Quels sont les avantages liés à l'utilisation de modèles de rapports configurables pour vos opérations ?
Trackforce
29 octobre 2020 · 12 min de lecture
Ce que la création de rapports personnalisables signifie pour la gestion de la sécurité d'entreprise
Lorsque les données sont collectées et communiquées en temps réel, la direction de la sécurité de l'entreprise est en mesure d’intervenir dès la réception des informations, souvent grâce à une visibilité opérationnelle qui peut permettre une réponse proactive face à des incidents critiques ou à des situations d’urgence.
La gestion opérationnelle proactive repose sur la mise en place de rapports en temps réel. La collecte et l'analyse précises des données issues des rapports d'incident contribuent à réduire les risques. Pour organiser ces données, il faut commencer par créer et utiliser des modèles de rapports. L'utilisation de modèles de rapports est un moyen infaillible de s'assurer que les informations collectées correspondent bien à celles qui doivent l'être.
Que les équipes de sécurité fassent appel à des prestataires de services de gardiennage, gèrent leurs propres agents de sécurité en interne ou combinent les deux, la direction de la sécurité de l'entreprise peut utiliser des modèles de rapports pour harmoniser les processus départementaux et assurer une meilleure cohérence dans les opérations.
Cohérence visant à garantir le respect des obligations en matière de rapports, à faire respecter les réglementations ministérielles et gouvernementales, et à s'assurer que, si les rapports doivent être présentés sur support papier, ils soient imprimés avec exactitude.
Cela permet de passer moins de temps à rechercher des informations et davantage de temps à analyser les données transmises par les agents en patrouille.
Points clés à retenir
- Un modèle de rapport est un outil de contrôle, et non un formulaire.
Il permet de déterminer les informations à recueillir avant même qu'un agent ne se rende sur les lieux d'un incident, ce qui explique pourquoi la normalisation résiste au roulement du personnel. - C'est la possibilité de personnalisation qui permet à une norme de perdurer.
Les formulaires rigides sont contournés. Les champs flexibles, les réponses prédéfinies et la reconnaissance vocale permettent aux agents de rester au cœur du processus plutôt qu'en marge. - Les preuves l'emportent sur les récits.
Les horodatages, les coordonnées GPS et les fichiers multimédias joints transforment un simple récit des faits en un élément probant en cas de litige, d'audit ou de demande d'indemnisation. - Le suivi doit être intégré au modèle.
Si le formulaire ne précise pas qui est averti et quelle est la suite du processus, la standardisation s'arrête à la collecte des données et ne débouche jamais sur une action concrète. - TrackTik associe le modèle au dossier opérationnel.
Les rapports enregistrés dans TrackTik alimentent le même dossier que les rondes, les postes et les interventions, de sorte que votre tableau de bord reflète ce qui s'est réellement passé plutôt que ce qui a été consigné a posteriori.
Les critères à prendre en compte pour choisir une solution de modèles de rapports
S'adapter rapidement et établir un rapport pour se conformer à des réglementations ou à des exigences strictes peut s'avérer difficile. Grâce à un logiciel de gestion des agents de sécurité d’entreprise, même si une version papier est requise, vous pouvez être assuré que les agents en patrouille recueillent exactement les informations nécessaires pour garantir la cohérence des données.
Même si toutes les solutions de création de modèles ne se valent pas, il y a 7 points que les responsables doivent garder à l’esprit lorsqu’ils se lancent dans la recherche de des solutions de sécurité d'entreprise.
- Options de champs flexibles pour la numérisation des formulaires papier
- Glisser-déposer pour la création de modèles
- Fonctionnalité de reconnaissance vocale pour plus de facilité d'utilisation
- Prise en charge des pièces jointes multimédias telles que la localisation GPS, les photos horodatées, les fichiers audio, les vidéos et les notes
- Notifications personnalisables et alertes automatiques destinées aux parties prenantes
- Authentification des agents de sécurité et capacités de suivi par les superviseurs
- Analyses de rapports pour suivre l'état d'avancement
Tous ces éléments visent à contribuer à la normalisation du processus de reporting afin que celui-ci reste cohérent, fiable et qu'il offre une vision globale de la gestion de la sécurité de l'entreprise.
Les rapports structurés vous permettent d'effectuer des filtrages par agent, type de rapport, type d'activité ou informations supplémentaires.
Sélectionnez les destinataires du rapport.
Prévisualisez le rapport finalisé et les éléments joints, tels que des vidéos ou des photos.
Rédigez le rapport sur votre mobile pour faciliter l'accès des agents de sécurité.
Les éléments constitutifs d'un modèle de rapport qui fait ses preuves
Un modèle fait ses preuves lorsque le rapport qu'il génère résiste à un examen minutieux plusieurs mois plus tard. Chacun des éléments ci-dessous remplit une fonction spécifique, et c'est la troisième colonne qu'il convient de lire attentivement, car c'est là que la plupart des logiciels de reporting présentent des lacunes.
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Élément de modèle |
Ce qu'il montre |
Pourquoi est-ce important lorsque le rapport est contesté ? |
|---|---|---|
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Champs obligatoires |
Les éléments qui doivent figurer dans chaque rapport de ce type |
Comble la lacune liée au fait que « l'agent n'a pas pensé à noter cela », qui met fin à la plupart des enquêtes internes |
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Options de réponse prédéfinies |
Une formulation cohérente pour les observations qui reviennent le plus souvent |
Cela évite que quarante agents décrivent le même événement de quarante façons différentes, ce qui rend possible l'analyse des tendances |
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Horodatage à l'entrée |
Au moment où l'observation a été consignée, et non à la fin du service |
Distingue les rapports établis au moment des faits de la reconstitution des faits, ce qui est la première chose qu'un avocat cherchera à approfondir |
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Enregistrement de la position GPS |
À quel endroit se trouvait l'agent au moment de l'intervention ? |
Confirme la présence sans demander à quiconque de se fier à sa mémoire |
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Fichiers multimédias joints |
Photos, vidéos et fichiers audio associés à cette entrée spécifique |
Permet de transformer une déclaration de sinistre en élément de preuve qu'un client, un assureur ou un expert en sinistres peut réellement évaluer |
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Authentification des agents |
Qui a rédigé le rapport et qui l'a relu ? |
Met en place une chaîne de responsabilité qui satisfait les auditeurs et protège le responsable ayant correctement accompli sa mission |
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Règles d'escalade |
Qui est informé, et dans quel délai ? |
Transforme un rapport en réponse, plutôt qu'en une entrée d'archive que personne n'a consultée avant qu'elle ne devienne importante |
Si vous partez de zéro, notre liste détaillée des éléments que doit comporter tout rapport d'activité quotidien constitue un point de départ pratique avant de formaliser quoi que ce soit.
Les erreurs courantes qui nuisent à la qualité des modèles au lieu de l'améliorer
La normalisation peut se retourner contre nous. Voici les pratiques qui détériorent insidieusement la qualité des données tout en donnant l'impression de l'améliorer.
Cet indice apparaît généralement dans le résultat. Si vos rapports se lisent bien mais que vos données sur les incidents ne permettent pas de répondre à une question simple concernant le dernier trimestre, cela signifie que le modèle recueille des descriptions plutôt que des faits. Notre analyse des aspects positifs, négatifs et problématiques des rapports d’incidents de sécurité met en évidence cette différence sous forme de comparaison côte à côte.
Quels sont les avantages d'une standardisation des rapports ?
La normalisation des rapports porte sur trois domaines clés : ces rapports sont obligatoires, ils doivent respecter un niveau de qualité ou d’exigence convenu, et leur une reproductibilité optimisée.
Les éléments réutilisables doivent être adaptables, configurables et cohérents pour que les agents de sécurité en service puissent les utiliser. C'est là que les modèles entrent en jeu.
Grâce aux modèles, les responsables peuvent définir des normes de référence pour les rapports courants et spécialisés, quel que soit leur niveau. Les rapports documentés font l'objet d'un suivi en temps réel et sont présentés sous forme visuelle sur un tableau de bord dédié. Les responsables peuvent configurer ce tableau de bord pour consulter l'historique des données de reporting et mettre en place des notifications à l'intention des parties prenantes.
Finie la réécriture des rapports : votre guide sur la création de rapports d'incident grâce à l'IA
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Quels éléments faut-il normaliser
? Les opérateurs de sécurité doivent examiner certains éléments afin de créer des modèles de rapports exhaustifs.
- Collecte des éléments de preuve : déterminez quels rapports doivent être accompagnés de pièces justificatives, telles que des photos, et lesquels pourraient être enrichis par des supports supplémentaires, comme des vidéos.
- Réponses des modérateurs : Déterminer comment les modérateurs peuvent et doivent répondre aux champs du formulaire de signalement — certains seront-ils obligatoires ou facultatifs ? Pour quels champs serait-il utile de disposer de réponses prédéfinies ? Comment faire en sorte que les réponses des modérateurs soient simples tout en reflétant exactement ce que les parties prenantes attendent ?
- Responsabilité en matière de rapports : déterminer les moyens par lesquels les agents de sécurité doivent prouver leur responsabilité, par exemple au moyen de signatures, d'enregistrements horodatés ou de la localisation GPS de l'agent indiquée sur le rapport.
- Procédures de suivi : Définir la manière dont les responsables doivent assurer le suivi des signalements et mettre en place des procédures afin que les agents de sécurité n'aient pas à prendre cette décision.
Du modèle à la preuve : comment TrackTik boucle la boucle
Un modèle n'apporte de la valeur que si les données qu'il recueille sont exploitées à bon escient. C'est là que la plupart des programmes de reporting se heurtent à un obstacle, car le formulaire se trouve dans un système et l'enregistrement opérationnel dans un autre, et leur rapprochement devient une corvée mensuelle dont personne ne se réjouit.
Dans TrackTik, le rapport fait partie du même enregistrement que toutes les autres actions effectuées par l'agent pendant son service. La déclaration des incidents de sécurité est configurée par site et par type de rapport ; ainsi, le hall d'accueil d'un établissement de santé et une aire de distribution peuvent utiliser des formulaires véritablement différents sans fragmenter votre modèle de données. Comme les entrées comportent leurs propres horodatages et coordonnées GPS, le rapport est corroboré par les données relatives aux rondes et aux postes qui l'accompagnent, plutôt que de dépendre de celles-ci.
La qualité de la rédaction est généralement le maillon faible, et c’est l’aspect le plus difficile à améliorer par la seule formation. ReportPro AI aide les agents à transformer leurs observations en un rapport clair, complet et rédigé de manière professionnelle dès sa saisie, ce qui améliore la qualité globale de tous les rapports, et pas seulement de ceux que le supérieur hiérarchique aura l’occasion de relire.
À partir de là, ces données deviennent un outil de gestion. L'intelligence d'affaires transforme les champs standardisés en tendances à l'échelle des sites, des agents et des types de rapports, tandis que le centre de commandement applique vos règles d'escalade en temps réel afin qu'une alerte grave parvienne à la bonne personne tant qu'elle est encore d'actualité. C'est là toute la différence entre une archive de rapports et une vue d'ensemble opérationnelle.
Cela renforce également les exigences minimales en matière de responsabilité. Lorsque les données sont horodatées et géolocalisées, les incohérences apparaissent d'elles-mêmes ; c'est pourquoi un modèle structuré constitue la première ligne de défense pratique en cas de falsification d'un rapport.
Un plan de déploiement en quatre phases pour les modèles de rapport
La plupart des projets basés sur des modèles échouent davantage en raison de problèmes d'adoption que de conception. Une mise en œuvre progressive permet aux responsables de s'adapter au changement et vous fournit des éléments d'évaluation avant de vous engager sur l'ensemble du portefeuille.
|
Phase |
Ce que vous faites |
À quoi ressemble la qualité ? |
|---|---|---|
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1. Audit |
Recueillez tous les formats de rapport actuellement utilisés sur l'ensemble des sites, y compris les documents informels consignés dans des carnets ou des tableurs. |
Vous pouvez indiquer combien il existe de versions et quels sites s'en inspirent |
|
2. Normaliser |
Convenez des champs obligatoires, des options de réponse et des règles d'escalade pour chaque type de rapport, puis consignez-les par écrit avant de procéder à toute configuration. |
Un modèle unique et communément accepté pour chaque type de rapport, avec des responsables désignés |
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3. Projet pilote |
Testez les nouveaux modèles sur un site représentatif pendant 30 jours, en chargeant deux superviseurs d'examiner quotidiennement les résultats obtenus. |
Les agents rédigent leurs rapports sans demander d'aide, et le nombre de rapports rejetés diminue de semaine en semaine |
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4. Évaluation et révision |
Déployez-les à l'échelle de l'ensemble du portefeuille, puis évaluez chaque modèle chaque trimestre en vous basant sur les données qu'il a générées plutôt que sur des opinions. |
Les modifications apportées aux modèles sont justifiées par les données des rapports, et non par la personne qui s'est plainte en dernier lieu. |
Si vous souhaitez une explication plus détaillée de la configuration elle-même, nous abordons ce sujet dans la section consacrée à la manière dont les modèles configurables permettent de standardiser le processus de signalement des incidents.
Les équipes de sécurité peuvent gagner du temps et optimiser leurs processus de reporting
Les équipes de sécurité ont tout intérêt à adopter une approche proactive dans leurs opérations. Pour ce faire, elles peuvent notamment redonner toute sa valeur au processus de reporting. Grâce aux outils issus de la création de modèles de rapports, de la standardisation et des tableaux de bord en temps réel permettant de consulter les données historiques, les responsables peuvent prendre des mesures et informer immédiatement les parties prenantes, ce qui leur fait gagner du temps et leur apporte une plus grande tranquillité d'esprit.
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