10 tolle Dinge, die Sie von Verwaltungssoftware für Sicherheitsunternehmen lernen können

10 tolle Dinge, die Sie von Verwaltungssoftware für Sicherheitsunternehmen lernen können

Eine Software für das Sicherheitspersonalmanagement ist ein wertvolles Instrument, um Ihr Netzwerk aus Standorten und Mitarbeitern so zu organisieren, dass Sie Ihren Kunden einen nachweisbaren Mehrwert bieten können. Von der Nachverfolgung einzelner Mitarbeiter bis hin zur Auswertung von Daten zu Ihrer Gesamtleistung – eine solche Software unterstützt Sie dabei, Ihr Unternehmen so zu führen, dass Sie sich einen deutlichen Wettbewerbsvorteil verschaffen können.

Das klingt alles toll, aber wie sieht eine Verwaltungssoftware für Sicherheitsunternehmen in der Praxis aus? Hier sind zehn großartige Dinge, die Sie von Ihrer Software lernen können:

#1 Wie Ihre Vorgesetzten ihre Zeit verbringen

Eine Verwaltungssoftware für Sicherheitspersonal bietet Ihnen einen unvergleichlichen Einblick in die Tätigkeiten Ihrer Vorgesetzten während ihrer Arbeitszeit. Mit der Software können Sie verfolgen, wie viele Standorte sie während einer Schicht besuchen und an welchen Orten sie die meiste Zeit verbringen. Darüber hinaus erfasst die Verwaltungssoftware, welche Mitarbeiter sie während einer Schicht schulen.

Die Arbeitszeit von Vorgesetzten ist in der Regel nicht abrechnungsfähig, daher sollten Sie sicherstellen, dass sie produktiv genutzt wird. Bei Standorten, an denen die Arbeitszeit von Vorgesetzten abgerechnet wird, hilft eine Verwaltungssoftware dabei, sicherzustellen, dass Ihr Team die Standorte während eines Abrechnungszeitraums in der richtigen Häufigkeit besucht.

#2 Wenn Ihre Streifenwagen regelmäßig überprüft werden

Eine Software für das Wachpersonalmanagement trägt dazu bei, die Rechenschaftspflicht derjenigen zu verbessern, die Zugang zu einem Firmenfahrzeug haben. Mit Ihrer Software lassen sich die Inspektionen der Fahrzeuge der mobilen Patrouillen vor und nach der Schicht nachverfolgen, um sicherzustellen, dass etwaige Schäden am Fahrzeug dokumentiert und erfasst werden.

Mithilfe von Software können Sicherheitsunternehmen zudem die regelmäßige Wartung ihrer Streifenfahrzeuge überwachen, um sicherzustellen, dass diese bei Bedarf gewartet und ein Ölwechsel durchgeführt wird. Die Software kann sogar dabei helfen, den Kraftstoffverbrauch zu erfassen und die Streifengänge so zu optimieren, dass Zeit und Geld gespart werden.

#3 Welche Mitarbeiter benötigen mehr Schulungen?

Eine Software zur Verwaltung von Sicherheitspersonal kann der Unternehmensleitung dabei helfen, Leistungsprobleme auf individueller Ebene genau zu identifizieren. Anhand dieser Informationen können Sie feststellen, welche Mitarbeiter zusätzliche Schulungen benötigen.

Die Nutzung von Daten zur Leistungsüberwachung spart viel Zeit und hilft dabei, Probleme anzugehen, bevor sie zu Kundenbeschwerden führen. Sie kann sogar dazu dienen, Ihre leistungsstärksten Mitarbeiter zu identifizieren und deren berufliche Weiterentwicklung im Unternehmen zu planen.

#4 Websites, bei denen derzeit Probleme auftreten

Die herkömmliche Methode zur Überwachung Ihrer Immobilien besteht darin, einen Aufseher mit einer Liste der zu kontrollierenden Standorte vor Ort zu schicken. Bei diesen Einsätzen achten die Aufseher auf alles, was nicht an seinem Platz ist. Zwischen diesen stichprobenartigen Kontrollen kann jedoch eine ganze Menge passieren.

Mit einer Sicherheitsmanagement-Software können Sie Vorgesetzte auf der Grundlage von Daten und nicht nach dem Zufallsprinzip an Standorte entsenden, an denen Hilfe benötigt wird.

#5 Wenn termingebundene Aufgaben nicht erledigt werden

Für viele Sicherheitsunternehmen ist es eine große Herausforderung, sicherzustellen, dass die Wachleute pünktlich und zum richtigen Zeitpunkt an ihrem Einsatzort sind. Die Einplanung zeitkritischer Aufgaben in Ihre Wachmanagement-Software gewährleistet die gewissenhafte Durchführung wichtiger Schließvorgänge, Kontrollrundgänge und weiterer Aufgaben.

#6 Die besten und schlechtesten Sachbearbeiter, die einem Konto zugewiesen wurden

Welche Mitarbeiter leisten gute Arbeit? Sie haben vielleicht schon eine recht gute Vorstellung davon, aber Daten aus der Sicherheitsmanagement-Software helfen dabei, die Lücken zu schließen. Außerdem erhalten Sie so einen Maßstab, um besser zu verstehen, wie Spitzenkräfte aussehen – wie viele Rundgänge sie absolvieren, wie viele Probleme sie pro Quartal aufdecken, ob sie positive Kontakte zu Kunden pflegen usw.

Natürlich ist es auch hilfreich, um festzustellen, wer seine Arbeit nicht ordnungsgemäß erledigt. Mit Hilfe der Software lässt sich nachverfolgen, wer bei Patrouillen und Rundgängen Kontrollpunkte auslässt, wer vorzeitig das Gelände verlässt und wer am längsten braucht, um auf Alarmmeldungen zu reagieren.

#7 Was du für einen Kunden gut machst

Es ist schwieriger, Ihre Behauptung, Mehrwert zu schaffen, zu untermauern, wenn alles wirklich gut läuft. Wenn keine Probleme auftreten, müssen Sie Ihren Kunden quantifizierbare Daten vorlegen, um ihnen zu zeigen, auf welche Weise Sie dazu beitragen, Vorfälle zu verhindern.

Mit einer Verwaltungssoftware für Sicherheitspersonal können Sie umfassende und optisch ansprechende Berichte auf Tages-, Quartals- oder Jahresbasis erstellen. Diese Berichte helfen Ihnen dabei, den Mehrwert, den Sie für jeden Kunden schaffen, eindeutig darzustellen, was Ihnen wiederum dabei hilft, Ihre Ausgaben zu sichern.

#8 In welchen Bereichen der Immobilie verbringst du die meiste Zeit?

Ihre Sicherheitsmanagement-Software kann Ihnen aufzeigen, welche Bereiche einer Immobilie die meiste Aufmerksamkeit erhalten. Nehmen wir an, Sie sind für die Sicherheit in einem 20-stöckigen Hotel verantwortlich. Ihre Software kann genau ermitteln, auf welchen Etagen Ihr Team die meiste Zeit verbringt und welche Etagen mehr Aufmerksamkeit benötigen. Wenn Sie diese Informationen mit einer Aufschlüsselung der Orte vergleichen, an denen die meisten Vorfälle auftreten, können Sie auf der Grundlage dieser Daten vorbeugende Maßnahmen planen.

#9 Problematische Bewohner oder Mieter

Ihre Daten tragen nicht nur dazu bei, die internen Abläufe in Ihrem Unternehmen zu verbessern. Sie können auch dazu beitragen, die Position Ihrer Mandanten zu stärken, wenn diese gegen einen problematischen Bewohner oder Mieter vorgehen wollen.

Die Verwaltungssoftware für Sicherheitsdienste protokolliert, an welchen Orten Sicherheitskräfte während ihrer Schichten auf Probleme stoßen. Wenn ein gewerblicher Mieter oder ein privater Bewohner dem Hausverwalter Probleme bereitet, kann diese Aufzeichnung ein wertvolles Hilfsmittel sein, um dessen Räumung zu erwirken oder die Entscheidung zu untermauern, einen Mietvertrag nicht zu verlängern.

#10 Reaktionszeit der entsandten Beamten

Wie hoch ist die durchschnittliche Reaktionszeit Ihres Unternehmens insgesamt? Wie sieht es bei einem bestimmten Standort oder einem bestimmten Mitarbeiter aus? Sie können sich auf handschriftliche Protokolle verlassen und hoffen, dass diese Ihnen ein genaues Bild davon vermitteln, was hinter den Kulissen vor sich geht, oder Sie können eine Software zur Wachpersonalverwaltung nutzen, um die Reaktionszeiten genau zu erfassen.

Mithilfe von Software können Unternehmen zudem die Pausenzeiten erfassen und so sicherstellen, dass die Mitarbeiter ihre Pausen ordnungsgemäß dokumentieren. Dies trägt dazu bei, dass Unternehmen nicht gegen arbeitsrechtliche Vorschriften verstoßen, insbesondere in Kalifornien, wo die gesetzlichen Bestimmungen zum Schutz der Pausenzeiten von Arbeitnehmern besonders streng sind.

Zusammenfassend…

Software für das Sicherheitspersonalmanagement ist ein leistungsstarkes Werkzeug für Führungskräfte, die ihre Betriebsabläufe optimieren, automatisieren und analysieren möchten. Leistungsstarke Plattformen wie Silvertrac bieten eine Reihe von Funktionen, die das Standortmanagement vereinfachen und Aufschluss darüber geben, in welchen Bereichen Ihr Unternehmen Verbesserungspotenzial hat.