10 choses géniales que vous pouvez apprendre grâce à un logiciel de gestion pour entreprises de sécurité

Trackforce

6 décembre 2018 · 10 min de lecture

Un logiciel de gestion de gardiennage est un outil précieux pour organiser votre réseau de sites et d'agents et ainsi créer une valeur ajoutée tangible pour vos clients. Du suivi individuel des agents à l'analyse de vos performances globales, il vous permet de gérer votre entreprise avec un avantage concurrentiel certain.

Tout cela semble idéal, mais à quoi ressemble concrètement un logiciel de gestion de sociétés de sécurité ? Voici 10 leçons à tirer d’une plateforme comme le logiciel d’opérations de sécurité TrackTik , et comment les appliquer pour améliorer vos services.

Points clés à retenir

Vos logiciels en savent plus que vos feuilles de calcul.
Le logiciel de gestion des sociétés de sécurité enregistre les activités réelles des superviseurs, des agents et des véhicules à chaque quart de travail.
Les données remplacent les contrôles ponctuels aléatoires.
Envoyez des superviseurs là où les données révèlent des problèmes, au lieu de deviner quels sites nécessitent une attention particulière.
La performance devient mesurable.
Évaluez vos meilleurs et vos moins bons agents en fonction des tournées, des points de contrôle, des temps de réponse et des contacts positifs.
Les mois calmes doivent encore être prouvés.
Les rapports et les tableaux de bord montrent aux clients la valeur ajoutée que vous leur apportez, même lorsque tout se passe bien.
Les idées n'ont d'importance que si vous les mettez en pratique.
TrackTik connecte la planification, les patrouilles, la répartition, les rapports et l'intelligence d'affaires pour vous permettre de transformer les données en décisions.

10 leçons à tirer d'un logiciel de gestion d'entreprise de sécurité

1. Comment vos superviseurs passent leur temps

Le logiciel de gestion des agents de sécurité offre une visibilité inégalée sur les activités de vos superviseurs pendant leurs heures de travail. Vous pouvez suivre le nombre de sites visités par poste, les lieux où ils passent le plus de temps et les employés qu'ils forment.

Le temps de supervision n'est généralement pas facturable ; il est donc important de veiller à son utilisation productive. Pour les sites qui facturent ce temps, le logiciel permet de s'assurer que votre équipe effectue le nombre de visites requis sur chaque site pendant chaque période de facturation. Pour un cadre pratique, consultez notre guide sur la mesure des tâches de supervision .

2. Si vos véhicules de patrouille sont inspectés

Un logiciel de gestion des agents de sécurité renforce la responsabilisation de tous les utilisateurs de véhicules de l'entreprise. Il permet de suivre les inspections des véhicules avant et après chaque prise de service, afin que tout dommage soit documenté et comptabilisé.

Le logiciel permet également de suivre l'entretien régulier des véhicules afin de garantir les révisions et les vidanges d'huile nécessaires, d'enregistrer les achats de carburant et d'optimiser les itinéraires avec la patrouille mobile TrackTik pour gagner du temps et de l'argent. Découvrez comment calculer le coût total du cycle de vie d'un véhicule de patrouille .

3. Quels employés ont besoin de formation supplémentaire ?

Un logiciel de gestion des agents de sécurité permet aux responsables d'identifier les problèmes de performance de chaque agent individuellement. Grâce à ces informations, il est possible de déterminer quels agents ont besoin d'une formation complémentaire.

L'utilisation des données pour suivre les performances permet de gagner du temps et d'anticiper les problèmes avant qu'ils ne se transforment en plaintes de clients. Elle permet également d'identifier vos agents les plus performants afin de planifier leur progression. Associez ces données à un programme de formation attractif pour vos agents de sécurité .

4. Quels sites rencontrent des problèmes actuellement ?

La méthode traditionnelle de suivi des propriétés consiste à envoyer un superviseur sur le terrain muni d'une liste de sites à vérifier. Lors de ces visites, les superviseurs recherchent toute anomalie, mais beaucoup de choses peuvent se produire entre deux contrôles aléatoires.

Grâce à un logiciel de gestion de la sécurité, vous pouvez dépêcher des superviseurs sur les sites nécessitant une intervention en fonction des données, et non de manière aléatoire. La solution d'analyse décisionnelle TrackTik met en évidence les sites présentant une augmentation des incidents, des points de contrôle manqués ou des réponses tardives.

5. Lorsque des tâches urgentes sont manquées

Pour de nombreuses entreprises de sécurité, s'assurer de la ponctualité et de la présence des agents de sécurité aux endroits requis représente un défi majeur. La planification des tâches urgentes dans un système de rondes garantit l'exécution des fermetures de locaux, des points de contrôle et autres tâches essentielles, et alerte les superviseurs en cas de manquement.

6. Vos meilleurs et vos plus faibles officiers sur chaque compte

Quels agents font du bon travail ? Vous en avez peut-être une idée assez précise, mais les données du logiciel de gestion des agents de sécurité vous permettent d’affiner votre analyse. Elles vous fournissent également des critères de référence pour identifier les agents les plus performants : nombre de rondes effectuées, nombre de problèmes détectés chaque trimestre et qualité des relations avec les clients.

Il est tout aussi utile pour identifier les personnes qui ne font pas correctement leur travail. Le logiciel permet de voir qui manque des arrêts lors des patrouilles et des rondes de garde, qui part en avance et qui met le plus de temps à réagir aux alertes.

7. Ce que vous faites bien pour un client

Il peut être plus difficile de prouver sa valeur lorsque tout va bien. Quand aucun problème ne survient, il faut des données quantifiables pour montrer aux clients comment on contribue à prévenir les incidents.

Un logiciel de gestion de la sécurité vous permet de générer des rapports complets et clairs, quotidiens, trimestriels ou annuels. Ces rapports mettent en évidence la valeur ajoutée que vous apportez à chaque client, ce qui garantit le respect du contrat. Comme nous l'expliquons dans notre article « Les fournisseurs sont licenciés, les partenaires sont rémunérés » , la qualité des rapports est souvent ce qui distingue un fournisseur d'un véritable partenaire.

8. Quelles parties de la propriété attirent le plus l'attention ?

Votre logiciel peut indiquer les zones d'un établissement qui nécessitent le plus d'attention. Prenons l'exemple d'un hôtel de 20 étages où vous gérez la sécurité. Votre logiciel peut identifier les étages où votre équipe passe le plus de temps et ceux qui requièrent une surveillance accrue. En comparant ces informations avec les zones où se produisent la plupart des incidents, vous pouvez planifier des actions préventives basées sur ces données.

9. Résidents ou locataires problématiques

Vos données ne servent pas uniquement à améliorer les opérations internes. Elles peuvent également étayer le dossier de votre client lorsqu'il doit agir contre un résident ou un locataire problématique.

Le logiciel de gestion des agents de sécurité conserve un historique des interventions (lieu et date) des agents. Si un locataire cause des problèmes au gestionnaire immobilier , cet historique peut justifier une expulsion ou le non-renouvellement d'un bail.

10. Délais de réponse des agents dépêchés

Quel est le temps de réponse moyen pour votre entreprise dans son ensemble ? Et pour un site ou un agent en particulier ? Vous pouvez vous fier à des registres manuscrits en espérant qu’ils soient exacts, ou vous pouvez utiliser la solution de répartition de sécurité TrackTik pour suivre automatiquement les temps de réponse par rapport à vos SLA.

Le logiciel permet également de suivre les temps de pause afin que les agents les documentent correctement. Cela vous aide à éviter les infractions au droit du travail, notamment en Californie, où les règles relatives aux pauses repas et aux temps de repos sont particulièrement strictes. Notre guide stratégique sur la conformité aux règles relatives aux pauses repas explique les points à surveiller.

Aperçu des logiciels de gestion de la sécurité

Utilisez ce guide de référence rapide pour voir à quoi chaque information vous aide à décider et où elle se trouve dans TrackTik.

Aperçu	Ce que cela vous aide à décider	Où il se trouve sur TrackTik
Temps de supervision	La productivité et la facturation des visites des superviseurs	Gestion des gardes
Inspections de véhicules	L'efficacité de l'inspection, de l'entretien et de l'utilisation des véhicules est un facteur déterminant.	Patrouille mobile
Besoins de formation	Quels officiers ont besoin d'encadrement ou sont prêts à progresser ?	Intelligence économique
Sites présentant des problèmes	Où envoyer les superviseurs aujourd'hui	Intelligence économique
Tâches manquées	Les verrouillages et les tâches urgentes ont-ils été effectués ?	rondes de surveillance et tâches sur le site
performance des officiers	Qui sont vos employés les plus performants et les moins performants sur chaque compte ?	Intelligence économique
Valeur client	Que montrer aux clients quand tout se passe bien ?	Portail et rapports clients
Assurance habitation	Quels domaines reçoivent trop ou pas assez d'attention ?	Rondes de surveillance
locataires à problèmes	Documentation à l'appui des décisions d'un client	Rapport d'incident
Temps de réponse et de pause	Respect des SLA et du droit du travail	Suivi des expéditions et du temps

Ce que les logiciels de gestion des entreprises de sécurité peuvent vous révéler et les capacités de TrackTik qui sous-tendent chaque information.

Comment transformer les données logicielles en actions

La collecte de données n'est que la première étape. Ces cinq habitudes aident les entreprises de sécurité à transformer les informations recueillies en un meilleur service et en des marges plus importantes.

Sélectionnez quelques indicateurs clés de performance (KPI). Commencez par les mesures importantes pour les clients et la rentabilité, telles que les temps de réponse, les points de contrôle manqués, les heures supplémentaires et les incidents par site.
Il convient de les examiner régulièrement. Un bref bilan hebdomadaire des opérations permet d'éviter que de petits problèmes n'entraînent la perte de contrats.
Attribuez un responsable à chaque problème. Lorsqu'un site ou un agent est signalé, désignez une personne chargée du suivi.
Partagez vos succès avec vos clients. Utilisez les bilans d'activité trimestriels pour leur montrer les patrouilles, les points de contrôle et les délais d'intervention mis en place durant leurs périodes creuses.
Bouclez la boucle sur la plateforme. Mettez à jour les ordres de mission, les tournées et les dossiers de formation dans le même système, afin que le prochain rapport indique si la correction a fonctionné.

En résumé

Un logiciel de gestion pour entreprises de sécurité est un outil puissant pour les dirigeants souhaitant rationaliser, automatiser et analyser leurs opérations. TrackTik, la plateforme de gestion des effectifs de sécurité de Trackforce, centralise la planification, les rondes des agents, la répartition des interventions, le signalement des incidents, la facturation et les données décisionnelles, vous permettant ainsi d'identifier les points forts et les axes d'amélioration de votre entreprise.

Vous voulez découvrir ce que vos propres données pourraient vous révéler ? Réservez une démonstration de TrackTik .

Questions fréquemment posées

Un logiciel de gestion pour sociétés de sécurité est une plateforme qui permet aux entreprises de sécurité de planifier les interventions des agents, de suivre les rondes et les patrouilles, d'affecter les agents, de gérer les rapports d'incidents, la facturation et d'analyser les performances, le tout dans un seul système. TrackTik , conçu spécifiquement pour les sociétés de sécurité privées et les équipes de sécurité d'entreprise, en est un exemple de référence.

Il montre comment les superviseurs utilisent leur temps, si les véhicules sont inspectés, quels agents ont besoin de formation, quels sites présentent des problèmes, quand des tâches sont manquées, qui sont vos meilleurs et vos moins bons agents, la valeur que vous apportez aux clients, où les agents passent du temps sur une propriété, quels locataires causent des problèmes et la rapidité avec laquelle votre équipe réagit.

Il vous fournit des preuves. Les rapports et les tableaux de bord présentent aux clients les patrouilles, les points de contrôle, les incidents et les temps de réponse liés à leur service, même pendant les périodes creuses. La solution d'analyse décisionnelle de TrackTik transforme ces données en indicateurs clés de performance (KPI) que vous pouvez partager lors des revues d'activité, facilitant ainsi les renouvellements et les négociations tarifaires.

Oui. Le logiciel enregistre les rondes effectuées, les points de contrôle scannés, les temps de réponse, les incidents signalés et la présence de chaque agent. La gestion des agents de sécurité TrackTik offre aux superviseurs une visibilité en temps réel sur l'activité sur le terrain, facilitant ainsi l'accompagnement des agents en difficulté et la reconnaissance des plus performants.

TrackTik optimise les itinéraires de patrouille, affiche la progression en temps réel de chaque intervention et génère des rapports détaillés, prêts à être présentés aux clients. La solution de patrouille mobile TrackTik vous aide également à concevoir des itinéraires efficaces et imprévisibles, garantissant ainsi un service fiable.

Le logiciel enregistre les pointages, les pauses et les heures travaillées de chaque agent, facilitant ainsi le respect des règles relatives aux pauses repas et aux temps de repos et évitant les infractions coûteuses. La solution de gestion d'entreprise TrackTik contribue également à limiter les heures supplémentaires et à garantir la validité des certifications de l'ensemble du personnel.

Recherchez une plateforme conçue pour le secteur de la sécurité, qui connecte les opérations sur le terrain au siège social et gère notamment la planification, les rondes de sécurité, la répartition des interventions, le signalement des incidents, la facturation et l'analyse des données. Vérifiez les certifications de sécurité, les intégrations et l'ergonomie de l'application mobile pour les agents. Vous pouvez réserver une démonstration de TrackTik pour découvrir comment elle s'intègre à vos besoins.