Quels sont les avantages de l'utilisation de modèles de rapports configurables pour vos opérations ?

Trackforce

29 octobre 2020 · 12 minutes de lecture

Quels sont les avantages d'utiliser des modèles de rapports configurables pour votre blogue opérationnel ?

Qu'est-ce que la création de rapports configurables signifie pour la gestion de la sécurité d'entreprise ?

Lorsque les données sont recueillies et communiquées en temps réel, la direction de la sécurité de l'entreprise est en mesure d'agir dès que le signalement est effectué, souvent avec une visibilité opérationnelle permettant une réponse proactive face aux incidents critiques ou aux situations d'urgence.

La gestion opérationnelle proactive est assurée par les rapports en temps réel. La collecte et l'analyse précises des données de signalement des incidents aident à atténuer les risques. L'organisation des données commence par la création et l'utilisation de modèles de rapports. Ces modèles constituent un moyen sûr de s'assurer que les données recueillies correspondent aux données attendues.

Que les équipes de sécurité fassent appel à des fournisseurs de services de gardiennage, gèrent leurs propres agents de sécurité internes ou optent pour une solution mixte, la direction de la sécurité d'entreprise peut utiliser des modèles de rapports pour harmoniser les processus départementaux et ainsi améliorer la cohérence des opérations.

Assurer la cohérence des procédures de déclaration, le respect des règlements ministériels et gouvernementaux, et s'assurer que les rapports devant être présentés sur support papier soient imprimés avec précision.

Cela signifie moins de temps consacré à la recherche d'informations et plus de temps consacré à l'évaluation des données recueillies par les gardes en patrouille.

Points clés à retenir

Un modèle de rapport est un contrôle, pas un formulaire.
Elle détermine ce qui est filmé avant même qu'un agent ne se trouve sur les lieux d'un incident, ce qui explique pourquoi la standardisation résiste au roulement du personnel.
La configurabilité assure la pérennité d'une norme.
Les formulaires rigides sont contournés. Les champs flexibles, les réponses pré-rédigées et la transcription vocale permettent aux agents de rester acteurs du processus plutôt que de le subir passivement.
Les preuves l'emportent sur les récits.
L'horodatage, les coordonnées GPS et les fichiers multimédias joints transforment un compte rendu des faits en un document recevable en cas de litige, d'audit ou de réclamation d'assurance.
Le suivi devrait être inclus dans le modèle.
Si le formulaire ne précise pas qui est notifié et ce qui se passe ensuite, la normalisation s'arrête à la collecte des données et n'aboutit jamais à une action.
TrackTik associe le modèle au dossier opérationnel.
Les rapports enregistrés dans TrackTik alimentent le même registre que les visites, les publications et les dépêches, de sorte que votre tableau de bord reflète ce qui s'est réellement passé plutôt que ce qui a été rédigé après coup.

Que rechercher dans une solution de modèle de rapport ?

Rédiger et adapter rapidement un rapport conforme aux réglementations et aux exigences peut s'avérer complexe. Grâce à un logiciel de sécurité d'entreprise , même si une version papier est requise, vous êtes assuré que les agents de sécurité en patrouille recueillent les renseignements exacts nécessaires au maintien de la cohérence des opérations.

Bien que toutes les solutions de modélisation ne soient pas créées de manière égale, voici 7 éléments que les superviseurs doivent garder à l'esprit lorsqu'ils se lancent dans la recherche de solutions de sécurité d'entreprise .

Options de champs flexibles pour numériser les formulaires papier
Création de modèles par glisser-déposer
Fonctionnalité de conversion vocale en texte pour une utilisation simplifiée
Prise en charge des pièces jointes multimédias telles que la géolocalisation GPS et les photos, fichiers audio, vidéos et notes horodatées
Notifications configurables et alertes automatiques aux parties prenantes
Capacités d'authentification des gardes et de suivi des superviseurs
Analyse des rapports pour suivre l'état

Tous ces éléments visent à contribuer à la normalisation du processus de rapport afin que les rapports demeurent cohérents, fiables et constituent une représentation globale de la gestion de la sécurité de l'entreprise .

Les rapports organisés vous permettent de filtrer par agent, type de rapport, type d'activité ou informations supplémentaires.
Sélectionnez les destinataires du rapport.
Prévisualisez le rapport final et les éléments joints, comme les vidéos ou les photos.
Rapport mobile complet pour un accès facile aux agents de sécurité.

Anatomie d'un modèle de rapport qui tient la route

Un modèle est pertinent lorsque le rapport qu'il génère résiste à un examen approfondi plusieurs mois plus tard. Chaque élément ci-dessous remplit une fonction spécifique, et la troisième colonne mérite une attention particulière, car c'est là que la plupart des logiciels de rapport présentent des lacunes.

élément de modèle	Ce qu'il saisit	Pourquoi il est important que le rapport soit contesté
Champs obligatoires	Les faits qui doivent figurer sur chaque rapport de ce genre	Comble le vide juridique du « l’agent n’a pas pensé à le noter » qui met fin à la plupart des enquêtes internes.
Options de réponse pré-écrites	Un langage cohérent pour les observations qui reviennent le plus souvent	Quarante policiers s'interposent, chacun décrivant le même événement de quarante manières différentes, ce qui rend possible l'analyse des tendances.
Horodatage à l'entrée	Au moment de l'enregistrement de l'observation, et non à la fin du quart de travail	Il fait une distinction entre le reportage contemporain et la reconstitution, ce qui est la première chose qu'un avocat examinera.
Capture de la position GPS	L'endroit où se trouvait l'agent au moment de l'entrée a été effectué	Confirme la présence sans demander à personne de se fier à sa mémoire.
Pièces jointes multimédia	Photos, vidéos et enregistrements audio liés à l'entrée spécifique	Transforme une réclamation en preuve qu'un client, un assureur ou un expert peut réellement évaluer.
Authentification des agents	Qui a rédigé le rapport et qui l'a examiné ?	Établit une chaîne de responsabilité qui satisfait les vérificateurs et protège le fonctionnaire qui a bien fait le travail.
Règles d'escalade	Qui est avisé et dans quel délai ?	Transforme un rapport en réponse plutôt qu'en une entrée d'archive que personne n'a ouverte jusqu'à ce que ça devienne important.

Si vous partez de zéro, notre analyse de ce que devrait inclure chaque rapport d'activité quotidien constitue un point de départ pratique avant de formaliser quoi que ce soit.

Erreurs courantes qui dégradent les modèles au lieu de les améliorer

La normalisation peut avoir des effets pervers. Ce sont des pratiques qui dégradent insidieusement la qualité des données tout en donnant l'impression de l'améliorer.

Créer un modèle unique et universel pour chaque situation, afin que les agents apprennent à ignorer les champs non pertinents.
Rendre chaque champ obligatoire incite les agents à saisir des caractères de remplissage pour contourner le formulaire.
Rédiger les étiquettes de terrain dans le langage des superviseurs plutôt que dans les termes réellement utilisés par les agents sur le terrain.
Collecte de données que personne ne vérifie jamais, ce qui apprend insidieusement à l'équipe que les rapports sont de la paperasse plutôt qu'une protection.
Laisser du texte libre là où un champ structuré devrait se trouver rend les données impossibles à analyser ultérieurement.
Lancer un modèle révisé sans informer les agents des changements apportés ni des raisons de ces changements.

Le problème est généralement visible dans les résultats. Si vos rapports sont bien rédigés, mais que vos données d'incidents ne permettent pas de répondre à une simple question sur le dernier trimestre, c'est que le modèle utilisé recueille des informations textuelles plutôt que des faits. Notre analyse comparative des forces, des faiblesses et des aspects problématiques des rapports d'incidents de sécurité illustre clairement cette différence.

Quels sont les avantages d'une déclaration normalisée ?

La normalisation des rapports comprend trois domaines clés : ils sont obligatoires , il existe un niveau de qualité ou d’atteinte convenu et ils ont une répétabilité maximale .

Les éléments répétables doivent être adaptables, configurables et uniformes pour être utilisés par les agents de sécurité en service. C'est là qu'intervient la création de modèles.

Grâce aux modèles, les gestionnaires peuvent établir des normes de base pour les rapports courants et spécialisés, quel que soit leur niveau. La production de rapports est suivie en temps réel et visualisée sur un tableau de bord. Les gestionnaires peuvent configurer ce tableau de bord pour consulter l'historique des rapports et configurer des notifications pour les parties prenantes.

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Qu'est-ce qu'il faut normaliser ?
Les responsables de la sécurité doivent examiner quelques éléments afin de créer des modèles de rapports complets.

Collecte des preuves : Déterminez quels rapports nécessitent des pièces justificatives, comme des photos, et lesquels pourraient bénéficier de supports supplémentaires, comme des vidéos.
Réponses des agents de sécurité : Déterminer comment les agents de sécurité peuvent et doivent répondre aux champs des rapports — certains seront-ils obligatoires ou facultatifs ? Quels champs bénéficieraient de réponses prédéfinies ? Comment simplifier les réponses des agents de sécurité tout en répondant précisément aux besoins des intervenants ?
Responsabilisation des agents de sécurité : Identifiez les moyens dont les agents doivent prouver leur responsabilité, par exemple au moyen de leur signature, d’entrées horodatées ou de la géolocalisation GPS indiquée dans le rapport.
Procédures de suivi : Documenter comment les superviseurs doivent assurer le suivi des rapports et mettre en place des processus afin que les agents de sécurité n’aient pas à prendre cette décision.

Du modèle à la preuve : comment TrackTik boucle la boucle

Un modèle n'est utile que si les données qu'il enregistre sont exploitées. C'est là que la plupart des programmes de rapports stagnent : le formulaire se trouve dans un système et l'enregistrement opérationnel dans un autre, et leur rapprochement devient une corvée mensuelle fastidieuse.

Dans TrackTik, le rapport est intégré au même enregistrement que toutes les autres actions effectuées par l'agent pendant son service. La gestion des incidents de sécurité est configurée par site et par type de rapport ; ainsi, le hall d'un établissement de santé et une plateforme de distribution peuvent utiliser des formulaires distincts sans fragmenter votre modèle de données. Grâce à l'horodatage et aux coordonnées GPS propres à chaque entrée, le rapport est corroboré par les données de ronde et de poste associées, sans en dépendre.

La qualité de la rédaction est généralement le point faible, et c'est le plus difficile à corriger par la seule formation. ReportPro AI aide les agents à transformer leurs observations en un rapport clair, complet et rédigé par des professionnels dès leur entrée en fonction, ce qui améliore la qualité de tous les rapports, et pas seulement de ceux qu'un supérieur hiérarchique consulte.

À partir de là, les données deviennent exploitables. L'informatique décisionnelle transforme les champs standardisés en tendances transversales, par site, par agent et par type de rapport. Le centre de commandement applique vos règles d'escalade en temps réel afin qu'un incident grave parvienne à la personne compétente au moment opportun. C'est là toute la différence entre un simple archivage de rapports et une vision opérationnelle.

Cela renforce aussi le niveau de responsabilité. Lorsque les entrées sont horodatées et géolocalisées, les incohérences apparaissent d'elles-mêmes ; c'est pourquoi un modèle structuré constitue la première ligne de défense pratique en cas de falsification d'un rapport.

Plan de déploiement en quatre phases des modèles de rapports

La plupart des projets basés sur des modèles échouent davantage à cause de leur adoption que de leur conception. Un déploiement graduel permet aux agents d'intégrer le changement et fournit des données probantes avant d'engager l'ensemble du portefeuille.

Phase	Que faites-vous	À quoi ressemble le bien
1. Audit	Recueillir tous les formats de rapports actuellement utilisés sur les différents sites, y compris les rapports informels conservés dans des cahiers et des tableurs.	Vous pouvez indiquer le nombre de versions existantes et quels sites improvisent.
2. Normaliser	Définissez les champs obligatoires, les options de réponse et les règles d'escalade pour chaque type de rapport, et notez-les avant toute configuration.	Un modèle convenu par type de rapport, avec des propriétaires désignés
3. Pilote	Exécutez les nouveaux modèles sur un site représentatif pendant 30 jours, avec deux superviseurs examinant quotidiennement les résultats.	Les agents rédigent leurs rapports sans demander d'aide, et le nombre de rapports rejetés diminue d'une semaine à l'autre.
4. Échelle et évaluation	Déployer ce modèle à l'échelle du portefeuille, puis examiner chaque modèle trimestriellement en fonction des données qu'il a produites plutôt que d'une opinion.	Les modifications apportées aux modèles sont justifiées par les données rapportées, et non par la personne qui s'est plainte le plus récemment.

Si vous souhaitez une présentation plus détaillée de la configuration elle-même, nous l'abordons dans la section expliquant comment les modèles configurables standardisent le processus de signalement des incidents .

Les équipes de sécurité peuvent gagner du temps et optimiser leurs processus de reporting.

Les équipes de sécurité ont tout intérêt à adopter une approche proactive. Une des solutions consiste à optimiser le processus de reporting. Grâce aux outils de modélisation et de normalisation des rapports, ainsi qu'aux tableaux de bord en temps réel permettant de consulter l'historique des données, les gestionnaires peuvent agir et informer immédiatement les parties prenantes, ce qui représente un gain de temps et une plus grande sérénité.

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Foire aux questions

Il s'agit d'un formulaire de rapport que vous définissez une seule fois et que vous pouvez réutiliser pour différents services et sites. Il est construit à partir de champs que vous contrôlez, et non d'une mise en page fixe fournie par un prestataire. Configurable, il vous permet de définir les champs obligatoires, de proposer des options de réponse prédéfinies, de joindre des fichiers multimédias et de choisir les personnes à aviser lors de la soumission d'un rapport. Quel est l'avantage ? La norme est intégrée à l'outil et n'est pas laissée à la discrétion du superviseur.

Quatre aspects s'améliorent simultanément : la précision, car les champs obligatoires éliminent les conjectures ; la comparabilité, car un même événement est décrit de la même manière par tous les agents et sur tous les sites ; la rapidité, car les superviseurs cessent de chercher les détails manquants ; et la fiabilité, car un enregistrement cohérent et horodaté est beaucoup plus facile à défendre lors d'un audit, d'une réclamation ou d'un litige avec un client.

Au minimum : la date et l’heure de l’observation, le lieu exact, le nom de l’agent qui a rédigé le rapport, une description factuelle de l’observation, les personnes impliquées, les mesures prises et les personnes informées. Ajoutez les pièces justificatives et un champ réservé à la supervision pour tout élément susceptible de faire l'objet d'une réclamation. Notre guide sur le contenu de tout rapport d’activité quotidien couvre les éléments de routine.

Moins que ce à quoi la plupart des équipes s'attendent. Un modèle par type de rapport distinct est l'objectif idéal, les variations propres à chaque site étant gérées par des champs conditionnels plutôt que par la duplication de formulaires entiers. Si vous maintenez un modèle distinct pour chaque site, les modifications deviennent ingérables et vos données ne sont plus comparables. Configurez les différences, ne clonez pas le formulaire.

Oui. Le système de signalement des incidents de sécurité de TrackTik vous permet de créer et de configurer des modèles de rapports par site et par type de rapport, avec des champs obligatoires, des options de réponse prédéfinies, des pièces jointes multimédias, l'horodatage et la géolocalisation, ainsi que des règles de notification intégrées au modèle. Les rapports étant enregistrés dans la même fiche que les visites et l'activité des utilisateurs, les données sont directement intégrées à la base de données décisionnelle, sans étape de rapprochement.

Les auditeurs vérifient généralement la cohérence de l'application d'un contrôle, et non la qualité rédactionnelle d'un rapport. Un modèle impose le contrôle dès sa saisie, et l'authentification, associée à l'horodatage, atteste de son application par une personne spécifique à un moment précis. Dans les environnements réglementés, il est également possible d'intégrer directement dans le formulaire les mentions légales et les champs de conservation, ce qui évite que la conformité ne repose sur la mémoire de quiconque.

L'IA doit aider l'agent plutôt que de falsifier les faits. ReportPro AI exploite les observations de l'agent et les transforme en un rapport clair, complet et rédigé de manière professionnelle dès sa saisie, ce qui améliore la qualité de tous les rapports, et pas seulement de ceux examinés par un supérieur. Les faits restent du ressort de l'agent et le modèle de rapport définit toujours les informations à consigner.