie sich selbst, wie die Plattform zu Ihrem Unternehmen passt.