Pourquoi un logiciel de gestion des agents de sécurité devrait figurer en tête de votre liste de bonnes résolutions

Trackforce

18 décembre 2015 · 10 min de lecture

Les logiciels de gestion des agents de sécurité : une priorité de croissance pour les entreprises du secteur de la sécurité

À l'aube d'une nouvelle année, il est toujours bon de faire le point sur son évolution personnelle et professionnelle. En repensant aux douze derniers mois, il est gratifiant de constater à quel point on a mûri, à quel point sa carrière a progressé et comment ses relations avec sa famille et ses amis se sont développées.

La fin de l'année est également le moment idéal pour les dirigeants d'entreprises de sécurité de faire le point sur leur situation actuelle et de définir la voie à suivre pour atteindre leurs objectifs d'ici douze mois.

Points clés à retenir

Un logiciel de gestion des agents de sécurité est le changement le plus rentable que la plupart des entreprises de sécurité puissent mettre en œuvre.
Il touche à la fois aux rapports, aux rondes, à la paie et à la facturation, ce que très peu d'autres investissements permettent de faire.
Le coût de l'attente est bien réel, même s'il n'apparaît jamais sur une facture.
Les heures non facturées, les rapports contestés et les tâches administratives manuelles vous coûtent de l'argent chaque mois tant que vous restez à l'ancienne.
Acheter un logiciel n'est pas la même chose que l'adopter.
Un système pour lequel personne n'a été formé ne sert à rien ; il faut donc planifier son déploiement avant de signer quoi que ce soit.
Évaluez trois fournisseurs, pas un seul.
: trois démonstrations réalisées à partir de la même liste de vos propres scénarios constituent le moyen le plus rapide de mettre en évidence les différences réelles entre les plateformes.
TrackTik est conçu pour l'ensemble des opérations plutôt que pour une seule tâche.
Les interventions, les rapports d'incident, la gestion des interventions, la planification et la facturation s'effectuent à partir d'un seul dossier ; les économies réalisées s'accumulent ainsi, au lieu de simplement transférer un problème d'un outil à un autre.

Logiciel de gestion du personnel de sécurité : un investissement à fort impact pour l'année à venir

Si vous n’utilisez pas encore de logiciel de gestion des agents de sécurité, rien de ce que vous pourriez faire cette année n’aura plus d’impact sur votre activité. Que vous optiez pour TrackTik ou une autre plateforme, ces systèmes vous permettent de générer des rapports dématérialisés, de gérer les patrouilles en temps réel, et bien plus encore. Prenez la résolution de contacter les principaux fournisseurs du secteur dès le début de l’année afin de pouvoir mettre en place un système bien avant le second semestre.

Vous devez vous intéresser dès maintenant aux logiciels de gestion des agents de sécurité, car :

La demande en matière de sécurité physique ne cesse d'augmenter, et les acheteurs exigent désormais bien plus de documents qu'auparavant.
Malgré cela, les clients ne sont pas toujours prêts à payer le prix qu'il faut pour la sécurité.
Il est parfois difficile de déployer sur le terrain du personnel qualifié en raison des contraintes budgétaires prévues dans nos contrats.

Un logiciel de gestion des agents de sécurité peut vous aider à développer votre entreprise plus facilement, en proposant des services de qualité à moindre coût. Si vous souhaitez en connaître les chiffres, le coût élevé lié à la non-utilisation d'un tel logiciel met en évidence ce que le maintien d'un système manuel vient en réalité retirer d'un contrat.

Ce que remplace réellement un logiciel de gestion des agents de sécurité

Il est beaucoup plus facile de monter un dossier commercial quand on cesse de parler de logiciels pour commencer à énumérer les étapes manuelles qui disparaissent. La plupart des entreprises reconnaissent chacune des lignes de la colonne de gauche ci-dessous.

La méthode manuelle	Ce que cela devient
Un agent rédige un rapport sur papier, son supérieur le retape à l'ordinateur	Rapport établi une seule fois sur un téléphone et remis au client le jour même
Appeler le site pour vérifier si une patrouille a eu lieu	Analyses des points de contrôle avec indication de l'heure et du lieu
Relance des feuilles de temps en fin de semaine	Les données de présence enregistrées lors de l'arrivée sont directement transférées vers le système de paie
Factures réétablies manuellement, puis contestées	Facturation générée à partir des heures que le client peut déjà consulter
Incidents constatés lors de la revue mensuelle	Escalade dès la soumission du rapport

Chaque ligne représente quelques minutes de tâches administratives. Multipliées par le nombre d’agents, de services et de sites, ces minutes constituent la marge que vous avez laissée filer.

Les avantages du logiciel de gestion des agents de sécurité

Nous ne vous conseillons pas d'adopter un logiciel simplement parce que nous sommes une société de logiciels. Nous vous conseillons d'adopter un logiciel pour bénéficier d'un avantage concurrentiel. Un logiciel de gestion des agents de sécurité vous permettra de :

Réduisez vos coûts,
Réduisez votre charge administrative,
Gagnez du temps,
Réduisez vos dettes, et
Vous apporter un avantage dans votre activité.

C'est une cause qui nous tient vraiment à cœur, car les personnes qui l'utilisent réduisent leurs coûts et développent leur activité.

Acheter un logiciel de gestion des agents de sécurité pour ensuite ne pas l'utiliser est le seul scénario qu'il faut absolument éviter, et c'est plus fréquent que ne l'admettent les fournisseurs. Il existe une multitude de technologies sur le marché et le choix peut sembler insurmontable, ce qui explique précisément pourquoi il vaut mieux les examiner attentivement plutôt que de ne pas s'y intéresser du tout. Notre équipe a été à votre place, en gérant au quotidien les activités du secteur de la sécurité ; nous connaissons donc les problèmes et les défis auxquels vous êtes confrontés. Nous recommandons ces logiciels parce que nous les avons utilisés et que nous avons constaté des résultats et un impact exceptionnels.

Comment tirer pleinement parti de trois démonstrations

Réservez trois heures. Organisez trois démonstrations afin que vous et votre équipe puissiez examiner trois solutions différentes, puis discutez avec votre équipe de celle qui pourrait vous convenir. Ce qui distingue une démonstration utile d'une présentation commerciale, c'est le fait que ce soit vous qui fixiez l'ordre du jour ; veillez donc à présenter les cinq mêmes scénarios à chaque fournisseur.

Demandez-leur d'enregistrer un véritable incident. Transmettez-leur l'un de vos propres incidents récents et demandez au fournisseur de le saisir en temps réel, depuis le téléphone de l'agent jusqu'à la version que reçoit le client.
Demandez ce qui se passe lorsqu'un point de contrôle n'est pas validé. Chaque plateforme enregistre les tournées effectuées. La question importante est de savoir qui en est informé, dans quel délai, et si l'information parvient à un responsable avant d'être communiquée à votre client.
Suivez le parcours d’une prise de service jusqu’à la facturation. Demandez-leur de vous montrer comment une prise de service est convertie en présence, comment la présence est convertie en paie, et comment la paie est convertie en ligne facturable. C’est là que les plateformes se distinguent le plus nettement les unes des autres.
Testez-la sur un téléphone défectueux et avec un signal faible. Vos agents ne travaillent pas sur des appareils neufs bénéficiant d'une couverture parfaite. Demandez ce que fait l'application hors ligne et ce qu'il advient des données lorsqu'elle se reconnecte.
Demandez qui se charge de la configuration après la mise en service. Si chaque nouveau site, chaque nouvelle commande ou chaque nouveau modèle de rapport nécessite l'ouverture d'un ticket d'assistance, le coût d'exploitation sera plus élevé que ne le laisse supposer le prix de la licence.

Si vous souhaitez disposer d'une liste de contrôle plus complète à emporter lors de ces réunions, nous en proposons une intitulée « 20 questions à poser avant d'acheter un logiciel de gestion des agents de sécurité », et notre comparatif des logiciels de gestion des agents de sécurité présente les principales plateformes côte à côte.

Ce dont vous bénéficiez dès le premier jour avec TrackTik

TrackTik est la plateforme de gestion du personnel de sécurité développée par Trackforce. Elle est conçue de manière à ce que les éléments ci-dessous partagent un registre opérationnel unique, plutôt que d'être stockés dans des systèmes distincts qui doivent ensuite être rapprochés.

Des rondes que vous pouvez justifier. L'application de gestion des rondes d'agents de sécurité horodate chaque scan effectué à un point de contrôle, ce qui transforme un planning de rondes en preuve que vous pouvez remettre à un client.
Des rapports rédigés une seule fois. ReportPro AI transforme le récit d'un agent en un rapport clair et cohérent, de sorte que la qualité ne dépend plus de l'agent qui était de service.
Un service de répartition qui conserve une trace des interventions. Le service de répartition des agents de sécurité consigne l'appel, la mission et le temps de réponse, plutôt que de se contenter de les laisser dans l'historique des appels de quelqu'un.
Une facturation qui correspond au travail effectué. Les contrats et les factures sont établis à partir des mêmes données de présence que celles auxquelles le client a accès, ce qui élimine la source de litige la plus courante.
Un seul endroit pour suivre l'ensemble des opérations. La plateforme TrackTik regroupe la planification, les tournées, les incidents, la gestion des interventions et la facturation ; ainsi, une modification effectuée à un endroit n'entraîne pas de travail supplémentaire ailleurs.

Blackbird Security a utilisé les fonctionnalités d'automatisation de TrackTik pour supprimer les tâches administratives manuelles de ses opérations, puis s'est développé à l'échelle nationale en s'appuyant sur cette même plateforme.
Lire l'étude de cas sur Blackbird Security

Une vision réaliste des quatre-vingt-dix premiers jours

Dans ce secteur, la plupart des projets logiciels décevants sont dus à un échec de l'adoption plutôt qu'à un échec du produit. C'est un déploiement progressif qui permet d'éviter cela.

Jours 1 à 30 : un seul site, bien fait. Choisissez un seul site de coopération, importez ses consignes de poste, ses points de contrôle et ses modèles de rapport, et assurez-vous que les agents sur place maîtrisent parfaitement le système avant de passer à une échelle plus large.
Jours 31 à 60 : ajoutez les rapports visibles par le client. Activez les rapports destinés au client pour ce compte précis et laissez-le réagir. Ses commentaires vous aideront à définir la manière dont vous configurerez le système par la suite.
Jours 61 à 90 : relier la gestion des salaires et la facturation. Une fois que les données sur le terrain sont fiables, les transmettre aux services de gestion des salaires et de facturation. C'est à ce stade que l'investissement commence à porter ses fruits.

Les entreprises qui suivent cette procédure parviennent généralement, en l'espace d'un trimestre, à un stade où le logiciel assume l'essentiel de la charge de travail. Celles qui activent toutes les fonctionnalités partout dès la première semaine finissent souvent par revenir à une gestion papier, tout en continuant à payer leur licence. Si vous souhaitez voir à quoi ressemble ce déploiement par rapport à votre propre liste de sites, vous pouvez réserver une démonstration TrackTik et la suivre en ayant sous les yeux les dates de vos propres contrats.

Questions fréquemment posées

Un logiciel de gestion des agents de sécurité est le système sur lequel une entreprise de sécurité gère ses opérations sur le terrain. Il prend en charge les rondes et les points de contrôle, le signalement des incidents, la planification et la gestion des présences, la répartition des missions, ainsi que les rapports transmis au client. Son objectif est de fournir un compte rendu unique de ce qui s’est réellement passé sur site, ce qui permet de démontrer concrètement la prestation de service plutôt que de se contenter d’une simple description. Le logiciel de gestion des agents de sécurité TrackTik couvre l’ensemble de ces fonctionnalités sur une seule et même plateforme.

En général, oui, et souvent plus tôt que ne le pensent les dirigeants, car les économies réalisées sont d’ordre administratif et ne dépendent pas des effectifs. Une petite entreprise en ressent les avantages le plus rapidement dans trois domaines : le temps consacré à la rédaction des rapports, le suivi des feuilles de temps et les litiges liés à la facturation. Ces coûts évoluent en fonction du nombre d’équipes que vous gérez, et non de la taille de votre entreprise ; ainsi, une structure comptant dix agents sur le papier en tire déjà profit. C’est grâce à la gestion administrative de TrackTik que la majeure partie de ce travail manuel disparaît.

Prévoyez un trimestre plutôt qu’un week-end. Un site isolé peut être configuré et opérationnel en quelques jours, mais la séquence qui s’impose est la suivante : d’abord un site, puis les rapports destinés aux clients, puis la paie et la facturation, ce qui représente environ un cycle de quatre-vingt-dix jours. Les délais varient en fonction du nombre de sites que vous gérez et de la clarté de vos ordres comptables existants ; méfiez-vous donc de toute promesse de transition instantanée à l’échelle de l’entreprise.

Ils le feront si cela leur facilite le travail plutôt que de leur en ajouter. L’adoption de ce type de solution a tendance à échouer lorsque les agents doivent remplir un formulaire papier puis saisir à nouveau les mêmes informations sur leur téléphone. Il faut centraliser le processus, raccourcir la chaîne de transmission des rapports et s’assurer que l’application fonctionne correctement sur les anciens modèles de téléphones et en cas de signal faible. L’application TrackTik Tour est conçue pour le scan des points de contrôle et la création de rapports sur le terrain, là où se déroule l’essentiel de l’interaction des agents avec le système.

Une application de tournées permet de prouver qu'une patrouille a bien eu lieu. TrackTik transmet ces mêmes informations à l'ensemble de l'entreprise : ainsi, un scan, un incident, un service et une facture font tous référence à une source unique et fiable. C'est important, car les économies les plus importantes ne se situent pas au niveau de la tournée elle-même, mais dans le fait que la paie et la facturation ne doivent plus être refaites à la main. L'intelligence d'affaires génère ensuite des rapports sur l'ensemble des sites, ce qu'une application monofonctionnelle ne peut pas faire.

Avant un renouvellement ou un appel d’offres, et non après. En effectuant vos achats pendant la période creuse de l’année, vous serez prêt et maîtriserez parfaitement le sujet dès qu’un client vous demandera des rapports que vous n’êtes pas encore en mesure de produire, ce qui vous permettra d’évaluer correctement les options plutôt que de devoir le faire dans l’urgence. Si un appel d’offres est déjà en cours, examinez-le dès maintenant. Vous pouvez comparer les plateformes dans notre guide d’achat ou réserver une démonstration TrackTik pour vérifier que les délais correspondent à ceux de votre propre contrat.