Warum eine Software für das Sicherheitspersonalmanagement ganz oben auf Ihrer Liste der Vorsätze stehen sollte

Trackforce

18. Dezember 2015 · 10 Minuten Lesezeit

Software für das Wachpersonalmanagement als Wachstumsschwerpunkt für ein Sicherheitsunternehmen

Zum Jahreswechsel ist es immer gut, über die persönliche und berufliche Entwicklung nachzudenken. Wenn man auf die vergangenen zwölf Monate zurückblickt, ist es befriedigend zu sehen, wie sehr man selbst gewachsen ist, wie sehr sich die eigene Karriere weiterentwickelt hat und wie sich die Beziehungen zu Familie und Freunden entwickelt haben.

Das Jahresende ist auch eine hervorragende Gelegenheit für Inhaber von Sicherheitsunternehmen, Bilanz zu ziehen und einen Kurs festzulegen, den sie in zwölf Monaten einschlagen möchten.

Die wichtigsten Erkenntnisse

Eine Software zur Verwaltung des Sicherheitspersonals ist die Maßnahme mit dem größten Hebeleffekt, die die meisten Sicherheitsunternehmen umsetzen können.
Sie wirkt sich gleichzeitig auf die Berichterstellung, die Streifendienste, die Lohnabrechnung und die Rechnungsstellung aus – was bei nur sehr wenigen anderen Investitionen der Fall ist.
Die Kosten des Abwartens sind real, auch wenn sie nie auf einer Rechnung erscheinen.
Nicht in Rechnung gestellte Stunden, strittige Berichte und manueller Verwaltungsaufwand fallen jeden Monat an, in dem Sie weiterhin auf Papier arbeiten.
Software zu kaufen ist nicht dasselbe wie sie einzuführen.
Ein System, für das niemand geschult wurde, bringt nichts. Planen Sie daher die Einführung, bevor Sie einen Vertrag unterzeichnen.
Testen Sie drei Anbieter, nicht nur einen.
Drei Demos, die anhand derselben Liste Ihrer eigenen Szenarien durchgeführt werden, sind der schnellste Weg, um zu erkennen, worin sich die Plattformen tatsächlich unterscheiden.
TrackTik ist für den gesamten Betriebsablauf konzipiert und nicht nur für eine einzelne Aufgabe.
Einsätze, Störungsmeldungen, Disposition, Terminplanung und Rechnungsstellung laufen über einen einzigen Datensatz ab, sodass sich die Einsparungen summieren, anstatt ein Problem nur von einem Tool in ein anderes zu verlagern.

Software für das Wachpersonal-Management: Eine Investition mit großer Wirkung für das kommende Jahr

Wenn Sie noch keine Software für das Sicherheitspersonalmanagement einsetzen, gibt es in diesem Jahr nichts, was Sie tun könnten, das größere Auswirkungen auf Ihr Unternehmen hätte. Ganz gleich, ob Sie sich für TrackTik oder eine andere Plattform entscheiden – diese Systeme bieten Ihnen papierlose Berichte, die Möglichkeit, Patrouillen in Echtzeit zu verwalten, und vieles mehr. Nehmen Sie sich vor, sich bereits zu Beginn des Jahres an die wichtigsten Anbieter der Branche zu wenden, damit Sie ein System noch rechtzeitig vor Beginn der zweiten Jahreshälfte einführen können.

Sie sollten sich jetzt unbedingt mit Software für das Wachpersonalmanagement befassen, denn:

Die Nachfrage nach physischer Sicherheit steigt weiter an, und Käufer verlangen mittlerweile weitaus mehr Unterlagen als früher.
Trotzdem sind Kunden nicht immer bereit, für Sicherheit angemessen zu bezahlen.
Aufgrund finanzieller Einschränkungen in unseren Verträgen ist es manchmal schwierig, qualifiziertes Personal vor Ort einzusetzen.

Eine Software für das Wachpersonalmanagement kann es Ihnen erleichtern, Ihr Unternehmen mit hochwertigen Dienstleistungen zu geringeren Kosten auszubauen. Wenn Sie die Zahlen dahinter sehen möchten: Die hohen Kosten, die entstehen, wenn keine Software für das Wachpersonalmanagement eingesetzt wird, verdeutlichen, wie viel Geld die manuelle Abwicklung tatsächlich aus einem Vertrag herausnimmt.

Was eine Software für das Wachpersonalmanagement eigentlich ersetzt

Die Wirtschaftlichkeitsanalyse lässt sich viel leichter begründen, wenn man nicht mehr über Software spricht, sondern die manuellen Schritte auflistet, die wegfallen. Die meisten Unternehmen erkennen jede Zeile in der linken Spalte unten wieder.

Die manuelle Methode	Was daraus wird
Ein Beamter verfasst einen schriftlichen Bericht, der Vorgesetzte tippt ihn ab	Der Bericht wird einmalig per Telefon erstellt und noch am selben Tag an den Kunden übermittelt
Anruf vor Ort, um zu überprüfen, ob eine Streife stattgefunden hat	Checkpoint-Scans mit Zeit- und Ortsangaben
Arbeitszeitnachweise werden am Ende der Woche eingefordert	Die bei der Anwesenheitserfassung erfassten Anwesenheitsdaten werden direkt in die Lohnabrechnung übernommen
Rechnungen, die manuell neu erstellt und anschließend beanstandet wurden	Rechnungsstellung auf Basis der Stunden, die der Kunde bereits einsehen kann
Bei der monatlichen Überprüfung festgestellte Vorfälle	Eskalation unmittelbar nach Einreichung des Berichts

Jede Zeile entspricht ein paar Minuten Verwaltungsaufwand. Multipliziert mit jedem Mitarbeiter, jeder Schicht und jedem Standort ergeben diese Minuten den Spielraum, den Sie bisher verschenkt haben.

Die Vorteile der Guard-Management-Software

Wir raten Ihnen nicht zum Kauf von Software, nur weil wir ein Softwareunternehmen sind. Wir raten Ihnen zum Kauf von Software, damit Sie sich einen Vorteil verschaffen können. Eine Software für das Wachpersonal-Management bietet Ihnen folgende Vorteile:

Senken Sie Ihre Kosten,
Reduzieren Sie Ihren Papierkram,
Sparen Sie Zeit,
Reduzieren Sie Ihre Verbindlichkeiten und
Verschafft Ihnen einen Vorteil in Ihrem Geschäft.

Das liegt uns sehr am Herzen, denn die Nutzer können damit Kosten senken und ihr Geschäft ausbauen.

Der Kauf einer Software für das Sicherheitspersonal-Management, die anschließend ungenutzt bleibt, ist das einzige Ergebnis, das es zu vermeiden gilt – und es kommt häufiger vor, als die Anbieter zugeben. Es gibt eine Vielzahl von Technologien auf dem Markt, und die Auswahl kann überwältigend wirken. Genau deshalb lohnt es sich, sich diese genau anzuschauen, anstatt sie gänzlich außer Acht zu lassen. Unser Team war selbst in Ihrer Situation und hat den Alltag im Sicherheitsgeschäft miterlebt – daher kennen wir die Probleme und Herausforderungen, mit denen Sie konfrontiert sind. Wir empfehlen Software, weil wir sie selbst genutzt haben und dabei unglaubliche Ergebnisse und Auswirkungen gesehen haben.

So ziehen Sie den größtmöglichen Nutzen aus drei Demos

Planen Sie drei Stunden ein. Vereinbaren Sie drei Vorführungen, damit Sie und Ihr Team sich drei verschiedene Lösungen ansehen können, und besprechen Sie anschließend mit Ihrem Team, welche davon für Sie in Frage kommen könnte. Der Unterschied zwischen einer nützlichen Vorführung und einer Verkaufspräsentation besteht darin, ob Sie die Tagesordnung festlegen – gehen Sie daher bei jedem Anbieter mit denselben fünf Szenarien an die Sache heran.

Lassen Sie den Anbieter einen echten Vorfall erfassen. Übergeben Sie ihm einen Ihrer eigenen aktuellen Vorfälle und bitten Sie ihn, diesen in Echtzeit einzugeben – vom Handy des Beamten bis hin zur Version, die der Kunde erhält.
Fragen Sie nach, was passiert, wenn ein Kontrollpunkt übersehen wird. Jede Plattform protokolliert eine abgeschlossene Runde. Die entscheidende Frage ist, wer darüber informiert wird, wie schnell dies geschieht und ob die Information einen Vorgesetzten erreicht, bevor sie Ihren Kunden erreicht.
Verfolgen Sie den Weg einer Schicht bis hin zur Rechnung. Bitten Sie die Anbieter, Ihnen zu zeigen, wie aus einer Schicht eine Anwesenheit, aus der Anwesenheit eine Gehaltsabrechnung und aus der Gehaltsabrechnung eine abrechnungsfähige Position wird. Genau hier unterscheiden sich die Plattformen am deutlichsten voneinander.
Testen Sie die App auf einem minderwertigen Handy und bei schwachem Empfang. Ihre Mitarbeiter arbeiten nicht mit neuen Geräten in Gebieten mit perfekter Netzabdeckung. Fragen Sie nach, was die App im Offline-Modus macht und was mit den Daten geschieht, wenn die Verbindung wiederhergestellt wird.
Fragen Sie nach, wer die Konfiguration nach der Inbetriebnahme übernimmt. Wenn für jede neue Website, jeden neuen Auftrag oder jede neue Berichtsvorlage ein Support-Ticket erforderlich ist, sind die laufenden Kosten höher, als die Lizenzkosten vermuten lassen.

Wenn Sie eine ausführlichere Checkliste für diese Besprechungen benötigen, finden Sie bei uns eine Liste mit 20 Fragen, die Sie vor dem Kauf einer Software für das Wachpersonalmanagement stellen sollten, und in unserem Vergleich der Software für das Wachpersonalmanagement werden die wichtigsten Plattformen nebeneinander dargestellt.

Was Sie am ersten Tag mit TrackTik erhalten

TrackTik ist die Plattform von Trackforce für das Sicherheitspersonalmanagement. Sie ist so konzipiert, dass die unten aufgeführten Komponenten auf einer gemeinsamen Betriebsdatenbasis basieren, anstatt in separaten Systemen gespeichert zu sein, die später abgeglichen werden müssen.

Patrouillen, die Sie nachweisen können. Die App für Sicherheitspersonal-Rundgänge versieht jeden Scan an einem Kontrollpunkt mit einem Zeitstempel, wodurch aus einem Patrouillenplan ein Beleg wird, den Sie Ihrem Kunden vorlegen können.
Berichte, die nur einmal verfasst werden müssen. ReportPro AI wandelt den Bericht eines Beamten in einen klaren, einheitlichen Bericht um, sodass die Qualität nicht mehr davon abhängt, welcher Beamte gerade Dienst hatte.
Eine Einsatzzentrale, die Aufzeichnungen führt. Die Einsatzzentrale der Sicherheitskräfte protokolliert den Anruf, den Einsatz und die Reaktionszeit, anstatt diese Informationen lediglich im Anrufverlauf eines einzelnen Mitarbeiters zu speichern.
Eine Abrechnung, die dem geleisteten Arbeitsaufwand entspricht. Verträge und Rechnungen basieren auf denselben Anwesenheitsdaten, die auch der Kunde einsehen kann, wodurch die häufigste Ursache für Streitigkeiten beseitigt wird.
Ein zentraler Ort, um den Betriebsablauf im Blick zu behalten. Die TrackTik-Plattform vereint Einsatzplanung, Touren, Vorfälle, Disposition und Abrechnung unter einem Dach, sodass eine Änderung an einer Stelle keinen Mehraufwand an anderer Stelle verursacht.

Blackbird Security nutzte die Automatisierungsfunktionen von TrackTik, um manuelle Verwaltungsaufgaben aus seinem Betriebsablauf zu eliminieren, und expandierte anschließend auf derselben Plattform landesweit.
Lesen Sie die Fallstudie zu Blackbird Security

Realistische erste neunzig Tage

Die meisten enttäuschenden Softwareprojekte in dieser Branche sind eher auf mangelnde Akzeptanz als auf Produktfehler zurückzuführen. Eine schrittweise Einführung verhindert, dass es dazu kommt.

Tag 1 bis 30: Ein Standort, aber richtig gemacht. Wählen Sie einen einzigen kooperativen Standort aus, laden Sie die Dienstanweisungen, Kontrollpunkte und Berichtsvorlagen hoch und sorgen Sie dafür, dass die Beamten dort wirklich sicher im Umgang damit sind, bevor Sie das Konzept ausweiten.
Tag 31 bis 60: Fügen Sie die Berichte hinzu, die der Kunde sieht. Aktivieren Sie die kundenorientierten Berichte für dieses eine Konto und lassen Sie den Kunden darauf reagieren. Sein Feedback bestimmt, wie Sie alles danach konfigurieren.
Tag 61 bis 90: Verknüpfung von Lohnabrechnung und Rechnungsstellung. Sobald die Felddaten zuverlässig sind, leiten Sie diese an die Lohnabrechnung und die Rechnungsstellung weiter. In dieser Phase beginnt sich die Investition auszuzahlen.

Unternehmen, die diese Vorgehensweise befolgen, erreichen in der Regel innerhalb eines Quartals den Punkt, an dem die Software die Hauptlast trägt. Unternehmen, die in der ersten Woche überall alles freischalten, landen meist wieder bei der Papierarbeit – und haben dabei eine Lizenz, für die sie weiterhin bezahlen. Wenn Sie sehen möchten, wie diese Einführung im Vergleich zu Ihrer eigenen Standortliste aussieht, können Sie eine TrackTik-Demo buchen und diese anhand Ihrer eigenen Vertragsdaten durchgehen.

Häufig gestellte Fragen

Eine Software für das Wachpersonalmanagement ist das System, mit dem ein Sicherheitsdienst seinen Außendienst steuert. Sie verwaltet Wachrundgänge und Kontrollpunkte, die Meldung von Vorfällen, die Dienstplanerstellung und Anwesenheitserfassung, die Einsatzdisposition sowie die Berichterstattung an den Kunden. Das Ziel dabei ist eine einheitliche Aufzeichnung der tatsächlichen Ereignisse vor Ort, wodurch die erbrachten Dienstleistungen nachweisbar sind und nicht nur beschrieben werden. Das Wachpersonalmanagement von TrackTik deckt all diese Bereiche auf einer einzigen Plattform ab.

In der Regel ja, und oft schneller, als die Inhaber erwarten, da die Einsparungen eher administrativer Natur sind und nicht von der Mitarbeiterzahl abhängen. Ein kleines Unternehmen spürt den Nutzen am schnellsten in drei Bereichen: bei der Erstellung von Berichten, beim Einholen von Stundenzetteln und bei Rechnungsstreitigkeiten. Diese Kosten steigen mit der Anzahl der Schichten, die Sie betreiben, und nicht mit der Größe Ihres Unternehmens, sodass sich der Einsatz bereits für einen Betrieb mit zehn Mitarbeitern auf dem Papier lohnt. Durch die Unternehmensverwaltung in TrackTik entfällt der größte Teil dieser manuellen Arbeit.

Planen Sie lieber ein Quartal als nur ein Wochenende ein. Ein einzelner Standort lässt sich zwar innerhalb weniger Tage einrichten und in Betrieb nehmen, doch die bewährte Vorgehensweise sieht so aus: zuerst ein Standort, dann die kundenorientierte Berichterstattung, anschließend die Lohnabrechnung und die Rechnungsstellung – was insgesamt etwa neunzig Tage in Anspruch nimmt. Die Zeitpläne variieren je nachdem, wie viele Standorte Sie betreiben und wie übersichtlich Ihre bestehenden Buchungsvorgänge sind. Seien Sie daher vorsichtig, wenn Ihnen eine sofortige, unternehmensweite Umstellung versprochen wird.

Das werden sie, wenn dadurch Arbeit eingespart statt hinzugefügt wird. Die Einführung scheitert oft daran, dass die Beamten zunächst ein Papierformular ausfüllen und dieselben Informationen anschließend noch einmal in ein Smartphone eingeben müssen. Führen Sie einen Prozess an einem Ort durch, halten Sie den Berichtsfluss kurz und stellen Sie sicher, dass die App auch auf älteren Geräten und bei schwachem Empfang einwandfrei funktioniert. Die TrackTik-Tour-App wurde für das Scannen von Kontrollpunkten und das Erstellen von Berichten im Außendienst entwickelt – also genau dort, wo der Großteil der Interaktion der Beamten mit dem System stattfindet.

Eine Tour-App belegt, dass eine Rundgangskontrolle stattgefunden hat. TrackTik überträgt diese Aufzeichnungen auf den Rest des Unternehmens, sodass ein Scan, ein Vorfall, eine Schicht und eine Rechnung alle auf eine einzige verlässliche Quelle zurückgreifen. Das ist wichtig, denn die größten Einsparungen liegen nicht in der Tour selbst, sondern darin, dass die Lohnabrechnung und die Rechnungsstellung nicht mehr manuell nachbearbeitet werden müssen. Business Intelligence erstellt dann Berichte über alle Standorte hinweg – was eine App mit nur einem Verwendungszweck nicht leisten kann.

Vor einer Vertragsverlängerung oder einer Ausschreibung, nicht danach. Wenn Sie in einer ruhigen Phase des Jahres einkaufen, sind Sie bereits gut vorbereitet und routiniert, wenn ein Kunde Berichte anfordert, die Sie derzeit noch nicht erstellen können, und Sie können die Angebote in Ruhe prüfen, anstatt unter Termindruck zu stehen. Wenn bereits eine Ausschreibung vorliegt, sehen Sie sich diese trotzdem schon jetzt an. Sie können Plattformen in unserem Einkaufsratgeber vergleichen oder eine TrackTik-Demo buchen, um den Zeitplan anhand Ihrer eigenen Vertragsdaten durchzugehen.