¿Cuáles son las ventajas de utilizar plantillas de informes configurables para tus operaciones?
Trackforce
29 de octubre de 2020 · 12 minutos de lectura
Qué significa la generación de informes configurables para la gestión de la seguridad corporativa
Cuando los datos se recopilan y se comunican en tiempo real, la gestión de la seguridad corporativa puede tomar medidas en el mismo momento en que se producen los avisos, a menudo con una visibilidad operativa que podría permitir una respuesta proactiva ante incidentes críticos o emergencias.
La gestión operativa proactiva es lo que ofrecen los informes en tiempo real. La recopilación y el análisis precisos de los datos de los informes de incidencias ayudarán a mitigar el riesgo. Para organizar los datos, lo primero es crear y utilizar plantillas de informes. El uso de plantillas de informes es una forma infalible de garantizar que la información recopilada se corresponda con la que es necesario recopilar.
Tanto si los equipos de seguridad colaboran con empresas de vigilancia, gestionan a sus propios guardias internos o combinan ambas opciones, la gestión de la seguridad corporativa puede utilizar plantillas de informes para armonizar los procesos departamentales y lograr una mayor coherencia en las operaciones.
Coherencia a la hora de garantizar el cumplimiento de las obligaciones de presentación de informes, respetar la normativa departamental y gubernamental, y asegurarme de que, en caso de que los informes deban presentarse en papel, se impriman correctamente.
Esto significa dedicar menos tiempo a buscar información y más tiempo a evaluar los datos que reciben los guardias durante sus rondas.
Puntos clave
- Una plantilla de informe es un control, no un formulario.
Determina qué datos se recogen antes de que un agente se encuentre ante un incidente, y por eso la estandarización se mantiene a pesar de la rotación de personal. - La capacidad de personalización es lo que mantiene vivo un estándar.
Las formas rígidas se acaban eludiendo. Los campos flexibles, las respuestas predefinidas y la función de voz a texto permiten que los agentes sigan formando parte del proceso, en lugar de quedarse al margen. - Las pruebas prevalecen sobre la narrativa.
Las marcas de tiempo, las coordenadas GPS y los archivos multimedia adjuntos convierten un informe, que de otro modo sería un simple relato de lo ocurrido, en un documento válido ante un litigio, una auditoría o una reclamación al seguro. - El seguimiento debe incluirse en la plantilla.
Si el formulario no define a quién se notifica y qué ocurre a continuación, la estandarización se limita a la recopilación de datos y nunca llega a la fase de actuación. - TrackTik vincula la plantilla al registro operativo.
Los informes recopilados en TrackTik se incorporan al mismo registro que las rondas, los turnos y las salidas, de modo que tu panel de control refleja lo que realmente ocurrió, en lugar de lo que se anotó posteriormente.
Qué hay que tener en cuenta a la hora de elegir una solución de plantillas de informes
Adaptarse rápidamente y elaborar un informe para cumplir con normativas o requisitos estrictos puede suponer todo un reto. Con un software de gestión de guardias de seguridad para empresas, incluso si se requiere una copia impresa, puedes estar seguro de que los guardias que están de patrulla están recopilando exactamente la información necesaria para mantener la coherencia.
Aunque no todas las soluciones de plantillas son iguales, hay siete aspectos que los responsables deben tener en cuenta a la hora de buscar soluciones de seguridad empresarial.
- Opciones de campos flexibles para digitalizar formularios en papel
- Arrastrar y soltar para crear plantillas
- Funcionalidad de conversión de voz a texto para facilitar su uso
- Compatibilidad con archivos adjuntos multimedia, como la ubicación GPS y fotos con marca de tiempo, audio, vídeo y notas
- Notificaciones configurables y alertas automáticas para las partes interesadas
- Autenticación de los guardias y capacidades de seguimiento por parte de los supervisores
- Análisis de informes para realizar un seguimiento del estado
Todos estos elementos tienen como objetivo contribuir a la estandarización del proceso de presentación de informes, de modo que estos sigan siendo coherentes, fiables y constituyan una representación integral de la gestión de la seguridad corporativa.
Los informes organizados te permiten filtrar por agente, tipo de informe, tipo de actividad o información adicional.
Selecciona quién debe recibir el informe.
Previsualiza el informe completado y los elementos adjuntos, como vídeos o fotos.
Completa el informe desde el móvil para facilitar el acceso a los guardias.
La estructura de una plantilla de informe que da buenos resultados
Una plantilla se gana su lugar cuando el informe que genera resiste un análisis minucioso meses después. Cada uno de los elementos que figuran a continuación cumple una función específica, y la tercera columna es la que merece la pena leer con atención, ya que es ahí donde la mayoría de los programas de generación de informes presentan carencias.
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Elemento de plantilla |
Lo que capta |
Por qué es importante cuando se cuestiona el informe |
|---|---|---|
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Campos obligatorios |
Los datos que deben figurar en todos los informes de este tipo |
Cubre la laguna de «al agente no se le ocurrió anotarlo» que pone fin a la mayoría de las investigaciones internas |
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Opciones de respuesta predefinidas |
Formulación coherente de las observaciones que se repiten con mayor frecuencia |
Evita que cuarenta agentes describan el mismo suceso de cuarenta formas diferentes, lo que hace posible el análisis de tendencias |
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Marcas de tiempo en la entrada |
Cuando se registró la observación, no cuando terminó el turno |
Distingue entre la información recabada en el momento de los hechos y la reconstrucción de los mismos, que es lo primero que investigará un abogado. |
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Captura de la ubicación por GPS |
El lugar donde se encontraba el agente cuando se produjo la entrada |
Confirma la presencia sin pedir a nadie que se fíe de su memoria |
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Archivos adjuntos multimedia |
Fotografías, vídeos y archivos de audio asociados a la entrada concreta |
Convierte una reclamación en una prueba que un cliente, una aseguradora o un perito pueda evaluar realmente |
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Autenticación de usuarios |
¿Quién presentó el informe y quién lo revisó? |
Establece una cadena de responsabilidad que satisface a los auditores y protege al funcionario que ha realizado su trabajo correctamente. |
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Normas de escalado |
¿A quién se le notifica y en qué plazo? |
Convierte un informe en una respuesta, en lugar de en una entrada de archivo que nadie abrió hasta que fue necesario. |
Si empiezas desde cero, nuestro desglose de lo que debe incluir todo informe de actividades diarias es un punto de partida práctico antes de formalizar nada.
Errores comunes que empeoran las plantillas, en lugar de mejorarlas
La estandarización puede resultar contraproducente. Estos son los patrones que, sin que nos demos cuenta, merman la calidad de los datos, aunque parezca que la mejoran.
La clave suele estar en el resultado. Si tus informes se leen bien, pero los datos de los incidentes no permiten responder a una pregunta sencilla sobre el último trimestre, la plantilla está recopilando texto en lugar de datos concretos. Nuestro análisis de lo bueno, lo malo y lo feo de los informes de incidentes de seguridad muestra cómo se aprecia esa diferencia en una comparación directa.
¿Cuáles son las ventajas de la elaboración de informes estandarizados?
La estandarización de los informes abarca tres aspectos clave: son obligatorios, existe un nivel acordado de calidad o de cumplimiento, y presentan maximizan la repetibilidad.
Los elementos repetibles deben ser adaptables, configurables y coherentes para que los guardias de servicio puedan utilizarlos. Aquí es donde entran en juego las plantillas.
Gracias al uso de plantillas, los supervisores pueden establecer normas de referencia para informes generales y especializados de cualquier nivel. La presentación de informes documentados se supervisa en tiempo real y se visualiza en un panel de control de informes. Los supervisores pueden configurar el panel de control para revisar los datos históricos de los informes, así como configurar notificaciones para las partes interesadas.
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¿Qué hay que estandarizar en «
»? Hay algunos elementos que los operadores de seguridad deben revisar para crear plantillas de informes exhaustivas.
- Recopilación de pruebas: Organiza qué informes requieren anexos probatorios, como fotografías, y cuáles podrían beneficiarse de material multimedia adicional, como vídeos.
- Respuesta de los guardias: Determinar cómo pueden y deben responder los guardias a los campos del informe: ¿algunos serán obligatorios u opcionales? ¿En qué campos sería útil contar con respuestas predefinidas? ¿Cómo se puede lograr que las respuestas de los guardias sean sencillas y reflejen exactamente lo que necesitan las partes interesadas?
- Responsabilidad en los informes: Identificar las formas en que los guardias deben demostrar su responsabilidad, por ejemplo, mediante firmas, anotaciones con marca de tiempo o la ubicación de los guardias por GPS indicada en el informe.
- Procedimientos de seguimiento: Documenta cómo deben los supervisores dar seguimiento a las denuncias y establece procedimientos para que los guardias no tengan que tomar esa decisión.
De la plantilla a la evidencia: cómo TrackTik cierra el ciclo
Una plantilla solo aporta valor si la información que recoge se utiliza de forma útil. Este es el punto en el que la mayoría de los programas de generación de informes se atascan, ya que el formulario se encuentra en un sistema y el registro operativo en otro, y conciliarlos se convierte en una tarea mensual que a nadie le gusta realizar.
En TrackTik, el informe forma parte del mismo registro que el resto de las acciones realizadas por el agente durante su turno. La notificación de incidentes de seguridad se configura por centro y por tipo de informe, por lo que el vestíbulo de un centro sanitario y un patio de distribución pueden utilizar formularios totalmente diferentes sin fragmentar el modelo de datos. Dado que las entradas incluyen sus propias marcas de tiempo y coordenadas GPS, el informe queda corroborado por los datos de la ronda y del puesto que figuran junto a él, en lugar de depender de ellos.
La calidad de la redacción suele ser el eslabón más débil, y es lo más difícil de mejorar solo con formación. ReportPro AI ayuda a los agentes a convertir lo que han observado en un informe claro, completo y redactado de forma profesional en el momento mismo de su elaboración, lo que eleva el nivel mínimo de todos los informes, y no solo de aquellos que, por casualidad, revisa un supervisor.
A partir de ahí, los datos se convierten en algo con lo que puedes trabajar. La inteligencia empresarial transforma los campos estandarizados en tendencias que abarcan todas las sedes, los agentes y los tipos de informes, y el centro de mando aplica tus reglas de escalado en tiempo real para que una entrada grave llegue a la persona adecuada mientras aún sea relevante. Esa es la diferencia entre un archivo de informes y un panorama operativo.
Además, eleva el nivel mínimo de responsabilidad. Cuando los registros llevan marca de tiempo y están vinculados a una ubicación, las discrepancias salen a la luz por sí solas, por lo que una plantilla estructurada constituye la primera línea de defensa práctica en caso de que se falsifique un informe.
Un plan de implantación en cuatro fases para las plantillas de informes
La mayoría de los proyectos basados en plantillas fracasan por problemas de adopción, más que por el diseño. La implantación por fases da tiempo a los responsables a asimilar el cambio y te proporciona datos antes de comprometer toda la cartera.
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Fase |
A qué te dedicas |
Cómo es lo bueno |
|---|---|---|
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1. Auditoría |
Recopila todos los formatos de informe que se utilizan actualmente en los distintos centros, incluidos los informales que se guardan en cuadernos y hojas de cálculo. |
Puedes indicar cuántas versiones hay y qué sitios están improvisando |
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2. Estandarizar |
Acuerda los campos obligatorios, las opciones de respuesta y las reglas de escalado para cada tipo de informe, y anótalos antes de configurar nada. |
Una plantilla consensuada por cada tipo de informe, con responsables designados |
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3. Piloto |
Prueba las nuevas plantillas en un centro representativo durante 30 días; dos supervisores revisarán los resultados a diario. |
Los agentes elaboran los informes sin pedir ayuda, y el número de informes rechazados disminuye semana tras semana |
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4. Ampliar y revisar |
Implemálo en toda la cartera y, a continuación, revisa cada plantilla trimestralmente basándote en los datos que ha generado, en lugar de en opiniones. |
Los cambios en las plantillas se justifican en función de los datos de los informes, no en función de quién se haya quejado más recientemente. |
Si quieres conocer con más detalle el proceso de configuración en sí, lo explicamos en el apartado sobre cómo las plantillas configurables estandarizan el proceso de notificación de incidencias.
Los equipos de seguridad pueden ahorrar tiempo y aportar valor a sus procesos de elaboración de informes
Los equipos de seguridad pueden beneficiarse enormemente de adoptar un enfoque proactivo en sus operaciones. Una forma de hacerlo es devolver el valor al proceso de elaboración de informes. Gracias a las herramientas que ofrecen las plantillas de informes, la estandarización y los paneles de control en tiempo real para consultar datos históricos, los supervisores pueden tomar medidas y notificar a las partes interesadas de forma inmediata, lo que les permite ahorrar tiempo y ganar tranquilidad.
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