Qu'est-ce qu'un système de suivi des agents de sécurité ?

Trackforce

1er juillet 2022 · 12 min de lecture

Système de suivi des agents de sécurité avec surveillance des points de contrôle par GPS

Le métier d'agent de sécurité ne se résume pas à passer les points de contrôle lors de ses rondes ou de ses missions de surveillance. On attend davantage de nos équipes de sécurité en première ligne, bien plus que ce que les méthodes papier peuvent offrir.

Les responsables doivent assurer le suivi des équipes travaillant à distance tout en gérant les aspects administratifs de vos opérations. Les outils offrant des fonctionnalités de suivi GPS pour une visibilité en temps réel et des fonctionnalités de création automatisée de rapports sur les incidents et les activités sont essentiels à la réussite opérationnelle.

Quel rôle joue donc un logiciel de suivi des agents de sécurité dans le domaine de la sécurité physique ?

Dans cet article, nous aborderons l'utilité d'un système de ronde de surveillance et la gestion des activités des agents de sécurité dans le cadre des opérations de sécurité physique, nous expliquerons pourquoi il est important d'évaluer les besoins opérationnels, nous décrirons comment un tel système s'intègre au travail de votre équipe, et nous vous donnerons des conseils pour assurer un suivi en toute sécurité de vos agents de sécurité.

Points clés à retenir

Un système de suivi des agents de sécurité remplace les rondes du responsable.
Sa fonction principale est d'offrir une visibilité en temps réel sur la présence des agents, les tâches accomplies et celles qui n'ont pas été effectuées, sans qu'il soit nécessaire de passer un coup de fil toutes les heures ou de se rendre sur place pour vérifier.
Les tournées, les rapports et les ordres de mission doivent être intégrés dans un même système.
Se contenter de suivre les points de contrôle ne vous fournit que des données de localisation, sans aucun contexte. La valeur ajoutée réside dans le fait que la tournée, le rapport et les instructions soient regroupés au même endroit.
La fonctionnalité hors ligne n'est pas facultative.
Dans les sous-sols, les parkings et les zones rurales, le signal est souvent perdu. Un système qui met en file d'attente les analyses localement avant de les synchroniser ultérieurement fait toute la différence entre une lacune et un enregistrement.
La surveillance doit respecter tant l'agent que le client.
La visibilité en temps réel doit servir à garantir la sécurité et la responsabilité des travailleurs isolés, et non à les surveiller. Les alertes d'urgence et les minuteries de pointage sont les fonctionnalités que les agents apprécient réellement.
Le résultat est une preuve, pas seulement une simple vérification.
Les données historiques des tournées permettent de démontrer le respect du contrat lors d'un renouvellement. TrackTik conserve automatiquement ces données ; il n'est donc pas nécessaire de rassembler des éléments pour prouver la couverture.

Qu'est-ce qu'un logiciel de suivi des agents de sécurité ?

Les logiciels de suivi des agents de sécurité permettent aux professionnels de la sécurité de gérer et de suivre numériquement, en temps réel, l'ensemble des activités liées à la sécurité physique. Ces activités peuvent aller de l'organisation des rondes et des points de contrôle à la notification des incidents en temps réel, en passant par les consignes de poste et l'amélioration de la communication au sein de l'équipe, entre autres.

Ces informations permettent généralement de s'assurer que les agents de sécurité respectent les exigences du contrat et effectuent tous les contrôles requis. De plus, les agents assument davantage leurs responsabilités, car ils peuvent très facilement identifier les tâches qu'ils doivent accomplir pendant leurs services.

Avez-vous besoin d'un système de suivi pour vos agents de sécurité ?

Quelle que soit la taille de votre équipe de sécurité physique, il est indispensable de disposer d’un logiciel de suivi des agents de sécurité. Cependant, tous les logiciels de suivi ne se valent pas ; c’est pourquoi il est important de bien cerner les besoins de votre équipe et de votre entreprise. Cela vous permettra de déterminer quelles activités des agents doivent faire l’objet d’un suivi, telles que les rondes, les rapports d’activité quotidiens ou les consignes de poste.

Évaluation des besoins opérationnels

Voici quelques éléments qui vous aideront à déterminer si vous avez besoin d'un système de suivi des agents de sécurité pour votre équipe:

Statut de la ronde: vous devez vous assurer qu'un agent passe bien par tous les points de contrôle sans qu'il soit nécessaire qu'il appelle toutes les heures
Checkpoint Health: vous devez savoir au plus vite s'il y a un dysfonctionnement au niveau d'un point de contrôle à étiquette NFC
Bande passante des superviseurs: vos superviseurs ne disposent pas des effectifs nécessaires pour se rendre en voiture d'un site à l'autre afin de contrôler les agents de sécurité en poste isolés pendant leurs quarts de travail.
Différents sites: votre équipe gère différents sites, chacun ayant des besoins spécifiques, tels que des zones isolées, des événements rassemblant un grand nombre de personnes, des parkings à étages, etc.
Incidents critiques: lors d'un incident, votre supérieur hiérarchique doit pouvoir suivre le déroulement des événements en temps réel, sans délai
Signalement: vous avez besoin d'un système de signalement des incidents fiable, infaillible et capable de résister à une procédure judiciaire, le cas échéant.
Satisfaction client: vous devez répondre aux attentes des clients en leur fournissant des informations transparentes et régulières concernant leur bien immobilier

L'évaluation des besoins opérationnels est une étape permettant de déterminer si votre équipe peut tirer profit de ce système. Cependant, pour tirer pleinement parti des systèmes de ronde, il est indispensable d'en comprendre le fonctionnement.

Comment fonctionnent les systèmes de ronde de surveillance ?

Une fois que vous avez déterminé si un système de ronde de sécurité est nécessaire pour votre équipe et votre entreprise, il est important de comprendre comment il fonctionne réellement. Selon le système, les solutions peuvent aller de simples options prêtes à l'emploi, idéales pour les équipes de petite et moyenne taille, à des options plus complètes et flexibles, parfaites pour les équipes plus importantes et en pleine croissance.

Lorsque les entreprises de sécurité suivent leurs agents à l'aide d'un système de suivi des agents de sécurité, elles ont accès à des informations essentielles leur permettant de gérer facilement, à distance, les rondes des agents, le passage aux points de contrôle, les données de géolocalisation et leur équipe. Ce système répond à ce besoin de visibilité et facilite considérablement la gestion de votre équipe de sécurité.

Comment les points de contrôle sont-ils réellement analysés ?

La plupart des différences pratiques entre les systèmes tiennent à la manière dont un point de contrôle est enregistré sur le site. Chaque méthode présente un compromis entre facilité d'utilisation et résistance à la manipulation, et la solution la plus appropriée varie généralement en fonction du site plutôt que de l'entreprise.

Méthode des points de contrôle	Ce qu'il faut savoir avant de s'engager
Étiquettes avec code QR	Les plus économiques à mettre en place et à remplacer, lisibles sur n'importe quel téléphone avec appareil photo. Visibles, ce qui permet de les copier ou de les retirer.
étiquettes NFC	Nécessite une proximité physique, ce qui rend la contrefaçon plus difficile. Nécessite des téléphones compatibles NFC et un placement précis sur une surface métallique.
zone de géolocalisation GPS	Il n'y a absolument aucun équipement sur place. La précision est réduite à l'intérieur, dans les sous-sols et entre des immeubles de grande hauteur.
Balises Bluetooth	Fonctionne bien à l'intérieur, là où le GPS ne fonctionne pas. Nécessite des piles, ce qui entraîne un coût d'entretien et un coût par site.

Un système digne d'intérêt prend en charge plusieurs de ces cas de figure, car un parking à plusieurs étages et une cour industrielle à ciel ouvert ne posent pas les mêmes problèmes. Il est tout à fait normal de combiner différentes méthodes au sein d'un même portefeuille ; cela ne signifie pas pour autant que le déploiement soit mal mené.

Pour gérer facilement votre équipe de sécurité, voici 5 fonctionnalités indispensables

Rapports en temps réel sur les incidents et les activités
Surveillance des rondes de garde
Système basé sur le cloud
Centre de commande (GSOC)
Notifications en temps réel

Rapports en temps réel sur les incidents et les activités

Le signalement en temps réel des incidents et des activités quotidiennes signifie que tout rapport peut être établi par voie numérique et être accessible immédiatement après sa soumission. Cela améliore la qualité des rapports, renforce la responsabilisation et évite les malentendus. Lorsque des rapports numériques sont soumis, les responsables peuvent y accéder immédiatement et réagir de manière appropriée en fonction des besoins. C’est ce qui rend le signalement des incidents et des activités « en temps réel ».

Si le reporting en temps réel revêt une importance capitale dans tous les secteurs d’activité, le reporting numérique est particulièrement adapté aux équipes évoluant dans des secteurs où tout va très vite et où les relations humaines sont au cœur des activités, comme la sécurité événementielle, la sécurité dans le secteur de l’hôtellerie, la sécurité dans l’enseignement supérieur ou encore les établissements de santé.

Surveillance des rondes de garde

Un système de surveillance du personnel permet de suivre les déplacements de votre équipe en enregistrant ses activités et sa position en temps réel. Toutes les données de suivi en direct sont ensuite transmises à un centre de commande ou à l'ordinateur d'un responsable, qui peut ainsi suivre les déplacements de son équipe au fur et à mesure qu'ils se produisent.

Les technologies de surveillance sécurisées permettent désormais aux responsables de suivre facilement les activités des agents de sécurité sans porter atteinte à leur vie privée. Elles contribuent à garantir la sécurité des agents lors de la protection d’installations éloignées et aident les responsables à bénéficier d’une visibilité totale sur les activités de leur équipe. Ces informations peuvent inclure : les activités courantes sur le terrain ou les incidents, l’avancement des rondes (c’est-à-dire si celles-ci sont en cours, terminées ou s’il manque des points de contrôle), ainsi que l’historique des rondes afin de prouver que les agents de sécurité respectent les exigences du contrat.

Système basé sur le cloud

Un système basé sur le cloud est un ensemble de solutions accessible en ligne via une connexion Internet. La technologie cloud permet aux utilisateurs d'accéder à un logiciel de gestion des agents de sécurité depuis n'importe quel endroit et à tout moment. Ainsi, les dirigeants d'agences de sécurité peuvent vérifier si leurs agents remplissent leurs fonctions comme prévu, même lorsqu'ils se déplacent vers un autre site.

Lorsqu'il n'y a pas de connexion Internet, un « mode hors ligne » prend automatiquement le relais, garantissant que toutes les informations seront transmises dès que les systèmes seront à nouveau en ligne. Cela s'avère utile en cas de coupure d'Internet ou lorsque l'on travaille dans un endroit, comme un sous-sol, qui ne dispose pas de connexion.

Centre de commande (GSOC)

Le centre de commande permet aux responsables de gérer tous les aspects du système de gestion des rondes de sécurité, notamment :

Surveiller les opérations de sécurité sur plusieurs sites clients
Réagissez rapidement aux menaces pour la sécurité ou la sûreté grâce à un service de répartition
Analyser les données historiques afin d'atténuer les risques
Communiquez rapidement avec votre équipe grâce à la fonction « push-to-talk », aux notifications push et à la messagerie de groupe
Alertes en temps réel envoyées aux responsables en cas d'incident, d'alerte concernant un travailleur isolé ou d'absence au travail

Notifications en temps réel

Les notifications en temps réel offrent une visibilité sur l'ensemble des incidents et des activités des agents de sécurité. Les responsables peuvent recevoir des notifications, ou des alertes, concernant les activités des agents de sécurité au fur et à mesure qu'elles se produisent, ce qui permet une meilleure maîtrise de la situation sur l'ensemble des sites.

Les notifications push mobiles constituent une fonctionnalité de notification en temps réel très appréciée. Il s'agit d'alertes instantanées envoyées directement sur l'appareil mobile d'un agent de sécurité via le système de suivi des agents de sécurité. Cette fonctionnalité est très utile pour faciliter la communication au sein de l'équipe, notamment en cas d'incident ou lors du suivi d'un travailleur isolé.

Conseils pour superviser vos agents de sécurité en toute sécurité

La supervision de votre équipe comporte son lot de défis. La bonne nouvelle, c’est que cela n’a pas besoin d’être difficile. Lorsqu’il s’agit de superviser vos agents de sécurité en toute sécurité, il incombe au responsable de s’assurer que tous les agents sont en sécurité, qu’ils accomplissent leurs tâches comme prévu et qu’ils rendent des comptes.

Voici les 4 « E » qui peuvent vous aider à garantir le bon fonctionnement de votre équipe de sécurité.

Le suivi auquel sont soumis les agents lorsque les mesures de surveillance sont contournées. Le suivi auquel ils sont soumis lorsque les renforts interviennent. La technologie est identique ; la différence réside dans la manière dont elle a été mise en place.

Permettre aux agents de sécurité d'assumer leurs responsabilités

La responsabilisation commence au plus haut niveau. Lorsque les responsables fournissent à leur équipe les outils nécessaires pour mener à bien leurs missions, le moral et la communication au sein de l'équipe s'en trouvent améliorés.

Les systèmes de rondes de sécurité permettent aux agents de sécurité sur le terrain d'accomplir efficacement leurs tâches grâce à des fonctionnalités telles que le suivi des horaires, des présences et des affectations aux postes, le tout à partir d'une seule et même interface. Cela facilite non seulement la gestion efficace des agents de sécurité, mais permet également aux responsables de planifier les plannings et de définir les itinéraires de ronde avec plus de précision.

Exercice : facilité d'utilisation

La technologie évoluant à un rythme effréné, il est indispensable de disposer d'outils permettant de mettre en place des solutions économiques. Les appareils mobiles d'entreprise constituent l'un de ces leviers d'économies. L'achat d'appareils mobiles de milieu ou haut de gamme, tels que des tablettes ou des smartphones, destinés à durer longtemps, peut s'avérer coûteux.

Une politique BYOD (Bring Your Own Device, « apportez votre propre appareil ») peut permettre de réduire les coûts et offrir aux agents de sécurité la tranquillité d’esprit de ne pas avoir à apprendre à utiliser un nouvel appareil mobile ou un nouveau système d’exploitation.

Assurer la sécurité des agents de sécurité

Si votre équipe se retrouve un jour isolée dans une situation susceptible de la mettre en danger, il est essentiel qu'elle puisse bénéficier d'une protection immédiate au moment où elle en a besoin.

La protection des travailleurs isolés garantit la sécurité des agents de sécurité en déclenchant une alerte immédiate dès qu'un agent se trouve en danger. En général, les dispositifs de protection des travailleurs isolés peuvent prendre différentes formes, telles que des alarmes manuelles d'urgence, la technologie de détection d'inclinaison du téléphone ou un minuteur de zone de danger.

Équiper les agents de sécurité d'outils de communication

Une réaction rapide face à des menaces ou à des incidents peut être une question de vie ou de mort. Assurer un suivi sécurisé des rapports des agents de sécurité peut être aussi simple que d'utiliser des invites de rapport autoguidées.

Les consignes d'auto-évaluation permettent de s'assurer que les agents de sécurité rendent compte de leurs activités et de leurs interventions pendant leur ronde. Elles garantissent également des délais d'intervention plus courts et une plus grande efficacité, car les rapports numériques permettent aux agents de joindre des éléments de preuve essentiels, tels que des images, des notes, des vidéos ou des mémos vocaux.

Ne vous laissez pas prendre au dépourvu

Même si un système de suivi des agents de sécurité peut être utilisé dans n'importe quel secteur d'activité, sa mise en place profite à l'ensemble des opérations et à chaque étape intermédiaire. Pour les entreprises qui interviennent dans le cadre d'événements, d'activités d'entreprise ou de services privés, un tel système a permis :

Suivez intuitivement vos agents sur plusieurs sites
Recevoir des alertes si une ronde de surveillance n'est pas effectuée
Veiller à ce que les agents s'acquittent efficacement de leurs tâches

Le plus intéressant dans tout ça ? La communication en temps réel au sein de l'équipe n'est qu'un des nombreux avantages qu'offre une application complète de gestion des rondes de sécurité. La visibilité et la protection des agents tout au long de leur ronde garantissent presque toujours de meilleurs résultats, des rapports plus précis et une sécurité globale accrue pour l'équipe.

Pour en savoir plus sur l'application dédiée aux rondes de sécurité, demandez une démonstration afin de la découvrir en action.

Questions fréquemment posées

Il s'agit d'un logiciel qui enregistre et rend compte des activités des agents de sécurité au cours d'un service : rondes effectuées, points de contrôle vérifiés, incidents consignés et emplacement confirmé, le tout visible en temps réel. Il remplace les fiches de ronde papier et les appels de contrôle horaires par un enregistrement en direct que le responsable peut consulter où qu'il se trouve, ainsi que par un historique prouvant que le contrat a bien été exécuté.

Les agents sont équipés d'un téléphone ou d'un appareil robuste sur lequel est installée l'application destinée aux agents. À chaque point de contrôle, ils scannent une étiquette NFC ou un code QR, ou bien le système confirme leur position par GPS. Chaque scan est horodaté et transmis, ce qui permet à un superviseur de suivre en temps réel l'avancement de la ronde. Les rapports et les photos sont joints au même dossier, et en cas de perte de connexion, les scans sont mis en file d'attente localement puis synchronisés dès le retour du signal.

Ces deux concepts se recoupent largement et ces termes sont souvent utilisés de manière interchangeable. Un système de ronde de sécurité sert spécifiquement à vérifier que les rondes définies ont bien été effectuées. Le suivi des agents de sécurité constitue une catégorie plus large, qui inclut la localisation en temps réel, le signalement des incidents, la gestion des interventions et la communication. Dans la pratique, la plupart des entreprises ont besoin de cette solution plus complète, car la simple vérification de l’achèvement des rondes ne suffit pas à expliquer ce qui s’est passé.

Cela ne devrait pas être le cas, et c'est la manière dont vous le mettez en œuvre qui fera la différence. Suivez l'activité et la localisation des agents pendant leurs heures de service, en fonction des postes définis, mais pas en continu ni en dehors de leurs horaires de travail. Expliquez clairement aux agents ce qui est enregistré et pourquoi. Un système de suivi bien mis en œuvre protège davantage les agents qu'il ne les surveille, grâce à des alertes en cas de travail isolé, des minuteries de pointage et un enregistrement documenté lorsque leur version des faits concernant un incident est remise en cause.

Rapports en temps réel sur les incidents et les activités, vérification des rondes et des points de contrôle, fonctionnalité hors ligne, vue d'ensemble du centre de commande sur l'ensemble des sites et alertes configurables. Vérifiez ensuite si les données relatives aux rondes sont intégrées dans les rapports clients et la facturation, car c'est là que réside la valeur commerciale. L'intelligence économique à l'échelle de l'ensemble des sites permet de transformer les données en décisions plutôt qu'en simples journaux d'événements.

Les données historiques des tournées permettent de répondre à la question que se pose réellement un client, à savoir si les tournées pour lesquelles il a payé ont bien été effectuées. Les horodatages, les enregistrements aux points de contrôle et les photos jointes permettent de le vérifier de manière objective, plutôt que de se contenter d'une simple affirmation ; ainsi, les renouvellements et les litiges s'appuient sur des preuves. TrackTik conserve ces données dans le cadre de son fonctionnement normal. Vous pouvez réserver une démonstration de TrackTik pour découvrir de bout en bout le processus de suivi et de reporting.