Pourquoi un logiciel de gestion de gardiennage devrait figurer en tête de votre liste de solutions

Au début de chaque année, il est toujours bon de faire le point sur son développement personnel et professionnel. En jetant un coup d'œil en arrière sur les douze derniers mois, il est gratifiant de constater son évolution, la progression de sa carrière et le développement de ses relations familiales et amicales.

La fin de l'année est également un moment idéal pour les propriétaires d'entreprises de sécurité afin de faire le point sur leur situation actuelle et de définir une trajectoire pour les douze mois à venir.

Logiciel de gestion des agents de sécurité : un investissement à fort impact pour l'année à venir

Si vous n'utilisez pas encore de logiciel de gestion de gardiennage , rien de ce que vous pourrez faire cette année n'aura un impact aussi important sur votre activité. Que vous optiez pour TrackTik ou une autre plateforme, ces systèmes vous offrent des rapports électroniques, la possibilité de gérer les patrouilles en temps réel et bien plus encore. Prenez la résolution de contacter les principaux fournisseurs de l'industrie dès le début de l'année afin de pouvoir mettre en place un système bien avant le deuxième semestre.

Vous devez vous pencher dès maintenant sur les logiciels de gestion de gardiennage car :

1. La demande en matière de sécurité physique ne cesse d'augmenter, et les acheteurs demandent maintenant beaucoup plus de documents qu'auparavant.
2. Malgré cela, les clients ne sont pas toujours prêts à payer suffisamment pour la sécurité.
3. Il peut parfois être difficile de déployer du personnel qualifié sur le terrain en raison des limites financières de nos contrats.

Un logiciel de gestion de gardiennage peut vous aider à faire croître votre entreprise plus facilement, tout en offrant des services de qualité à moindre coût. Pour vous donner une idée, le coût élevé de l'absence d'un tel logiciel illustre les pertes réelles liées à une gestion manuelle .

Ce que le logiciel de gestion des gardes remplace réellement

Il devient beaucoup plus facile de démontrer le bien-fondé de cette démarche lorsqu'on cesse de parler de logiciels et qu'on commence à énumérer les étapes manuelles qui disparaissent. La plupart des entreprises reconnaissent chaque élément de la colonne de gauche ci-dessous.

La méthode manuelle	Ce que ça devient
L'agent rédige un rapport papier, le superviseur le retape.	Rapport rédigé une seule fois sur un téléphone et remis au client le jour même
Appeler le site pour vérifier si une patrouille a eu lieu.	Scans de points de contrôle associés à l'heure et au lieu
Les feuilles de temps ont été réclamées en fin de semaine.	La présence est enregistrée lors du pointage et directement intégrée à la paie.
Factures reconstituées à la main puis contestées	Facturation générée à partir des heures que le client peut déjà consulter
Incidents découverts lors de l'examen mensuel	Escalade dès le dépôt du rapport

Chaque ligne représente quelques minutes de tâches administratives. Multipliées par chaque agent, chaque équipe et chaque site, ces minutes constituent la marge que vous avez concédée.

L'avantage du logiciel de gestion de la garde

Nous ne vous recommandons pas d'acquérir un logiciel simplement parce que nous sommes une entreprise de logiciels. Nous vous le recommandons pour vous donner un avantage concurrentiel. Un logiciel de gestion de gardiennage vous permettra de :

• Réduisez vos coûts,
• Réduisez votre paperasse,
• Réduisez votre temps,
• Réduisez vos engagements et
• Vous donner un avantage dans votre entreprise .

Nous y sommes très attachés parce que les gens qui l'utilisent réduisent leurs coûts et développent leur activité.

Acheter un logiciel de gestion de la sécurité et le laisser inutilisé est une erreur à éviter absolument, et c'est plus fréquent que les fournisseurs ne le reconnaissent. Face à la multitude de technologies disponibles, il est facile de se sentir dépassé par le choix. C'est pourquoi il est essentiel de bien les étudier. Notre équipe, forte de son expérience dans le domaine de la sécurité, comprend bien vos enjeux et vos défis. Nous recommandons des logiciels que nous avons testés et dont nous avons constaté les résultats et l'impact exceptionnels.

Comment tirer un véritable avantage de trois démos

Réservez trois heures. Programmez trois démonstrations afin que vous et votre équipe puissiez examiner trois solutions différentes, puis discutez ensemble de celle qui vous conviendrait le mieux. La différence entre une démonstration utile et une présentation commerciale réside dans la définition de l'ordre du jour : préparez donc les mêmes cinq scénarios pour chaque fournisseur.

1. Faites-leur consigner un incident réel. Faites-leur parvenir un incident récent que vous avez vous-même signalé et demandez au fournisseur de le saisir en direct, depuis le téléphone de l'agent jusqu'à la version reçue par le client.
2. Demandez ce qui arrive quand un point de contrôle est manqué. Chaque plateforme enregistre une visite terminée. La question pertinente est de savoir qui est informé, dans quel délai et si l'information parvient à un superviseur avant d'être transmise à votre client.
3. Suivez le parcours d'un quart de travail jusqu'à la facturation. Demandez-leur de vous montrer comment un quart de travail est enregistré, comment l'enregistrement de l'activité est intégré à la paie, et comment la paie est ensuite facturée. C'est là que les plateformes se distinguent le plus.
4. Testez l'application sur un téléphone peu performant et avec un signal faible. Vos agents n'utilisent pas de nouveaux appareils avec une couverture optimale. Demandez-leur comment l'application fonctionne hors ligne et ce qu'il advient des données lors de la reconnexion.
5. Demandez qui s'occupe de la configuration après la mise en service. Si chaque nouveau site, commande ou modèle de rapport nécessite une demande d'assistance, le coût d'exploitation est plus élevé que celui indiqué par la licence.

Si vous souhaitez une liste de vérification plus longue à apporter lors de ces réunions, nous proposons une liste de 20 questions à se poser avant d'acheter un logiciel de gestion de gardiennage , et notre comparatif de logiciels de gestion de gardiennage met en parallèle les principales plateformes.

Ce que vous obtenez dès le premier jour avec TrackTik

TrackTik est la plateforme de gestion des effectifs de sécurité de Trackforce, conçue pour que les éléments ci-dessous partagent un seul enregistrement d'exploitation au lieu d'être répartis dans des systèmes distincts qui doivent être harmonisés ultérieurement.

• Des patrouilles vérifiables. L' application de suivi des rondes des agents de sécurité horodate chaque passage aux points de contrôle, transformant ainsi l'horaire des patrouilles en preuves tangibles à présenter à un client.
• Des rapports rédigés une seule fois. ReportPro AI transforme le compte rendu d'un agent en un rapport clair et cohérent, de sorte que la qualité ne dépende plus de l'agent de service.
• Un système de répartition qui conserve un historique des interventions. Le service de répartition des agents de sécurité enregistre l'appel, l'affectation et le temps de réponse au lieu de laisser ces renseignements dans l'historique du téléphone de la personne concernée.
• Une facturation adaptée au travail effectué. Les contrats et les factures sont établis à partir des mêmes données de présence que celles consultées par le client, ce qui élimine la source la plus fréquente de litiges.
• Une interface unique pour suivre toutes les opérations. La plateforme TrackTik centralise la planification, les tournées, les incidents, la répartition des interventions et la facturation ; ainsi, une modification à un endroit n'entraîne pas de travail supplémentaire ailleurs.

Blackbird Security a utilisé l'automatisation de TrackTik pour éliminer les tâches administratives manuelles de ses opérations, puis s'est étendue à l'échelle nationale sur la même plateforme.

Lisez l'étude de cas de Blackbird Security

Les 90 premiers jours réalistes

Dans ce secteur, la plupart des projets logiciels décevants sont dus à des problèmes d'adoption plutôt qu'à des échecs de produit. Un déploiement graduel permet justement d'éviter cela.

1. Jours 1 à 30 : un seul site, correctement mis en place. Choisissez un seul site coopératif, chargez-y ses consignes, ses points de contrôle et ses modèles de rapports, et assurez-vous que les agents sur place les maîtrisent parfaitement avant d’étendre votre action.
2. Jours 31 à 60 : ajoutez les rapports visibles par le client. Activez l'affichage des rapports pour ce compte et laissez-le réagir. Ses commentaires influenceront la configuration ultérieure.
3. Jours 61 à 90 : connecter la paie et la facturation. Une fois les données de terrain fiables, les acheminer vers la paie et la facturation. C'est à ce stade que l'investissement commence à être rentabilisé.

Les entreprises qui suivent cette procédure atteignent généralement le stade de la charge opérationnelle du logiciel en moins d'un trimestre. Celles qui activent tout dès la première semaine se retrouvent souvent avec un contrat et une licence toujours en cours de paiement. Pour visualiser ce déploiement sur vos propres sites, vous pouvez réserver une démonstration TrackTik et l'appliquer à vos dates contractuelles.