Was ist ein Ortungssystem für Sicherheitspersonal?

Trackforce

1. Juli 2022 · 12 Minuten Lesezeit

Ortungssystem für Sicherheitspersonal mit GPS-Kontrollpunktüberwachung

Die Aufgabe eines Sicherheitsmitarbeiters beschränkt sich nicht nur darauf, bei seinen Rundgängen oder im Wachdienst Kontrollpunkte zu passieren. Von unseren Sicherheitsteams an vorderster Front wird mehr verlangt, als mit papierbasierten Methoden abgedeckt werden kann.

Vorgesetzte müssen ihre Remote-Teams unterwegs überwachen und gleichzeitig die Backend-Prozesse Ihres Betriebs verwalten. Tools, die GPS-Ortungsfunktionen für Echtzeit-Transparenz sowie Funktionen zur selbstständigen Erstellung von Berichten über Vorfälle und Aktivitäten bieten, sind für den Erfolg des Betriebs unerlässlich.

Welche Rolle spielt also eine Software zur Überwachung von Wachpersonal im Bereich der physischen Sicherheit?

In diesem Artikel erläutern wir den Zweck eines Wachrundgangssystems und des Managements von Wachaktivitäten im Bereich der physischen Sicherheit, warum es wichtig ist, die betrieblichen Anforderungen zu bewerten, wie ein solches System mit Ihrem Team zusammenarbeitet, und geben Tipps zur sicheren Überwachung Ihrer Sicherheitskräfte.

Die wichtigsten Erkenntnisse

Ein Wachpersonal-Tracking-System ersetzt die Rundgänge des Vorgesetzten.
Seine Hauptaufgabe besteht darin, in Echtzeit zu erkennen, wer sich wo befindet, was erledigt wurde und was noch aussteht – ohne stündliche Telefonanrufe oder Besuche vor Ort zur Überprüfung.
Touren, Berichte und Aufträge gehören in dasselbe System.
Wenn man nur die Kontrollpunkte nachverfolgt, erhält man lediglich Standortdaten, aber keinen Kontext. Der Mehrwert entsteht erst dadurch, dass Tour, Bericht und Anweisung zusammengeführt werden.
Offline-Fähigkeit ist kein Luxus.
In Kellern, Parkhäusern und auf dem Land kommt es zu Signalausfällen. Ein System, das Scans lokal in die Warteschlange stellt und später synchronisiert, macht den Unterschied zwischen einer Lücke und einem Datensatz aus.
Bei der Überwachung müssen sowohl die Einsatzkräfte als auch die Kunden respektiert werden.
Die Echtzeit-Transparenz sollte der Sicherheit und Rechenschaftspflicht von allein arbeitenden Mitarbeitern dienen, nicht der Überwachung. Panikalarme und Check-in-Timer sind die Funktionen, die Einsatzkräfte tatsächlich schätzen.
Das Ergebnis ist ein Nachweis, nicht nur eine bloße Kontrolle.
Historische Tourdaten belegen bei einer Vertragsverlängerung die Einhaltung der Vertragsbedingungen. TrackTik speichert diese Daten automatisch, sodass für den Nachweis der Abdeckung keine zusätzlichen Unterlagen zusammengestellt werden müssen.

Was ist eine Software zur Ortung von Sicherheitskräften?

Mit einer Software zur Erfassung von Sicherheitspersonal können Sicherheitsfachkräfte alle physischen Sicherheitsaktivitäten digital verwalten und in Echtzeit nachverfolgen. Zu den Aktivitäten zählen unter anderem die Organisation von Wachrundgängen und Kontrollpunkten, die Meldung von Vorfällen in Echtzeit, Dienstanweisungen sowie eine verbesserte Teamkommunikation und vieles mehr.

Diese Einblicke stellen in der Regel sicher, dass die Sicherheitskräfte die vertraglichen Anforderungen erfüllen und alle Kontrollpunkte abarbeiten. Ein zusätzlicher Vorteil ist, dass die Sicherheitskräfte mehr Verantwortung für ihre Aufgaben übernehmen, da sie auf einen Blick erkennen können, was sie während ihrer Schichten zu tun haben.

Benötigen Sie ein Ortungssystem für Sicherheitspersonal?

Unabhängig von der Größe Ihres Sicherheitsteams ist eine Software zur Überwachung der Wachleute ein Muss. Allerdings sind nicht alle Überwachungsprogramme gleich, weshalb es wichtig ist, die Anforderungen Ihres Teams und Ihres Unternehmens zu kennen. Wenn Sie die Anforderungen Ihres Teams und Ihres Unternehmens kennen, können Sie besser festlegen, welche Aktivitäten der Wachleute überwacht werden müssen, wie beispielsweise Wachrundgänge, tägliche Tätigkeitsberichte und Postenbefehle.

Bewertung des betrieblichen Bedarfs

Hier sind einige Punkte, die Ihnen dabei helfen sollen, einzuschätzen, ob Sie ein Ortungssystem für Sicherheitskräfte für Ihr Team benötigen:

Tourstatus: Sie müssen sicherstellen, dass ein Wachmann seine Kontrollpunkte abhakt, ohne dass er jede Stunde anrufen muss
Checkpoint Health: Sie müssen so schnell wie möglich erfahren, ob bei einem NFC-Tag-Checkpoint eine Störung vorliegt.
Bandbreite der Vorgesetzten: Ihre Vorgesetzten verfügen nicht über genügend Personal, um während der Schichten von Standort zu Standort zu fahren und nach den allein arbeitenden Wachleuten zu sehen.
Verschiedene Standorte: Ihr Team betreut verschiedene Standorte mit jeweils unterschiedlichen Anforderungen, wie beispielsweise abgelegene Gebiete, stark frequentierte Veranstaltungen, Parkhäuser und vieles mehr
Kritische Vorfälle: Während eines Vorfalls muss Ihr Vorgesetzter unverzüglich und in Echtzeit sehen können, was gerade geschieht.
Meldung: Sie benötigen ein zuverlässiges System zur Meldung von Vorfällen, das kinderleicht zu bedienen ist und sich bei Bedarf auch vor Gericht bewährt.
Kundenzufriedenheit: Sie müssen die Erwartungen der Kunden durch transparente und regelmäßige Informationen zu ihrer Immobilie erfüllen.

Die Bewertung des betrieblichen Bedarfs ist ein Schritt, um herauszufinden, ob Ihr Team von diesem System profitieren kann. Doch der Einsatz von Wachrundgangssystemen ist nur dann sinnvoll, wenn man versteht, wie sie funktionieren.

Wie funktionieren Wachrundgangssysteme?

Nachdem Sie festgestellt haben, ob ein Wachrundgangssystem für Ihr Team und Ihr Unternehmen erforderlich ist, ist es wichtig zu wissen, wie es tatsächlich funktioniert. Je nach System reichen die Lösungen von einfachen, sofort einsatzbereiten Optionen, die sich am besten für kleine bis mittelgroße Teams eignen, bis hin zu umfassenderen und flexibleren Lösungen, die perfekt für größere, wachsende Teams sind.

Wenn Sicherheitsunternehmen ihre Wachleute mithilfe eines Ortungssystems für Sicherheitspersonal verfolgen, erhalten sie Zugriff auf wichtige Informationen, die sie benötigen, um Wachrundgänge, das Passieren von Kontrollpunkten, Standortdaten und ihr Team problemlos aus der Ferne zu verwalten. Dies gewährleistet die erforderliche Transparenz und erleichtert die Verwaltung Ihres Sicherheitsteams erheblich.

Wie Kontrollpunkte tatsächlich überprüft werden

Die meisten praktischen Unterschiede zwischen den Systemen hängen davon ab, wie ein Kontrollpunkt vor Ort registriert wird. Bei jeder Methode muss man zwischen Benutzerfreundlichkeit und Manipulationssicherheit abwägen, und die richtige Lösung hängt in der Regel eher vom jeweiligen Standort als vom Unternehmen ab.

Checkpoint-Methode	Was Sie wissen sollten, bevor Sie sich festlegen
QR-Code-Etiketten	Am kostengünstigsten anzubringen und zu ersetzen, mit jedem Kamerahandy lesbar. Sichtbar, sodass sie kopiert oder entfernt werden können.
NFC-Tags	Erfordert physische Nähe, wodurch es schwieriger zu fälschen ist. Erfordert NFC-fähige Mobiltelefone und eine sorgfältige Platzierung auf Metall.
GPS-Geofence	Vor Ort ist keinerlei Hardware vorhanden. Die Genauigkeit lässt in Innenräumen, in Kellern und zwischen hohen Gebäuden nach.
Bluetooth-Beacons	Funktioniert gut in Innenräumen, wo GPS versagt. Erfordert Batterien, was zusätzliche Kosten pro Standort verursacht.

Ein empfehlenswertes System unterstützt mehr als nur eine dieser Optionen, da ein mehrstöckiges Parkhaus und ein offener Industriehof nicht mit denselben Problemen konfrontiert sind. Die Kombination verschiedener Methoden innerhalb eines Portfolios ist normal und kein Anzeichen für eine schlechte Umsetzung.

Die einfache Verwaltung Ihres Sicherheitsteams lässt sich auf 5 wesentliche Funktionen zurückführen

Echtzeit-Berichterstattung zu Vorfällen und Aktivitäten
Überwachung von Wachrundgängen
Cloud-basiertes System
Leitstelle (GSOC)
Echtzeit-Benachrichtigungen

Echtzeit-Berichterstattung zu Vorfällen und Aktivitäten

Die Berichterstattung über Vorfälle und tägliche Aktivitäten in Echtzeit bedeutet, dass jeder Bericht digital erstellt werden kann und nach der Übermittlung sofort zugänglich ist. Dies verbessert die Qualität der Berichterstattung, fördert die Rechenschaftspflicht und beugt Missverständnissen vor. Wenn digitale Berichte übermittelt werden, können Vorgesetzte sofort auf den Bericht zugreifen und bei Bedarf angemessen reagieren. Genau das macht die Berichterstattung über Vorfälle und Aktivitäten zu einer „Echtzeit“-Berichterstattung.

Zwar ist die Echtzeit-Berichterstattung in allen Branchen wichtig, doch eignet sich die digitale Berichterstattung besonders gut für Teams, die in schnelllebigen, personenorientierten Branchen tätig sind, wie beispielsweise im Bereich der Veranstaltungssicherheit, der Sicherheit im Gastgewerbe, der Sicherheit im Hochschulwesen oder sogar in Gesundheitseinrichtungen.

Überwachung von Wachrundgängen

Ein Wachpersonal-Überwachungssystem überwacht den Aufenthaltsort Ihres Teams, indem es dessen Aktivitäten und Standort in Echtzeit verfolgt. Alle Live-Tracking-Daten werden anschließend an eine Leitstelle oder den Computer eines Vorgesetzten übertragen, wo dieser die Bewegungen seines Teams in Echtzeit verfolgen kann.

Dank sicherer Überwachungstechnologie können Vorgesetzte die Aktivitäten der Sicherheitskräfte nun problemlos beobachten, ohne deren Privatsphäre zu verletzen. Dies trägt zur Sicherheit der Sicherheitskräfte bei der Bewachung abgelegener Einrichtungen bei und verschafft den Vorgesetzten einen umfassenden Überblick über die Aktivitäten ihres Teams. Dazu gehören unter anderem: normale Tätigkeiten an vorderster Front oder Vorfälle, der Fortschritt der Rundgänge – also ob diese aktiv sind, abgeschlossen wurden oder Kontrollpunkte fehlen – sowie historische Rundgangdaten, um nachzuweisen, dass die Sicherheitskräfte die vertraglichen Anforderungen erfüllen.

Cloud-basiertes System

Ein cloudbasiertes System ist eine Lösung, auf die man online über eine Internetverbindung zugreifen kann. Dank der cloudbasierten Technologie können Nutzer jederzeit und von jedem Ort aus auf die Software zur Verwaltung des Sicherheitspersonals zugreifen. Das bedeutet, dass Inhaber von Sicherheitsunternehmen auch dann überprüfen können, ob ihre Sicherheitskräfte die erwarteten Leistungen erbringen, wenn sie gerade auf dem Weg zu einem anderen Einsatzort sind.

Wenn keine Internetverbindung verfügbar ist, wird automatisch ein „Offline-Modus“ aktiviert, der sicherstellt, dass alle Informationen hochgeladen werden, sobald die Systeme wieder online sind. Dies ist hilfreich bei einem Internetausfall oder wenn man an einem Ort arbeitet, an dem keine Verbindung besteht, wie beispielsweise im Keller.

Leitstelle (GSOC)

Über die Leitstelle können Vorgesetzte alle Aspekte des Wachrundgang-Managementsystems verwalten, darunter:

Überwachung der Sicherheitsabläufe an mehreren Kundenstandorten
Reagieren Sie mit der Einsatzleitung schnell auf Sicherheitsbedrohungen
Historische Daten analysieren, um Risiken zu minimieren
Kommunizieren Sie schnell mit Ihrem Team über Push-to-Talk, Push-Benachrichtigungen und Gruppennachrichten
Echtzeit-Benachrichtigungen an Vorgesetzte über Vorfälle, Warnmeldungen bei allein arbeitenden Mitarbeitern oder versäumte Schichten

Echtzeit-Benachrichtigungen

Echtzeitbenachrichtigungen bieten einen Überblick über alle Vorfälle und die Aktivitäten des Wachpersonals. Vorgesetzte können Benachrichtigungen oder Warnmeldungen zu den Aktivitäten des Wachpersonals erhalten, sobald diese stattfinden, was ein besseres Situationsbewusstsein an allen Standorten ermöglicht.

Zu den beliebten Echtzeit-Benachrichtigungsfunktionen gehören mobile Push-Benachrichtigungen. Mobile Push-Benachrichtigungen sind Sofortbenachrichtigungen, die über das Ortungssystem für Sicherheitskräfte direkt an das Mobilgerät eines Sicherheitsmitarbeiters gesendet werden. Diese Funktion ist besonders hilfreich für die Kommunikation im Team, insbesondere bei einem Vorfall oder bei der Ortung eines allein arbeitenden Mitarbeiters.

Tipps zur sicheren Überwachung Ihrer Sicherheitskräfte

Die Überwachung Ihres Teams ist mit Herausforderungen verbunden. Das Positive daran ist, dass es nicht schwierig sein muss. Bei der sicheren Überwachung Ihrer Sicherheitskräfte ist es Aufgabe des Vorgesetzten, dafür zu sorgen, dass alle Sicherheitskräfte in Sicherheit sind, ihre Aufgaben wie erwartet erfüllen und zur Rechenschaft gezogen werden.

Hier sind vier „Es“, die dazu beitragen können, dass Ihr Sicherheitsteam effizient arbeitet.

Die Ortung, die Polizeibeamte erleben, wenn Überwachungsmaßnahmen umgangen werden. Die Ortung, die sie erleben, wenn Verstärkung zum Einsatz kommt. Die Technologie ist identisch, der Unterschied liegt darin, wie sie eingeführt wurde.

Den Wachkräften mehr Eigenverantwortung übertragen

Verantwortungsbewusstsein beginnt an der Spitze. Wenn Führungskräfte ihrem Team die notwendigen Mittel zur Verfügung stellen, um ihre Aufgaben zu erfüllen, verbessern sich die Arbeitsmoral und die Kommunikation im Team.

Wachrundgangssysteme ermöglichen es den Sicherheitskräften vor Ort, ihre Aufgaben effizient zu erledigen, da sie Funktionen wie die Überprüfung von Arbeitszeiten, Anwesenheit und Postenzuweisungen an einem zentralen Ort nutzen können. Dies trägt nicht nur zu einer effektiven Personalführung bei, sondern ermöglicht es den Vorgesetzten auch, Dienstpläne zu erstellen und Rundgänge genauer zu planen.

Übung: Benutzerfreundlichkeit

Da sich die Technologie so schnell weiterentwickelt, sind Tools, die kostensparende Lösungen ermöglichen, ein Muss. Ein solcher Ansatz zur Kosteneinsparung betrifft die mobilen Geräte im Unternehmen. Die Anschaffung von mobilen Geräten der oberen bis mittleren Preisklasse, wie Tablets oder Smartphones, die eine lange Lebensdauer haben, kann teuer sein.

Eine BYOD-Richtlinie (Bring Your Own Device) kann Kosten senken und den Sicherheitskräften die Gewissheit geben, dass sie sich nicht erst in die Bedienung eines neuen Mobilgeräts oder Betriebssystems einarbeiten müssen.

Für die Sicherheit der Wachleute sorgen

Sollte sich Ihr Team jemals in einer Situation befinden, in der es auf sich allein gestellt ist und dadurch in Gefahr geraten könnte, ist es von entscheidender Bedeutung, dass es bei Bedarf sofort Schutz erhält.

Der Schutz für allein arbeitende Mitarbeiter gewährleistet die Sicherheit der Wachleute, indem er bei Gefahr sofort eine Benachrichtigung auslöst. Zu den typischen Funktionen des Schutzes für allein arbeitende Mitarbeiter zählen manuelle Panikalarme, die Telefon-Neigungserkennung oder ein Timer für Gefahrenzonen.

Wachen mit Kommunikationsmitteln ausstatten

Eine schnelle Reaktion auf Bedrohungen oder Vorfälle kann über Leben und Tod entscheiden. Die sichere Überwachung der Meldungen des Wachpersonals kann so einfach sein wie die Verwendung von selbstgesteuerten Meldeaufforderungen.

Durch selbstgesteuerte Eingabeaufforderungen wird sichergestellt, dass das Wachpersonal die Verantwortung für seine Rundgangstätigkeiten und Reaktionen wahrnimmt. Zudem werden dadurch schnellere und effizientere Reaktionszeiten gewährleistet, da das Wachpersonal dank digitaler Berichte wichtige Beweismittel wie Bilder, Notizen, Videos oder Sprachaufzeichnungen beifügen kann.

Lassen Sie sich nicht überraschen

Zwar kann ein System zur Erfassung von Sicherheitspersonal in jeder Branche eingesetzt werden, doch kommt ein solches System dem gesamten Betriebsablauf und allen damit verbundenen Details zugute. Für Unternehmen, die im Rahmen von Verträgen Veranstaltungen, Firmenveranstaltungen oder private Anlässe betreuen, hat ein solches System dazu beigetragen:

Behalten Sie Ihre Mitarbeiter an verschiedenen Standorten intuitiv im Blick
Benachrichtigungen erhalten, wenn eine Wachrunde nicht durchgeführt wird
Sicherstellen, dass die Beamten ihre Aufgaben effizient erfüllen

Und das Beste daran? Die Echtzeit-Vernetzung des Teams ist nur der Anfang dessen, was eine umfassende App für Wachrundgänge bieten kann. Die Sichtbarkeit und der Schutz der Wachkräfte während des Rundgangs garantieren fast immer bessere Ergebnisse bei den Rundgängen, eine optimierte Berichterstattung und insgesamt mehr Sicherheit für das Team.

Wenn Sie mehr über die App für Wachrundgänge erfahren möchten, fordern Sie eine Demo an, um sie in Aktion zu sehen.

Häufig gestellte Fragen

Es handelt sich um eine Software, die die Tätigkeiten der Sicherheitskräfte während einer Schicht aufzeichnet und dokumentiert: absolvierte Rundgänge, gescannte Kontrollpunkte, protokollierte Vorfälle und bestätigte Standorte – alles in Echtzeit einsehbar. Sie ersetzt papiergebundene Rundgangsprotokolle und stündliche Meldeanrufe durch eine Live-Aufzeichnung, die ein Vorgesetzter von überall aus einsehen kann, sowie durch einen Verlaufsüberblick, der belegt, dass der Auftrag erfüllt wurde.

Die Beamten tragen ein Smartphone oder ein robustes Gerät bei sich, auf dem die Beamten-App läuft. An jedem Kontrollpunkt scannen sie einen NFC-Tag oder einen QR-Code, oder das System bestätigt den Standort per GPS. Jeder Scan wird mit einem Zeitstempel versehen und hochgeladen, sodass ein Vorgesetzter den Fortschritt der Runde in Echtzeit verfolgen kann. Berichte und Fotos werden dem jeweiligen Datensatz beigefügt, und falls die Verbindung unterbrochen wird, werden die Scans lokal in einer Warteschlange gespeichert und synchronisiert, sobald das Signal wieder vorhanden ist.

Es gibt erhebliche Überschneidungen, und die Begriffe werden oft synonym verwendet. Bei einem Wachrundgangsystem geht es speziell darum, zu überprüfen, ob festgelegte Rundgänge absolviert wurden. Die Wachpersonal-Erfassung ist die übergeordnete Kategorie, die zusätzlich die Echtzeit-Standortbestimmung, die Meldung von Vorfällen, die Einsatzleitung und die Kommunikation umfasst. In der Praxis benötigen die meisten Unternehmen die umfassendere Lösung, da die bloße Absolvierung eines Rundgangs allein keine Aufschlüsse darüber gibt, was genau passiert ist.

Das sollte nicht der Fall sein, und wie Sie das System einsetzen, entscheidet darüber. Erfassen Sie Aktivitäten und den Standort während der Dienstzeiten anhand festgelegter Einsatzorte – nicht kontinuierlich und nicht außerhalb der Dienstzeiten. Erläutern Sie den Beamten klar und deutlich, was aufgezeichnet wird und warum. Eine gut umgesetzte Ortung schützt die Beamten mehr, als dass sie sie überwacht – durch Warnmeldungen bei Alleinarbeit, Check-in-Timer und eine dokumentierte Aufzeichnung für den Fall, dass ihre Schilderung eines Vorfalls angezweifelt wird.

Echtzeit-Berichterstattung zu Vorfällen und Aktivitäten, Überprüfung von Rundgängen und Kontrollpunkten, Offline-Fähigkeit, eine Gesamtübersicht über alle Standorte in der Leitstelle sowie konfigurierbare Warnmeldungen. Prüfen Sie anschließend, ob die Rundgangdaten in die Kundenberichterstattung und Rechnungsstellung einfließen, denn genau darin liegt der geschäftliche Nutzen. Erst durch standortübergreifende Business Intelligence werden die Daten zu Entscheidungen und bleiben nicht nur Protokolle.

Die historischen Tourdaten beantworten die Frage, die ein Kunde tatsächlich stellt, nämlich ob die von ihm bezahlten Touren tatsächlich durchgeführt wurden. Zeitstempel, Checkpoint-Aufzeichnungen und beigefügte Fotos machen dies nachweisbar, anstatt dass es nur behauptet wird, sodass Vertragsverlängerungen und Streitfälle auf Beweisen beruhen. TrackTik speichert diese Aufzeichnungen als Nebenprodukt des normalen Betriebs. Sie können eine TrackTik-Demo buchen, um den gesamten Workflow der Nachverfolgung und Berichterstellung von Anfang bis Ende zu sehen.