Qu'est-ce qu'un système de suivi des agents de sécurité ?

Qu'est-ce qu'un système de suivi des agents de sécurité ?

Le travail d'un agent de sécurité ne se limite pas à la simple surveillance des points de contrôle lors de ses tournées ou de ses interventions. Nos équipes de sécurité de première ligne doivent assumer davantage de responsabilités, au-delà des méthodes traditionnelles basées sur le papier.

Les superviseurs doivent assurer le suivi des équipes à distance en temps réel tout en gérant les aspects opérationnels. Les outils offrant le suivi GPS pour une visibilité en temps réel et des fonctionnalités de rapport autonome pour les rapports d'incidents et d'activités sont essentiels à la réussite des opérations.

Quel rôle jouent donc les logiciels de suivi des agents de sécurité dans le domaine de la sécurité physique ?

Dans cet article, nous aborderons l'objectif d'un système de ronde de sécurité et de gestion des activités des agents de sécurité dans les opérations de sécurité physique, l'importance d'évaluer les besoins opérationnels, le fonctionnement d'un tel système au sein de votre équipe, ainsi que des conseils pour surveiller vos agents de sécurité en toute sécurité.

Qu'est-ce qu'un logiciel de suivi des agents de sécurité ?

Les logiciels de suivi des agents de sécurité permettent aux professionnels de la sécurité de gérer et de suivre numériquement et en temps réel toutes les activités de sécurité physique. Ces activités peuvent inclure l'organisation des rondes et des points de contrôle, le signalement des incidents en temps réel, les consignes de poste, l'amélioration de la communication au sein des équipes, et bien plus encore.

Ces renseignements permettent généralement de s'assurer que les agents de sécurité respectent les obligations contractuelles et effectuent tous les contrôles nécessaires. De plus, les agents sont davantage responsabilisés, car il leur est très facile de visualiser leurs tâches pendant leurs services.

Avez-vous besoin d'un système de suivi des agents de sécurité ?

Quelle que soit la taille de votre équipe de sécurité, un logiciel de suivi des agents est indispensable. Cependant, tous les logiciels de suivi ne se valent pas ; il est donc important de bien connaître les besoins de votre équipe et de votre entreprise. Ces connaissances vous permettront d'identifier les activités des agents à suivre, comme les rondes, les rapports d'activité quotidiens et les consignes de poste.

Évaluation des besoins opérationnels

Voici quelques éléments pour vous aider à déterminer si votre équipe de sécurité a besoin d'un système de suivi des agents de sécurité :

• État de la visite : Vous devez vous assurer qu'un agent de sécurité effectue bien ses vérifications sans qu'il ait besoin d'appeler toutes les heures.
• État des points de contrôle : Vous devez être informé le plus rapidement possible de tout mauvais fonctionnement d’un point de contrôle utilisant une étiquette NFC.
• Capacité de surveillance limitée : Vos superviseurs n'ont pas les effectifs nécessaires pour se déplacer d'un site à l'autre afin de vérifier le bien-être des agents de sécurité isolés pendant leurs quarts de travail.
• Différents sites : Votre équipe gère différents sites, chacun ayant des besoins spécifiques, comme des zones isolées, des événements à forte affluence, des stationnements, etc.
• Incidents critiques : Lors d'un incident, votre superviseur doit être capable de voir ce qui se passe en temps réel, sans délai.
• Signalement : Vous avez besoin d'un système de signalement d'incidents fiable, infaillible et recevable en cas de litige.
• Satisfaction de la clientèle : Vous devez répondre aux demandes des clients en leur fournissant des mises à jour transparentes et régulières sur leur bien immobilier.

L'évaluation des besoins opérationnels est une première étape pour déterminer si votre équipe peut tirer profit de ce système. Toutefois, l'efficacité des systèmes de rondes de sécurité dépend de la compréhension de leur fonctionnement.

Comment fonctionnent les systèmes de ronde des gardes ?

Après avoir déterminé si un système de rondes de sécurité est nécessaire à votre équipe et à votre entreprise, il est important d'en comprendre le fonctionnement. Selon le système, les solutions varient : certaines sont simples et prêtes à l'emploi, idéales pour les petites et moyennes équipes, tandis que d'autres, plus complètes et flexibles, conviennent parfaitement aux grandes équipes en pleine croissance.

Lorsqu'une entreprise de sécurité utilise un système de suivi des agents de sécurité, elle accède à des informations cruciales pour gérer facilement leurs rondes, le passage aux points de contrôle, les données de géolocalisation et son équipe à distance. Ce système répond aux besoins de visibilité et simplifie considérablement la gestion de votre équipe de sécurité.

Gérer facilement votre équipe de sécurité se traduit par 5 fonctionnalités essentielles

1. Signalement en temps réel des incidents et des activités
2. Suivi de la visite des gardes
3. Système infonuagique
4. Centre de commandement (GSOC)
5. Notifications en temps réel

Signalement en temps réel des incidents et des activités

Le signalement en temps réel des incidents et des activités quotidiennes permet de réaliser tout rapport numériquement et d'y accéder immédiatement après sa soumission. Cela améliore la qualité des rapports, la responsabilisation et prévient les erreurs de communication. Grâce aux rapports numériques, les superviseurs peuvent y accéder instantanément et intervenir de manière appropriée. C'est ce qui caractérise le signalement « en temps réel » des incidents et des activités.

Si les rapports en temps réel sont importants dans tous les secteurs , les rapports numériques sont parfaitement adaptés aux équipes travaillant dans des secteurs dynamiques et axés sur le contact humain, comme la sécurité événementielle, la sécurité hôtelière, la sécurité dans l'enseignement supérieur ou même les établissements de santé.

Surveillance des rondes de garde

Un système de surveillance des agents de sécurité suit les déplacements de votre équipe en enregistrant leurs activités et leur position en temps réel. Toutes les données de suivi en direct sont ensuite transmises à un centre de commandement ou à l'ordinateur d'un superviseur, qui peut ainsi visualiser les mouvements de son équipe en temps réel.

Grâce à une technologie de surveillance sécurisée, les superviseurs peuvent facilement contrôler l'activité des agents de sécurité sans porter atteinte à leur vie privée. Cette technologie contribue à assurer la sécurité des agents lors de la sécurisation de sites isolés et permet aux superviseurs d'avoir une visibilité complète sur les activités de leur équipe . Celles-ci peuvent inclure : les activités courantes ou les incidents sur le terrain, le déroulement des rondes (en cours, terminées ou signalant les points de contrôle manqués) et l'historique des rondes, prouvant ainsi que le respect des obligations contractuelles par les agents de sécurité.

Système infonuagique

Un système infonuagique est une solution accessible en ligne via une connexion internet. La technologie infonuagique permet aux utilisateurs d'accéder au logiciel de gestion des agents de sécurité de n'importe quel endroit et à tout moment. Ainsi, les dirigeants d'entreprises de sécurité peuvent vérifier que leurs agents respectent leurs consignes même lorsqu'ils sont en déplacement.

En cas d'indisponibilité d'Internet, un « mode hors ligne » prend automatiquement le relais, garantissant ainsi le transfert de toutes les données dès le rétablissement de la connexion. Ce mode est particulièrement utile en cas de panne d'Internet ou pour travailler dans un endroit sans connexion, comme un sous-sol.

Centre de commandement (GSOC)

Le centre de commandement permet aux superviseurs de gérer tous les aspects du système de gestion des rondes de garde, notamment :

1. Surveiller les opérations de sécurité sur plusieurs sites clients
2. Répondre rapidement aux menaces à la sécurité ou à la sûreté avec le service de dépêche
3. Analyser les données historiques pour atténuer les risques
4. Communiquez rapidement avec votre équipe grâce à la fonction talkie-walkie, aux notifications push et à la messagerie de groupe.
5. Alertes en temps réel envoyées aux superviseurs en cas d'incidents, d'alertes concernant les travailleurs isolés ou d'absences au travail.

Notifications en temps réel

Les notifications en temps réel offrent une visibilité complète sur tous les incidents et les activités des agents de sécurité. Les superviseurs reçoivent des notifications, ou des alertes, dès qu'un incident survient, ce qui leur permet d'avoir une meilleure connaissance de la situation sur tous les sites.

Parmi les fonctionnalités de notification en temps réel les plus appréciées figurent les notifications poussées mobiles. Ces notifications sont des alertes instantanées envoyées directement sur le téléphone mobile des agents de sécurité via le système de suivi. Elles facilitent grandement la communication au sein des équipes, notamment lors d'un incident ou pour le suivi d'un travailleur isolé.

Conseils pour surveiller vos agents de sécurité en toute sécurité

Superviser son équipe comporte des défis. L'avantage, c'est que ça ne doit pas nécessairement être difficile. Pour assurer la sécurité de ses agents de sécurité, il incombe au superviseur de veiller à ce que tous les agents soient en sécurité, accomplissent leurs tâches comme prévu et soient tenus responsables.

Voici 4 « E » qui peuvent vous aider à assurer le bon fonctionnement de votre équipe de sécurité .

Permettre aux gardiens d'assumer leurs responsabilités

La responsabilité commence au sommet. Lorsque les gestionnaires fournissent à leur équipe les outils nécessaires pour accomplir leurs tâches, le moral et la communication au sein de l'équipe s'améliorent .

Les systèmes de gestion des rondes permettent aux agents de sécurité sur le terrain d'effectuer leurs tâches efficacement grâce à des fonctionnalités telles que la consultation des horaires, des présences et des affectations de poste, le tout à partir d'une interface unique. Cela facilite non seulement la gestion des agents de sécurité, mais permet également aux superviseurs de planifier les horaires et d'organiser les rondes avec plus de précision.

Facilité d'utilisation de l'exercice

Face à l'évolution rapide des technologies, il est essentiel de disposer d'outils permettant de réaliser des économies. Parmi ces économies figurent les appareils mobiles d'entreprise. L'achat d'appareils mobiles de milieu ou haut de gamme, tels que des tablettes ou des téléphones intelligents, conçus pour durer, peut s'avérer coûteux.

Une politique BYOD (Apportez votre propre appareil) peut réduire les coûts et offrir aux agents de sécurité la tranquillité d'esprit de ne pas avoir à apprendre à utiliser un nouvel appareil mobile ou un nouveau système d'exploitation.

Assurer la sécurité des agents de sécurité

Si votre équipe se retrouve un jour isolée dans une situation potentiellement dangereuse, il est crucial qu'elle puisse bénéficier d'une protection immédiate lorsqu'elle en a besoin.

La protection des travailleurs isolés assure leur sécurité en les informant instantanément en cas de danger. Les dispositifs de protection des travailleurs isolés peuvent comprendre des alarmes panique manuelles, la détection d'inclinaison du téléphone ou une minuterie de zone dangereuse.

Équiper les gardes d'outils de communication

Réagir rapidement face aux menaces ou aux incidents peut être une question de vie ou de mort. La surveillance sécurisée des rapports des agents de sécurité peut être aussi simple que l'utilisation d'instructions de rapport automatisées.

Les instructions d'autodiagnostic permettent aux agents de sécurité de rendre compte de leurs rondes et de leurs interventions. Elles garantissent également une intervention plus rapide et plus efficace, car les rapports numériques leur permettent de joindre des preuves essentielles, telles que des images, des notes, des vidéos ou des mémos vocaux.

Ne vous laissez pas surprendre

Bien qu'un système de suivi des agents de sécurité puisse être utilisé dans tous les secteurs d'activité, sa mise en place est bénéfique pour l'ensemble des opérations et leurs moindres détails. Pour les entreprises qui assurent la sécurité d'événements, d'entreprises ou de particuliers, un tel système a permis de :

• Surveillez intuitivement vos agents sur plusieurs sites.
• Recevez des alertes par notification si une ronde de garde n'est pas effectuée.
• S'assurer que les agents accomplissent leurs tâches efficacement

Le plus intéressant ? La connexion en temps réel entre les équipes n’est que le point de départ des avantages offerts par une application complète de surveillance des rondes. La visibilité et la protection des agents tout au long de la ronde garantissent presque toujours de meilleurs résultats, des rapports plus précis et une sécurité accrue pour l’équipe.

Pour en savoir plus sur l'application de ronde des agents de sécurité , demandez une démonstration pour la voir en action.