Por qué el software de gestión de seguridad debería ser una de tus principales prioridades para este año

Trackforce

18 de diciembre de 2015 · 10 minutos de lectura

El software de gestión de guardias como prioridad de crecimiento para una empresa de seguridad

Al cambiar de año, siempre es bueno reflexionar sobre el desarrollo personal y profesional. Al echar la vista atrás a estos doce meses, resulta gratificante ver cuánto has crecido, cómo ha avanzado tu carrera profesional y cómo han evolucionado tus relaciones con la familia y los amigos.

El final del año es también un momento ideal para que los propietarios de empresas de seguridad hagan balance de su situación actual y tracen una hoja de ruta hacia los objetivos que quieren alcanzar dentro de doce meses.

Puntos clave

El software de gestión de guardias es el cambio más rentable que pueden llevar a cabo la mayoría de las empresas de seguridad.
Abarca a la vez la elaboración de informes, las patrullas, la nómina y la facturación, algo que muy pocas inversiones consiguen.
El coste de la espera es real, aunque nunca aparezca en una factura.
Las horas no facturadas, los informes objeto de disputa y las tareas administrativas manuales se pagan cada mes que sigas trabajando con papel.
Comprar un programa informático no es lo mismo que implantarlo.
Un sistema para el que nadie ha recibido formación no sirve de nada, así que planifica la implantación antes de firmar nada.
Evalúa tres proveedores, no solo uno.
Realizar tres demostraciones con la misma lista de tus propios casos de uso es la forma más rápida de ver en qué se diferencian realmente las plataformas.
TrackTik está diseñado para gestionar toda la operación en su conjunto, en lugar de limitarse a una sola tarea.
Las visitas, la notificación de incidencias, la gestión de envíos, la planificación y la facturación se gestionan en un único registro, por lo que los ahorros se acumulan en lugar de tener que trasladar un problema de una herramienta a otra.

Software de gestión de guardias: una inversión de gran repercusión para el próximo año

Si aún no utilizas un software de gestión de seguridad, no hay nada que puedas hacer este año que tenga un mayor impacto en tu negocio. Tanto si eliges TrackTik como otra plataforma, estos sistemas te ofrecen informes digitales, la posibilidad de gestionar las patrullas en tiempo real y mucho más. Propónte ponerte en contacto con los principales proveedores del sector a principios de año para poder implementar un sistema con suficiente antelación antes de que llegue el segundo semestre.

Tienes que informarte ya mismo sobre el software de gestión de vigilantes porque:

La demanda de seguridad física no deja de crecer, y los compradores ahora solicitan mucha más documentación que antes.
A pesar de ello, los clientes no siempre están dispuestos a pagar lo que corresponde por la seguridad.
A veces puede resultar difícil enviar personal cualificado sobre el terreno debido a las limitaciones económicas de nuestros contratos.

El software de gestión de seguridad puede facilitarte el crecimiento de tu empresa con servicios de calidad a un coste menor. Si quieres conocer los cálculos que hay detrás, el elevado coste que supone no utilizar un software de gestión de seguridad pone de manifiesto lo que realmente le resta valor a un contrato el hecho de seguir trabajando de forma manual.

¿Qué es lo que sustituye realmente el software de gestión de guardias?

El argumento comercial resulta mucho más fácil de defender cuando dejas de hablar de software y empiezas a enumerar los pasos manuales que desaparecen. La mayoría de las empresas se reconocen en cada una de las filas de la columna de la izquierda que aparece a continuación.

El método manual	En qué se convierte
El agente redacta un informe en papel y el supervisor lo vuelve a escribir a máquina	El informe se rellena una vez desde el móvil y se entrega al cliente el mismo día
Llamar al lugar para comprobar si se ha realizado alguna ronda de vigilancia	Escaneos de puntos de control con indicación de la hora y la ubicación
Las hojas de asistencia se recogen al final de la semana	La asistencia se registra al fichar y se transfiere directamente a la nómina
Facturas reemitidas manualmente y posteriormente impugnadas	La facturación generada a partir de las horas ya es visible para el cliente
Incidentes detectados en la revisión mensual	Escalación en el momento en que se envíe el informe

Cada fila supone unos minutos de tareas administrativas. Si multiplicamos eso por cada agente, cada turno y cada centro, esos minutos son el margen que has estado desperdiciando.

Las ventajas del software de gestión de guardias

No te recomendamos que adquieras un programa porque seamos una empresa de software. Te recomendamos que adquieras un programa para obtener una ventaja. El software de gestión de guardias te permitirá:

Reduce tus costes,
Reduce el papeleo,
Ahorra tiempo,
Reduce tus pasivos y
Te dará una ventaja en tu negocio.

Nos apasiona mucho porque las personas que lo utilizan reducen costes y hacen crecer sus negocios.

Comprar un software de gestión de seguridad y luego dejarlo sin usar es el único resultado que conviene evitar, y es más habitual de lo que admiten los proveedores. Hay mucha tecnología disponible y las opciones pueden parecer abrumadoras, que es precisamente por lo que merece la pena analizarlas adecuadamente en lugar de ignorarlas por completo. Nuestro equipo ha estado en su lugar, trabajando día a día en el sector de la seguridad, por lo que conocemos los problemas y los retos a los que se enfrenta. Recomendamos este software porque lo hemos utilizado y hemos comprobado que ofrece resultados e impacto increíbles.

Cómo sacar el máximo partido a tres demostraciones

Reserva tres horas. Programa tres demostraciones para que tú y tu equipo podáis evaluar tres soluciones diferentes y, a continuación, comenta con tu equipo cuál podría ser la más adecuada para vosotros. La diferencia entre una demostración útil y una presentación comercial radica en si eres tú quien establece la agenda, así que acude con los mismos cinco escenarios para cada proveedor.

Haz que registren una incidencia real. Entrega una de tus propias incidencias recientes y pide al proveedor que la introduzca en tiempo real, desde el teléfono del agente hasta la versión que recibe el cliente.
Pregunta qué ocurre si no se pasa por un punto de control. Todas las plataformas registran las rutas completadas. Lo importante es saber a quién se le comunica, con qué rapidez y si la información llega a un supervisor antes de llegar a tu cliente.
Sigue el proceso de un turno hasta que se convierta en una factura. Pídeles que te muestren cómo un turno se convierte en asistencia, la asistencia en nómina y la nómina en una línea facturable. Es aquí donde las plataformas se diferencian más claramente.
Pruébala en un móvil defectuoso y con señal débil. Tus agentes no trabajan con teléfonos nuevos en zonas con cobertura perfecta. Pregunta qué hace la aplicación sin conexión y qué ocurre con los datos cuando se vuelve a conectar.
Pregunta quién se encarga de configurarlo tras la puesta en marcha. Si cada nueva página web, pedido o plantilla de informe requiere abrir un ticket de asistencia, el coste de mantenimiento será superior al que indica la licencia.

Si quieres una lista de verificación más extensa para llevar a esas reuniones, tenemos una con 20 preguntas que debes plantearte antes de comprar un software de gestión de personal de seguridad, y nuestra comparativa de software de gestión de personal de seguridad presenta las principales plataformas en una tabla comparativa.

Lo que obtienes desde el primer día con TrackTik

TrackTik es la plataforma de gestión del personal de seguridad de Trackforce, y está diseñada para que los componentes que se indican a continuación compartan un único registro operativo, en lugar de estar almacenados en sistemas independientes que haya que conciliar posteriormente.

Patrullas que se pueden demostrar. La aplicación de rondas de seguridad registra la hora de cada escaneo en los puntos de control, lo que convierte el horario de patrullas en una prueba que puedes entregar al cliente.
Informes redactados una sola vez. ReportPro AI convierte el relato de un agente en un informe claro y coherente, de modo que la calidad ya no depende de qué agente estuviera de servicio.
Un servicio de despacho que lleva un registro. El servicio de despacho de guardias de seguridad registra la llamada, la asignación y el tiempo de respuesta, en lugar de dejarlo en el historial de llamadas de alguien.
Una facturación que se ajusta al trabajo realizado. Los contratos y las facturas se elaboran a partir de los mismos datos de asistencia que el cliente puede consultar, lo que elimina la causa más habitual de disputas.
Un único lugar para supervisar el funcionamiento. La plataforma TrackTik agrupa la planificación, los recorridos, las incidencias, la gestión de envíos y la facturación, de modo que un cambio en un área no genera trabajo adicional en otra.

Blackbird Security utilizó la automatización de TrackTik para eliminar las tareas administrativas manuales de sus operaciones y, posteriormente, amplió su actividad a nivel nacional utilizando la misma plataforma.
Lee el caso práctico de Blackbird Security

Unos primeros noventa días realistas

La mayoría de los proyectos de software más decepcionantes de este sector son fracasos en la adopción, más que fracasos del producto en sí. Una implantación por fases es lo que evita que eso ocurra.

Días 1 a 30: un solo puesto, bien hecho. Elige un único puesto de la cooperativa, introduce las órdenes de servicio, los puntos de control y las plantillas de informe, y asegúrate de que los agentes que trabajan allí dominen realmente el procedimiento antes de ampliar la iniciativa.
Días 31 a 60: añade los informes que ve el cliente. Activa los informes destinados al cliente para esa cuenta en concreto y deja que reaccionen ante ellos. Sus comentarios determinarán cómo configurarás todo a partir de ahí.
Días 61 a 90: vincula la gestión de nóminas y la facturación. Una vez que los datos de campo sean fiables, transfiere esta información a los sistemas de gestión de nóminas y facturación. Esta es la fase en la que la inversión empieza a amortizarse.

Las empresas que siguen esta secuencia suelen llegar a un punto en el que el software ya soporta la carga de trabajo en el plazo de un trimestre. Las empresas que activan todo en todas partes durante la primera semana suelen acabar volviendo al papel, con una licencia por la que siguen pagando. Si quieres ver cómo se desarrolla esa implantación en tu propia lista de sedes, puedes reservar una demostración de TrackTik y seguirla paso a paso con las fechas de tus contratos a la vista.

Preguntas frecuentes

El software de gestión de guardias es el sistema que utiliza una empresa de seguridad para gestionar sus operaciones sobre el terreno. Se encarga de las rondas de los guardias y los puntos de control, la notificación de incidentes, la programación y el control de asistencia, la asignación de personal y los informes que recibe el cliente. El objetivo es disponer de un registro único de lo que realmente ha ocurrido en las instalaciones, lo que permite demostrar la prestación del servicio en lugar de limitarse a describirla. El software de gestión de guardias TrackTik lo abarca todo en una única plataforma.

Normalmente sí, y a menudo antes de lo que esperan los propietarios, ya que el ahorro se debe a la reducción de la carga administrativa y no al número de empleados. Una pequeña empresa nota los beneficios más rápidamente en tres aspectos: el tiempo dedicado a redactar informes, el seguimiento de las hojas de horas y las disputas sobre facturas. Esos costes varían en función del número de turnos que se gestionan, no del tamaño de la empresa, por lo que una empresa con diez empleados, sobre el papel, ya está amortizando la inversión. La gestión administrativa en TrackTik es donde desaparece la mayor parte de ese trabajo manual.

Planifica con una perspectiva trimestral en lugar de limitarte a un fin de semana. Una sola sede puede configurarse y ponerse en marcha en cuestión de días, pero el proceso que suele funcionar es: primero una sede, luego los informes para los clientes, y después la nómina y la facturación, lo que supone un plazo aproximado de noventa días. Los plazos varían en función del número de sedes que gestiones y de lo ordenados que estén tus pedidos contables actuales, así que toma con precaución cualquier promesa de una transición instantánea en toda la empresa.

Lo harán si les ahorra trabajo en lugar de añadírselo. La adopción suele fracasar cuando se pide a los agentes que rellenen un formulario en papel y luego introduzcan de nuevo la misma información en el móvil. Hay que gestionar un único proceso en un solo lugar, acortar el flujo de generación de informes y asegurarse de que la aplicación funcione correctamente en teléfonos antiguos y con señal débil. La aplicación TrackTik Tour está diseñada para escanear puntos de control y presentar informes sobre el terreno, que es donde tiene lugar la mayor parte de la interacción de los agentes con el sistema.

Una aplicación de rondas demuestra que se ha realizado una ronda. TrackTik traslada ese mismo registro al resto de la empresa, de modo que un escaneo, un incidente, un turno y una factura hacen referencia a una única fuente de información fiable. Esto es importante porque el mayor ahorro no reside en la ronda en sí, sino en que ya no es necesario volver a elaborar manualmente las nóminas y la facturación. La inteligencia empresarial genera informes para todos los centros, algo que una aplicación con una única función no puede hacer.

Antes de una renovación o una licitación, no después. Comprar en la época más tranquila del año significa que ya estarás preparado y tendrás todo bajo control para cuando un cliente te pida informes que ahora mismo no puedes elaborar, y te permite evaluar las opciones adecuadamente en lugar de hacerlo bajo la presión de un plazo. Si ya hay una licitación sobre la mesa, échale un vistazo ahora de todos modos. Puedes comparar plataformas en nuestra guía del comprador o reservar una demostración de TrackTik para analizar los plazos en relación con las fechas de tu propio contrato.