Schlüssel zum Umgang mit Vorgesetzten, Teil 3 – Festlegung eines Vorgehens

Schlüssel zum Umgang mit Vorgesetzten, Teil 3 – Festlegung eines Vorgehens

Heute präsentieren wir Teil 3 unserer sechsteiligen Serie zum Thema „Führung von Vorgesetzten“. In Teil 1 haben wir über die Kluft zwischen Inhabern und Vorgesetzten gesprochen, und in Teil 2 haben wir einige Möglichkeiten aufgezeigt, wie Inhaber diese Kluft überbrücken und Vorgesetzte für ihre Vision für das Unternehmen gewinnen können.

In diesem Beitrag gehen wir von Ideen zur Umsetzung über. Es ist wichtig, Ihre Vision mit Ihren Vorgesetzten zu teilen, aber das hat keine Bedeutung, wenn Sie nicht über die notwendigen Mittel verfügen, um diese Vision umzusetzen. Das beginnt mit einem klaren und effizienten Prozess, damit jeder seine Rolle versteht und weiß, wie er sie ausfüllen soll.

Prozesse machen Ihr Unternehmen wettbewerbsfähig

Durch aufeinander abgestimmte Geschäftsprozesse lassen sich Kunden viel leichter gewinnen und binden. Wenn jeder in Ihrem Unternehmen weiß, was zu tun ist, und alle an einem Strang ziehen, wird Ihr gesamter Betrieb effizienter und professioneller und hinterlässt bei den Kunden einen besseren Eindruck.

Dies geht sogar über den reinen operativen Betrieb hinaus und umfasst auch die Erledigung administrativer Aufgaben, die Erstellung von Angeboten und den grundlegenden Kundenkontakt. Tatsächlich ist die Art und Weise, wie Sie Anrufe von Kunden bearbeiten, einer der wichtigsten Prozesse, die Sie einrichten können.

Stellen Sie sich vor, ein Kunde ruft an und möchte mit seinem Kundenbetreuer sprechen, doch die Rezeptionistin weiß nicht, wer der Kunde ist, oder ist sich nicht sicher, wie sie den Kundenbetreuer erreichen kann. Das sind genau die Dinge, die bei Kunden Alarmglocken läuten lassen und sie daran zweifeln lassen, wie gut der Rest Ihres Unternehmens geführt wird.

Zu den weiteren Aufgaben, für die Sie entsprechende Prozesse einrichten sollten, gehören:

• Nachkontrollen
• Strecken der Streifenfahrten
• Einsatzleiter
• Eskalationskette für Vorfälle
• Auf Kundenbeschwerden reagieren
• Umgang mit Problemen bei Beamten (Verspätungen, mangelhafte Berichte, mangelnde Professionalität usw.)
• Stellenangebote
• Schulung
• Rechnungsstellung

Dies sind nur einige der Abläufe, die ein Sicherheitsunternehmen einrichten muss. Arbeiten Sie bei der Entwicklung dieser Abläufe eng mit Ihren Vorgesetzten zusammen, damit diese sich in die Prozesse eingebunden fühlen und motivierter sind, sie einzuhalten.

Prozesse ermöglichen Wachstum

Wachstum ist großartig. Jeder möchte, dass sein Unternehmen wächst, damit er mehr Kunden gewinnen, mehr Mitarbeiter einstellen und mehr Geld verdienen kann. Leider bringt Wachstum auch eine Menge Kopfzerbrechen mit sich. Mit zunehmender Expansion tauchen immer mehr Probleme auf – bis zu einem Punkt, an dem sich ein neuer Kunde möglicherweise nicht mehr lohnt, wenn man nicht auf das Wachstum vorbereitet ist. In der Regel beginnt dies etwa dann, wenn man die Marke von 100 Mitarbeitern erreicht.

„Ich würde sagen, drei von fünf Unternehmen, die nach einem Tool wie dem unseren suchen, befinden sich in der ‚Hundred Guard‘-Phase“, sagte Johnny in der heutigen Folge.

Wenn Ihr Unternehmen wächst, müssen Mitarbeiter und Vorgesetzte in der Lage sein, sofort voll einsatzfähig zu sein. Das bedeutet, dass die erforderlichen Werkzeuge und Prozesse bereitstehen müssen, damit sie auf Anhieb erfolgreich arbeiten können. Wenn neue Kunden und neue Probleme auftauchen, ist es wichtig, dass die Zuständigkeiten klar abgegrenzt sind, damit jeder weiß, wer für was verantwortlich ist.

Wenn der Kunde während der Einarbeitungsphase Änderungen an den Berichten vornehmen möchte, sollte dies dann über den Kundenbetreuer oder den Außendienstleiter laufen? Wenn Sie kurzfristig eine Reihe von Sicherheitskräften einstellen müssen, um einen neuen Kunden zu betreuen, wie sorgen Sie dafür, dass diese rechtzeitig geschult werden?

In kleineren Unternehmen kann der Inhaber diese Lücken schließen und auftretende Probleme lösen, aber sobald man die Marke von 100 Führungskräften erreicht, wird das einfach zu viel. Ab diesem Punkt braucht man klare, schriftlich festgelegte Abläufe, in denen beschrieben ist, wer für welche Aufgaben verantwortlich ist und wie diese zu erledigen sind.

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Prozesse steigern den Gewinn

Prozesse sorgen nicht nur für einen reibungsloseren Ablauf, sondern bieten Ihnen auch eine klare Grundlage für Verbesserungen. Wenn Sie klar definierte Prozesse haben, an die sich alle halten, können Sie die Daten auswerten, den Prozess optimieren und Möglichkeiten finden, Zeit und Geld zu sparen. Ohne einen klaren Prozess ist es nahezu unmöglich, die Auswirkungen der von Ihnen vorgenommenen Änderungen zu messen.

Die Gestaltung von Prozessen kann überwältigend wirken, beginnen Sie daher mit nur einem einzigen. Suchen Sie sich eine Situation aus, mit der Ihr Unternehmen regelmäßig konfrontiert ist, und gehen Sie Schritt für Schritt die ideale Vorgehensweise durch. Oftmals lassen sich schon allein dadurch, dass man sich die Zeit nimmt, Dinge aufzuschreiben, erhebliche Ineffizienzen aufdecken. Wir hinterfragen nicht, warum wir Dinge tun, bis wir tatsächlich anfangen, sie aufzuschreiben.

Durch etablierte Prozesse lassen sich Kosten und Effizienz genauer messen – und was gemessen wird, lässt sich auch verbessern. Unternehmen, die sich kontinuierlich verbessern, wachsen und ihre Rentabilität steigern wollen, müssen über etablierte Prozesse verfügen, damit Führungskräfte und Mitarbeiter Höchstleistungen erbringen können.